অফিস ডকুমেন্ট থেকে পারসোনাল মেটাডেটা মুছুন: ধাপে ধাপে গাইড

আপনি যা কিছু করেন সেটি কোথাও ডেটা জেনারেট করে। সেই ডেটা সংগ্রহ ও বিশ্লেষণ করলে ইনফরমেশন বने। সেই ইনফরমেশন আপনার চেয়ে বেশি আপনার সম্পর্কে কাউকে বলতে পারে।

সময়ের সাথে সংগৃহীত ইনফরমেশন আপনার সম্পর্কে সবকিছু বলতে পারে এবং এটি আপনাকে সাহায্য বা ক্ষতি করতে ব্যবহার করা যায়। এই ডেটাকেই মেটাডেটা বলা হয়।

মেটাডেটা কী?

মেটাডেটা হলো ডেটা সম্পর্কে ডেটা। কেউ একটি শব্দ দিয়ে সে শব্দটিকে ডিফাইন করলে তো বোকা লাগে? ডেটা হলো সম্পূর্ণ অবজেক্টিভ ফ্যাক্ট। এটিকে যুক্তিসঙ্গতে বিতর্ক করা যায় না। এক হলো এক এবং শূন্য হলো শূন্য। তাপমাত্রা যা সেটি। আজকের তারিখ আজকের তারিখ। আপনি বুঝতে পারছেন।

মেটাডেটা হলো একটি ডেটা পিসের সম্পর্কে ফ্যাক্ট। এটাকে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে চিঠি লিখার উদাহরণ দিয়ে ব্যাখ্যা করি।

আপনি কর্তৃপক্ষকে একটি চিঠি লিখছেন অফিসে যেটি অনৈতিক, সম্ভবত গৈরকানুনী। হ্যাঁ, আমরা নাটকিয়তা সাথে শুরু করলাম।

চিঠিটি হলো আপনার টাইপ করা ক্যারেক্টার নির্দিষ্ট ক্রমে থেকে তৈরি ইনফরমেশন। আপনার টাইপ করা ক্যারেক্টারগুলো এক বান্দল এক এবং শূন্য থেকে জেনারেট হয়। এক ও শূন্য হলো চিঠিতে ইনফরমেশন তৈরি করা ডেটা।

যখন এক ও শূন্য চিঠিতে রূপান্তরিত হয়, তখন চিঠি সম্পর্কে অন্য ডেটা তৈরি হয়। সেই মেটাডেটার মধ্যে রয়েছে: আপনি চিঠিটি কখন লিখেছেন, কে লিখেছেন, কখন শেষবার সেভ করা হয়েছে, কোন ভার্সন ওয়ার্ডে তৈরি করা হয়েছে, এসব হলো ডেটা সম্পর্কে ডেটা বা মেটাডেটা।

মেটাডেটা কী করে?

মাইক্রোসফট অফিসে, অধিকাংশ মেটাডেটা শুধু আপনার সুবিধার জন্য রয়েছে। এটি আপনাকে একটি ডকুমেন্টের নতুন ভার্সন খুঁজে বের করতে বা কে ডকুমেন্ট তৈরি করেছে সেটি দেখাতে পারে যাতে আপনি उनसे প্রশ্ন করতে পারেন। এটি ডকুমেন্টে এডিট বা কমেন্ট ট্র্যাক রাখতে সাহায্য করে।

এছাড়া অফিস প্রোগ্রাম ও অন্যান্য প্রোগ্রাম ডকুমেন্টের সাথে কাজ করতে এটি ব্যবহার করে। উদাহরণস্বরূপ, উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার এই ইনফরমেশন ব্যবহার করে ডকুমেন্ট ক্যাটাগরাইজ ও সোর্ট করতে।

কেন আমি মেটাডেটা মুছতে চাই?

ফিরে যান আপনার ওই চিঠিটায় যা আপনি কর্তৃপক্ষকে পাঠাচ্ছেন অফিসের কোনো গড়বড় সম্পর্কে। আপনি এটি অ্যানোনিমাসলি করছেন কারণ আপনি প্রতিশোধ ভয় পাচ্ছেন, অথবা আপনি কর্তৃপক্ষের মনোযোগ আকর্ষণ করার বাইরে আর জড়িত হওয়া চান না। এটি হোইসিল ব্লোইং।

আপনি পুরো চেষ্টা করলেন এবং একটি টেম্পোরারি ইমেইল অ্যাকাউন্ট নিয়ে লাইব্রেরির পাবলিক কম্পিউটার থেকে পাঠালেন যাতে আপনার ট্র্যাক কভার হয়। কিন্তু মেটাডেটার কারণে, ডকুমেন্টে এমন ইনফরমেশন থাকতে পারে যা আপনার সাথে লিঙ্ক করা যায়। এতে আপনার নামও থাকতে পারে।

আরও খারাপ, আপনি ডকুমেন্টে যেসব পরিবর্তন আনলেন সেগুলো আপনার কাছে আর দৃশ্যমান নাও হলে, সেগুলো ডকুমেন্টে থাকতে পারে। আপনি যদি নিজের সম্পর্কে কিছু নির্দিষ্ট লিখে পরে সেটি মুছে ফেলেন কারণ তা আপনাকে শনাক্ত করতে পারে, তবে সেটি মেটাডেটার রূপে ফাইলে থাকতে পারে।

অফিস মেটাডেটা কীভাবে দেখব?

নিচে আপনার ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলের সাথে সংযুক্ত মেটাডেটা দেখার পদ্ধতিগুলো দেওয়া হলো। আউटलুক থেকে পাঠানো ইমেইলের মেটাডেটা অনেক জটিল এবং এই আর্টিকেলের সুযোগের বাইরে।

ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্টে মেটাডেটা দেখুন

যে ডকুমেন্ট, ওয়ার্কবুক বা প্রেজেন্টেশন চেক করতে চান সেটি খোলা রেখে:

উপরের বাম কোণে File এ ক্লিক করুন।

Info স্ক্রিনে আপনি Size, Pages, Words, Total Editing Time, Last Modified, Created, Related People ইত্যাদি অনেক ইনফরমেশন দেখবেন।

সেই ডেটার নিচে Show All Properties ক্লিক করুন আরও ডেটা देखने के लिए।
নোট: Template ডেটাতে মনোযোগ দিন। আপনি যদি এমন টেমপ্লেট ব্যবহার করেন যাতে আপনার নাম বা কোম্পানির নাম ফাইলের নামে থাকে, তবে সেটি আপনাকে ট্র্যাক করতে ব্যবহার করা যায়।

উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে মেটাডেটা দেখুন

Windows Explorer খুলুন এবং ফাইলটি যেখানে সেভ করেছেন সেখানে নেভিগেট করুন।

ফাইলটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং Properties ক্লিক করুন।

Properties উইন্ডোতে Details ট্যাবে ক্লিক করুন। আপনি কমপ্যাক্ট ও সংক্ষিপ্ত তালিকায় সকল মেটাডেটা দেখবেন।

ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট ফাইলের সকল মেটাডেটা দেখুন

Extensible Markup Language (XML) কম্পিউটিং-এ মেটাডেটা স্টোরেজের ডি ফ্যাক্টো ডকুমেন্ট। এটি সব ধরণের ফাইলের সাথে থাকে এবং মাইক্রোসফট অফিস ফাইলগুলো বাদ নয়।

এই XML ডকুমেন্টগুলো দেখা আশuaireরকম সহজ। চলুন একটি ওয়ার্ড ফাইল দিয়ে এটি করি।

1. Windows Explorer খুলুন এবং ফাইলটি যেখানে সেভ করেছেন সেখানে নেভিগেট করুন।
2. ফাইলটির একটি কপি তৈরি করুন, যাতে আসল ফাইল ভুলে করাপ্ট না হয়।
3. কপি ফাইলটি সিলেক্ট করুন এবং কীবোর্ডের F2 বাটন টিপুন অথবা রাইট-ক্লিক করে Rename বেছে নিন।

ফাইল এক্সটেনশন .docx থেকে .zip এ পরিবর্তন করুন। হ্যাঁ, x দিয়ে শেষ হওয়া প্রতিটি অফিস ফাইলটাইপ একটি কমপ্রেসড ফাইল যাতে XML ডকুমেন্ট রয়েছে। আপনি একটি ওয়ার্নিং পাবেন। Yes ক্লিক করুন।

ফাইলটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং Extract All… বেছে নিন।

খুলে যাওয়া উইন্ডোতে আপনাকে এক্সট্রাক্ট করা ফাইলগুলো কোথায় সেভ করতে চান এবং শেষে এক্সট্রাক্ট করা ফাইলগুলো দেখাতে চান কিনা সেটি জিজ্ঞেস করবে। ডিফল্ট মানগুলো ঠিক আছে। Extract ক্লিক করুন।

এক্সট্রাকশন হলে আপনি তিনটি ফোল্ডার এবং একটি XML ফাইল দেখবেন। এই ফাইলগুলো এক্সপ্লোর করুন কী ইনফরমেশন সেভ করা আছে। আপনি যদি XML ফাইলটিতে ডাবল-ক্লিক করেন, তবে এটি ইন্টারনেট এক্সপ্লোরারে খুলবে।

দেখতে অদ্ভুত লাগবে, কিন্তু আপনি অধিকাংশ ইনফরমেশন বুঝতে পারবেন। দুটি XML ফাইল যাতে আপনার নাম থাকতে পারে: docProps ফোল্ডার中的 core.xml, এবং word ফোল্ডার中的 document.xml এবং people.xml।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্ট থেকে মেটাডেটা ডিলিট করা

এখানে পৌঁছাতে وقت লাগলো, কিন্তু আপনি যদি এমন কিছু করতে যান তবে আপনাকে ঠিক জানা উচিত কেন। চলুন শুরু করি।

ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্টে মেটাডেটা ডিলিট করুন

উপরের বাম কোণে File এ ক্লিক করুন।

Info পেজে, বাম পাশে মাঝপথে Check for Issues ক্লিক করুন।

Inspect Document ক্লিক করুন। Document Inspector উইন্ডো খুলবে।

Document Inspector-এ সকল চেকবক্স টিক করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন, তারপর Inspect বাটনে ক্লিক করুন।

Document Inspector শেষ হলে, সে কোন ধরনের ডেটা পেয়েছে সে সম্পর্কে ইনফরমেশন দেখাবে। গ্রিন চেকমার্ক বৃত্তে মানে সেটি সে টাইপের কোনো ডেটা পেয়েনি। লাল এক্সক্লেমেশন মার্ক মানে সেটি সে টাইপের ডেটা পেয়েছে। সে ডেটা টাইপের ডেসক্রিপশনের পাশে Remove All বাটন থাকবে।

সেটিতে ক্লিক করুন সেই টাইপের সকল ডেটা মুছে ফেলতে। এতে অনেক Remove All বাটন থাকতে পারে, তাই নিচে স্ক্রোল করুন যাতে সব পাওয়া যায়।

মেটাডেটা মুছে ফেলার পর, আপনি একবার Reinspect বাটন চাপতে পারেন, শুধু নিশ্চিত হওয়ার জন্য যে কিছু মিস হয়নি।

এখন আপনার ডকুমেন্ট সেভ করুন যাতে ডেটা আবার যোগ না হয়।

কীভাবে নিশ্চিত করবেন মেটাডেটা ডিলিট হয়েছে

View All Metadata in Word, Excel, or PowerPoint এর উপরের ধাপগুলো ফলো করুন। core.xml, document.xml এবং people.xml ফাইল ইনস펙্ট করলে আপনি দেখবেন ডকুমেন্টে আর কোনো পারসোনাল ডেটা নেই।

আপনি যদি এক্সটেনশন .zip থেকে .docx-এ ফিরিয়ে দেন, তবে আপনি আবার নরম্যালি ওয়ার্ডে ফাইলটি খুলতে পারবেন।

উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে মেটাডেটা ডিলিট করা

এটি একটি ভালো মেথড যদি আপনি একসাথে অনেক ফাইল থেকে মেটাডেটা দ্রুত মুছতে চান। ২ বা অধিক ফাইলের জন্য এটা সেকেন্ডখানিতে করা যায়।

Windows Explorer খুলুন এবং ফাইলটি যেখানে আছে সেখানে নেভিগেট করুন। ফাইলটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং Properties ক্লিক করুন।

Properties উইন্ডোতে Details ট্যাবে ক্লিক করুন তারপর Remove Properties and Personal Information ক্লিক করুন।

আপনি দুভাবেই ইনফরমেশন মুছে ফেলতে পারেন। আসল ফাইল থেকে মেটাডেটা মুছে ফেলা বা মেটাডেটার बिना একটি কপি তৈরি করা।

আসল ফাইল থেকে মেটাডেটা মুছুন

Remove the following properties from this file: সিলেক্ট করুন তারপর শুধু আপনার পছন্দের বক্সগুলো টিক করুন অথবা Select All বাটনে ক্লিক করুন। তারপর OK।

মেটাডেটা ছাড়া একটি কপি তৈরি করুন

এটি ফাইলটির একটি কপি তৈরি করবে এবং ফাইলের নামের শেষে Copy শব্দটি যোগ করবে। সেই কপিতে কোনো মেটাডেটা থাকবে না।

Remove Properties উইন্ডোতে, Create a copy with all possible properties removed সিলেক্ট করুন তারপর OK বাটনে ক্লিক করুন।

আসল এবং কপির প্রপার্টিজ তুলনা করুন পার্থক্য देखने के लिए।

আপনি কী ক্লিয়ার?

এতে মানে আপনি ক্লিয়ার? আপনি এখন ডকুমেন্ট থেকে শনাক্ত করা যাবেন না? এটিই কঠিন বলা। আপনি ডকুমেন্টের সাথে এরপর কী করবেন সেটি তা নির্ধারণ করবে।

ডকুমেন্টের সাথে যেকোনো ডিজিটাল প্রসেসিং, যেমন ইমেইল করা, আবার মেটাডেটা চেইনে যোগ করতে পারে। একটি ভালো অপশন হলো ডকুমেন্ট প্রিন্ট করে মেইল করা। কাগজ থেকে মেটাডেটা পাওয়া কঠিন।