মাইক্রোসফ্ট অফিস ডকুমেন্টগুলি থেকে কীভাবে সম্পূর্ণরূপে ব্যক্তিগত মেটাডেটা মুছবেন

আপনি যা কিছু করেন তা কোথাও না কোথাও ডেটা তৈরি করে। সেই ডেটা, যখন সংগ্রহ এবং বিশ্লেষণ করা হয়, তখন তথ্য হয়ে যায়। আপনি সম্ভবত তাদের জানতে চান তার চেয়ে এই তথ্যটি আপনার সম্পর্কে কাউকে আরও বেশি বলতে পারে।

সময়ের সাথে সংগৃহীত তথ্য আপনার সম্পর্কে কাউকে বলতে পারে এবং আপনাকে সাহায্য বা ক্ষতি করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এই ডেটা মেটাডেটা নামে পরিচিত৷

মেটাডেটা কি?

মেটাডেটা হল ডেটা সম্পর্কিত ডেটা। লোকেরা যখন সেই শব্দটিকে সংজ্ঞায়িত করার জন্য একটি শব্দ ব্যবহার করে তখন আপনি এটি ঘৃণা করেন না? ডেটা এমন তথ্য যা সম্পূর্ণ উদ্দেশ্যমূলক। এটা যুক্তিসঙ্গতভাবে বিতর্ক করা যাবে না. এক হল এক আর শূন্য হল শূন্য। তাপমাত্রা যা তা। আজকের তারিখ আজকের তারিখ। আপনি পয়েন্ট পাবেন।

মেটাডেটা হল তথ্যের একক অংশের তথ্য। মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে একটি চিঠি লেখার উদাহরণ দিয়ে এটিকে ব্যাখ্যা করা যাক।

আপনি কর্মক্ষেত্রে এমন কিছুর বিষয়ে কর্তৃপক্ষকে পাঠাতে একটি চিঠি টাইপ করেন যা অনৈতিক, এমনকি বেআইনি। হ্যাঁ, আমরা এখনই নাটকীয় হয়েছি।

চিঠিটি একটি নির্দিষ্ট ক্রমে আপনি টাইপ করা অক্ষর থেকে তৈরি তথ্য। আপনার টাইপ করা অক্ষরগুলি একগুচ্ছ এবং শূন্য দ্বারা তৈরি করা হয়েছে। এক এবং শূন্য হল সেই ডেটা যা চিঠিতে তথ্য তৈরি করে।

যখন এক এবং শূন্য অক্ষরে পরিণত হয়, তখন অক্ষর সম্পর্কে অন্যান্য ডেটা তৈরি হয়। এর মধ্যে কিছু মেটাডেটে অন্তর্ভুক্ত থাকে আপনি কখন চিঠিটি টাইপ করেছিলেন, কে অক্ষরটি টাইপ করেছিলেন, কখন এটি শেষবার সংরক্ষিত হয়েছিল, ওয়ার্ডের কোন সংস্করণে এটি তৈরি হয়েছিল, এগুলি সমস্ত ডেটা বা মেটাডেটা সম্পর্কিত ডেটা।

মেটাডেটা কি করে?

মাইক্রোসফ্ট অফিসে, বেশিরভাগ মেটাডেটা শুধুমাত্র আপনার সুবিধার জন্য রয়েছে। এটি আপনাকে একটি নথির নতুন সংস্করণ খুঁজে পেতে বা কে নথিটি তৈরি করেছে তা দেখতে সাহায্য করতে পারে যাতে আপনি তাদের এটি সম্পর্কে প্রশ্ন করতে পারেন৷ এটি নথিতে সম্পাদনা বা মন্তব্যের ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে।

এটি অফিস প্রোগ্রাম এবং অন্যান্য প্রোগ্রাম দ্বারা ডকুমেন্টের সাথে কাজ করার জন্যও ব্যবহৃত হয়। Windows Explorer নথিগুলিকে শ্রেণীবদ্ধ করতে এবং সাজানোর জন্য তথ্য ব্যবহার করে, উদাহরণস্বরূপ।

আমি কেন মেটাডেটা সরাতে চাই?

কাজের ফাঁকে ফাঁকে কিছু একটা নিয়ে আপনি কর্তৃপক্ষকে যে চিঠি পাঠাচ্ছেন সেই চিঠিতে ফিরে যাই। আপনি বেনামে এটি করছেন কারণ আপনি প্রতিশোধের ভয় পান, অথবা আপনি কর্তৃপক্ষের নজরে আনার বাইরে জড়িত হতে চান না। এটা হুইসেলব্লোয়িং।

আপনি সম্পূর্ণভাবে যান এবং একটি অস্থায়ী ই-মেইল ঠিকানা পান এবং আপনার ট্র্যাকগুলি কভার করার জন্য একটি লাইব্রেরিতে একটি পাবলিক কম্পিউটার থেকে পাঠান৷ মেটাডেটার কারণে, নথিতে এমন তথ্য থাকতে পারে যা এটিকে আপনার সাথে লিঙ্ক করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। এমনকি এটির সাথে আপনার নাম সংযুক্ত থাকতে পারে।

আরও খারাপ, নথিতে আপনার করা পরিবর্তনগুলি, যদিও আপনার কাছে দৃশ্যমান নয়, এখনও নথিতে থাকতে পারে৷ আপনি যদি আপনার জন্য নির্দিষ্ট কিছু সম্পর্কে একটি অনুচ্ছেদ লিখে থাকেন কিন্তু তারপরে এটি সরিয়ে ফেলেন কারণ এটি আপনাকে সনাক্ত করতে ব্যবহার করা যেতে পারে, তবে এটি মেটাডেটা আকারে ফাইলের একটি অংশ হতে পারে।

আমি কিভাবে অফিস মেটাডেটা দেখতে পারি?

আপনার ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলগুলিতে কী মেটাডেটা সংযুক্ত করা হয়েছে তা দেখার জন্য পদ্ধতিগুলির একটি তালিকা নীচে দেওয়া হল। আউটলুক থেকে পাঠানো ই-মেইলের আশেপাশের মেটাডেটা অনেক বেশি জটিল এবং এই নিবন্ধের সুযোগের বাইরে।

ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্টে মেটাডেটা দেখুন

ডকুমেন্ট, ওয়ার্কবুক, বা প্রেজেন্টেশন খোলার সাথে যে আপনি চেক করতে চান:

ফাইল -এ ক্লিক করুন উপরের-বাম কোণে।

তথ্য -এ স্ক্রীনে, আপনি প্রচুর তথ্য দেখতে পাবেন যেমন আকার, পৃষ্ঠা, শব্দ, মোট সম্পাদনার সময়, সর্বশেষ সংশোধিত, তৈরি করা এবং অন্যান্য ডেটার সাথে সম্পর্কিত ব্যক্তি।

সেই ডেটার অধীনে, সব বৈশিষ্ট্য দেখান-এ ক্লিক করুন আরো তথ্য দেখতে.
দ্রষ্টব্য: টেমপ্লেট ডেটাতে মনোযোগ দিন। আপনি যদি একটি টেমপ্লেট ব্যবহার করেন যার ফাইলের নামে আপনার নাম বা কোম্পানির নাম থাকে, তাহলে সেটি আপনার কাছে ট্র্যাক করা যেতে পারে৷

উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে মেটাডেটা দেখুন

Windows Explorer খুলুন এবং যেখানে আপনি ফাইল সংরক্ষণ করেছেন সেখানে নেভিগেট করুন।

ফাইলটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং প্রপার্টি-এ ক্লিক করুন .

বৈশিষ্ট্য উইন্ডোতে, বিশদ বিবরণ-এ ক্লিক করুন ট্যাব আপনি কম্প্যাক্ট এবং সংক্ষিপ্ত তালিকায় সমস্ত মেটাডেটা দেখতে পাবেন।

ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলের জন্য সমস্ত মেটাডেটা দেখুন

এক্সটেনসিবল মার্কআপ ল্যাঙ্গুয়েজ (এক্সএমএল) হল কম্পিউটিংয়ে মেটাডেটা সঞ্চয়ের জন্য ডিফ্যাক্টো ডকুমেন্ট। এটি সমস্ত ধরণের ফাইলের সাথে থাকে এবং মাইক্রোসফ্ট অফিস ফাইলগুলিও এর ব্যতিক্রম নয়৷

এই XML নথিগুলি দেখা আশ্চর্যজনকভাবে সহজ। আসুন এটি একটি ওয়ার্ড ফাইল দিয়ে করি।

1. WindowsExplorer খুলুন এবং যেখানে আপনি ফাইল সংরক্ষণ করেছেন সেখানে নেভিগেট করুন।
2. ফাইলটির একটি অনুলিপি তৈরি করুন, যাতে আপনি ভুলবশত আসল ফাইলটি নষ্ট না করেন৷
3. কপি ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং হয় F2 এ আলতো চাপুন৷ আপনার কীবোর্ডের বোতাম বা ফাইলটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং পুনঃনামকরণ নির্বাচন করুন .

.docx থেকে ফাইলের এক্সটেনশন পরিবর্তন করুন .zip করতে . হ্যাঁ, প্রতিটি Office ফাইল প্রকার যা x এ শেষ হয়৷ XML নথি ধারণকারী একটি সংকুচিত ফাইল। আপনি এটি করার বিষয়ে একটি সতর্কতা পাবেন। হ্যাঁ ক্লিক করুন৷ .

ফাইলটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং সব এক্সট্রাক্ট করুন... নির্বাচন করুন

যে উইন্ডোটি খোলে, এটি আপনাকে জিজ্ঞাসা করবে যে আপনি এক্সট্রাক্ট করা ফাইলগুলি কোথায় সংরক্ষণ করতে চান এবং আপনি শেষ হয়ে গেলে এক্সট্র্যাক্ট করা ফাইলগুলি দেখাতে চান কিনা। ডিফল্ট মান ভাল. এক্সট্র্যাক্ট ক্লিক করুন .

একবার নিষ্কাশন সম্পন্ন হলে, আপনি তিনটি ফোল্ডার এবং একটি XML ফাইল দেখতে পাবেন। সেখানে কী তথ্য সংরক্ষিত আছে তা দেখতে এই ফাইলগুলিতে অন্বেষণ করুন৷ আপনি যদি একটি XML ফাইলে ডাবল-ক্লিক করেন তবে এটি সম্ভবত ইন্টারনেট এক্সপ্লোরারে খুলবে।

এটি অদ্ভুত দেখাবে, তবে বেশিরভাগ তথ্যের অর্থ কী তা আপনি তৈরি করতে সক্ষম হবেন। আপনার নাম থাকতে পারে এমন দুটি XML ফাইল রয়েছে:core.xml৷ docProps-এ ফোল্ডার, এবং document.xml এবং people.xml , উভয়ই শব্দে ফোল্ডার।

কিভাবে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট থেকে মেটাডেটা মুছবেন

এখানে আসতে অনেক সময় লেগেছে, কিন্তু আপনি যদি এমন কিছু করতে যাচ্ছেন তাহলে ঠিক কেন তা জানা উচিত। চলুন এটা নিয়ে এগিয়ে যাই।

ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্টে মেটাডেটা মুছুন

ফাইল -এ ক্লিক করুন উপরের-বাম কোণে।

তথ্য -এ পৃষ্ঠায়, ইস্যুগুলির জন্য পরীক্ষা করুন-এ ক্লিক করুন বাম দিকে, পৃষ্ঠার মাঝখানে।

দস্তাবেজ পরিদর্শন করুন-এ ক্লিক করুন . নথি পরিদর্শক উইন্ডো খুলবে।

দস্তাবেজ পরিদর্শকের সমস্ত চেকবক্স চেক করা হয়েছে তা নিশ্চিত করুন, তারপরে পরিদর্শন করুন ক্লিক করুন বোতাম।

একবার ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর হয়ে গেলে, আপনি কী ধরনের ডেটা খুঁজে পেয়েছেন সে সম্পর্কে তথ্য দেখতে পাবেন। একটি বৃত্তে একটি সবুজ চেকমার্ক মানে এটি এই ধরনের কোনো ডেটা খুঁজে পায়নি৷ একটি লাল বিস্ময়বোধক চিহ্ন মানে এটি সেই ধরনের ডেটা খুঁজে পেয়েছে। সেই ডেটা প্রকারের বিবরণের পাশে আপনি সকল সরান দেখতে পাবেন বোতাম

যে ধরনের সব তথ্য অপসারণ করতে ক্লিক করুন. এই বোতামগুলির মধ্যে বেশ কয়েকটি থাকতে পারে, তাই আপনি তাদের সবগুলি পেয়েছেন তা নিশ্চিত করতে নীচে স্ক্রোল করুন৷

আপনি মেটাডেটা মুছে ফেলার পরে, আপনি পুনঃনিরীক্ষণ ক্লিক করতে চাইতে পারেন৷ বোতাম, শুধু নিশ্চিত করার জন্য যে এটি কিছু মিস করে না।

ডেটা পুনরায় প্রবেশ করা না হয় তা নিশ্চিত করতে এখনই আপনার নথি সংরক্ষণ করুন৷

কিভাবে নিশ্চিত হওয়া যায় যে মেটাডেটা মুছে ফেলা হয়েছে

Word,Excel, বা PowerPoint-এ সমস্ত মেটাডেটা দেখুন-এর জন্য উপরের ধাপগুলি দিয়ে যান . core.xml, document.xml এবংpeople.xml ফাইলগুলি পরিদর্শন করার পরে, আপনার দেখতে হবে যে ডকুমেন্টে আর কোনও ব্যক্তিগত ডেটা নেই৷

আপনি যদি এক্সটেনশনটি .zip থেকে .docx এ পরিবর্তন করেন, তাহলে আপনি আবার Word-এ ফাইলটি স্বাভাবিকভাবে খুলতে পারবেন।

উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে কিভাবে মেটাডেটা মুছবেন

আপনি যদি দ্রুত অনেক ফাইল থেকে মেটাডেটা বের করতে চান তবে এটি একটি ভাল পদ্ধতি। 2 বা তার বেশি ফাইলের জন্য এটি করা কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে করা যেতে পারে।

উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার খুলুন এবং আপনি যে ফাইল থেকে মেটাডেটা সরাতে চান সেটিতে নেভিগেট করুন। ফাইলটিতে ডান-ক্লিক করুন এবং প্রপার্টি-এ ক্লিক করুন .

বৈশিষ্ট্য উইন্ডোতে, বিশদ বিবরণ-এ ক্লিক করুন ট্যাব তারপর সম্পত্তি এবং ব্যক্তিগত তথ্য সরান এ ক্লিক করুন .

আপনি দুটি উপায়ে তথ্য মুছে ফেলতে পারেন। আপনি মূল ফাইল থেকে মেটাডেটা মুছে ফেলতে পারেন বা কোনও মেটাডেটা ছাড়াই ফাইলের একটি অনুলিপি তৈরি করতে পারেন৷

অরিজিনাল ফাইল থেকে মেটাডেটা সরান

এই ফাইল থেকে নিম্নলিখিত বৈশিষ্ট্যগুলি সরান: নির্বাচন করুন৷ তারপর হয় শুধুমাত্র আপনি চান বাক্সে টিক চিহ্ন দিন অথবা সব নির্বাচন করুন-এ ক্লিক করুন বোতাম তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন .

কোনও মেটাডেটা ছাড়াই একটি কপি তৈরি করুন

এটি ফাইলটির একটি অনুলিপি তৈরি করবে এবং কপি শব্দটি যোগ করবে৷ ফাইলের নামের শেষে। সেই অনুলিপিটির সাথে যুক্ত কোনো মেটাডেটা থাকবে না।

বৈশিষ্ট্যগুলি সরান-এ৷ উইন্ডোতে, সকল সম্ভাব্য বৈশিষ্ট্য মুছে ফেলার সাথে একটি কপি তৈরি করুন নির্বাচন করুন তারপর ঠিক আছে ক্লিক করুন বোতাম।

পার্থক্য দেখতে আসল এবং কপির বৈশিষ্ট্য তুলনা করুন।

ক্লিয়ারে?

এর মানে কি আপনি পরিষ্কার আছেন? এখন নথি থেকে আপনাকে শনাক্ত করা যাবে না? এটা বলা কঠিন। পরবর্তী নথির সাথে আপনি কী করবেন তা নির্ধারণ করবে।

নথির আরও ডিজিটাল প্রক্রিয়াকরণ, যেমন এটি ইমেল করা, মেটাডেটা আবার চেইনে যুক্ত করতে পারে। একটি কার্যকর বিকল্প হল নথিটি মুদ্রণ করা এবং এটি মেল করা। কাগজ থেকে মেটাডেটা পাওয়া কঠিন।