বিদ্যমান ফাইল থেকে এক্সটার্নাল লিংক ব্যবহার করে ডেটা আনতে অনেক সময় ও পরিশ্রম বাঁচায়। ফলে, এক্সেলে এডিট লিংক কাজ না করা ব্যবহারকারীদের কাছে সাধারণ সমস্যা। এক্সেলে বিল্ট-ইন ফিচার রয়েছে যেমন Edit Links এবং Find and Replace যেগুলো এডিট লিংক নিয়ে কাজ করার জন্য।
মনে করুন আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যা এক্সেলে ফর্মুলায় এক্সটার্নাল লিংক ব্যবহার করে ডেটা আনছে বা ইনসার্ট করছে। কিন্তু কোনো কারণে আনকরা ডেটা এরর দেখাচ্ছে (অর্থাৎ, Not Working)। আমরা এক্সেল ফিচার ব্যবহার করে সেগুলো ঠিক করতে চাই।
এই আর্টিকেলে, আমরা এক্সেলের Edit Links, Find and Replace, এবং Update links on save নিষ্ক্রিয় করে এক্সেলে কাজ না করছেন এমন এডিট লিংকগুলো ঠিক করব।
এক্সেল ফাইলে, ব্যবহারকারীরা সেলগুলোকে বিভিন্ন এক্সটার্নাল ফাইলের সাথে লিংক করে ডেটা আনেন তারপর সেগুলো περার ক্যালকুলেশনে ব্যবহার করতে। এক্সটার্নাল ফাইল থেকে সেল মান রেফারেন্স করা এক্সেল ব্যবহারকারীদের কাছে খুবই সাধারণ। যাইহোক, যখন আমরা রেফারেন্স করা ফাইলগুলো ডিলিট, রিনেম, রিলোকেট করি অথবা ফর্মুলায় ভুল নাম দিয়ে, তখন এক্সেল ভাঙা লিংক বা #REF এরর দেখায়।
এক্সেলে কাজ করার সময়, আমরা অবিলম্বে ভাঙা লিংকগুলো চিনতে পারি কারণ সেগুলো এরর দেখায়। কিন্তু অসংখ্য এন্ট্রির জন্য, এটি ম্যানুয়ালি বের করা কঠিন। সেক্ষেত্রে, আমরা প্রথমে ভাঙা লিংকগুলো খুঁজে বের করতে এবং তারপর সেগুলো রিপেয়ার করতে এক্সেল ফিচার ব্যবহার করি। এক্সেল Edit Links এবং Find and Replace ফিচার লিংকের ওয়ার্কেবিলিটি চেক করার এবং সেগুলো ঠিক করার উপায় দেয়।
এক্সেল Data ট্যাবে Edit Links ফিচারটি প্রদান করে। Edit Links ডায়লগ বক্সে লিংক স্ট্যাটাস চেক করার, লিংক সোর্স পরিবর্তন করার ইত্যাদি একাধিক অপশন রয়েছে।
ধাপ ১: Data ট্যাবে যান > Edit Links নির্বাচন করুন (Queries & Connections সেকশন থেকে)।
ধাপ ২: Edit Links উইন্ডোটি নিচের ছবির মতো দেখাবে। লিংকগুলোকার ওয়ার্কেবিলিটি চেক করতে Check Status-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৩: Check Status-এ ক্লিক করলে লিংক স্ট্যাটাস দেখাবে Source not found। সমস্যা সমাধান করতে, Change Source-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: Source Change নির্বাচন করলে প্রতিটি ইনসার্ট করা লিংক এর সোর্স পথ পুনরায় অ্যাসাইন করতে হবে। এক্সেল Computer Directory খুলবে প্রতিটি লিংকের জন্য সোর্স ফাইল হিসেবে ফাইল বেছে নেওয়ার জন্য। যেহেতু আপনি প্রথমে New York Sale.xlsx নির্বাচন করেছেন, এক্সেল ডিরেক্টরি খুলবে সেটি ইচ্ছামতো ফাইলের সাথে অ্যাসাইন করার জন্য।
ইচ্ছামতো ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং OK-এ ক্লিক করুন।
➤ যেনে সোর্স ফাইলটি নির্বাচন করলেই, এক্সেল Edit Links ডায়লগ বক্সের স্ট্যাটাসে OK দেখাবে।
ধাপ ৫: অন্যান্য লিংকগুলো için ধাপ ৩ এবং ৪ दुहरান এবং পরে Edit Links ডায়লগ বক্স সকল লিংকের Status-এ OK দেখাবে। Close-এ ক্লিক করুন।
➤ ওয়ার্কশিটে ফিরে যান। আপনি দেখবেন আগের সকল ভাঙা লিংক এখন সঠিকভাবে কাজ করছে। আপনি যেকোনো লিংকের ওপর কার্সর রাখলে এক্সেল আপনাকে লিংক পথ দেখাবে নিচের ছবির মতো।
কখনো কখনো, ব্যবহারকারীরা ফর্মুলায় যেসব অক্ষর ইনসার্ট করেন সেগুলো সোর্স ফাইলের নাম বা ওয়ার্কশিটের নামে নেই। আমরা সেই বেমেলগুলো খুঁজে বের করে রিপ্লেস করলে ইনসার্ট করা লিংকগুলো ঠিকমতো কাজ করবে।
ধাপ ১: Home ট্যাবে যান > Find & Select-এ ক্লিক করুন > Replace নির্বাচন করুন।
ধাপ ২: Find and Replace ডায়লগ বক্স দেখাবে। ডায়লগ বক্সে,
.xl লিখুন Find What কমান্ড বক্সে।
Find All-এ ক্লিক করুন।
আপনি নিচে xlsx ফাইলগুলো লিংক হিসেবে ব্যবহার করা হয়েছে সেগুলো স্ট্যাক করা দেখতে পাবেন। এবং স সকলই তাদের ভ্যালুতে #REF এরর দেখাচ্ছে। এছাড়া, আপনি দেখছেন ওয়ার্কশিটের নামগুলতে Underscore (_) রয়েছে যেমন New_York, Los_Angeles, ইত্যাদি।
➤ চেক করুন লিংক করা এক্সেল ওয়ার্কশিটগুলতে Underscore তাদের নামে আছে কিনা। očit, ওয়ার্কশিটগুলোর নামে আন্ডারস্কোর নেই।
➤ লিংক করার জন্য ব্যবহৃত ফর্মুলা ক্রস-চেক করুন এবং আপনি দেখবেন ওয়ার্কশিটের নামেও Underscore রয়েছে। ফলে, ফর্মুলাটি এরর দেখাচ্ছে।
ধাপ ৩: আবার, ধাপ ১ অনুসরণ করে Find and Replace ফিচার এক্সিকিউট করুন। Find and Replace ডায়লগ বক্সে,
Underscore (_) লিখুন Find What কমান্ড বক্সে।
Replace With কমান্ড বক্স খালি রাখুন।
Find All-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: এরপর Replace All-এ ক্লিক করুন নিচের ছবির মতো।
ধাপ ৫: এক্সেল ক্রমাগত ডিভাইস ডিরেক্টরি খুলবে। Update Values ফাইলের নাম অনুযায়ী সংশ্লিষ্ট সোর্স ফাইল বেছে নিন। OK-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৬: এক্সেল সিলেকশন ৩ বার দেবে কারণ আপনার ৩টি লিংকে সোর্স ফাইল অ্যাসাইন করতে হবে। এক্সেল কনফারমেশন উইন্ডো দেখাবে যে সেটি ইতিমধ্যে ৩ এন্ট্রি রিপ্লেস করেছে। OK-এ ক্লিক করুন।
➤ এক্সেলের Find and Replace ফিচার সকল ভাঙা লিংক ঠিক করে দিয়েছে এবং লিংকগুলো যেসব মান দেখাতে সাপেক্ষ সেটি দেখাচ্ছে।
বেশিরভাগ সময় এক্সেল লিংক কাজ না করার সমস্যা ব্যবহারকারীর অনुचিত হ্যান্ডলিংয়ের কারণে সোর্স ফাইলের কারণে হয়। কিন্তু কখনো কখনো Advanced মেনুর একটি সক্রিয় অপশন এক্সটার্নাল লিংককে ম্যালফাংশন করতে পারে।
ধাপ ১: File রিবনে যান।
ধাপ ২: File মেনু অপশন থেকে Options নির্বাচন করুন।
ধাপ ৩: Excel Options ডায়লগ বক্স দেখাবে। ডায়লগ বক্সে, Advanced নির্বাচন করুন > General সেকশনের অধীনে Web Options-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: এক্সেল Web Options ডায়লগ বক্স দেখাবে। Web Options ডায়লগ বক্সে,
Files সেকশনে ক্লিক করুন।
Update links on save আনচেক করুন।
OK ক্লিক করুন।
Update links on save অপশনটি নিষ্ক্রিয় করলে এক্সেল প্রতিবার ওয়ার্কবুক সেভ করার সময় লিংক চেক করা বন্ধ করবে। এবং লিংক চেক করার এই বাধা ব্যবহারকারীর ব্যবহার না হওয়া পর্যন্ত ইনসার্ট করা লিংকগুলো ওয়ার্কেবল রাখবে।
স্বাভাবিকভাবে আমরা সোর্স ফাইলে মান পরিবর্তন করি। এবং আমরা নিশ্চিত করতে পারি যে সোর্স ফাইলে মান পরিবর্তন হলে, এক্সেল প্রম্পট নোটিফিকেশন দেখাবে ইনসার্ট করা লিংকগুলোতে আটোমেটিক্যালি মান আপডেট করার জন্য।
🔄 File ট্যাব > Options-এ যান। Excel Options ডায়লগ বক্সে, Trust Center নির্বাচন করুন > Microsoft Excel Trust Center-এর অধীনে Trust Center Settings-এ ক্লিক করুন।
🔄 Trust Center ডায়লগ বক্স খুলবে। ডায়লগ বক্সে, External Content নির্বাচন করুন > Security settings for Workbooks Links-এর অধীনে Prompt user on automatic update for Workbook links চেক করুন। OK-এ ক্লিক করুন।
🔄 OK ক্লিক করলে আপনি Excel Options ডায়লগ বক্সে ফিরে যাবেন। আবার, OK ক্লিক করুন।
ব্যবহারকারীরা গ্রে-আউট Edit Links অপশন সম্মুখীন होয় যদিও ওয়ার্কশিটে ইনসার্ট করা লিংক রয়েছে।
🔄 গ্রে-আউট Edit Links-এর কারণগুলো অনেক। নিচের উপায়গুলো অনুসরণ করে Edit Links অপশনটি সক্ষম করুন।
🔼 নিশ্চিত করুন ইনসার্ট করা লিংকগুলো ফর্মুলায় রয়েছে। লিংকগুলো সক্ষম করতে ফর্মুলার সামনে Equal Sign (=) দিয়ে Edit Links অপশনটি Data ট্যাবে সক্ষম করুন।
🔼 রেফারেন্স করা ফাইলের নাম চেক করুন সেটিতে প্রপার ফাইল এক্সটেনশন (অর্থাৎ, xlsx, xlsm, ইত্যাদি) আছে কিনা।
🔼 যদি ব্যবহারকারী ওয়ার্কবুকটি Compatibility Mode-এ খুলেন, এক্সেল Edit Links অপশনটি গ্রে-আউট করে দেয়। নিশ্চিত করুন ওয়ার্কবুক Compatibility Mode-এ নেই।
এই আর্টিকেলে, আমরা Edit Links এবং Find and Replace ফিচার ব্যবহার করে এক্সেলে এডিট লিংক কাজ না করার সমস্যা সমাধান করেছি। যাইহোক, আমরা ভাঙা লিংক, Auto Update লিংকের ভ্যালু সম্পর্কেও আলোচনা করেছি। আশা করি এই আলোচিত পদ্ধতিগুলো এক্সেলে এডিট লিংক কাজ না করার বিষয়ে আপনার ধারণা স্পষ্ট করবে। মন্তব্য করুন, আপনার আরও প্রশ্ন থাকলে বা যোগ করতে চান এমন কিছু থাকলে।
- কীবোর্ড দিয়ে এক্সেলে সেল এডিট করার ৪টি হ্যান্ডি পদ্ধতি
- এক্সেলে ম্যাক্রো বাটন এডিট করার ৫টি সহজ পদ্ধতি
- এক্সেলে এডিট হিস্টোরি দেখার পদ্ধতি (সহজ ধাপসহ)
- এক্সেলে চার্ট ডেটা এডিট (৫টি উপযুক্ত উদাহরণ)
- এডিটিং-এর জন্য এক্সেল শিট আনলক করার পদ্ধতি (দ্রুত ধাপসহ)
- প্রোটেক্টেড ভিউতে এক্সেল ফাইল এডিট করা যাচ্ছে না (৩টি কারণ ও সমাধান)
- এক্সেলে নেম বক্স এডিট করার পদ্ধতি (এডিট, রেঞ্জ চেঞ্জ এবং ডিলিট)
