এক্সেল টেবিল উন্নত করুন: ৮টি প্রমাণিত ফরম্যাটিং টিপস

এক্সেল টেবিল ডেটা সংগঠিত ও প্রদর্শন করার জন্য অত্যন্ত উপকারী। এক্সেলে উপলব্ধ ফিচারগুলো ব্যবহার করে এগুলো ফরম্যাট করা যেতে পারে, যাতে সেগুলো দৃষ্টিনন্দন ও আকর্ষণীয় হয়। আমরা এক্সেল টেবিলকে চমৎকার করার জন্য কিছু হ্যান্ডি টিপস দেখব।

তাহলে, এক্সেলে টেবিল তৈরির একটি সহজ উদাহরণ দিয়ে শুরু করি এবং তারপর ফরম্যাটিং ফিচার এবং ট্রিকস ব্যবহার করে এই টেবিলকে কীভাবে ফরম্যাট করতে হয় তা দেখব।

নিচের প্র্যাকটিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করতে পারেন, যেখানে ফরম্যাট করা টেবিল এবং মূল টেবিল আলাদা আলাদা ওয়ার্কশিটে রয়েছে।

এক্সেল টেবিল তৈরির পদ্ধতি

চলুন প্রথমে এক্সেল টেবিল তৈরির সংক্ষিপ্ত ধারণা নিই। তারপর, আমরা দেখব এক্সেল টেবিলকে ভালো বা প্রফেশনাল লুক দেয়ার পদ্ধতি।

এক্সেলে টেবিল তৈরি করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• ডেটা সেট থেকে একটি সেল সিলেক্ট করুন।

• Table অপশন Insert tab-এ, Tables গ্রুপে পাওয়া যায়।

• এক্সেল আপনার জন্য অটোমেটিক্যালি ডেটা পিক করবে। 'My table contains headers,' এর পাশে থাকা বাক্সে টিক দিন, তারপর OK ক্লিক করুন।

• এক্সেল আপনার জন্য একটি সুন্দর টেবিল ফরম্যাট করবে। এটি আপনাকে এখনও একটি স্ট্যান্ডার্ড ডেটা রেঞ্জ মনে হতে পারে। কিন্তু, এক ক্লিকেই অনেক উন্নত ক্ষমতা এখন উপলব্ধ।

অথবা,

• আপনার পছন্দের ডেটাসেট বেছে নিন এবং CTRL+T বাটন চাপুন।

এক্সেল টেবিলকে ভালো/প্রফেশনাল দেখানোর ৮টি পদ্ধতি

এক্সেল টেবিলকে অসাধারণ লুক দেয়ার অনেক পদ্ধতি হতে পারে। এই আর্টিকেলে, আমরা ৮টি বেসিক পদ্ধতি আলোচনা করব।

১. বিল্ট-ইন টেবিল স্টাইল ব্যবহার করে তাত্ক্ষণিক ভালো লুকিং টেবিল পান

আপনার নতুন তৈরি এক্সেল টেবিলের চেহারা দ্রুত পরিবর্তন করতে পারেন, বিল্ট-ইন টেবিল স্টাইলগুলো ব্যবহার করে নিচেরভাবে।

• Footwork টেবিলের যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন।
• তারপর Table Design → Table Styles-এ যান এবং ড্রপ-ডাউন এরোয়ে ক্লিক করুন।
• এখন, উপলব্ধ বিল্ট-ইন টেবিল স্টাইলগুলোর থেকে একটি বেছে নিন।
• প্রতিটি স্টাইলের ওপর মাউস নয়ায় প্রিভিউ পাওয়া যাবে।

এই কেসে, আমরা Table Style Medium 28 সিলেক্ট করেছি নিচের চিত্রের মতো।

এই স্টাইল প্রয়োগ করার পর, আমরা নিচের টেবিলটি পাই।

টেবিলে ব্যবহৃত রঙগুলো ডিফল্ট অফিস থিম থেকে নেওয়া হয়েছে।

২. ওয়ার্কবুক থিম পরিবর্তন করুন

Table Styles অপশনে প্রদত্ত রঙগুলো ডিফল্ট অফিস থিম থেকে আনা হয়েছে। সেগুলো দ্রুত পরিবর্তন করতে, ওয়ার্কবুক থিম পরিবর্তন করা যায়।

আরও পড়ুন: এক্সেল টেবিল নেভিগেট করা: টেবিলের অংশ সিলেক্ট করা এবং টেবিল সরানো

• Page Layout → Themes → এবং Themes-এর নিচে ড্রপ-ডাউন এরোয়ে ক্লিক করুন এবং ডিফল্ট অফিস থিম ছাড়া অন্য একটি থিম বেছে নিন, এই কেসে Slice থিম।

• Table Style Slice থিম থেকে রঙ আনায় এবং প্রকৃত এক্সেল টেবিলে পরিবর্তনের প্রভাব নিচে দেখানো হলো।

• টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করুন এবং Table Tools → Design → Table Styles → ড্রপ-ডাউন এরোয়ে ক্লিক করুন, যাতে নতুন থিম থেকে আনা বিকল্প রঙ স্কিমগুলো দেখতে পান।

৩. ওয়ার্কবুক থিম কালার এডিট করুন

আপনি বিকল্পভাবে, থিম কালার নিজে পরিবর্তন করতে পারেন, বা থিম কালার নিজে সেট করতে পারেন যাতে Table Styles অপশনে পরিবর্তন হয়।

• যেকোনো বর্তমান থিম সিলেক্টেড থাকলে, Page Layout → Themes → এবং Colors-এর পাশে ড্রপ-ডাউন-এ ক্লিক করুন।

• Customize Colors অপশন বেছে নিন।

• Create New Theme Colors ডায়ালগ বাক্সে, Text/Background – Dark 2-এর পাশে ড্রপ-ডাউন এরোয়ে ক্লিক করুন এবং More Colors বেছে নিন।

• Custom ট্যাব সিলেক্ট করুন এবং নিচের মানগুলো লিখুন R 87, G 149, এবং B 35, যাতে এই গाढ় সবুজ রঙ সেট হয় এবং OK ক্লিক করুন।

• Create New Theme Colors ডায়ালগ বাক্সে, Text/Background – Light 2-এর পাশে ড্রপ-ডাউন-এ ক্লিক করুন এবং More Colors বেছে নিন।

• Custom ট্যাব সিলেক্ট করুন এবং নিচের মানগুলো লিখুন R 254, G 184, এবং B 10, যাতে এই নారাঞ্জি রঙ সেট হয় এবং OK ক্লিক করুন।

• Create New Theme Colors ডায়ালগ বাক্সে, Accent 1-এর পাশে ড্রপ-ডাউন-এ ক্লিক করুন এবং More Colors বেছে নিন।

• Custom Tab সিলেক্ট করুন এবং নিচের মানগুলো লিখুন R 7, G 106, এবং B 111, যাতে এই গাঢ় টার্কোয়াজ রঙ সেট হয় এবং OK ক্লিক করুন।

• এখন, Create New Theme Colors ডায়ালগ বাক্সে, Accent 2-এর পাশে ড্রপ-ডাউন-এ ক্লিক করুন এবং More Colors বেছে নিন।

• Custom ট্যাব সিলেক্ট করুন এবং নিচের মানগুলো লিখুন R 254, G 0, এবং B 103, যাতে এই গোলাপি রঙ সেট হয় এবং Ok ক্লিক করুন।

• আপনার নতুন কাস্টোমাইজড থিম কালারের একটি নাম দিন এবং Save ক্লিক করুন।

• থিম কালার এই কাস্টোমাইজড সেটে পরিবর্তন করার প্রভাব অবিলম্বে Footwork টেবিলে প্রতিফলিত হয়েছে, নিচের চিত্রের মতো।

• এটি Table Styles অপশনেও প্রতিফলিত হয়েছে, Table Tools → Design → Table Styles-এ যান এবং ড্রপ-ডাউন এরোয়ে ক্লিক করুন, যাতে নতুন কাস্টোমাইজড থিম কালার সেট থেকে আনা নতুন Table Styles দেখতে পান।

৪. টেবিল থেকে স্টাইল ক্লিয়ার করুন

আপনি সম্পূর্ণভাবে একটি টেবিল থেকে স্টাইল ক্লিয়ার করতে পারেন, টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করে Table Tools → Design → Table Styles, এবং Table Styles-এর পাশে ড্রপ-ডাউন এরোয়ে ক্লিক করে।

• Clear সিলেক্ট করুন নির্দিষ্ট টেবিল স্টাইলের সাথে জড়িত ফরম্যাটিং ক্লিয়ার করতে।

• নির্দিষ্ট টেবিল স্টাইলের সাথে জড়িত যেকোনো ফরম্যাটিং এখন ক্লিয়ার হয়েছে নিচের চিত্রের মতো।

৫. কাস্টম টেবিল স্টাইল তৈরি করুন

আপনি এক্সেলে নিজস্ব টেবিল স্টাইল তৈরি করতে পারেন এবং হেডার রো, টেবিলের কলামগুলো, এবং টেবিলের সারিগুলোকে সুনির্দিষ্টভাবে ফরম্যাট করতে পারেন।

• টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করা থাকলে, Table Tools → Design → Table Styles-এ যান এবং Table Styles-এর পাশে ড্রপ-ডাউন এরোয়ে ক্লিক করুন এবং New Table Style সিলেক্ট করুন।

• এখন New Table Style ডায়ালগ বাক্স ব্যবহার করে টেবিলের ইনডিভিজুয়াল এলিমেন্টগুলো ফরম্যাট করা যাবে।

• প্রথম এলিমেন্ট যা আমরা ফরম্যাট করব সেটি হলো Whole Table এলিমেন্ট। Whole Table সিলেক্ট করুন এবং তারপর Format বেছে নিন।
• Format Cells ডায়ালগ বাক্স প্রদর্শিত হবে, Font ট্যাব বেছে নিন, এবং ফন্ট স্টাইলের অধীনে Bold Italic বেছে নিন।

• Fill ট্যাবে যান, Background Color অপশনের অধীনে, More Colors বেছে নিন।

• Custom ট্যাব সিলেক্ট করুন, R 133, G 229, এবং B 255 সেট করুন নিচের চিত্রের মতো, এবং তারপর Ok ক্লিক করুন।

• আবার Ok ক্লিক করুন।
• এখন Header Row এলিমেন্ট সিলেক্ট করুন নিচের চিত্রের মতো এবং Format ক্লিক করুন।

• Format Cells ডায়ালগ বাক্স আগের মতো প্রদর্শিত হবে, Font ট্যাব বেছে নিন, এবং Font Style-এর অধীনে Bold বেছে নিন এবং ফন্ট কালারকে White, Background 1-এ পরিবর্তন করুন।

• Border ট্যাব বেছে নিন, মোটা লাইন স্টাইল এবং Gray – 25%, Background 2, Darker 50% কালার সিলেক্ট করুন।

• Outline বেছে নিন, যাতে পুরো Header Row এই বর্ডার ফরম্যাটিংয়ের সাথে আউটলাইন করা হয়।

• তারপর Fill ট্যাব সিলেক্ট করুন, Background Color-এর অধীনে, More Colors বেছে নিন।

• Custom ট্যাব সিলেক্ট করুন, নিচের চিত্রের মতো R 11, G 135, এবং B 52 সেট করুন, এবং তারপর Ok ক্লিক করুন।

• আবার Ok ক্লিক করুন।
• আপনার নতুন Table Style-এর একটি নাম দিন এবং Set as default table style for this document অপশন চেক করুন, যাতে ওয়ার্কবুকে তৈরি সব টেবিল এই ফরম্যাটে থাকে, যাতে একটি স্ট্রিমলাইনড লুক থাকে।

• Footwork টেবিলে এই Custom Table Style প্রয়োগ করলে নিচের লুকটি পাওয়া যায়।

৬. টোটাল রো যোগ করুন এবং ফিল্টার বাটন বন্ধ করুন

টোটাল রো যোগ করা এবং টেবিলের ফিল্টার বাটন বন্ধ করা খুব সহজ।

• আপনার টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করা থাকলে, Table Tools → Design → Table Style Options-এ যান এবং Total Row চেক করুন টোটাল রো যোগ করতে, এবং Filter Button আনচেক করুন হেডার রোর ফিল্টার বাটন বন্ধ করতে নিচের চিত্রের মতো।

ফলস্বরূপ, টেবিলটির লুকটি নিচের মতো হবে।

৭. টেবিল স্লাইসার ইনসার্ট করুন

টেবিল স্লাইসার ডেটাকে কলাম ক্যাটেগরি অনুযায়ী ফিল্টার করতে দেয়, এই স্লাইসারগুলোকেও টেবিল ফরম্যাটিংয়ের সাথে মেলাতে ফরম্যাট করা যায়।

• প্রথমে, টেবিলকে একটি নির্দিষ্ট স্টাইল দিয়ে ফরম্যাট করুন, Table Tools → Design → Table Styles-এ যান এবং Table Style Medium 4 বেছে নিন (নিশ্চিত করুন থিম ডিফল্ট অফিস থিম)।

• এখন পুরো টেবিল এই স্টাইল দিয়ে ফরম্যাট হয়েছে নিচের চিত্রের মতো।

• টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করা থাকলে, Table Tools → Design → Tools → Insert Slicer-এ যান।

• ডেটা ফিল্টার করার জন্য এক বা একাধিক স্লাইসার বেছে নিন, এই কেসে, আমরা Footwork Evaluation বেছে নিচ্ছি নিচের চিত্রের মতো এবং তারপর Ok ক্লিক করুন।

• ডিফল্ট স্টাইলসহ স্লাইসারটি নিচের চিত্রের মতো দেখাচ্ছে।

• বিল্ট-ইন স্টাইলগুলোর একটি ব্যবহার করে স্লাইসারের স্টাইল পরিবর্তন করা যায়। স্লাইসার সিলেক্ট করা থাকলে, Slicer Tools → Options → Slicer Styles-এ যান এবং ডিফল্ট বিল্ট-ইন স্টাইলগুলোর একটি বেছে নিন এবং Slicer Style Light 2 বেছে নিন নিচের চিত্রের মতো।

• এটি Slicer Style-কে নিচের ফরম্যাটে পরিবর্তন করে।
• স্লাইসার সিলেক্ট করা থাকলে, Slicer Tools → Options → Buttons-এ যান এবং কলামের সংখ্যা ৩ করুন এবং তারপর স্লাইসারটি সিলেক্ট করা থাকলে, Slicer Tools → Options → Size-এ যান এবং স্লাইসারের হাইট ১ ইঞ্চি এবং প্রস্থ ৩ ইঞ্চি করুন নিচের চিত্রের মতো।

• স্লাইসারটি এখনও সিলেক্টেড থাকলে, আমরা এখন একটি নতুন কাস্টম স্লাইসার স্টাইল তৈরি করতে চাই যাতে আমরা যেটি বেছে নিলাম সেই টেবিল স্টাইলের সাথে মেলে। তাই, আমরা Slicer Tools → Options → Slicer Styles-এ যাব এবং স্লাইসার স্টাইলসের পাশে ড্রপ-ডাউন-এ ক্লিক করব এবং New Slicer Style সিলেক্ট করব নিচের চিত্রের মতো।

• New Slicer Style ডায়ালগ বাক্সে, Whole Slicer এলিমেন্ট বেছে নিন এবং তারপর Format ক্লিক করুন।

• Fill ট্যাবে, Background Color-এর অধীনে, Fill Effects বেছে নিন।

• Fill Effects ডায়ালগ বাক্স ব্যবহার করে, Color 1-কে White, Background 1, Darker 25%-এ পরিবর্তন করুন, এবং Color 2-কে White, Background 1-এ পরিবর্তন করুন নিচের চিত্রের মতো।

• একইভাবে, আরও রঙ যোগ করুন।

• Shading styles-এর অধীনে Horizontal সিলেক্ট করা থাকলে নিশ্চিত করুন এবং থার্ড ভেরিয়েন্ট বেছে নিন নিচের চিত্রের মতো।

• Ok ক্লিক করুন এবং তারপর Border ট্যাব সিলেক্ট করুন, পাতলা লাইন স্টাইল এবং White Background 1, Darker 35% বেছে নিন, এবং তারপর Outline সিলেক্ট করুন নিচের চিত্রের মতো।

• একটি উপযুক্ত আউটলাইন বেছে নিন।

• Ok ক্লিক করুন এবং তারপর আপনার নতুন তৈরি স্লাইসার স্টাইলকে নিচের চিত্রের মতো নাম দিন এবং Ok ক্লিক করুন।

• আপনি যা তৈরি করেছেন সেই নতুন Slicer Style প্রয়োগ করুন।
• View → Show →-এ যান এবং Gridlines আনচেক করুন যাতে ফরম্যাটিংয়ার পূর্ণ প্রভাব দেখতে পান।

৮. টেবিলকে রেঞ্জে কনভার্ট করুন

একটি টেবিলকে রেঞ্জে কনভার্ট করতে, টেবিলের একটি সেল সিলেক্ট করুন নিচের চিত্রের মতো এবং Table Tools → Design → Tools → Convert to Range-এ যান।

• একটি ডায়ালগ বাক্স প্রদর্শিত হবে যা জিজ্ঞাসা করবে আপনি কি টেবিলকে নরমাল রেঞ্জে কনভার্ট করতে চান, Yes সিলেক্ট করুন।

• টেবিলটি এখন নরমাল রেঞ্জে কনভার্ট হয়েছে, কিন্তু নির্বাচিত ফরম্যাটিং 그대로 রয়েছে নিচের চিত্রের মতো।

উপসংহার

এক্সেলে টেবিল তৈরি ও ব্যাপকভাবে ফরম্যাট করা যায়, ভিজুয়াল আপিল বা প্রিন্টিং উদ্দেশ্যে টেবিল ফরম্যাট করা এবং প্রফেশনাল লুক দেয়া প্রায়শই জরুরি হয়। অনুগ্রহ করে কমেন্ট করুন এবং এক্সেল টেবিল ফরম্যাটিং ট্রিকস ও টিপসের কথা আমাদের বলুন। আরও এক্সেল-সম্পর্কিত আর্টিকেলের জন্য আমাদের ব্লগ দেখুন।

আরও পড়ুন

• এক্সেল টেবিল ফরম্যাটিং: সমস্যা ও সমাধান যা আপনাকে জানা দরকার
• এক্সেলে টেবিল ফরম্যাটিং সরানোর পদ্ধতি (২ স্মার্ট উপায়)