এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং মাস্টার করুন: এক্সটার্নাল সেল রেফারেন্স ব্যবহার করে ৬টি এক্সপার্ট কৌশল

বড় ডেটাবেস নিয়ে কাজ করার সময় আপনি অন্য সেল বা ভ্যালুর ভিত্তিতে নির্দিষ্ট সেলগুলো ফরম্যাট করে দ্রুত চিহ্নিত করতে চাইতে পারেন। এধরণের ক্ষেত্রে আপনি কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে একটি ফরম্যাটিং ফর্মুলা তৈরি করতে পারেন। কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং আপনার ওয়ার্কলোড কমাতে এবং দক্ষতা বাড়াতে একটি চমৎকার উপায়। আজ এই আর্টিকেলে আমরা দেখাব কীভাবে এক্সেলে অন্য সেলের ভিত্তিতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং করা যায়।

এই প্র্যাকটিস বুকটি ডাউনলোড করুন আর্টিকেল পড়ার সময় এক্সারসাইজ করার জন্য।

অন্য সেলের ভিত্তিতে এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং করার ৬টি সহজ উপায়

একটি পরিস্থিতি কল্পনা করুন যেখানে আপনি কিছু সেলস রিপ্রেজেন্টেটিভ-এর ID, নাম, সেকশন এবং টোটাল সেলস সম্বন্ধীয় একটি ডেটাবেস হ্যান্ডেল করছেন। এখন আপনাকে তাদের নাম, সেকশন বা টোটাল সেলসের ভিত্তিতে কিছু সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে ফরম্যাট করতে হবে। এই আর্টিকেলে আমরা এটি করার ৬টি ভিন্ন উপায় শিখব।

১. অন্য সেল ভ্যালুর ভিত্তিতে সম্পূর্ণ সারি হাইলাইট করা

আপনি একটি সেল ভ্যালুর ভিত্তিতে পুরো সারি হাইলাইট করতে পারেন। ধরি ডেটাবেসে Luke-কে চিহ্নিত করতে হবে। এর জন্য ওয়ার্কশিটে যেকোনো জায়গায় একটি টেবিল তৈরি করুন এবং সেখানে নামটি লিখুন। তারপর নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপ ১:

• পুরো ডেটাসেট সিলেক্ট করুন। আপনার Home Tab-এ Style Ribbon-এ Conditional Formatting-এ যান। সেটিতে ক্লিক করে উপলব্ধ অপশনগুলো থেকে New Rule ক্লিক করুন।

Home → Conditional Formatting → New Rule

• একটি নতুন উইন্ডো খুলবে। Use a Formula to Determine the Cells to Format সিলেক্ট করুন।

ধাপ ২:

• ফর্মুলা সেকশনে এই ফর্মুলাটি ইনসার্ট করুন।

=$C4=$G$4

• এই ফর্মুলা ডেটাসেটের সেলগুলকে Luke (G4)-র সাথে তুলনা করবে। যখন ভ্যালু মিলবে, সেলটি হাইলাইট হবে।

ধাপ ৩:

• মিলান করা সেলগুলো ফরম্যাট করার প্রয়োজন। ফরম্যাট সেকশন আপনাকে সাহায্য করবে। আমরা টেক্সট কালার Automatic বেছে নিয়েছি।

• Fill cells অপশন আপনাকে সেলগুলো ভিন্ন কালারের মাধ্যমে হাইলাইট করতে সাহায্য করবে। আপনার পছন্দ অনুযায়ী যেকোনো কালার বেছে নিন।

• সকল অ্যাকশন পূরণ হলে ফলাফল পেতে OK ক্লিক করুন।

• আমাদের পুরো সারি অন্য সেলের ভ্যালুর ভিত্তিতে ফরম্যাট হয়েছে।

আরও পড়ুন: কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে সারি হাইলাইট করার পদ্ধতি

২. OR ফাংশন ব্যবহার করে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং করা

আপনি OR ফাংশন ব্যবহার করে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে পারেন। আমরা Finance এবং IT হাইলাইট করব OR ফাংশন দিয়ে। আপনার রেফারেন্স টেবিলে সেই টেক্সটগুলো ইনসার্ট করুন।

ধাপ ১:

• নিচের ধাপগুলো মেনে নিউ ফরম্যাটিং উইন্ডোতে যান।

Home → Conditional Formatting → New Rule

• Use a Formula to Determine the Cells to Format সিলেক্ট করুন।

ধাপ ২:

• OR ফর্মুলা লিখুন:

=OR($D4=$G$4,$D4=$G$5)

• এখানে G4 হলো Finance এবং G5 হলো IT
• OR ফর্মুলা সেল ভ্যালুগুলো G4 এবং G5-এর সাথে তুলনা করবে এবং শর্ত মেলা ভ্যালুগুলো হাইলাইট করবে।

ধাপ ৩:

• আপনার পছন্দ অনুযায়ী ফরম্যাটিং স্টাইল বেছে নিন।
• ফলাফল পেতে OK চাপুন।

• আমাদের সেলগুলো রেফারেন্স সেল ভ্যালুর ভিত্তিতে ফরম্যাট হয়েছে।

৩. AND ফাংশন প্রয়োগ করে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং করা

AND ফাংশন ও আপনাকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং করতে সাহায্য করে। এখানে আমরা একটি নতুন শর্ত প্রয়োগ করব। আমরা Marketing সেকশন হাইলাইট করব যদি টোটাল সেলস ৫০,০০০$-র চেয়ে বেশি হয়।

ধাপ ১:

• উপরোক্ত প্রক্রিয়া মেনে নিউ ফরম্যাটিং রুল উইন্ডোতে যান এবং AND ফর্মুলা প্রয়োগ করুন। ফর্মুলা হলো:

=AND($D4=$G$4,$E4>$G$5)

• যেখানে G4 এবং G5 হলো Marketing এবং ৫০,০০০$
• ফরম্যাটিং স্টাইল সেট করে সেলগুলো ফরম্যাট করতে OK চাপুন।

• সেলগুলো এখন শর্ত অনুযায়ী ফরম্যাট হয়েছে।

সমরূপ পঠন:

• এক্সেল সেল হাইলাইট যদি ভ্যালু অন্য সেলের চেয়ে বড় হয় (৬ উপায়)
• অন্য সেল রেঞ্জের ভিত্তিতে এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং করার পদ্ধতি
• এক্সেলে স্বতন্ত্রভাবে একাধিক সারিতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং
• সেলের টেক্সট ভ্যালুর ভিত্তিতে এক্সেলে সারির কালার পরিবর্তন করার পদ্ধতি

৪. SEARCH ফাংশন ইনসার্ট করে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং করা

আপনি আপনার ডেটাসেটে যেকোনো নির্দিষ্ট নাম খুঁজে বের করে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে ফরম্যাট করতে SEARCH ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন। এর জন্য ডেটাবেসে যে নামটি খুঁজতে চান সেটি ইনসার্ট করুন।

ধাপ ১:

• Alex খুঁজে বের করার জন্য SEARCH ফাংশন প্রয়োগ করুন। ফর্মুলা হলো:

=SEARCH($G$4,$C4)>0

• চালু রাখতে OK চাপুন।

• দেখুন, Alex নাম ধারণকারী সেলগুলো হাইলাইট হয়েছে।

৫. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে খালি এবং নন-খালি সেল চিহ্নিত করা

কখনও কখনও আপনার ডেটাবেসে খালি সেল থাকে যা আপনি হাইলাইট করতে চান। আপনি সহজে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে এটি করতে পারেন।

ধাপ ১:

• New Formatting Rule উইন্ডো খুলুন এবং Format Only the Cells that Contain সিলেক্ট করুন।

• অপশন থেকে Blank সিলেক্ট করুন।

• ফরম্যাটিং সেট করে চালু রাখতে OK চাপুন।

• খালি সেলগুলো এখন চিহ্নিত হয়েছে।

৬. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করে średনির উপরে বা নিচের ভ্যালু খুঁজে বের করা

ধাপ ১:

• সরাসরি বা নিচের গড় ভ্যালু খুঁজে বের করতে এই ফর্মুলা প্রয়োগ করুন:

=$E4