এই আর্টিকেলে আমরা শিখব এক্সেলে ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করা। প্রায়শই, আমাদের কাছে একটি শীটে বড় ডেটাসেট থাকে। কিন্তু আমাদের সেই শীট থেকে কিছু নির্দিষ্ট ডেটা দরকার হয়। তাই, আমাদের সেই শীট থেকে ডেটা অন্য একটি শীটে টানতে হবে। এখানে, আমরা ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করার ৪টি সহজ পদ্ধতি আলোচনা করব। এই পদ্ধতিগুলোতে, আমরা প্রথমে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করব এবং তারপর ডেটা পুল করার জন্য ভিন্ন ভিন্ন ফাংশন ব্যবহার করব।
প্র্যাকটিস বুক ডাউনলোড করুন
এখান থেকে প্র্যাকটিস বুক ডাউনলোড করুন।
এক্সেলে ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করার ৪ উপায়
১. VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করা
এই পদ্ধতিতে, আমরা VLOOKUP ফাংশন ব্যবহার করব এক্সেলে ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করার জন্য। VLOOKUP ফাংশন একটি টেবিলের বামপাশের কলামে একটি মান খুঁজে বের করে এবং তারপর আপনি যে কলাম নির্দিষ্ট করবেন সেটি থেকে একই রো থেকে একটি মান রিটার্ন করে।
ডেটাসেট পরিচিতি
এখানে, আমাদের কাছে একটি ডেটাসেট থাকবে যাতে কিছু সেলারের তিনটি ভিন্ন মাসের সেলস তিনটি ভিন্ন শীটে সংরক্ষিত আছে।
- এটি জানুয়ারি-র সেলস এবং এটি Jan নামে শীটে সংরক্ষিত।
- এখানে, এটি ফেব্রুয়ারি-র সেলস এবং এটি Feb নামে শীটে সংরক্ষিত।
- আরেকবার, আমাদের কাছে মার্চ-র সেলস আছে এবং এটি Mar নামে শীটে সংরক্ষিত।
ধাপ ১: ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করা
ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করার ধাপগুলো নিচে অনুসরণ করুন।
- প্রথমে, অন্য একটি শীট সিলেক্ট করুন এবং ডেটাসেটের কাঠামো তৈরি করুন। আমরা VLOOKUP Function নামে একটি শীটে ডেটাসেটের কাঠামো তৈরি করেছি। আমরা Month Name এবং Sheet Names লিখেছি কলাম E-এ।
- দ্বিতীয়, ড্রপ-ডাউন তৈরি করতে সেল E3 সিলেক্ট করুন।
- তৃতীয়, Data ট্যাবে যান এবং Data Validation অপশন সিলেক্ট করুন। এটি Data Validation উইন্ডো খুলবে।
- उसके পর, Allow ফিল্ড থেকে List সিলেক্ট করুন এবং তারপর Source ফিল্ড সিলেক্ট করুন।
- এখন, আপনাকে ড্রপ-ডাউন মেনুতে যে অপশনগুলো যোগ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করতে হবে। আমরা সেল E8 থেকে E10 সিলেক্ট করেছি। OK ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।
- OK ক্লিক করার পর, আপনি সেল E3-এ একটি ড্রপ-ডাউন মেনু দেখবেন। আপনি এই ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে শীটগুলো বেছে নিতে পারবেন।
ধাপ ২: অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করা
অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করার ধাপগুলো নিচে অনুসরণ করুন।
- প্রথমে সেল C5 সিলেক্ট করুন এবং ফর্মুলা লিখুন:
=VLOOKUP($B5,INDIRECT("'"&$E$3&"'!$B$5:$C$11"),2,FALSE)- Enter চাপুন।
এখানে, আমরা VLOOKUP ফাংশন-এর ভিতরে INDIRECT ফাংশন ব্যবহার করেছি।
🔎 ফর্মুলাটি কীভাবে কাজ করে?
⇒ INDIRECT("'"&$E$3&"'!$B$5:$C$11")
আমরা INDIRECT ফাংশন ব্যবহার করেছি। INDIRECT ফাংশন একটি টেক্সট স্ট্রিং দ্বারা নির্দিষ্ট রেফারেন্স রিটার্ন করে। এর একটি বাধ্যতামূলক আর্গুমেন্ট আছে। এখানে, আমাদের আর্গুমেন্টটি সেল E3-এ সংরক্ষিত টেক্সট স্ট্রিংকে রেফার করে। আমরা সেল E3-এ একটি শীটের নাম সংরক্ষিত করেছি। ধরুন, আমরা Jan সংরক্ষিত করেছি সেল E3-এ। তাহলে, এটি Jan শীটের B5:C11 রেঞ্জ রিটার্ন করবে।
⇒ VLOOKUP($B5,INDIRECT("'"&$E$3&"'!$B$5:$C$11"),2,FALSE)
এই ফর্মুলাটি সেল B5-এ সংরক্ষিত মানটি Jan শীটের টেবিল অ্যারেতে খুঁজে বের করবে। এখানে, কলাম ইন্ডেক্স নম্বর ২ এবং আমরা এক্স্যাক্ট ম্যাচ খুঁজছি। তাই আমরা False ব্যবহার করেছি।
- চূড়ান্তে, বাকি সেলগুলোতে ফলাফল देखने ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করুন।
- এখন, আপনি যদি Month Name ড্রপ-ডাউন মেনু ব্যবহার করে পরিবর্তন করেন, ডেটাসেটটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।
- আমরা মার্চ-র জন্য আপডেটেড ফলাফলও দেখতে পাচ্ছি।
আরও পড়ুন: এক্সেলে VLOOKUP ড্রপ-ডাউন লিস্টসহ
২. এক্সেল INDIRECT ফাংশন ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করা
দ্বিতীয় পদ্ধতিতে, আমরা INDIRECT ফাংশন ব্যবহার করব এক্সেলে ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করার জন্য। আমরা এখানে পূর্বের ডেটাসেট ব্যবহার করব।
ধাপ ১: ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করা
আমরা প্রথমে ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করব। ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করার ধাপগুলো নিচে দেখা যাক।
- শুরুতে, অন্য একটি শীট সিলেক্ট করুন এবং ডেটাসেটের কাঠামো তৈরি করুন। আমরা অন্য শীটের ডেটাসেটের মতো কাঠামো তৈরি করেছি এবং Month Name এবং Sheet Names লিখেছি কলাম E-এ।
- उसके পর, Data ট্যাবে যান এবং Data Validation অপশন সিলেক্ট করুন। এটি Data Validation উইন্ডো খুলবে।
- পরবর্তী, Allow ফিল্ড থেকে List সিলেক্ট করুন এবং তারপর Source ফিল্ড সিলেক্ট করুন।
- এখন, আপনাকে ড্রপ-ডাউন মেনুতে যে অপশনগুলো যোগ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করতে হবে। আমরা সেল E8 থেকে E10 সিলেক্ট করেছি। এতে শীটের নামগুলো আছে। OK ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।
- শেষে, আপনি সেল E3-এ একটি ড্রপ-ডাউন মেনু দেখবেন। আপনি এই ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে শীটগুলো বেছে নিতে পারবেন।
ধাপ ২: অন্য শীট থেকে ডেটা টানানো
আমরা পূর্বের সেকশনে ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করেছি। এখন, আমরা আলোচনা করব কীভাবে অন্য শীট থেকে ডেটা টানানো যায়।
আরো জানতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।
- প্রথমে সেল C5 সিলেক্ট করুন এবং ফর্মুলা লিখুন:
=INDIRECT("'"&$E$3&"'!C6")
এখানে, আমরা INDIRECT ফাংশন ব্যবহার করেছি। INDIRECT ফাংশন একটি টেক্সট স্ট্রিং দ্বারা নির্দিষ্ট রেফারেন্স রিটার্ন করে। এর একটি বাধ্যতামূলক আর্গুমেন্ট আছে। আমাদের আর্গুমেন্টটি সেল E3-এ সংরক্ষিত টেক্সট স্ট্রিংকে রেফার করে। আমরা সেল E3-এ একটি শীটের নাম সংরক্ষিত করেছি। ধরুন, আমরা Jan সংরক্ষিত করেছি সেল E3-এ। তাহলে, এটি Jan শীটের সেল C6 রিটার্ন করবে।
- ফর্মুলা টাইপ করার পর Enter চাপুন এবং ফিল হ্যান্ডেল টেনে আনুন। এটি বাকি সেলগুলোতে একই ফর্মুলা কপি করবে।
- এখন, সেল C7 সিলেক্ট করুন এবং C6-এর পরিবর্তে C7 লিখুন। তারপর Enter চাপুন।
- उसके পর, সেল C8 সিলেক্ট করুন এবং C6-এর পরিবর্তে C8 লিখুন। তারপর Enter চাপুন।
- বাকি সেলগুলোও একইভাবে করুন এবং আপনি নিচের মতো ফলাফল দেখতে পাবেন।
- যদি আপনি Month Name ড্রপ-ডাউন মেনু ব্যবহার করে পরিবর্তন করেন, ডেটাসেটটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।
- আরেকবার, আমরা মার্চ-র জন্য আপডেটেড ফলাফলও দেখতে পাচ্ছি।
আরও পড়ুন: ফর্মুলা বেসড ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলে তৈরি করা (৪ উপায়)
সদৃশ পাঠনীয়:
- এক্সেলে সার্চযোগ্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (২ পদ্ধতি)
- রঙিন এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (২ উপায়)
- টেবিল থেকে এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা (৫ উদাহরণ)
- এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করলে (৮ সমস্যা ও সমাধান)
- এক্সেলে অটো আপডেট ড্রপ-ডাউন লিস্ট (৩ উপায়)
৩. ডেটা ভ্যালিডেশন অপশন ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন থেকে বেছে নিয়ে অন্য এক্সেল শীট থেকে ডেটা এক্সট্রাক্ট করা
এই পদ্ধতিতে, আমরা Data ট্যাব থেকে Data Validation অপশন ব্যবহার করব। এখানে, আমরা একটি নতুন ডেটাসেট ব্যবহার করব। আমাদের ডেটাসেটে কিছু পণ্যের ID, Name, এবং Price আছে। আমরা এই ডেটাসেট ব্যবহার করে অন্য একটি শীটে একটি পূর্ণ ডেটাসেট তৈরি করব। এই ক্ষেত্রে, আমরা আমাদের Product List ডেটাসেট থেকে ডেটা এক্সট্রাক্ট করব।
ধাপ ১: ড্রপ-ডাউন মেনু ইনসার্ট করা
আপনাকে প্রথমে ড্রপ-ডাউন মেনু ইনসার্ট করতে হবে। ড্রপ-ডাউন মেনু তৈরি করার ধাপগুলো নিচে দয়া করে ফলো করুন।
- প্রথমে, ডেটাসেটের কাঠামো তৈরি করুন এবং তারপর সেল B5 সিলেক্ট করুন।
- দ্বিতীয়, Data ট্যাব থেকে Data Validation অপশন সিলেক্ট করুন। এটি Data Validation উইন্ডো খুলবে।
- তৃতীয়, Allow ফিল্ড থেকে List সিলেক্ট করুন এবং তারপর Source ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- उसके পর, আপনাকে ড্রপ-ডাউন মেনুতে যে অপশনগুলো যোগ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করতে হবে।
- সেজন্য, Product List শীট সিলেক্ট করুন এবং তারপর সেল B5 থেকে সিলেক্ট করুন। OK ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।
- এখন, আপনি সেল B5-এ ড্রপ-ডাউন মেনুতে Product ID দেখবেন।
- একই প্রসিডিউর ফলো করুন সেল C5-এ ড্রপ-ডাউন মেনু আনতে। আপনাকে Data Validation উইন্ডোতে Product List শীট থেকে Product Name সিলেক্ট করতে হবে।
- সেল D5-এ ড্রপ-ডাউন মেনু ইনক্লুড করতে, আপনাকে Data Validation উইন্ডোতে Product List শীট থেকে Price সিলেক্ট করতে হবে।
- চূড়ান্তে, আপনি Row 5-এর কাঙ্ক্ষিত সেলগুলিতে ড্রপ-ডাউন মেনুগুলো দেখবেন।
ধাপ ২: অন্য শীট থেকে ডেটা এক্সট্রাক্ট করা
অন্য শীট থেকে সহজে ডেটা এক্সট্রাক্ট করতে, নিচের নির্দেশাবলী ফলো করুন।
- Row 4 & 5-এর কাঙ্ক্ষিত সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- এখন, Insert ট্যাবে যান এবং Table সিলেক্ট করুন।
- Create Table উইন্ডো আসবে। আপনার টেবিলে হেডার থাকলে My table has headers চেক করুন। অন্যথায়, আনচেক করুন। OK ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।
- OK ক্লিক করার পর, আপনি নিচের মতো ফলাফল দেখবেন।
- পরবর্তী, সেল D5 সিলেক্ট করুন।
- সেল D5 সিলেক্ট করার পর, Tab কী চাপুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Row 6-এর কাঙ্ক্ষিত সেলগুলিতে ড্রপ-ডাউন মেনু ইনক্লুড করবে। আপনি এই ড্রপ-ডাউন মেনুগুলো ব্যবহার করে রোতে কাঙ্ক্ষিত সেলগুলো পূরণ করতে পারবেন।
- একই প্রসেস ফলো করুন প্রতিটি রোতে ড্রপ-ডাউন মেনু ইনসার্ট করতে এবং সেটি ব্যবহার করে ডেটা এক্সট্রাক্ট করতে।
- শেষে, আপনি Column D-এ Number Format কে Currency-এ পরিবর্তন করতে পারেন ডেটাসেটকে নিচের মতো দেখাতে।
আরও পড়ুন: ড্রপ-ডাউন লিস্ট সিলেকশন ভিত্তিক ডেটা এক্সট্রাক্ট করা এক্সেলে
৪. এক্সেলে FILTER ফাংশন ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা এক্সট্রাক্ট করা
শেষ পদ্ধতিতে, আমরা FILTER ফাংশন ব্যবহার করব ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা এক্সট্রাক্ট করার জন্য। FILTER ফাংশন সাধারণত একটি রেঞ্জ বা অ্যারে ফিল্টার করে। এখানে, আমরা একটি ডেটাসেট ব্যবহার করব যাতে কিছু পণ্যের ID, Name, Quantity, এবং Price আছে।
ধাপ ১: ডেটাসেটকে টেবিলে রূপান্তর করা
আমাদের ডেটাসেটকে টেবিলে রূপান্তর করার ধাপগুলো নিচে দয়া করে ফলো করুন।
- প্রথমে, আপনার ডেটাসেটের যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন। আমরা এখানে সেল B4 সিলেক্ট করেছি।
- দ্বিতীয়, Insert ট্যাবে যান এবং Table সিলেক্ট করুন।
- Create Table ডায়ালগ বক্সে My table has headers চেক করুন এবং OK ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।
- OK ক্লিক করার পর, ডেটাসেট নিচের মতো একটি টেবিলে রূপান্তরিত হবে।
- এখন, Table Design ট্যাবে যান এবং Table Name পরিবর্তন করুন। আমরা এটিকে Product নামে নামকরণ করেছি।
ধাপ ২: ইউনিক লিস্ট তৈরি করা
টেবিল তৈরি করার পর, আমাদের টেবিলের Product Name থেকে ইউনিক মানগুলো বের করতে হবে। সেজন্য নিচের ধাপগুলো ফলো করুন:
- একটি নতুন শীতে যান এবং যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন। আমরা এখানে সেল I4 সিলেক্ট করেছি।
- পরবর্তী, ফর্মুলা লিখুন:
=UNIQUE(Product[Product Name])
- তারপর Enter চাপুন টেবিলের Product Name কলামের ইউনিক মানগুলো দেখতে।
এখানে, আমরা UNIQUE ফাংশন ব্যবহার করেছি। UNIQUE ফাংশন একটি রেঞ্জ বা অ্যারে থেকে ইউনিক মানগুলো রিটার্ন করে। এই ফর্মুলা Product টেবিলের Product Name কলাম থেকে ইউনিক মানগুলো রিটার্ন করে।
ধাপ ৩: ড্রপ-ডাউন মেনু ইনক্লুড করা
- ড্রপ-ডাউন মেনু ইনক্লুড করতে, সেটি শীটে যান যেখানে আপনি ইউনিক মানগুলো লিস্ট করেছেন।
- उसके পর, Product টেবিলের হেডারগুলো Row 4-এ তৈরি করুন।
- পরবর্তী, সেল G5 সিলেক্ট করুন।
- এখন, Data ট্যাব থেকে Data Validation অপশন সিলেক্ট করুন। এটি Data Validation উইন্ডো খুলবে।
- Allow ফিল্ডে List সিলেক্ট করুন এবং তারপর Source ফিল্ড সিলেক্ট করুন।
- এখন, আপনাকে ড্রপ-ডাউন মেনুতে যে অপশনগুলো যোগ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করতে হবে। এই কেসে, এই অপশনগুলো হলো পণ্যের নামগুলো। আমরা সেল I4 থেকে I6 সিলেক্ট করেছি। OK ক্লিক করুন এগিয়ে যেতে।
- उसके পর, আপনি সেল G5-এ ড্রপ-ডাউন মেনু দেখবেন।
ধাপ ৪: অন্য শীট থেকে ডেটা ইনসার্ট করা
আমরা অন্য শীট থেকে ডেটা নতুন শীটে টানব। নির্দেশাবলী সাবধানে ফলো করুন।
- সেল B5 সিলেক্ট করুন এবং ফর্মুলা লিখুন:
=FILTER(Product,Product[Product Name]=G5)
এখানে, আমরা FILTER ফাংশন ব্যবহার করেছি একটি রেঞ্জ ফিল্টার করতে। প্রথম আর্গুমেন্টটি হলো Product টেবিল। দ্বিতীয় আর্গুমেন্টটি নির্দেশ করে যে Product Name অবশ্যই সেল G5-এর সাথে একই হতে হবে।
- Enter চাপুন নিচের মতো ফলাফল देखने।
- চূড়ান্তে, আপনি যদি ড্রপ-ডাউন মেনু ব্যবহার করে পণ্যের নাম পরিবর্তন করেন, ডেটাসেটটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।
আরও পড়ুন: সেল ভ্যালু বেসড ড্রপ-ডাউন লিস্ট ব্যবহার করে এক্সেল ফিল্টার তৈরি করা
মনে রাখার বিষয়গুলো
এক্সেলে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করার সময় কিছু বিষয় মনে রাখতে হবে।
- পদ্ধতি-১-এ, ফর্মুলা টাইপ করার সময় ডাবল কোটেশন চিহ্ন সাবধানে ব্যবহার করুন। অন্যথায়, ফলাফল ভুল হবে। এছাড়া, VLOOKUP ফাংশন-এ কলাম ইন্ডেক্স নম্বরের সাথে অতিরিক্ত সাবধান থাকুন।
- পদ্ধতি-২-এ, ফর্মুলাগুলো ফিল হ্যান্ডেল ব্যবহার করলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয় না। এটা এড়াতে, প্রতিটি রোতে ফর্মুলা এডিট করুন। আপনি পদ্ধতি-১ ব্যবহার করতে পারেন।
- পদ্ধতি-৩ মূলত অন্য শীটে একটি নতুন ডেটাসেট তৈরি করার জন্য ব্যবহৃত হয়।
- পদ্ধতি-৪ শুধুমাত্র Excel 365-এ প্রযোজ্য। পুরানো ভার্সনগুলোতে উপরের পদ্ধতিগুলো ব্যবহার করুন।
উপসংহার
আমরা এক্সেলে ড্রপ-ডাউন থেকে সিলেক্ট করে অন্য শীট থেকে ডেটা পুল করার ৪টি সহজ উপায় দেখিয়েছি। আশা করি এই পদ্ধতিগুলো আপনার সমস্যা সমাধান করতে সাহায্য করবে। علاৱে, আর্টিকেলের শুরুতে প্র্যাকটিস বুকও যোগ করা আছে। আপনি সেটি ডাউনলোড করে অনুশীলন করতে পারেন। শেষে, আপনার যেকোনো সুপারিশ বা প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট সেকশনে বাধা না महসুস করুন।
সম্পর্কিত আর্টিকেলগুলো
- এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্টে আইটেম যোগ করা (৫ পদ্ধতি)
- VBA দিয়ে এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ভ্যালু সিলেক্ট করা (২ পদ্ধতি)
- স্পেস সহ ডিপেনডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলে তৈরি করা
- VBA দিয়ে ড্রপ-ডাউন লিস্টে ইউনিক ভ্যালু (এক সম্পূর্ণ গাইড)
- এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে ডুপ্লিকেট সরানো (৪ পদ্ধতি)
