এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রঙ দিয়ে ডেটা ফিল্টার করুন: মিনিটের মধ্যে শিখুন

এক্সেলে কাজ করার সময় আমরা প্রায়ই কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং (conditional formatting) দ্বারা ফরম্যাট করা রঙ অনুযায়ী ডেটা ফিল্টার (filter our data by color) করতে চাই। এক্সেলের কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ফিচার ব্যবহার করে, আমরা বিভিন্ন শর্ত প্রয়োগ করে সেলের চেহারা পরিবর্তন করতে পারি। আমরা রঙ অনুযায়ী ডেটা ফিল্টার করে একটি ডেটাসেট থেকে কাঙ্ক্ষিত নির্দিষ্ট ডেটা বের করতে পারি। যদি ডেটাসেট ছোট হয়, তবে আমরা এটি ম্যানুয়ালি সম্পন্ন করতে পারি। কিন্তু, বিশাল ডেটাসেটের জন্য ম্যানুয়ালি ডেটা ফিল্টার করা চ্যালেঞ্জিং হয়ে ওঠে। এটি একটি সময়সাপেক্ষ ও ক্লান্তিকর কাজে পরিণত হয়। কিন্তু আপনি ভাগ্যবান! আপনি এমন একটি বিশ্বে বাস করছেন যেখানে এক্সেল নামে একটি প্রোগ্রাম রয়েছে যাতে প্রায় সকল স্প্রেডশিট-সম্পর্কিত সমস্যার সমাধান রয়েছে। এক্সেলে কিছু সহজ ধাপ অনুসরণ করে, আমরা কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দ্বারা ফরম্যাট করা রঙ অনুযায়ী আমাদের ডেটা ফিল্টার (filter our data by color) করতে পারি।

এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করার ৩টি ধাপ

এই আর্টিকেলের এই অংশে, আমরা ৩টি সহজ ধাপ শিখব কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দ্বারা ফরম্যাট করা রঙ অনুযায়ী আমাদের ডেটা ফিল্টার (filter our data by color) করার জন্য। ধরুন, একটি স্কুলের ১০ম শ্রেণির ছাত্রদের নম্বর (Marks of 10th Grade Students) আছে, এবং আমরা ২টি মানদণ্ডের ভিত্তিতে মোট নম্বর (Total Marks) ফিল্টার করতে চাই। সেগুলো নিচে দেওয়া হলো:

• মোট > ২৯৯ → সেলকে সবুজ রঙে ফরম্যাট করুন।
• মোট < ৩০০→ সেলকে লাল রঙে ফরম্যাট করুন।

নিচে উল্লিখিত ধাপগুলো অনুসরণ করুন এটি করার জন্য।

উল্লেখ্য যে, এই আর্টিকেলের জন্য আমরা Microsoft Excel 365 সংস্করণ ব্যবহার করেছি; আপনি আপনার সুবিধা অনুযায়ী অন্য কোনো সংস্করণও ব্যবহার করতে পারেন।

ধাপ ০১: প্রথমে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করুন

প্রথম ধাপে, আমাদের আমাদের ডেটাতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে হবে যাতে আমরা পূর্বে উল্লিখিত শর্তের ভিত্তিতে Total কলামের সেলগুলতে ভিন্ন ভিন্ন রঙের ফিল যোগ করতে পারি।

• প্রথমে, নিচের ছবিতে চিহ্নিত অনুযায়ী Total কলামের সেলগুলো নির্বাচন করুন।
• उसके بعد, Ribbon-এ থেকে Home ট্যাবে যান।
• তারপর, Styles গ্রুপ থেকে Conditional Formatting অপশন বেছে নিন।
• उसके बाद, ড্রপ-ডাউন থেকে Highlight Cells Rules অপশনটি নির্বাচন করুন।

• পরবর্তী, নিচের ছবিতে দেখানো মতো Greater Than অপশনটি বেছে নিন।

ফলস্বরূপ, Greater Than ডায়ালগ বক্স খুলবে।

• এখন, Greater Than ডায়ালগ বক্সে, চিহ্নিত ফিল্ডে 299 টাইপ করুন।
• उसके بعد, ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন থেকে Custom Format অপশনটি বেছে নিন।

ফলস্বরূপ, আপনার ওয়ার্কশীতে Format Cells ডায়ালগ বক্স দৃশ্যমান হবে।

• उसके بعد, Format Cells ডায়ালগ বক্সে, Fill ট্যাবে যান।
• তারপর, আপনার পছন্দের রঙ বেছে নিন।
• পরবর্তী, OK-এ ক্লিক করুন।

• ফলস্বরূপ, আপনি Greater Than ডায়ালগ বক্সে ফিরে যাবেন এবং সেখানে OK ক্লিক করুন।

ফলস্বরূপ, আপনার পছন্দের রঙে সেলগুলো ফরম্যাটেড হয়ে যাবে নিচের ছবির মতো।

• এখন, নিচের ছবিতে চিহ্নিত অনুযায়ী Total কলামের সেলগুলো নির্বাচন করুন।
• পরবর্তী, Ribbon-এ থেকে Home ট্যাবে যান।
• তারপর, Styles গ্রুপ থেকে Conditional Formatting অপশন বেছে নিন।
• उसके बाद, ড্রপ-ডাউন থেকে Highlight Cells Rules অপশনটি নির্বাচন করুন।
• পরবর্তী, Less Than অপশনে ক্লিক করুন।

ফলস্বরূপ, আপনার ওয়ার্কশীতে Less Than ডায়ালগ বক্স থাকবে।

• এখন, Less Than ডায়ালগ বক্সে, চিহ্নিত ফিল্ডে 300 টাইপ করুন।
• उसके बाद, ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন এবং ড্রপ-ডাউন থেকে Custom Format অপশনটি বেছে নিন।

• उसके बाद, Format Cells ডায়ালগ বক্সে, Fill ট্যাবে যান।
• তারপর, আপনার পছন্দের রঙ বেছে নিয়ে OK-এ ক্লিক করুন।

• পরবর্তী, আপনি Less Than ডায়ালগ বক্সে ফিরে যাবেন এবং OK ক্লিক করুন।

ফলস্বরূপ, আপনার পছন্দের রঙগুলোর সাথে Total কলাম ফরম্যাটেড হবে।

আরও পড়ুন: এক্সেল ফিল্টার বাই রঙ ও টেক্সট (সহজ ধাপ সহ)

ধাপ ০২: ফিল্টার অপশন সক্রিয় করুন

এই পর্যায়ে, আমরা Filter অপশনটি সক্রিয় করব। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• প্রথমে, হেডারসহ আপনার ডেটা নির্বাচন করুন।
• তারপর, Ribbon-এ থেকে Data ট্যাবে যান।
• এখন, Sort & Filter গ্রুপ থেকে Filter অপশন বেছে নিন।

ফলস্বরূপ, নিচের ছবিতে চিহ্নিত অনুযায়ী ফিল্টারিং অপশনগুলো সক্রিয় হয়ে যাবে।

দ্রষ্টব্য: আপনি ডেটা নির্বাচন করার পর কীবোর্ড শর্টকাট CTRL + SHIFT + L ব্যবহার করেও Filter অপশনটি সক্রিয় করতে পারেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে সেল রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করার পদ্ধতি (২টি সহজ উপায়)

ধাপ ০৩: রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করুন

এখন, আমরা সেলের রঙের ভিত্তিতে আমাদের ডেটা ফিল্টার করব। এটি করার জন্য নিচের প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।

• প্রথমে, নিচের ছবিতে চিহ্নিত ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন।
• তারপর, ড্রপ-ডাউন থেকে Filter by Color অপশনটি নির্বাচন করুন।
• उसके بعد, আপনি যে রঙটি চান সেটি বেছে নিন। এখানে, আমরা সবুজ (Green) রঙ বেছে নিয়েছি।

ফলস্বরূপ, আপনার ওয়ার্কশীতে নিচের আউটপুট দেখতে পাবেন।

আপনি লাল (Red) রঙও বেছে নিতে পারেন এবং আপনি নিচের ছবিতে দেখানো আউটপুট পাবেন।

আরও পড়ুন: এক্সেলে রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করার পদ্ধতি (২টি উদাহরণ)

এক্সেলে অ্যাডভান্সড ফিল্টার ফিচার ব্যবহার করে রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করা

অ্যাডভান্সড ফিল্টার (Advanced Filter) এক্সেলের একটি খুব কার্যকর ফিচার। অ্যাডভান্সড ফিল্টার ব্যবহার করে, আমরা একই ওয়ার্কশীতে প্রদত্ত মানদণ্ডের ভিত্তিতে ডেটা ফিল্টার আউট করতে পারি। ধরুন, আমরা আমাদের ডেটাসেটকে ২টি নিচের মানদণ্ডের ভিত্তিতে ফিল্টার করতে চাই।

• যে ছাত্ররা ২৯৯ এর বেশি (more than) মোট নম্বর (Total Marks) পেয়েছে।
• যে ছাত্ররা ৩০০ এর কম (less than) মোট নম্বর (Total Marks) পেয়েছে।

নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন অ্যাডভান্সড ফিল্টার অপশন ব্যবহার করে রঙ অনুযায়ী ডেটা ফিল্টার করার জন্য।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, Total নামে একটি নতুন কলাম তৈরি করুন এবং এর নিচের সেলে >299 টাইপ করুন।

দ্রষ্টব্য: এখানে, নতুন তৈরি কলামের নাম অবশ্যই ডেটাসেটের Total কলামের সাথে সঠিকভাবে মিলিত হতে হবে।

• उसके बाद, Ribbon-এ থেকে Data ট্যাবে যান।
• उसके बाद, Sort & Filter গ্রুপ থেকে Advanced অপশন বেছে নিন।

ফলস্বরূপ, আপনার ওয়ার্কশীতে Advanced Filter ডায়ালগ বক্স খুলবে।

• এখন, Advanced Filter ডায়ালগ বক্সে, Action ফিল্ডের অধীনে Copy to another location অপশনটি নির্বাচন করুন।
• তারপর, List range ফিল্ডে ক্লিক করুন এবং হেডারসহ ডেটাসেটটি নির্বাচন করুন নিচের ছবিতে চিহ্নিত অনুযায়ী।

• उसके बाद, Criteria range ফিল্ডে ক্লিক করুন এবং নতুন তৈরি কলামটি ছবিতে দেখানো মতো বেছে নিন।
• পরবর্তী, Copy to ফিল্ডে ক্লিক করুন এবং সেল B18 নির্বাচন করুন। এখানে আপনার ফিল্টার করা ডেটা (Filtered Data) প্রদর্শিত হবে।
• শেষে, OK-এ ক্লিক করুন।

ফলস্বরূপ, আপনি ২৯৯ এর বেশি (more than) মোট নম্বর (Total Marks) পাওয়া ছাত্রদের তালিকা পাবেন।

আপনি শর্তটি <300-এও পরিবর্তন করতে পারেন। একই ধাপগুলো অনুসরণ করে, আপনি নতুন শর্তের জন্য নিচের ছবিতে প্রদর্শিত আউটপুট পাবেন।

যদি এক্সেলে ফিল্টার বাই কালার অপশন দেখা 나 না যায় তবে সমাধান

এক্সেলে কাজ করার সময়, কখনো কখনো আমরা দেখি Filter by Color অপশন এক্সেলে দেখাচ্ছে না। অধিকাংশ ক্ষেত্রে, এটি ঘটে যখন সকল সেল একই রঙে ফরম্যাটেড থাকে। ধরুন, আমাদের ১০ম শ্রেণির ছাত্রদের নম্বর (Marks of 10th Grade Students) আছে যেখানে Total কলামের সকল সেলে হলুদ (Yellow) ফিল রয়েছে।

নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন Filter by Color না দেখানোর সমস্যাটি সমাধান করার জন্য।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, হেডারসহ ডেটাসেটটি নির্বাচন করুন এবং Ribbon-এ থেকে Data ট্যাবে যান।
• उसके बाद, Sort & Filter গ্রুপ থেকে Filter অপশন বেছে নিন।

ফলস্বরূপ, নিচের ছবিতে দেওয়া অনুযায়ী ফিল্টার করার অপশনগুলো যোগ হয়ে যাবে।

• এখন, Total কলামের পাশের ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন।

আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে Filter by Color অপশনটি গ্রে (Grey) হয়ে গেছে। আপনি এটি নির্বাচন করতে পারছেন না। এখন এই সমস্যাটি সমাধান করি।

• ১ম পদ্ধতির ধাপ ০১-এ উল্লিখিত ধাপগুলো ব্যবহার করে ডেটাসেটে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করুন এবং নিচের আউটপুট পান।

• उसके बाद, Total কলামের পাশের ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন।
• তারপর, Filter by Color অপশনটি বেছে নিন।
• এখন, আপনি যে রঙটি চান সেটি বেছে নিন। এই ক্ষেত্রে, আমরা সবুজ (Green) রঙ বেছে নিয়েছি।

পরবর্তী, আপনি রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করা আউটপুট পাবেন নিচের ছবিতে দেখানো অনুযায়ী।

আরও পড়ুন: এক্সেলে ফিল্টার বাই কালার সরানোর পদ্ধতি (৫টি পদ্ধতি)

উপসংহার

আজকের সেশন যenerbahçe। আমি দৃঢ়ভাবে বিশ্বাস করি এই আর্টিকেল আপনাকে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দ্বারা ফরম্যাট করা রঙ অনুযায়ী ডেটা ফিল্টার (filter data by color) করতে এক্সেলে গাইড করতে সক্ষম হয়েছে। আর্টিকেলের গুণগত মান উন্নতির জন্য আপনার যেকোনো প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে অনুগ্রহ করে কমেন্টে জানান। এক্সেল সম্পর্কে আরও জানতে, আপনি আমাদের ওয়েবসাইট, ExcelDemy-এ ভিজিট করতে পারেন। শুভ শিখন!

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে একাধিক কলাম রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করার পদ্ধতি (২টি পদ্ধতি)
• এক্সেলে একাধিক রঙ অনুযায়ী ফিল্টার করার পদ্ধতি (২টি সহজ পদ্ধতি)