এক্সেল প্রফেশনালি প্রিন্ট করার ১৩ এক্সপার্ট টিপস

এই আর্টিকেলে আপনি শিখবেন কীভাবে একটি এক্সেল স্প্রেডশিটকে প্রিন্ট করার জন্য ফরম্যাট করবেন। নিশ্চিতই এই টিপসগুলো আপনার ডেটা আরও প্রফেশনালি প্রিন্ট করতে সাহায্য করবে। কয়েকটি প্রিন্টিং অপশন ব্যবহার করে আপনি চुटকিতে আপনার ওয়ার্কশিট ও ওয়ার্কবুক প্রিন্ট করতে পারবেন। আজ এই পোস্টে আমি আপনাকে ১৩টি চমৎকার টিপস দেখাব যেগুলো আপনার ডেটা প্রিন্ট করতে কোনো হেডেক ছাড়া সাহায্য করবে।

এক্সেল প্রিন্ট করার জন্য ফরম্যাট করার ১৩ টিপস

এখানে আমার একটি ডেটাসেট আছে যেখানে কিছু ফলের নাম Product হিসেবে এবং তাদের ৪ মাসের (জানুয়ারি থেকে এপ্রিল) Sales ভ্যালু রয়েছে। এখন এই ডেটাসেট ব্যবহার করে আমি আপনাকে দেখাব কীভাবে আপনি এক্সেলকে প্রিন্ট করার জন্য ফরম্যাট করতে পারেন।

নিচের টিপসগুলো অনুসরণ করে আপনি সহজেই আপনার এক্সেল স্প্রেডশিটকে প্রিন্ট করার জন্য ফরম্যাট করতে পারবেন।

১. প্রিন্ট করার জন্য অরিয়েন্টেশন ফরম্যাট করুন

এক্সেলকে প্রিন্ট করার জন্য ফরম্যাট করার সময় আপনাকে পেজের অরিয়েন্টেশন বেছে নিতে হবে। এক্সেল স্প্রেডশিটে অরিয়েন্টেশন ফরম্যাট করার জন্য নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে Page Layout tab >> Page Setup বাটনে ক্লিক করুন।

• Page Setup বক্সটি খুলবে।
• তারপর আপনার পছন্দমত Orientation সিলেক্ট করুন। এখানে আমি Portrait বেছে নিচ্ছি।
• প্রিন্ট করা ভার্সন প্রিভিউ করতে Print Preview-এ ক্লিক করুন।

• এখন প্রিন্ট কপির প্রিভিউ ভার্সন দেখতে পাবেন।

• শেষে OK চাপুন।

২. প্রিন্ট করার জন্য পেপার সাইজ সিলেক্ট করুন

এখন আমি দেখাব এক্সেলে প্রিন্ট করার জন্য পেপার সাইজ কীভাবে সিলেক্ট করবেন। এক্সেল স্প্রেডশিট প্রিন্ট করতে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Method ১-এ দেখানো ধাপগুলো ফলো করে Page Setup বক্স খুলুন।
• তারপর আপনার পছন্দমত যেকোনো Paper size বেছে নিন। এখানে আমি A4 হিসেবে Paper size বেছে নিচ্ছি।
• শেষে OK চাপুন।

৩. এক্সেলে প্রিন্টারের জন্য প্রিন্টার বেছে নিন

এক্সেলে প্রিন্ট করার জন্য আপনাকে প্রিন্টার অপশনও বেছে নিতে হবে। প্রিন্টার বেছে নেওয়ার ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে File tab-এ যান।

• তারপর Print অপশনে যান।
• আপনার পছন্দমত যেকোনো Printer বেছে নিন। এখানে আমি Microsoft Print to PDF অপশনটি বেছে নিচ্ছি।

৪. এক্সেলে প্রিন্ট এরিয়া সিলেক্ট করুন

এখন আমি দেখাব এক্সেলে প্রিন্ট করার জন্য প্রিন্ট এরিয়া কীভাবে সিলেক্ট করবেন। এক্সেল স্প্রেডশিট প্রিন্ট করতে নিচের ধাপগুলো ফলো করুন।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে File tab-এ যান।

• তারপর Print অপশনে যান।
• Settings অপশন থেকে Print Active Sheets বেছে নিন যদি আপনি Active Sheets প্রিন্ট করতে চান। অন্যদিকে, Print Entire Workbook বেছে নিন যদি পুরো Workbook প্রিন্ট করতে চান।

• অতিরিক্তভাবে, আপনি ওয়ার্কশিট থেকে নির্দিষ্ট একটি সিলেকশন ও প্রিন্ট করতে পারেন।
• প্রথমে আপনার পছন্দমত রেঞ্জ সিলেক্ট করুন। এখানে আমি সেল রেঞ্জ B2:F12 সিলেক্ট করছি।
• তারপর Page Layout tab >> Print Area >> Set Print Area সিলেক্ট করুন।

• এখন আউটপুট নিচের ছবির মতো হবে।

৫. প্রিন্ট টাইটেল ফরম্যাট করুন

এটি এক্সেলের সবচেয়ে উপকারী প্রিন্টিং অপশনlerden একটি।

মান লেন, আপনার ডেটায় একটি হেডিং রো আছে এবং আপনি চাচ্ছেন যে প্রিন্ট করা প্রতিটি পেজে সেই হেডিং রো প্রিন্ট হোক।

এটি আপনি Print Title অপশন দিয়ে করতে পারেন। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Page Layout Tab >> Print Titles-এ ক্লিক করুন।

• Page Setup এর একটি ডায়লগ বক্স আসবে।
• তারপর Page Setup বক্সের Sheet ট্যাব থেকে নিচের বিষয়গুলো নির্দিষ্ট করুন।

Print Area: যে পুরো ডেটা প্রিন্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। এখানে আমি সেল রেঞ্জ B2:F12 সিলেক্ট করছি।

Rows to repeat at the top: যে হেডিং রো (গুলি) প্রতিটি পেজে রিপিট করতে চান। এখানে আমি Row 4 সিলেক্ট করছি।

Columns to repeat at the left: যদি কোনো কলাম (গুলি) প্রতিটি পেজের বাম দিকেই রিপিট করতে চান তবে সেটি সিলেক্ট করুন।

• শেষে OK চাপুন।

• এখন আপনি যখন আপনার ডেটা প্রিন্ট করবেন, হেডিং রো এবং বাম কলাম প্রতিটি পেজে প্রিন্ট হবে।

৬. এক্সেলে প্রিন্ট করার জন্য পেজ অর্ডার সিলেক্ট করুন

Page Order অপশনটি তখন কাজে আসে जब আপনার প্রিন্ট করার জন্য বড় সংখ্যক পেজ থাকে। Page Order অপশন ব্যবহার করা খুব সহজ। প্রিন্ট করার সময় আপনি পেজ অর্ডার নির্দিষ্ট করতে পারেন। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Method ১-এ দেখানো ধাপগুলো ফলো করে Page Setup বক্স খুলুন।
• তারপর Sheet tab-এ যান।
• এখানে আপনার দুইটি অপশন থাকবে:
  • প্রথম অপশন (Down, then over) যদি আপনি ভার্টিকাল অর্ডারে পেজ প্রিন্ট করতে চান।
  • দ্বিতীয় অপশন (Over, then down) যদি আপনি হরিজেন্টাল অর্ডারে পেজ প্রিন্ট করতে চান।

যেমন আমি বলেছি, প্রিন্ট করার জন্য বড় সংখ্যক পেজ থাকলে page order অপশন খুব উপকারী, আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন কোন page order ব্যবহার করবেন। এখানে আমি Down, then over অপশনটি বেছে নিচ্ছি।

• শেষে OK চাপুন।

৭. কমেন্ট প্রিন্ট করুন

আপনি আপনার কমেন্টগুলো স্মার্টভাবে প্রিন্ট করতে পারেন।

কখনও কখনও ওয়ার্কশিটে কমেন্ট থাকলে সেগুলো একই রকমভাবে প্রিন্ট করা কঠিন হয়। তাই ভালো অপশন হলো সব কমেন্টগুলো পেজের শেষে প্রিন্ট করা।

হ্যাঁ, আপনি এটি করতে পারেন। ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে Method ১-এ দেখানো ধাপগুলো ফলো করে Page Setup বক্স খুলুন।
• তারপর Sheet tab-এ যান।
• उसপর Print সেকশনে, কমেন্ট ড্রপডাউন থেকে At the end of the sheet সিলেক্ট করুন।
• শেষে OK চাপুন।

• এখন সব কমেন্টগুলো শীটের শেষে প্রিন্ট হবে। নিচের ফরম্যাটের মতো।

৮. স্কেলিং-এ "Fit to" ব্যবহার করে এক্সেলে প্রিন্ট করুন

এটিও এক্সেলে ডেটা প্রিন্ট করার একটি কুইক ফিক্স।

আমি নিশ্চিত আপনি এক্সেলে এই সমস্যা মোকাবিলা করেছেন যে কখনও কখনও ডেটা একক পেজে প্রিন্ট করা কঠিন হয়।

সেই সময় আপনি Scale To Fit অপশন ব্যবহার করে আপনার পুরো ডেটা একটি একক পেজে আয়োজিত করতে পারেন। শুধু এই ধাপগুলো ফলো করুন।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে Method ১-এ দেখানো ধাপগুলো ফলো করে Page Setup বক্স খুলুন।
• এখান থেকে আপনি দুইটি অপশন ব্যবহার করতে পারেন।
  • প্রথম, % of normal size ব্যবহার করে সমায়োজন করুন।
  • দ্বিতীয়, width & length ব্যবহার করে আপনি কতগুলো পেজে পুরো ডেটা আয়োজিত করতে চান সেটি নির্দিষ্ট করুন।

• এখানে আমি 100% হিসেবে normal size দিয়েছি।

• তারপর Fit to বক্সে 1 দিয়েছি।
• শেষে OK চাপুন।

• এখন প্রিভিউ নিচের ছবির মতো হবে।

এই অপশন ব্যবহার করে আপনি দ্রুত আপনার ডেটা নির্দিষ্ট পেজগুলোতে আয়োজিত করতে পারেন। কিন্তু একটা কথা মনে রাখতে হবে, আপনি ডেটা একটি নির্দিষ্ট সীমা পর্যন্ত আয়োজিত করতে পারবেন।

৯. প্রিন্ট করার জন্য কাস্টম হেডার/ফুটার ব্যবহার করুন

Custom Header/Footer দিয়ে আপনি অনেক সুন্দর জিনিস প্রয়োগ করতে পারেন।

সাধারণত আমরা সবাই হেডার এবং ফুটারে পেজ নম্বর ব্যবহার করি। কিন্তু Custom অপশন দিয়ে আপনি আরও কিছু উপকারী জিনিস ব্যবহার করতে পারেন।

ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে Method ১-এ দেখানো ধাপগুলো ফলো করে Page Setup বক্স খুলুন।
• তারপর Header/Footer tab-এ যান।
• उसপর Custom Header/ Footer বাটনে ক্লিক করুন। এখানে আমি Custom Header বাটনে ক্লিক করছি।

• তারপর আপনি আপনার হেডার/ফুটারের অ্যালাইনমেন্ট সিলেক্ট করতে পারেন।
• নিচের অপশনগুলো ব্যবহার করতে পারেন:
  • Page Number
  • Page Number with total pages.
  • Date
  • Time
  • File Path
  • File Name
  • Sheet Name
  • Image

• এখন Center সেকশনে “How to Format Excel to Print” টেক্সট লিখুন।
• পরবর্তী, OK চাপুন।

• তারপর Custom Footer বাটনে ক্লিক করুন।

• এখন Footer বক্সটি আসবে।
• তারপর আপনার পছন্দমত সেকশন সিলেক্ট করে Page number যোগ করুন।
• এখানে আমি Center সেকশন সিলেক্ট করে Page Number আইকনে ক্লিক করেছি।

• তারপর OK চাপুন।

• পরবর্তী, প্রিন্ট করা পেজ প্রিভিউ করতে Print Preview-এ ক্লিক করুন।

• তারপর আপনি পেজে Header এবং Footer যোগ হয়ে থাকা দেখবেন।

• শেষে OK চাপুন।

১০. পেজে ডেটা সেন্টার করুন প্রিন্ট করার জন্য

এই অপশনটি তখন কাজে আসে যখন আপনার একক পেজে কম ডেটা থাকে।

মান লেন, আপনার প্রিন্ট করার জন্য কেবল সেল রেঞ্জ B2:D12 ডেটা আছে একটি পেজে। তাহলে প্রিন্ট করার সময় আপনি সেগুলো পেজের মাঝপথে আলাইন করতে পারেন।

ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Method ১-এ দেখানো ধাপগুলো ফলো করে Page Setup বক্স খুলুন।
• তারপর Margins tab-এ যান।
• এখন “Center on Page”-এ আপনার দুটি অপশন থাকবে সিলেক্ট করার জন্য।
  • Horizontally: এটি আপনার ডেটাকে পেজের কেন্দরে আলাইন করবে।
  • Vertically: এটি আপনার ডেটাকে পেজের মাঝপথে আলাইন করবে।
• দুটো অপশনই অন করে দিন।
• শেষে OK চাপুন।

• এখন পেজ নিচের ছবির মতো দেখাবে।

আপনি এই অপশনটি প্রতিবার পেজ প্রিন্ট করার সময় ব্যবহার করতে পারেন কারণ এটি আপনার ডেটাকে সঠিকভাবে আলাইন করতে সাহায্য করে।

১১. কাস্টম মার্জিন ব্যবহার করে এক্সেল স্প্রেডশিট প্রিন্ট করার জন্য ফরম্যাট করুন

এখন আমরা দেখাব কীভাবে Custom Margins ব্যবহার করে এক্সেল স্প্রেডশিট প্রিন্ট করার জন্য ফরম্যাট করা যায়।

মার্জিন সহজে সমায়োজনের ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে File tab-এ যান।

• তারপর Print অপশনে যান, আপনি তৎক্ষণাৎ প্রিন্ট প্রিভিউ পাবেন।

• उसপর উইন্ডোর নিচের ডান পাশের স্লাইড থেকে Show Margins বাটনে ক্লিক করুন।
• এখন সকল প্রয়োগ করা মার্জিনগুলো দেখাবে।

• শেষে আপনি সেগুলো শুধু ড্র্যাগ এন্ড ড্রপ করেই পরিবর্তন করতে পারেন।

১২. এক্সেলে প্রিন্ট করার জন্য সেল এরর ভ্যালু পরিবর্তন করুন

এই অপশনটি খুব চমৎকার।

বিষয়টি হলো, আপনি প্রিন্ট করার সময় সকল এরর ভ্যালু-কে অন্য একটি নির্দিষ্ট ভ্যালু- দিয়ে রিপ্লেস করতে পারেন। কিন্তু রিপ্লেসমেন্ট হিসেবে আপনার কাছে কেবল তিনটি অন্য ভ্যালু আছে।

এখানে আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যাতে কিছু কর্মীর Name, Working Days, Salary, এবং Salary per Day রয়েছে। কিন্তু সেল E8-এ #DIV/0! Error দেখাচ্ছে। এখন আমি দেখাব কীভাবে প্রিন্ট করার সময় এই এরর ভ্যালু-কে অন্য একটি নির্দিষ্ট ভ্যালু- দিয়ে রিপ্লেস করা যায় এক্সেলে।

ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Method ১-এ দেখানো ধাপগুলো ফলো করে Page Setup বক্স খুলুন।
• তারপর Sheet tab-এ যান।
• उसপর Cell error as ড্রপডাউন থেকে একটি রিপ্লেসমেন্ট ভ্যালু সিলেক্ট করুন।
• রিপ্লেসমেন্ট হিসেবে আপনার তিনটি অপশন আছে:
  • Blank
  • Double minus sign।
  • সব এরর জন্য #N/A Error।
• এখানে আমি <blank> সিলেক্ট করছি।
• শেষে, রিপ্লেসমেন্ট ভ্যালু সিলেক্ট করার পর OK চাপুন।

• এখন প্রিভিউ নিচের ছবির মতো হবে।

১৩. কাস্টম নম্বর দিয়ে পেজ নম্বর শুরু করুন প্রিন্ট করার জন্য

এই অপশনটি বেসিক।

মান লেন, আপনি একটি রিপোর্ট প্রিন্ট করছেন এবং চাচ্ছেন পেজ নম্বর একটি কাস্টম নম্বর (৫) থেকে শুরু হোক। আপনি সেটি নির্দিষ্ট করতে পারেন এবং বাকি পেজগুলো সেই ক্রম অনুসরণ করবে।

ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো।

ধাপসমূহ:

• শুরুতে Method ১-এ দেখানো ধাপগুলো ফলো করে Page Setup বক্স খুলুন।
• তারপর ইনপুট বক্স “First page Number”-এ সেই নম্বরটি লিখুন যেখান থেকে আপনি আপনার পেজ নম্বরগুলো শুরু করতে চান। এখানে আমি বক্সে ৫ লিখছি।
• শেষে OK চাপুন।

• এখন প্রিভিউ নিচের ছবির মতো হবে।

গুরুত্বপূর্ণ নোট: এই অপশনটি তখনই কাজ করবে যদি আপনি আপনার ওয়ার্কশিটে হেডার/ফুটার প্রয়োগ করে থাকেন।

উপসংহার

এই আর্টিকেলে আপনি ১৩ টি টিপস পাবেন এক্সেল স্প্রেডশিটকে প্রিন্ট করার জন্য ফরম্যাট করার। এই পদ্ধতিগুলোর যেকোনো একটি ব্যবহার করে আপনি আপনার ফলাফল অর্জন করতে পারেন। আশা করি এই আর্টিকেল আপনার জন্য সহায়ক এবং তথ্যপূর্ণ হবে। যদি কিছু কঠিন লাগে তবে কমেন্ট করুন। আমরা যা কোথাও মিস করেছি সেটি জানান। আর ExcelDemy ভিজিট করুন আরও অনেক এরকম আর্টিকেলের জন্য। ধন্যবাদ!