স্প্রেডশीতে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং একটি চমৎকার ফিচার যা আপনার ডেটা হাইলাইট করে দেয়। আপনি সেল বা সেল গ্রুপের ভ্যালুতে শর্তাবলী লাগান। যখন সেই শর্তাবলী পূরণ হয়, সেল হাইলাইট হয়, টেক্সট ফরম্যাট হয়, বা দুটোই হয়। এটি নির্দিষ্ট ডেটা পপ আউট করে।
আপনি যদি ম্যাকএ নাম্বার্স (Numbers) এ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং সেট আপ করতে চান, তবে আমরা সাহায্য করতে এসেছি। এই টিউটোরিয়াল ফলো করার সময় মনে রাখবেন, নাম্বার্স-এ এই ফিচারকে conditional highlighting বলা হয়, কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং বলা হয় না।
কন্ডিশনাল হাইলাইটিং-এর জন্য ডেটা টাইপস (Types of Data for Conditional Highlighting)
কন্ডিশনাল হাইলাইটিং-এর জন্য রুল যোগ করার আগে, এখানে ব্যবহারযোগ্য ডেটা টাইপ এবং সংশ্লিষ্ট কন্ডিশনগুলো দেয়া হল:
- Numbers: সমান, অসমান, বড়, বড় বা সমান, ছোট, ছোট বা সমান, বিন, এবং বিন নয়
- Text: হয়, হয় না, দিয়ে শুরু হয়, দিয়ে শেষ হয়, ধারণ করে, এবং ধারণ করে না
- Dates: গতকাল, আজ, আগামীকাল, এই, পরের, গত, এক্সাক্টলি, আগে, পরে, বিন, তারিখ, তারিখের আগে, তারিখের পরে, এবং রেঞ্জে
- Durations: নম্বরгуডের মতো একই অপশন
- Blank: খালি হয় বা খালি নয়
আপনার ডেটা দেখার আরও উপায়ের জন্য, আপনি নাম্বার্স-এ ইন্টারঅ্যাক্টিভ চার্ট এবং গ্রাফ ব্যবহার দেখতে পারেন।
নাম্বার জন্য কন্ডিশনাল হাইলাইটিং রুল সেট আপ করুন (Set Up a Conditional Highlighting Rule for Numbers)
নাম্বার স্প্রেডশীতে ব্যবহৃত সবচেয়ে জনপ্রিয় ডেটা টাইপ। আপনি সিম্পল নাম্বার, মানি, বা পারসেন্টেজ—নাম্বার স্প্রেডশীতে সর্বত্র।
নাম্বার চেয়ে কন্ডিশনাল হাইলাইটিং সেট আপ করার জন্য, আমরা একটি প্রোডাক্ট শিট উদাহরণ হিসেবে ব্যবহার করব। এই ডেটায় প্রাইস, কস্ট, এবং ইনভেন্টরির জন্য নাম্বার আছে, কিন্তু আমরা ইনভেন্টরির ওপর ফোকাস করব।
মান লে, আপনি দ্রুত দেখতে চান কোন প্রোডাক্টের ইনভেন্টরি নির্দিষ্ট পরিমানের নিচে গিয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, ৫০। আমরা সেই সেলগুলো লাল হাইলাইট করব। এখানে সেট আপ করার পদ্ধতি।
- আপনার স্প্রেডশীতে সেলগুলো সিলেক্ট করুন। আপনি একটি গ্রুপ সিলেক্ট করতে পারেন প্রথমটি ক্লিক করে বাকি টিয়ে যাওয়া দিয়ে বা পুরো কলাম বা রো সিলেক্ট করতে পারেন।
- ডানপাশের শীর্ষে Format বাটনে ক্লিক করুন সাইডবার খোলার জন্য যদি বন্ধ থাকে।
- সাইডবারের শীর্ষ থেকে Cell সিলেক্ট করুন।
- Conditional Highlighting ক্লিক করুন।
- Add a Rule ক্লিক করুন।
- Numbers সিলেক্ট করুন এবং তারপর Less than।
এখন আপনি সাইডবারে আপনার রুল কাস্টমাইজ করতে পারেন ফরম্যাটিং অ্যাপ্লাই করতে। আপনার কন্ডিশন (less than) এর নিচে বক্সে নম্বরটি (৫০) লিখুন এবং তারপর ড্রপডাউন বক্স থেকে আপনার ফরম্যাটিং সিলেক্ট করুন (Red Fill)। আপনার যদি কন্ডিশন পূরণ করে ভ্যালু থাকে, তবে আপনি পরিবর্তনগুলো অবিলম্বে দেখবেন। Done ক্লিক করুন।
টেক্সট জন্য কন্ডিশনাল হাইলাইটিং রুল সেট আপ করুন (Set Up a Conditional Highlighting Rule for Text)
টেক্সট স্প্রেডশীতে ব্যাপকভাবে ব্যবহৃত আরেকটি ডেটা টাইপ। এবং শিক্ষক বা প্রফেসর যারা নাম্বার্স ব্যবহার করেন ছাত্রদের গ্রেড ট্র্যাক করতে, তাদের জন্য কন্ডিশনাল হাইলাইটিং অত্যন্ত হ্যান্ডি।
তাই, এই উদাহরণে, আমরা একটি গ্রেড শিট ব্যবহার করব। মান লে, যখনই একজন ছাত্র পরীক্ষায় F পাবে, আমরা সেটি হলুদ হাইলাইট করব যাতে আমরা তাদের এক্সট্রা ক্রেডিট অফার করতে পারি। এখানে সেট আপ করার পদ্ধতি।
- আপনার স্প্রেডশীতে সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- ডানপাশের শীর্ষে Format বাটনে ক্লিক করুন সাইডবার খোলার জন্য যদি বন্ধ থাকে।
- সাইডবারের শীর্ষ থেকে Cell সিলেক্ট করুন।
- Conditional Highlighting ক্লিক করুন।
- Add a Rule ক্লিক করুন।
- Text সিলেক্ট করুন এবং তারপর Is।
এরপর, সাইডবারে আপনার রুল কাস্টমাইজ করুন। আপনার কন্ডিশন (text is) এর নিচে বক্সে টেক্সট (F) লিখুন এবং তারপর ড্রপডাউন বক্স থেকে আপনার ফরম্যাটিং সিলেক্ট করুন (Yellow Fill)। একবার আবার, কন্ডিশন পূরণ করা ভ্যালুগুলোতে আপনি পরিবর্তনগুলো তৎক্ষণাৎ দেখবেন। Done ক্লিক করুন।
ডেট জন্য কন্ডিশনাল হাইলাইটিং রুল সেট আপ করুন (Set Up a Conditional Highlighting Rule for Dates)
স্প্রেডশীতে ডেট ব্যবহার করা অনেক ব্যবসায়িক এবং ব্যক্তিগত পরিস্থিতির জন্য আদর্শ। কর্মচারীর রেকর্ড থেকে পারিবারিক বাজেট থেকে প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট পর্যন্ত, আপনার স্প্রেডশীতে ইতিমধ্যে ডেট থাকতে পারে।
ডেটের জন্য কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করার সেরা উপায়ের এক হল অতীতের ডিউ ডেটগুলোকে প্রমিনেন্ট করা বিলের জন্য। তাই, এটি আমাদের পরবর্তী উদাহরণ। আমরা সকল Paid Dates যেগুলো Due Dates-এর পরে, সেগুলো লাল টেক্সটে দেখানোর জন্য একটি রুল সেট আপ করব।
অন্য ডেটের পরে আসা ডেটের জন্য কন্ডিশনাল হাইলাইটিং সেট আপ করার পদ্ধতি:
- আপনার স্প্রেডশীতে সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- ডানপাশের শীর্ষে Format বাটনে ক্লিক করুন সাইডবার খোলার জন্য যদি বন্ধ থাকে।
- সাইডবারের শীর্ষ থেকে Cell সিলেক্ট করুন।
- Conditional Highlighting ক্লিক করুন।
- Add a Rule ক্লিক করুন।
- Dates সিলেক্ট করুন এবং তারপর After the date।
এই রুল সহজে সেট আপ করতে, কন্ডিশনের নিচে বক্সে ভ্যালু লিখার বদলে (যেন নাম্বার বা টেক্সট), আমরা সেলগুলো সিলেক্ট করব।
বক্সের ভিতরে যেখানে কন্ডিশন ভ্যালু লিখতে হতো সেটির বাটন-এ ক্লিক করুন। তারপর, ডেট ধারণ করা সেলগুলো সিলেক্ট করুন। এরপর, চেকмар্ক-এ ক্লিক করুন। এখন আপনি দেখবেন সকল Paid Dates যেগুলো Due Dates-এর পরে সেগুলো লাল টেক্সটে দেখাচ্ছে। Done ক্লিক করুন।
ডুরেশন জন্য কন্ডিশনাল হাইলাইটিং রুল সেট আপ করুন (Set Up a Conditional Highlighting Rule for Durations)
ডুরেশন হয়তো নাম্বার্স-এ সবচেয়ে জনপ্রিয় ডেটা এন্ট্রি টাইপ নয়, কিন্তু আপনি প্রজেক্ট ম্যানেজ করেন বা টাস্ক ট্র্যাক করেন তবে ডুরেশন হ্যান্ডি। এবং নির্দিষ্ট ডুরেশন হাইলাইট করা আরও হ্যান্ডি।
এই উদাহরণে, আমরা একটি সিম্পল প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টাস্ক শিট ব্যবহার করব। এখানে, আমরা প্রতিসপ্তাহ টাস্কে কতটুকু সময় খরচ করি সেটি ট্র্যাক করি। এখন, আমরা সেসব দিন হাইলাইট করতে চাই যেদিন একটি সিঙ্গেল টাস্কে দুই বা তার বেশি ঘণ্টা খরচ হয়েছে, সেগুলো হয়র Einrichtung। এখানে সেট আপ করার পদ্ধতি।
- আপনার স্প্রেডশীতে সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- ডানপাশের শীর্ষে Format বাটনে ক্লিক করুন সাইডবার খোলার জন্য যদি বন্ধ থাকে।
- সাইডবারের শীর্ষ থেকে Cell সিলেক্ট করুন।
- Conditional Highlighting ক্লিক করুন।
- Add a Rule ক্লিক করুন।
- Durations সিলেক্ট করুন এবং তারপর Greater than or equal to।
এখন, আপনার রুল কাস্টমাইজ করুন। আপনার কন্ডিশন (greater than or equal to) এর নিচে বক্সে ডুরেশন (2h) লিখুন এবং তারপর ড্রপডাউন বক্স থেকে আপনার ফরম্যাটিং সিলেক্ট করুন (Green Fill)। Done ক্লিক করুন।
ব্ল্যাঙ্কের জন্য কন্ডিশনাল হাইলাইটিং রুল সেট আপ করুন (Set Up a Conditional Highlighting Rule for Blanks)
নাম্বার্স-এ সেট আপ করার জন্য আরেকটি সুবিধাজনক হাইলাইটিং রুল হল ব্ল্যাঙ্ক সেলের জন্য। আপনি আমাদের উপরের উদাহরণগুলোর যেকোনোতে এই ব্যবহার করতে পারেন যেন মিসিং ইনভেন্টরি কাউন্ট, ছাত্র গ্রেড, এবং বিলের ডেট।
আপনাকে কীভাবে এই রুল সেট আপ করবেন সেটি দেখানোর জন্য, আমরা আমাদের প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট স্প্রেডশীট ব্যবহার করব এবং সকল ব্ল্যাঙ্ক ডুরেশন নীলে ডিসপ্লে করাব।
- আপনার স্প্রেডশীতে সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- ডানপাশের শীর্ষে Format বাটনে ক্লিক করুন সাইডবার খোলার জন্য যদি বন্ধ থাকে।
- সাইডবারের শীর্ষ থেকে Cell সিলেক্ট করুন।
- Conditional Highlighting ক্লিক করুন।
- Add a Rule ক্লিক করুন।
- Blank সিলেক্ট করুন এবং তারপর Is blank।
এরপর, শুধু ড্রপডাউন বক্স থেকে হাইলাইটিং টাইপ সিলেক্ট করুন যেহেতু কন্ডিশনের নিচে কোনো ভ্যালু যোগ করতে হয় না। Done ক্লিক করুন।
হাইলাইটিং-এর জন্য নিজের কাস্টম স্টাইল তৈরি করুন (Create Your Own Custom Style for Highlighting)
বেসিক ফরম্যাটিং অপশনগুলো ঠিক আছে, যেন বোল্ড টেক্সট বা রঙিন সেল। কিন্তু আপনি হয়তো কিছু আরও স্পেসিফিক চান। চমৎকার খবর, আপনি নিজের কাস্টম স্টাইল তৈরি করতে পারেন!
নিজের স্টাইল তৈরি করতে, উপরের ধাপগুলো ফলো করে আপনার কন্ডিশনাল হাইলাইটিং রুল সেট আপ করুন। আপনি যখন ড্রপডাউন বক্স থেকে ফরম্যাটিং পিক করার পার্টে আসবেন, তবে বক্সের একদম নিচে যান এবং Custom Style ক্লিক করুন।
আপনি তখন টেক্সট ফরম্যাট করতে পারবেন বোল্ড, ইট্যালিক, আন্ডারলাইন, বা স্ট্রাইকথ্রু দিয়ে। এবং আপনি টেক্সটের জন্য রঙ ব্যবহার করতে পারবেন পাশাপাশি সেলের জন্য রঙ। তাই, এটি আপনাকে সব ধরণের ফরম্যাটিং কম্বাইন করতে দেয় যা আপনার দরকারে সবচেয়ে ভালো ফিট করে।
আমাদের নিচের উদাহরণে, সকল প্রজেক্ট কস্ট যেগুলো $২০ বা তার বেশি, সেগুলোর সেল ফরম্যাট করা হলো ইয়েলো হাইলাইট এবং রেড টেক্সট যা বোল্ডও।
ম্যাকএ নাম্বার্স-এ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এর সুবিধা নিন (Take Advantage of Conditional Formatting in Numbers on Mac)
আশা করি, এই টিউটোরিয়াল আপনাকে ম্যাকএ নাম্বার্স-এ কন্ডিশনাল হাইলাইটিং ব্যবহার শুরু করার জন্য চমৎকার স্টার্ট দেবে। নাম্বার্স-এ ফর্মুলা এবং ফাংশন ব্যবহার শিখা ডেটা অ্যানালাইসিসের জন্যও হ্যান্ডি।
নাম্বার্স-এ আরও সাহায্যের জন্য, জানুন কীভাবে ডুপ্লিকেট ভ্যালু খুঁজে বের করে মুছে ফেলবেন।
