আপনি কি আপনার Microsoft Office ফাইলগুলো প্রায়শই PDF ডকুমেন্ট হিসেবে বিতরণ করতে চান? আপনার কোন Office ভার্সন আছে সেটির উপর নির্ভর করে, ফাইলকে PDF হিসেবে সেভ করার ভিন্ন ভিন্ন উপায় আছে। Office 2007-এ, উদাহরণস্বরূপ, আপনি Microsoft-দ্বারা সরবরাহকৃত Save As PDF or XPS নামক একটি অ্যাড-ইন ব্যবহার করে ফাইলগুলো PDF হিসেবে সেভ করতে পারেন।
এই অ্যাড-ইন Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio, এবং Word-এ PDF ফাইল তৈরি করে। এই অ্যাড-ইনের ফাংশনালিটি Office 2010-এ বিল্ট-ইন ফিচার হিসেবে যোগ করা হয়েছে। Office 2013 এবং 2016-এও ফিচারটি বিল্ট-ইন, কিন্তু Export অপশন দিয়ে অ্যাক্সেস করা যায়।
এই পোস্টে, Save As PDF or XPS ইনস্টল এবং ব্যবহার করে Word 2007-এ PDF ফাইল তৈরি করা এবং Word 2010-এ বিল্ট-ইন Save as PDF ফিচার ব্যবহার করা দেখানো হয়েছে।
Word 2013/2016
Word 2013/2016-এ ডকুমেন্টকে PDF ফরম্যাটে সেভ করা খুব সহজ। শুধু File-এ ক্লিক করুন এবং তারপর Export।
ডান পাশে Create PDF/XPS বাটন দেখবেন।
Save As ডায়লগ আসবে এবং ডায়লগের নিচে PDF সেভ করার কিছু অপশন দেখবেন। Options বাটনে ক্লিক করলে PDF ফাইলের আরও কাস্টমাইজেশন পাওয়া যাবে।
PDF ফাইলটি স্ট্যান্ডার্ড পাবলিশিং বা অনলাইন পাবলিশিং-এ অপ্টিমাইজ করা যাবে, যা ফাইল সাইজ আরও কমাবে।
Word 2010
Word 2010-এ ডকুমেন্টকে PDF ফাইল হিসেবে সেভ করার ক্ষমতা ইতিমধ্যে বিল্ট-ইন আছে। অ্যাড-ইন ইনস্টল করার দরকার নেই। ডকুমেন্টকে PDF ফাইল হিসেবে সেভ করতে, File ট্যাবে ক্লিক করুন।
File ট্যাবে, বাম পাশের লিস্টে Save As অপশন বেছে নিন।
Save As ডায়লগ বক্স আসবে। PDF ফাইল সংরক্ষণ করার ফোল্ডার ব্রাউজ করুন এবং File name এডিট বক্সে ফাইলের নাম দিন। Save as type ড্রপডাউন লিস্ট থেকে PDF (*.pdf) বেছে নিন।
Office 2013 এবং 2016-এর মত একই অপ্টিমাইজ চয়েস এবং অপশনগুলো Office 2010-এও আছে।
Word 2007
Word 2007-এ ফাইলকে PDF হিসেবে সেভ করতে, Save As PDF or XPS অ্যাড-ইন ডাউনলোড করুন:
https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=7
অ্যাড-ইন ইনস্টল করতে, ডাউনলোড করা .exe ফাইলে ডাবল ক্লিক করুন।
Microsoft Software License Terms পড়ুন এবং Click here to accept the Microsoft Software License Terms চেকবক্স চেক করুন। Continue ক্লিক করুন।
ইনস্টলেশন কমপ্লিট হলে নিচের ডায়লগ বক্স আসবে। OK ক্লিক করুন।
Word 2007-এ যে ফাইলটি PDF-এ কনভার্ট করতে চান সেটি খুলুন। Office বাটনে ক্লিক করুন।
মাউসকে Office মেনুর Save As অপশনের ওপর ले जাইये এবং ডান পাশের অ্যারোতে হোভার করুন। Save a copy of the document সাবমেনু আসবে। সাবমেনু থেকে PDF or XPS বেছে নিন।
Publish as PDF or XPS ডায়লগ বক্স আসবে। PDF ফাইল সংরক্ষণের ফোল্ডার ব্রাউজ করুন। File name এডিট বক্সে PDF ফাইলের নাম দিন।
ফাইলটি সেভ হওয়ার পর ডিফল্ট PDF রিডারে অটোমেটিক্যালি খুলতে চাইলে Open file after publishing চেকবক্স চেক করুন।
Standard (অনলাইন ও প্রিন্ট দুটোই) বা Minimum size (প্রায়শই অনলাইন) বেছে নিন Optimize for রেডিও বাটন থেকে।
PDF ফাইলের জন্য কিছু অডিশনাল অপশন সেট করা যায়। Options বাটনে ক্লিক করুন।
Publish as PDF or XPS ডায়লগ বক্সে ফিরে আসবেন। Publish বাটনে ক্লিক করুন নির্বাচিত অপশনসহ ফাইলটি PDF হিসেবে সেভ করতে।
Publish as PDF or XPS ডায়লগ বক্সে Open file after publishing চেক করলে, ফাইল সেভ হওয়ার পর ডিফল্ট PDF রিডারে অটোমেটিক্যালি খুলবে।
নোট: Office 2007-এ Save As PDF or XPS অ্যাড-ইন শুধু ফাইলকে PDF ফরম্যাটে কনভার্ট করে। এটি PDF ডকুমেন্টে সিকিউরিটি অ্যাপ্লাই করার অনুমতি দেয় না। উপভোগ করুন!
