মাইক্রোসফট আউটলুক কাস্টমাইজ করার উপায়

আজ আমি আপনাকে কিছু টিপস দেবো কিভাবে মাইক্রোসফট আউটলুক কাস্টমাইজ করতে হয়। ভিন্ন ভিন্ন মানুষের ভিন্ন ভিন্ন প্রয়োজন হয় এবং সে অনুযায়ী তারা মাইক্রোসফট আউটলুক কাস্টমাইজ করতে পারে। ফাইল মেনু আন্ডারে মাইক্রোসফট আউটলুকে অনেক অপশন উপলব্ধ যা আপনি আপনার আউটলুক কপিকে আপনার ইচ্ছামতো কাস্টমাইজ করতে ব্যবহার করতে পারেন।

মাইক্রোসফট আউটলুক কাস্টমাইজ কীভাবে করবেন

File > Options আন্ডারে উপলব্ধ অনেক ফিচার থেকে, এখানে কিছু কনফিগারেশন অপশনের তালিকা যা আমি সবসময় ব্যবহার করি।

আউটলুকে Live Preview এনাবল করুন

General আন্ডারে উপলব্ধ, এই অপশন অন করলে আপনি দেখতে পাবেন আপনার ইমেইল কেমন দেখাবে যখন আপনি ভিন্ন ফরম্যাটিং স্টাইলের ওপর হোভার করবেন। এটি আপনি আসলে ফরম্যাটিং প্রয়োগ করার আগে রিয়েল-টাইমে প্রিভিউ করতে সাহায্য করে। অপশনটি ডিফল্টভাবে সিলেক্টেড থাকে।

আউটলুকে Spelling এনাবল করুন

Mail অপশন আন্ডারে, Always Check Spelling before Sending এনাবল করলে আপনি সेंড বাটনে ক্লিক करते ही স্বয়ংক্রিয়ভাবে স্পেলিং চেক করতে পারবেন। এটি বিশেষভাবে সাহায্য করে যদি আপনি ম্যানুয়ালি স্পেল চেক করা ভুলে যান। সেখানে থাকার সময়, আপনাকে Ignore Original Messages in Reply or Forwardও এনাবল করা উচিত। দ্বিতীয় অপশনটি আপনাকে অন্যদের করা ভুলগুলো রিপ্লাই বা ফরওয়ার্ড করার সময় দुबারা চেক করতে হবে সেটি থেকে বাঁচায়।

রিপ্লাই ও ফরওয়ার্ডের সময় অরিজিনাল মেসেজ ইনডেন্ট করুন

আপনি রিপ্লাই করার সময় অরিজিনাল মেসেজ বন্ধ করতে পারেন কিন্তু এতে গলতফহমি হতে পারে কারণ রিসিপিয়েন্টরা বুঝতে পারেন না আপনি কোন মেসেজের রিপ্লাই দিচ্ছেন। টרדিশন হয়ে আসে রিপ্লাই ও ফরওয়ার্ডে অরিজিনাল মেসেজ ইনক্লুড এবং ইনডেন্ট করা। অরিজিনাল মেসেজ ইনক্লুড করলে অন্যরা কন্টেক্সট বুঝতে পারে, এবং ইনডেন্ট করলে স্পষ্ট হয় কোন অংশটি অরিজিনাল। ডিফল্ট চয়েস Include Text। এটিকে "Include and Indent"-এ পরিবর্তন করুন।

আউটলুকে টাইম জোন সেট আপ করুন

টাইম জোন সেট আপ করলে আপনি মিটিং এবং অন্যান্য ইভেন্টের সাথে ভালোভাবে ডিল করতে পারেন। এটি আরও ভালো হয় যখন আপনি দুটি ভিন্ন টাইম জোন স্পেসিফাই করেন – একটি আপনার লোকাল টাইমের জন্য এবং অন্যটি আপনার ক্লায়েন্টের টাইম জোন চেক করার জন্য (এটি উদাহরণস্বরূপ ক্লায়েন্টের রেফারেন্স)।

টাইম জোন সেট আপ করার অপশন File -> Options-এর Calendar সেকশনে দেওয়া আছে। আমি কাস্টম নাম (লেবেল) প্রতিটি টাইম জোনে দিয়ে রাখার পরামর্শ দেব যাতে ক্যালেন্ডারে টাইম জোন বুঝতে সহজ হয়।

আউটলুকে অটো অ্যাড কন্টাক্টস টু অ্যাড্রেস বুক

এই অপশন এনাবল করলে কন্টাক্টস অ্যাড্রেস বুকেই যোগ হয়ে যায় যদি আপনি ম্যানুয়ালি যোগ করতে ভুলে যান। আপনি যখন To, CC, এবং BCC-এ কোনো কন্টাক্ট নাম টাইপ করেন, এবং সেটি আপনার অ্যাড্রেস বুকে না থাকলে, আউটলুক সেটি আপনার অ্যাড্রেস বুকে যোগ করবে। আপনি পরে সেগুলো ক্যাটাগরাইজ এবং গ্রুপ করতে পারেন। এই ফিচারটি File -> Options-এর Contacts সেকশনে পাবেন। এই ফিচার দিয়ে মাইক্রোসফট আউটলুক আপনার অ্যাড্রেস বুকে যে কন্টাক্টস যোগ করে সেগুলো Contacts View-এ থাকলে Suggested Contacts-এর নিচে দৃশ্যমান হবে।

আউটলুকে ইমেইল পাঠানো ডিলে করুন

ডিফল্ট কনফিগারেশন আউটলুককে ইমেইল সेंড করে দেয় জ्योंই আপনি Send চাপেন। এটা অবশ্যই আপনাকে ইন্টারনেটে কানেক্টেড থাকতে হয় যখন আপনি Send চাপেন। কিছু কেসে, আমরা কিছু রিকল করি এবং ইচ্ছা করি কাশ আমরা কিছু যোগ করতে পারতাম বা না লিখতে পারতাম সেই ইমেইলে যা পাঠানো হয়েছে। আউটবক্স থেকে মেসেজ আসলে ছাড়ায়া পর্যন্ত কিছু সময় পেতে, File -> Options-এর Advanced আন্ডারে Send Immediately When Connected আনচেক করুন। এটি নিশ্চিত করে আপনার মেসেজ আউটবক্সে থাকে যতক্ষণ না পরবর্তী অটো Send/Receive-র সময় হয়।

এই মাত্র কিছু অপশন যা আপনার জন্য উপলব্ধ মাইক্রোসফট আউটলুক কাস্টমাইজ করতে। আপনি যে অপশনগুলো নিয়মিত ব্যবহার করেন সেগুলো শেয়ার করুন।