ডিফল্টভাবে, আপনি যদি আপনার মাইক্রোসফ্ট অ্যাকাউন্ট দিয়ে অফিস অ্যাপসে লগ ইন থাকেন, তবে আপনার অ্যাপগুলো ডকুমেন্ট OneDrive স্টোরেজে সংরক্ষণ করে। এটি আপনাকে ক্লাউডে ফাইল রাখতে উৎসাহিত করে যাতে অন্যান্য সিনকড ডিভাইসে সেগুলো এক্সেস করা যায়।
কিন্তু এমন সময় হয় যখন আপনি অফিস ফাইলগুলো আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষণ করতে চান। خوشব زاد, অফিস অ্যাপগুলো ডিফল্ট সেভ লোকেশন OneDrive থেকে আপনার কম্পিউটারে পরিবর্তন করার অপশন দেয়। এই গাইডে আমরা দেখাব কীভাবে Office 365 কে লোকালি ফাইল সংরক্ষণ করার জন্য সেট আপ করবেন।
মাইক্রোসফ্ট অফিস ফাইল ডিফল্টভাবে লোকাল কম্পিউটারে সংরক্ষণ করুন
ডিফল্ট সেভ লোকেশন পরিবর্তন করার প্রসেস সব অফিস অ্যাপের জন্য একই—Word, Excel, এবং PowerPoint। এছাড়া, আপনি যদি একটি অফিস অ্যাপকে লোকাল কম্পিউটারে ফাইল সংরক্ষণ করতে বাধ্য করেন, তবে অন্যান্য সব অ্যাপ আপনার মেশিনে লোকালি ফাইল সংরক্ষণ করা শুরু করবে।
Word-এ এটি কীভাবে করবেন (যেটি অটোমেটিক্যালি অন্যান্য সব অফিস অ্যাপে প্রয়োগ হবে):
- আপনার কম্পিউটারে Microsoft Word লঞ্চ করুন।
- বাম সাইডবার থেকে Options সিলেক্ট করুন। আপনি যদি Word-এর এডিটিং স্ক্রিনে থাকেন, তবে File > More > Options করুন।
- Word Options উইন্ডোর বাম সাইডবারে Save সিলেক্ট করুন।
- Save documents সেকশনে ডান পাশে Save to Computer by default অপশন ইনেবল করুন।
- উইন্ডোর নিচে OK চাপুন পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে।
এখন আপনার অফিস অ্যাপগুলো OneDrive-এর বদলে আপনার কম্পিউটারে ফাইল সংরক্ষণ করবে।
আবার OneDrive-এ সংরক্ষণ করতে চাইলে Word Options উইন্ডোতে Save to Computer by default অপশন আনচেক করুন।
মাইক্রোসফ্ট অফিসে ডিফল্ট সেভ লোকেশন পরিবর্তন করুন
একবার কম্পিউটারকে আপনার অফিস ডকুমেন্টের ডিফল্ট সেভ লোকেশন বেছে নিলে, আপনি ডিফল্ট ফোল্ডার পরিবর্তন করতে চাইবেন যেখানে ফাইলগুলো সংরক্ষিত হবে। এভাবে আপনি নিশ্চিত করবেন আপনার ডকুমেন্টগুলো আপনার পছন্দের ফোল্ডারে সংরক্ষিত হচ্ছে।
উপরের পদ্ধতির মত নয়, এখানে প্রতিটি অফিস অ্যাপের জন্য আলাদা আলাদা ডিফল্ট সেভ ফোল্ডার স্পেসিফাই করতে হবে।
- যে অফিস অ্যাপে ডিফল্ট লোকাল সেভ ফোল্ডার পরিবর্তন করতে চান সেটি খুলুন। আমরা Word খুলব।
- বাম সাইডবার থেকে Options সিলেক্ট করুন।
- Word Options উইন্ডোর বাম সাইডবারে Save বেছে নিন।
- ডান প্যানে Default local file location-এর পাশে Browse চাপুন।
- যে ফোল্ডারটি ডিফল্ট সেভ ফোল্ডার বানাতে চান সেখানে নেভিগেট করুন এবং সেটি সিলেক্ট করুন।
- Word Options উইন্ডোর নিচে OK চাপুন সেটিংস সংরক্ষণ করতে।
এখন থেকে আপনার অফিস অ্যাপ আপনার নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ডিফল্টভাবে ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করবে। আপনি যতবার চান ডিফল্ট ফোল্ডার পরিবর্তন করতে পারেন।
শুধু নির্দিষ্ট Office 365 ডকুমেন্ট লোকাল কম্পিউটারে সংরক্ষণ করুন
আপনি যদি শুধু কিছু নির্দিষ্ট ডকুমেন্ট লোকাল কম্পিউটারে সংরক্ষণ করতে চান বাকিগুলো ক্লাউডে যাবে, তবে অফিস অ্যাপসে সেটির জন্যও অপশন আছে। এইভাবে আপনি অ্যাপসে প্রতিটি ডকুমেন্টের সেভ লোকেশন আলাদা করে বেছে নিতে পারেন।
Word-এ এটি করতে:
- আপনার কম্পিউটারে Microsoft Word দিয়ে ডকুমেন্ট খুলুন।
- উপরে File ট্যাব চাপুন।
- বাম সাইডবার থেকে Save As বেছে নিন।
- ডান পাশে Other locations সেকশনে Browse চাপুন।
- এখন আপনার কম্পিউটারের লোকাল ফোল্ডার বেছে নিন ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে।
মান लीজিয়ে আপনি নির্দিষ্ট ডকুমেন্টগুলো লোকাল কম্পিউটারে খুব কমই সংরক্ষণ করেন, কিন্তু ডিফল্ট সেভ লোকেশন কম্পিউটার বানাতে চান না। সেক্ষেত্রে Save As বাটন Quick Access Toolbar-এ পিন করে রাখতে পারেন যাতে একক ডকুমেন্ট লোকাল স্টোরেজে দ্রুত সংরক্ষণ করা যায়।
তবে আপনাকে শুধু Quick Access Toolbar-এ একটি বাটন চাপলেই ফাইল আপনার মেশিনে সংরক্ষণ হবে। Word-এ Save As টুলবারে পিন করার পদ্ধতি:
- Word ইন্টারফেসের উপরে ডাউন-অ্যারো আইকন চাপুন এবং More Commands বেছে নিন।
- বাম পাশের অপশন লিস্ট থেকে Save As সিলেক্ট করুন। তারপর Add চাপুন।
- উইন্ডোর নিচে OK চাপুন পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে।
- Save As অপশন এখন Quick Access Toolbar-এ পিন করা আছে। লোকালি ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করতে চাইলে প্রতিবার এই অপশন চাপুন।
ট্রেডিশনাল "Save As" উইন্ডো ব্যবহার করে অফিস ডকুমেন্ট লোকালি সংরক্ষণ করুন
নতুন মাইক্রোসফ্ট অফিস ভার্সনগুলো আধুনিক "Save As" উইন্ডো দেখায়। আপনি যদি ট্রেডিশনাল File Explorer-এর মত "Save As" উইন্ডো মিস করছেন এবং আপনার অফিস অ্যাপসে সেটি ফিরিয়ে আনা চান, তবে একটি অপশন দিয়ে সেটি করা যায়।
- আপনার কম্পিউটারে একটি অফিস অ্যাপ লঞ্চ করুন। আমরা Word ব্যবহার করব।
- বাম সাইডবার থেকে Options সিলেক্ট করুন।
- Word Options উইন্ডোর বাম সাইডবারে Save বেছে নিন।
- Don't show the Backstage when opening or saving files with keyboard shortcuts অপশন ইনেবল করুন।
- উইন্ডোর নিচে OK চাপুন পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে।
এখন একটি ডকুমেন্ট সংরক্ষণ করে দেখুন, আপনি ট্রেডিশনাল "Save As" উইন্ডো পাবেন যা আপনাকে ফোল্ডার বেছে নেয়া দেবে ফাইল সংরক্ষণ করতে।
Office 365 কে আপনার কম্পিউটারে লোকালি ফাইল সংরক্ষণ করতে বাধ্য করুন
মাইক্রোসফ্টের OneDrive-কে অফিস ডকুমেন্টের ডিফল্ট স্টোরেজ বানানো চমৎকার একটা মুভ, কিন্তু সবাই সেটি ব্যবহার করতে চাইলে না। আপনি যদি আপনার ডকুমেন্টগুলো আপনার মেশিনে অফলাইন রাখতে চান, তবে উপরের পদ্ধতিগুলো দিয়ে প্রতিটি অফিস অ্যাপে সেটি করা যায়।
আশা করি এই গাইড আপনার "অফলাইন" ডকুমেন্টগুলো অফলাইন রাখতে সাহায্য করবে।
