মেইল মার্জিং অফিস সুইটের একটি অত্যন্ত উপকারী ফিচার। এই ফিচার ব্যবহার করে ব্যবহারকারীরা স sekaliে সैकੜো ডক ফাইল অটোফিল করতে পারেন, ছবিসহ। আপনি যদি জানতে চান কীভাবে মেইল মার্জ দিয়ে ডক ফাইল অটোফিল করতে হয়, তবে এই লেখা আপনার জন্য উপকারী হতে পারে। এই লেখায়, আমরা বিস্তারিত ব্যাখ্যা সহ দেখাব কীভাবে আপনি এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে ছবি মেইল মার্জ করতে পারেন।
নিচে থেকে অনুশীলন ওয়ার্কবুক এবং ওয়ার্ড ফাইল ডাউনলোড করুন।
এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে ছবি মেইল মার্জ করার ২টি সহজ পদ্ধতি
প্রদর্শনের উদ্দেশ্যে, আমরা নিচের ডেটাসেট ব্যবহার করব। আমাদের পৃথিবীর তিনজন বিখ্যাত ব্যক্তির নাম আছে যারা বিশ্বব্যাপী বিপ্লবकारी টেক জায়ান্টসের প্রতিষ্ঠাতা। আমাদের তাদের বয়স, হোমটাউন, এবং původের দেশও আছে। তারপর আমরা তাদের ছবিসহ একটি ছোট জীবনী প্যারাগ্রাফ একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্টে তৈরি করব।
পদ্ধতি ১: ছবির নাম ব্যবহার করে
এখানে ছবির লোকেশন না দিয়ে ছবির নাম ফিল্ড কোডে রাখা হবে।
ধাপ ১: ওয়ার্ড ডকুমেন্ট প্রস্তুত করুন
- শুরুতে, আমাদের এক্সেল এবং ওয়ার্ড ফাইল ডকুমেন্ট দুটোই প্রস্তুত করতে হবে।
- এজন্য, ওয়ার্ড ড্রাফট প্রস্তুত করতে হবে যাতে কাঠামোটি কেমন হবে সেটি বোঝা যায়।
- প্রাথমিক ফরম্যাট নিচে দেওয়া হলো।
- এই ড্রাফট প্রস্তুত করতে, আমাদের কিছু কী তথ্য প্রয়োজন যা ব্যক্তি থেকে ব্যক্তি ভিন্ন হয়। এই কেসে, ভিন্ন তথ্য হবে ব্যক্তির নাম, বয়স, মূল দেশ, হোমটাউন ইত্যাদি।
- আমরা এক্সেল শীটে বিভিন্ন ব্যক্তির তথ্যের একটি তালিকা তৈরি করব।
- আমরা যে তথ্য সংগ্রহ করেছি তা নিচে দেখানো হলো।
ধাপ ২: ছবির লিংক ইনসার্ট করুন
এখন আমাদের ছবিগুলো একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ইনসার্ট করতে হবে এবং তারপর ছবির হাইপারলিংক দিতে হবে।
- এটি করতে, প্রথমে ইনসার্ট ট্যাবে যান, এবং সেখান থেকে লিংکس গ্রুপ থেকে লিংক-এ ক্লিক করুন।
- লিংক-এ ক্লিক করার পর, একটি নতুন ডায়ালগ বক্স আসবে যেটি আপনার পিসিতে ছবির লোকেশন জিজ্ঞেস করবে।
- ছবিটি সিলেক্ট করুন, এবং লোকেশন ডিরেক্টরি টেক্সট যা টেক্সট বক্সে দেখাবে সেটি উপরে টেক্সট টু ডিসপ্লে বক্স-এ দেখাবে।
- এইপর ওকে ক্লিক করুন।
- তারপর আপনি লক্ষ্য করবেন যে লিংক অ্যাড্রেস এখন G4 সেলে দেখাচ্ছে।
- লিংক অ্যাড্রেসটি একটু মডিফাই করতে হবে, প্রতিটি স্ল্যাশের পর আরেকটি স্ল্যাশ যোগ করে।
- বাকি এন্ট্রিগুলোর জন্যও একই প্রক্রিয়া दुহরান।
এক্সেল শীটে কাজটি শেষ, এবং এই তালিকাটি ওয়ার্ড ফাইলে ব্যবহার করা হবে।
ধাপ ৩: এক্সেল এবং ওয়ার্ড ফাইলের মধ্যে সম্পর্ক স্থাপন করুন
এক্সেল ফাইলের তথ্য সম্পন্ন করার পর, ওয়ার্ড ফাইল খুলুন এবং তারপর তাদের অনুযায়ী এডিট করুন ছবির জন্য জায়গা তৈরি করতে।
- ওয়ার্ড ফাইলের ড্রাফট ইতিমধ্যে করা আছে, ড্রাফটের টেক্সটগুলো এক্সেলে তৈরি লিস্টের প্রতিটি এন্ট্রিতে পুনরাবৃত্ত হবে।
- এবং ছবিগুলো ওয়ার্ড ফাইলের উপরের ডান কোণে যোগ হবে।
- এখন মেইলিংস ট্যাব থেকে, সিলেক্ট রিসিপিয়েন্টস > ইউজ অ্যান এক্সিস্টিং লিস্ট-এ যান।
- পরবর্তীতে, একটি নতুন ফাইল ব্রাউজিং উইন্ডো খুলবে। সেখান থেকে এক্সেলে তৈরি করা লিস্ট ফাইলটি সিলেক্ট করুন।
- পরবর্তীতে, সিলেক্ট টেবিল নামে একটি নতুন উইন্ডো আসবে, যা জিজ্ঞেস করবে আপনি কোন শীট বেছে নিতে চান। Sheet1 সিলেক্ট করুন এবং ওকে ক্লিক করুন।
- এরপর, আপনি মেইলিংস ট্যাব থেকে ইনসার্ট মার্জ ফিল্ডস কমান্ড ব্যবহার করে এক্সেল শীট থেকে নাম, বয়স, দেশ ইত্যাদি ফিল্ড ওয়ার্ড ফাইলে ইনসার্ট করতে পারেন।
- এখন আমরা ওয়ার্ড ফাইলে নাম, বয়স, হোমটাউন, দেশ, ইত্যাদি মানগুলো রিপ্লেস করব।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Name_ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Founder_of ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Hometown ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Country_ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Age ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- প্রথম অংশের জন্যও একই প্রক্রিয়া दुহরান।
- ফিল্ডগুলো পূরণ করার পর সেগুলো নিচের ছবির মতো দেখাবে।
- পরবর্তীতে, আমরা ওয়ার্ডে ছবির লিংক দিব। এটি করতে, ইনসার্ট > টেক্সট গ্রুপ > কুইক পার্টস > ফিল্ড-এ যান।
- তারপর একটি নতুন ডায়ালগ বক্স আসবে, সেখান থেকে ফিল্ড নামের অপশন মেনুতে, IncludePicture সিলেক্ট করুন।
- তারপর ফিল্ড প্রপার্টিজ-এ যেকোনো নাম দিন, আমরা “Image” দিয়েছিলাম ফিল্ডে। এবং তারপর ওকে ক্লিক করুন।
ধাপ ৪: ওয়ার্ড ডকুমেন্টে ছবি ইনসার্ট করুন
এখন আমরা ইমেজ ফিল্ডকে কোড ফিল্ডে রাখব এবং সেই অনুযায়ী ফরম্যাট করব।
- ওকে ক্লিক করার পর, ছবি লোড হবে, কিন্তু এখনও দৃশ্যমান হবে না।
- এটি সমাধান করতে, শুধু Alt+F9 চাপুন।
- এটি করলে ওয়ার্ডের কোড ফরম্যাট সক্রিয় হয়ে যাবে এবং আমরা ম্যানুয়ালি কোড এডিট করতে পারব।
- তারপর হাইলাইট করা ইমেজ কোডে IMAGE লেটারটি সিলেক্ট করুন এবং তারপর মেইলিংস > ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড ট্যাব থেকে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Image ফিল্ড সিলেক্ট করুন।
- Image ফিল্ড-এ ক্লিক করার পর, কোডটি নিচের ছবির মতো পরিবর্তন হবে।
- আবার Alt+F9 চাপুন, কিন্তু ছবি এখনও দৃশ্যমান নয়।
- তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ফিনিশ অ্যান্ড মার্জ-এ ক্লিক করুন, তারপর এডিট ইন্ডিভিজুয়াল ডকুমেন্টস-এ ক্লিক করুন।
- তারপর একটি ডায়ালগ বক্স আসবে, সেখানে All সিলেক্ট করুন, তারপর ওকে ক্লিক করুন।
- ছবি এখনও দৃশ্যমান নাও হতে পারে। দৃশ্যমান করার জন্য, Ctrl+A চাপুন ওয়ার্ড ফাইলের সমস্ত কন্টেন্ট সিলেক্ট করতে, এবং তারপর F9 চাপুন।
- একটি সতর্কতা ডায়ালগ বক্স আসবে। সেখানে Yes ক্লিক করুন।
- Yes ক্লিক করার পর, আপনি লক্ষ্য করবেন যে ওয়ার্ড ফাইলটি এক্সেল শীটে সংরক্ষিত মার্জ করা তথ্য এবং মার্জ করা ছবি দিয়ে পূর্ণ হয়ে গেছে।
আরও পড়ুন: এক্সেল থেকে ওয়ার্ড কনভার্টে মেইল মার্জ (২টি সহজ পদ্ধতি)
পদ্ধতি ২: ছবির লোকেশন ব্যবহার করে
এই প্রক্রিয়ায়, আমরা ফিল্ড কোডে ছবির নামের বদলে ছবির লোকেশন দিব।
ধাপ ১: ওয়ার্ড ডকুমেন্ট প্রস্তুত করুন
অনাকাঙ্ক্ষিত ফলাফল এড়াতে ডেটাসেটটি সঠিকভাবে প্রস্তুত করতে হবে।
- শুরুতে, আমাদের এক্সেল এবং ওয়ার্ড ফাইল ডকুমেন্ট দুটোই প্রস্তুত করতে হবে।
- এজন্য, ওয়ার্ড ড্রাফট প্রস্তুত করতে হবে যাতে কাঠামোটি কেমন হবে সেটি বোঝা যায়।
- প্রাথমিক ফরম্যাট নিচে দেওয়া হলো।
- এই ড্রাফট প্রস্তুত করতে, আমাদের কিছু কী তথ্য প্রয়োজন যা ব্যক্তি থেকে ব্যক্তি ভিন্ন হয়। এই কেসে, ভিন্ন তথ্য হবে ব্যক্তির নাম, বয়স, মূল দেশ, হোমটাউন ইত্যাদি।
- আমরা এক্সেল শীটে বিভিন্ন ব্যক্তির তথ্যের একটি তালিকা তৈরি করব।
- আমরা যে তথ্য সংগ্রহ করেছি তা নিচে দেখানো হলো।
এখন আমাদের এই শীটে ইমেজ নম্বর সিরিয়াল অনুযায়ী ইনপুট দিতে হবে, উদাহরণস্বরূপ
বাকি সেলগুলোর জন্যও একই প্রক্রিয়া করুন।
এক্সেল ডেটাসেট এখন ওয়ার্ডে ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত।
ধাপ ২: ওয়ার্ড এবং এক্সেল ফাইলের মধ্যে সম্পর্ক স্থাপন করুন
এক্সেল ফাইলের তথ্য সম্পন্ন করার পর, ওয়ার্ড ফাইল খুলুন,
- ওয়ার্ড ফাইলের ড্রাফট ইতিমধ্যে করা আছে, ড্রাফটের টেক্সটগুলো এক্সেলে তৈরি লিস্টের প্রতিটি এন্ট্রিতে পুনরাবৃত্ত হবে।
- এবং ছবিগুলো ওয়ার্ড ফাইলের উপরের ডান কোণে যোগ হবে।
- এখন মেইলিংস ট্যাব থেকে, সিলেক্ট রিসিপিয়েন্টস > ইউজ অ্যান এক্সিস্টিং লিস্ট-এ যান।
- পরবর্তীতে, একটি নতুন ফাইল ব্রাউজিং উইন্ডো খুলবে। সেখান থেকে এক্সেলে তৈরি করা লিস্ট ফাইলটি সিলেক্ট করুন।
- পরবর্তীতে, সিলেক্ট টেবিল নামে একটি নতুন উইন্ডো আসবে, যা জিজ্ঞেস করবে আপনি কোন শীট বেছে নিতে চান। Sheet1 সিলেক্ট করুন এবং ওকে ক্লিক করুন।
- এরপর, আপনি মেইলিংস ট্যাব থেকে ইনসার্ট মার্জ ফিল্ডস কমান্ড ব্যবহার করে এক্সেল শীট থেকে নাম, বয়স, এবং দেশ ইত্যাদি ফিল্ড ওয়ার্ড ফাইলে ইনসার্ট করতে পারেন।
- এখন আমরা ওয়ার্ড ফাইলে নাম, বয়স, হোমটাউন, দেশ, ইত্যাদি মানগুলো রিপ্লেস করব।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Name_ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Founder_of ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Hometown ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Country_ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- ছবিতে দেখা X সিলেক্ট করুন, তারপর মেইলিংস ট্যাব থেকে, ইনসার্ট মার্জ ফিল্ড-এ ক্লিক করুন। তারপর Age ফিল্ড-এ ক্লিক করুন।
- প্রথম অংশের জন্যও একই প্রক্রিয়া दुহরান।
- ফিল্ডগুলো পূরণ করার পর সেগুলো নিচের ছবির মতো দেখাবে।
ধাপ ৩: কোড ফরম্যাটে ছবির অ্যাড্রেস ইনপুট দিন
এখন, আমাদের কোড ফরম্যাটে নামের বদলে ছবি ইনপুট দিতে হবে। এই ধাপটি সাবধানতার সাথে অনুসরণ করা উচিত।
- এখন টেবিল টুলের সাহায্যে ছবির এনক্লোজার পেয়েছি,
কার্সরটি ইমেজ ফিল্ডে রাখুন এবং তারপর Alt+F9 চাপুন। এটি ডকুমেন্টের সোর্স কোডে টগল করবে। এবং там একটি দ্বিতীয় ব্র্যাকেট এনক্লোজার থাকবে।
- তারপর ব্র্যাকেট এনক্লোজারের ভেতরে নিচের টেক্সটটি টাইপ করুন: INCLUDEPICTURE “F:\\softeko\\Bill Gates.jpg”
- এখানে লোকেশনটি ফোল্ডারে প্রথম ছবির লোকেশন। আপনার কেসে এটি ভিন্ন হবে।
উপরোক্ত নির্দেশনা অনুযায়ী টেক্সট ইনপুট দিলে, আপনার কার্সরটি ঠিক jpg-এর আগে রাখুন। এবং তারপর Insert Merge Field থেকে Image_Number ফিল্ড সিলেক্ট করুন।
- তবে কোডটি পরিবর্তন হবে এবং নিচের ছবির মতো কিছু দেখাবে।
- নরম্যাল মোডে ফিরে যেতে Alt+F9 চাপুন। কিন্তু ছবি এখনও দৃশ্যমান নয়।
- মেইলিংস ট্যাব থেকে ফিনিশ অ্যান্ড মার্জ-এ ক্লিক করুন। তারপর এডিট ইন্ডিভিজুয়াল ডকুমেন্টস-এ ক্লিক করুন।
- তারপর একটি ডায়ালগ বক্স আসবে, সেখানে সিলেক্ট করুন তারপর ওকে ক্লিক করুন।
- ছবি এখনও দৃশ্যমান নাও হতে পারে। দৃশ্যমান করার জন্য, Ctrl+A চাপুন ওয়ার্ড ফাইলের সমস্ত কন্টেন্ট সিলেক্ট করতে, এবং তারপর F9 চাপুন।
- একটি সতর্কতা ডায়ালগ বক্স আসবে। সেখানে Yes ক্লিক করুন।
- Yes ক্লিক করার পর, আপনি লক্ষ্য করবেন যে ওয়ার্ড ফাইলটি এক্সেল শীটে সংরক্ষিত মার্জ করা তথ্য এবং মার্জ করা ছবি দিয়ে পূর্ণ হয়ে গেছে।
আরও পড়ুন: ওয়ার্ড ছাড়া এক্সেলে মেইল মার্জ (২টি উপযুক্ত উপায়)
উপসংহার
সংক্ষেপে, "এক্সেল থেকে ওয়ার্ডে ছবি মেইল মার্জ করার ২টি আলাদা পদ্ধতি বিস্তারিত ব্যাখ্যা সহ" এই প্রশ্নের উত্তর দেওয়া হয়েছে।
এই সমস্যা সমাধানের জন্য একটি ওয়ার্কবুক ডাউনলোডের জন্য উপলব্ধ যেখানে আপনি এই পদ্ধতিগুলোতে অনুশীলন করতে পারেন।
কমেন্ট সেকশন এর মাধ্যমে যেকোনো প্রশ্ন বা ফিডব্যাক জানাতে পারেন। এক্সেলডেমি কমিউনিটির উন্নতির জন্য যেকোনো সুপারিশ অত্যন্ত প্রশংসনীয়।
সম্পর্কিত লেখা
- এক্সেল থেকে আউटलുക്കে মেইল মার্জ (সহজ ধাপlerle)
- অ্যাটাচমেন্টসহ এক্সেল থেকে আউटलുക്കে মেইল মার্জ (২টি উদাহরণ)
- এক্সেল থেকে মেইল মার্জ ডকুমেন্ট পপুলেট করার ম্যাক্রো
- এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন (দ্রুত ধাপlerle)
- এক্সেল ফাইল মেইলিং লেবেলসের সাথে মার্জ করা (সহজ ধাপlerle)
