এক্সেলে চেকলিস্ট তৈরি করা শিখা অনেকের জন্য গেম-চেঞ্জার হতে পারে। একটি চেকলিস্ট আপনাকে quotidian অনেক বিষয় ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে। উদাহরণস্বরূপ, ভ্রমণের সময় কী কী নিয়ে যাবেন বা রান্নার সময় কোন উপাদানগুলো উপলব্ধ আছে সেটি মনে রাখতে একটি চেকলিস্ট বড় সহায়ক।
তবে, সবাই স্প্রেডশিটে দক্ষ নয় এবং এক্সেলে চেকলিস্ট তৈরি করা তাদের জন্য কঠিন হতে পারে। এই পোস্টে আমরা এক্সেলে চেকলিস্ট তৈরি করার পদ্ধতি এবং অন্যান্য স্প্রেডশিট বৈশিষ্ট্যগুলোর সাথে এটিকে ইন্টিগ্রেট করার কিছু টিপস নিয়ে আলোচনা করব।
এক্সেলে চেকলিস্ট তৈরির পদ্ধতি
চেকলিস্ট তৈরির প্রথম ধাপ হল যেসব আইটেম বা কার্যকলাপ নিশ্চিত করতে হবে তার একটি তালিকা তৈরি করা। এক্সেল স্প্রেডশিটে আপনাকে নিম্নলিখিত کارgeries করতে হবে:
- এক্সেল খুলতে, স্টার্ট মেনুর পাশের সার্চ বাটনে ক্লিক করুন। "Excel" টাইপ করে প্রথম ফলাফলে ক্লিক করুন।
- নতুন একটি স্প্রেডশিটে, চেকলিস্টের নাম একটি সেলে লিখুন, শৃঙ্খলা A1-এ লিখলে সহজে বুঝতে পারবেন তালিকাটি কী সম্পর্কে।
- আইটেমগুলো লিস্ট করার জন্য একটি কলাম নির্বাচন করুন (উদাহরণ: A কলাম)। তারপর আপনি যেখানে প্রথম আইটেম বা কার্যকলাপ রাখতে চান সে সেলে ক্লিক করে তা লিখুন।
- বাকি এন্ট্রিগুলো কলামের পরপর সেলগুলিতে লিখুন। এরপর চেকবক্স রাখার জন্য একটি কলাম নির্বাচন করুন। আমাদের উদাহরণে এটি B কলাম হবে কারণ এটি আমাদের লিস্ট করা এন্ট্রিগুলোর পাশে আছে। তারপর নিচের নির্দেশাবলী অনুসরণ করুন।
এক্সেলে চেকবক্স ব্যবহারের পদ্ধতি
এখানে এক্সেলে চেকবক্স তৈরির পদ্ধতি দেওয়া হলো, যেটি টিক দিয়ে এন্ট্রিটি সম্পন্ন হয়েছে তা নির্দেশ করা যায়:
- মাইক্রোসফট এক্সেল টুলবারে Developer ট্যাব আছে কিনা চেক করুন। যদি না থাকে, File-এ ক্লিক করুন।
- নিচে স্ক্রল করে Options-এ ক্লিক করুন। তারপর Customize Ribbon-এ ক্লিক করুন।
- প্যানেলের ডান পাশে যান এবং Developer বক্সে টিক দিন, তারপর OK-এ ক্লিক করুন।
- Developer ট্যাবে ক্লিক করুন।
- Insert আইকনে ক্লিক করুন, এবং Form Controls-এর অধীনে Checkbox নির্বাচন করুন।
- চেকবক্স রাখতে চান সে সেলটি নির্বাচন করুন, সerintтелно আপনার লিস্টের একটি এন্ট্রির পাশে।
- চেকবক্সের ডিফল্ট টেক্সট ডিলিট করে আপনি চেকবক্সের টেক্সট পরিবর্তন করতে পারেন, একটি শব্দ বা বাক্য লিখতে পারেন, বা পুরো টেক্সট সরিয়ে শুধু টিক বক্স রাখতে পারেন।
- চেকবক্স সরাতে চাইলে, তা আপনার ইচ্ছামতো অবস্থানে ড্র্যাগ করুন।
- পরবর্তী সেলগুলিতে একই চেকবক্স কপি করতে, চেকবক্সে ক্লিক করুন। তারপর মাউসটি বক্সের নিচের ডান কোণে নিয়ে নিচে ড্র্যাগ করুন (যে দিকে চেকবক্সগুলো রাখতে চান সেটা করুন)।
গুরুত্বপূর্ণ টিপ: একটি সেলে চেকবক্স ফরম্যাট করার সময়, Ctrl কী ধরে রেখে left-click চাপুন চেকবক্সের আকার বা সাইজ পরিবর্তন করতে, এটি টিক করার বদলে।
এক্সেল চেকলিস্টে সেল লিংক করার পদ্ধতি
১. যদি আপনি টিক করা বক্সগুলো গণনা করতে চান, চেকবক্সকে অন্য একটি সেলের সাথে লিংক করুন।
২. চেকবক্সে রাইট-ক্লিক করুন এবং Format Control নির্বাচন করুন।
৩. Control ট্যাবে যান। Cell Link অপশনে, আপনি যে সেলের সাথে লিংক করতে চান সে সেলের নাম টাইপ করুন।
আপনি দেখবেন, চেকবক্সে টিক দিলে লিংক করা সেলে TRUE দেখাবে।
অনচেক করলে FALSE দেখাবে।
৪. কলামের অন্যান্য সেলগুলোর জন্য ধাপ ১ এবং ২ পুনরাবৃত্তি করুন যা লিংক করা দরকার।
৫. কতগুলো বক্স টিক করা হয়েছে এর সারসংক্ষেপ পেতে, আপনি যেখানে ফলাফল দেখাতে চান সে সেলে ক্লিক করুন। তারপর টাইপ করুন =COUNTIF(C4:C10,TRUE)। C4:C10-কে সেল রেঞ্জের প্রথম এবং শেষ সেল দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।
৬. TRUE/FALSE ভ্যালু দেখানোর কলামটি লুকাতে চাইলে, কলামটিতে ক্লিক করুন (উদাহরণ: কলাম C)। তারপর রাইট-ক্লিক করে পপ-আপ মেনুর নিচ থেকে Hide নির্বাচন করুন।
কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে এক্সেল চেকলিস্ট মডিফাই করুন
স্প্রেডশিটের কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং আপনার ডেটাকে nổiতে সাহায্য করে এবং চোখে ভালো লাগায়।
১. আপনি যে সেলটি মডিফাই করতে চান সেটি নির্বাচন করুন, তারপর Home ট্যাবে ক্লিক করুন। টুলবারের ডান পাশে Conditional Formatting-এ ক্লিক করুন।
২. New Rule নির্বাচন করুন। এখানে আপনি যে সেলটি ফরম্যাট করতে চান সেটি নির্ধারণ করার জন্য বেশ কিছু রুল টাইপ দেখবেন। এখন Use a formula to determine which cells to format নির্বাচন করুন।
৩. নিচের টেক্সট বক্সে, Edit the Rule Description-এ =$C4 টাইপ করুন। তারপর Format নির্বাচন করুন এবং Fill ট্যাবে যান। Color-এ যান এবং সেলের ফন্ট কালার পরিবর্তন করুন (উদাহরণ: সবুজ)। OK ক্লিক করুন।
নোট: সেলের নাম পরিবর্তন করা ভুলবেন না। আমরা এখানে যা ব্যবহার করেছি (C4) সেটি শুধু উদাহরণ।
৪. লিংক করা চেকবক্সে টিক দিলে টেক্সটটি সবুজ হয়ে যাবে তা লক্ষ্য করুন।
৫. বাকি এন্ট্রিগুলোর জন্য ধাপ ১-৪ পুনরাবৃত্তি করুন।
গুরুত্বপূর্ণ টিপ: Ctrl + Shift কী ধরে সেলটি ড্র্যাগ করুন যেখানে চেকবক্স ডুপ্লিকেট করতে চান। এই পদ্ধতিতে কপি-পেস্টের মতো একই ফলাফল পাবেন এবং চেকবক্সগুলো সঠিকভাবে অ্যালাইন থাকবে।
ইন্টারঅ্যাক্টিভ এক্সেল চেকলিস্ট তৈরির পদ্ধতি
আপনার রেসিপি বা টু-ডু চেকলিস্টে অগ্রগতি ট্র্যাক করতে চাইলে, চেকলিস্টকে টাস্ক কমপ্লিশনের পার্সেন্টেজের সাথে ইন্টিগ্রেট করুন। এর পদ্ধতি নিচে দেওয়া হলো:
- আমাদের বর্তমান উদাহরণ ব্যবহার করে, যেকোনো সেলে ক্লিক করুন যেখানে টাস্ক প্রগ্রেস দেখাতে চান (উদাহরণ: সেল E7)
- নিচের COUNTIF ফর্মুলা টাইপ করুন =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)। এই ফর্মুলা টিক করা চেকবক্স যুক্ত এন্ট্রিগুলোর মোট সংখ্যা গণনা করবে।
- সর্বমোট এন্ট্রির কমপ্লিশন রেট ট্র্যাক করতে, আপনি যেখানে দেখাতে চান সে সেলে এটি টাইপ করুন (উদাহরণ: সেল F4) =COUNTIF($C$4:$C$10,TRUE)/7*100। নোট: "7"-কে লিস্টের এন্ট্রি সংখ্যা দিয়ে প্রতিস্থাপন করুন।
আপনার চেকলিস্টে কী আছে?
মাইক্রোসফট এক্সেলে চেকলিস্ট তৈরি করা মজার হতে পারে এবং আপনি যে কার্যকলাপ বা আইটেমগুলো ট্র্যাক করতে চান সেগুলো নিয়ে আপনাকে উত্সাহিত করতে পারে। আপনি কিনানোর তালিকা বানান কিনা বা আপনার দোকানের ইনভেন্টরি তৈরি করুন, একটি চেকলিস্ট কোনো আইটেম মিস না করার সেরা উপায়ের একটি। এরপর, এক্সেলে ড্রপডাউন লিস্ট তৈরি করুন এবং স্প্রেডশিটে ঘন ঘন ব্যবহৃত ডেটা এন্টার করা সহজ করুন।
