এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট একটি শক্তিশালী টুল। এটি ব্যবহারকারীদের একটি ড্রপ-ডাউন অ্যারো প্রদান করে যা সিলেক্ট করলে তাদের একটি চয়েসের তালিকা দেখায়।
এটি ডেটা-এন্ট্রি এরর কমাতে সাহায্য করে কারণ ব্যবহারকারীদের সরাসরি টাইপ করে উত্তর দিতে হয় না। এক্সেল আপনাকে সেই ড্রপ-ডাউন লিস্টের আইটেমগুলো একটি সেল রেঞ্জ থেকে টানতে দেয়।
কিন্তু এটিই শেষ নয়। ড্রপ-ডাউন সেলের জন্য ডেটা ভ্যালিডেশন কনফিগার করার কিছু ক্রিয়েটিভ উপায় ব্যবহার করে, আপনি একাধিক, লিঙ্কড ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে পারেন, যেখানে দ্বিতীয় লিস্টে উপলব্ধ আইটেমগুলো প্রথম লিস্টে ব্যবহারকারীর সিলেকশনের উপর নির্ভর করে।
একাধিক লিঙ্কড ড্রপ-ডাউন লিস্টের কী কাজ?
বিবেচনা করুন অনলাইন বেশিরভাগ ফর্ম কীভাবে আগের ড্রপ-ডাউন লিস্টে আপনার দেওয়া উত্তরের উপর ভিত্তি করে পরের ড্রপ-ডাউন লিস্টকে ফিল আপ করে। এর মানে আপনি আপনার এক্সেল ডেটা-এন্ট্রি শিটগুলোকে অনলাইন ফর্মের মতো এডভান্সড করতে পারেন। এটি ব্যবহারকারীর উত্তরের উপর ভিত্তি করে নিজেকে মডিফাই করবে।
উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক আপনি একটি এক্সেল স্প্রেডশিট ব্যবহার করছেন আপনার ব্যবহারকারীদের কাছ থেকে কম্পিউটার রিপেয়ারের জন্য ইনফরমেশন কালেক্ট করার জন্য।
এন্ট্রি অপশনগুলো হতে পারে এইভাবে:
- কম্পিউটার পার্ট: মনিটর, মাউস, কীবোর্ড, বেস সিস্টেম
- পার্ট টাইপ:
- মনিটর: গ্লাস, হাউসিং, পাওয়ার কোর্ড, ইন্টারনাল ইলেকট্রনিক্স
- মাউস: হ্বীল, এলইডি লাইট, কোর্ড, বাটন, কেসিং
- কীবোর্ড: কী, হাউসিং, মেমব্রেন, কোর্ড, ইন্টারনাল ইলেকট্রনিক্স
- বেস সিস্টেম: কেসিং, বাটন, পোর্ট, পাওয়ার, ইন্টারনাল ইলেকট্রনিক্স, অপারেটিং সিস্টেম
এই ট্রি থেকে আপনি দেখতে পাচ্ছেন "পার্ট টাইপ"-এ যে ইনফরমেশন সিলেক্ট করার জন্য উপলব্ধ থাকা উচিত সেটি নির্ভর করে প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্টে ব্যবহারকারী কোন "কম্পিউটার পার্ট" সিলেক্ট করেছে।
এই উদাহরণে, আপনার স্প্রেডশিট শুরুতে কিছু এইভাবে দেখতে পারে:
আপনি একাধিক, লিঙ্কড ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করলে, B1 সেলের ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে সিলেক্ট করা আইটেম ব্যবহার করে B2 সেলের ড্রপ-ডাউন লিস্টের কন্টেন্ট চালায়মান করতে পারেন।
আসুন দেখি কীভাবে এটি সেট আপ করতে হয়। নিচের উদাহরণসহ আমাদের উদাহরণ এক্সেল শিট ডাউনলোড করতে পারেন।
আপনার ড্রপ-ডাউন লিস্ট সোর্স শিট তৈরি করুন
এব الأب কনফিগার করার সবচেয়ে ক্লিন উপায় হলো এক্সেলে একটি নতুন ট্যাব তৈরি করা যেখানে আপনি আপনার সব ড্রপ-ডাউন লিস্ট আইটেম কনফিগার করবেন।
এই লিঙ্কড ড্রপ-ডাউন লিস্ট সেট আপ করতে, একটি টেবিল তৈরি করুন যেখানে শীর্ষে থাকা হেডারগুলো প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্টে থাকা সব কম্পিউটার পার্ট। তারপর সেই হেডারের নিচে সকল আইটেম (পার্ট টাইপ) লিস্ট করুন যেগুলো সেটির অধীনে থাকা উচিত।
এরপর, আপনি প্রতিটি রেঞ্জ সিলেক্ট করে নাম দিতে চাইবেন যাতে পরে ডেটা ভ্যালিডেশন সেট আপ করার সময় আপনি সঠিকটি বেছে নিতে পারেন।
একটি টেবিল নাম দিতে, আপনি সহজে "A" কলামের উপরে থাকা ফিল্ডে নামটি টাইপ করুন।
উদাহরণস্বরূপ, A2 থেকে A5 পর্যন্ত সেলগুলো সিলেক্ট করুন, এবং সেই রেঞ্জকে "Monitor" নামে নাম দিন।
এই প্রক্রিয়া রিপিট করুন যতক্ষণ না সব রেঞ্জ সঠিকভাবে নাম করা হয়।
এটি করার একটি বিকল্প উপায় হলো এক্সেলের Create from Selection ফিচার ব্যবহার করা। এটি আপনাকে উপরের ম্যানুয়াল প্রক্রিয়ার মতো সব রেঞ্জকে নাম দিতে দেয়, কিন্তু একক ক্লিকে।
এটি করতে, আপনার তৈরি করা সেকেন্ড শিটের সব রেঞ্জ সিলেক্ট করুন। তারপর মেনু থেকে ফরমুলাস বেছে নিন, এবং রিবনে Create from Selection বেছে নিন।
একটি পপ-আপ উইন্ডো আসবে। শুধু Top row সিলেক্ট করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন এবং তারপর OK চাপুন।
এটি টপ রোয়ের হেডার ভ্যালুগুলো ব্যবহার করে তার নিচের প্রতিটি রেঞ্জকে নাম দেবে।
আপনার প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্ট সেট আপ করুন
এখন আপনার একাধিক, লিঙ্কড ড্রপ-ডাউন লিস্ট সেট আপ করার সময়। এটি করতে:
১. প্রথম শিটে ফিরে, প্রথম লেবেলের ডানে থাকা খালি সেলটি সিলেক্ট করুন। তারপর মেনু থেকে Data বেছে নিন, এবং রিবনে Data Validation বেছে নিন।
২. Data Validation উইন্ডোতে, Allow-এ List বেছে নিন, এবং Source-এ আপ অ্যারো আইকনে ক্লিক করুন। এটি আপনাকে সেলের রেঞ্জ সিলেক্ট করতে দেবে যা আপনি এই ড্রপ-ডাউন লিস্টের সোর্স হিসেবে ব্যবহার করতে চান।
৩. ড্রপ-ডাউন লিস্ট সোর্স ডেটা সেট আপ করা সেকেন্ড শিটটি বেছে নিন, এবং তারপর শুধু হেডার ফিল্ডগুলো সিলেক্ট করুন। এগুলো আপনার সিলেক্ট করা সেলে প্রাথমিক ড্রপ-ডাউন লিস্ট ফিল আপ করতে ব্যবহৃত হবে।
৪. সিলেকশন উইন্ডোর নিচের ডাউন অ্যারোতে ক্লিক করুন Data Validation উইন্ডো এক্সপ্যান্ড করতে। আপনি Source ফিল্ডে আপনার সিলেক্ট করা রেঞ্জটি এখন দেখতে পাবেন। OK চাপুন শেষ করতে।
৫. এখন, মূল শিটে ফিরে, আপনি লক্ষ্য করবেন প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্টে সেকেন্ড শিটের প্রতিটি হেডার ফিল্ড থাকে।
আপনার প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্ট এখন সম্পূর্ণ। এখন আপনার পরবর্তী, লিঙ্কড ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করার সময়।
আপনার দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন লিস্ট সেট আপ করুন
দ্বিতীয় সেলটি সিলেক্ট করুন যা আপনি প্রথম সেলে সিলেক্ট করা কী 그것ের উপর ভিত্তি করে লিস্ট আইটেম লোড করতে চান।
উপরের প্রক্রিয়া রিপিট করুন Data Validation উইন্ডো খোলার জন্য। Allow ড্রপ-ডাউনে List বেছে নিন। Source ফিল্ডটি হলো যা প্রথম ড্রপ-ডাউন লিস্টে কী সিলেক্ট করা হয়েছে সেটির উপর ভিত্তি করে লিস্ট আইটেম টানবে।
এটি করতে, নিচের ফর্মুলাটি লিখুন:
=INDIRECT($B$1)
INDIRECT ফাংশন কীভাবে কাজ করে?
এই ফাংশন একটি টেক্সট স্ট্রিং থেকে একটি বৈধ এক্সেল রেফারেন্স (এই কেসে একটি রেঞ্জ) রিটার্ন করে। এই কেসে, টেক্সট স্ট্রিং হলো প্রথম সেল ($B$1) দিয়ে পাস করা রেঞ্জের নাম। তাই INDIRECT রেঞ্জের নেমটি নেয় এবং তারপর ড্রপ-ডাউন ডেটা ভ্যালিডেশনের সাথে সেই নামের সাথে যুক্ত সঠিক রেঞ্জটি প্রদান করে।
দ্রষ্টব্য: আপনি যদি প্রথম ড্রপ-ডাউন থেকে কোনো ভ্যালু সিলেক্ট না করে দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউনের জন্য ডেটা ভ্যালিডেশন কনফিগার করেন, তবে আপনি একটি এরর মেসেজ দেখবেন। আপনি Yes বেছে নিন এরর ইগ্নোর করে চালিয়ে যেতে।
এখন, আপনার নতুন একাধিক, লিঙ্কড ড্রপ-ডাউন লিস্ট টেস্ট করুন। প্রথম ড্রপ-ডাউন ব্যবহার করে কম্পিউটার পার্টস থেকে একটি বেছে নিন। যখন আপনি দ্বিতীয় ড্রপ-ডাউন বেছে নেবেন, তবে আপনি সেই কম্পিউটার পার্টের জন্য উপযুক্ত লিস্ট আইটেম দেখতে পাবেন। এগুলো সেকেন্ড শিটের সেই পার্টের কলামে আপনি যেসব পার্ট টাইপ ফিল আপ করেছিলেন।
এক্সেলে একাধিক লিঙ্কড ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করা
আপনি দেখছেন, এটি আপনার স্প্রেডশিটকে আরও ডাইনামিক করার একটি খুব কুল উপায়। ব্যবহারকারীর সিলেকশনের উপর ভিত্তি করে পরের ড্রপ-ডাউন লিস্টগুলো ফিল আপ করে, আপনি আপনার স্প্রেডশিটকে ব্যবহারকারীদের চেয়ে कहीं বেশি রেসপন্সিভ এবং ডেটাকেও कहीं বেশি উপযোগী করতে পারেন।
উপরের টিপসগুলো দিয়ে এক্সপেরিমেন্ট করুন এবং দেখুন আপনার স্প্রেডশিটে কী কী আকর্ষণীয় লিঙ্কড ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করতে পারেন। কমেন্ট সেকশনে আপনার নিজস্ব আকর্ষণীয় টিপস শেয়ার করুন।
