মাইক্রোসফট অফিস রিবন কাস্টমাইজ করার পূর্ণ নির্দেশিকা

যখন মাইক্রোসফট প্রথমে তাদের অফিস সьюইটে রিবন চালু করল, তবে প্রোডাক্টিভিটি সফ্টওয়্যার সারাদিন ব্যবহার करनेवालাদের মধ্যে এটি বিভাজন সৃষ্টি করল। কেউ কেউ এটিকে খুব পছন্দ করল এবং অন্যদের ক্লাসিক মেনু সিস্টেমই ভালো লাগল যা গ্রাফিক্যাল ইউজার ইন্টারফেসের যুগেই প্রচলিত।

শেষ পর্যন্ত রিবনই বিজয়ী হয়ে থাকতে পারল। خوشখবর হলো, আপনি যদি ফ্যান না হন, তবে আপনি আসলে মাইক্রোসফট অফিস রিবন কাস্টমাইজ করতে পারেন আপনার ওয়র্কফ্লো এবং চাহিদার সাথে ভালো ফিট করতে।

আমরা কোন ভার্সন ব্যবহার করছি

আমরা Microsoft 365-এর অংশ হিসেবে Office 365 ব্যবহার করছি। এর মানে এই নির্দেশাবলী লেখার সময়ের লেটেস্ট অফিস ভার্সনের জন্য। রিবন কাস্টমাইজেশন কীভাবে কাজ করে সেটি প্রায় সব অফিস ভার্সনে একই, কারণ সব অফিস ভার্সন এখন মূলত একীভূত।

তবে এখানে একটি বড় ব্যতিক্রম রয়েছে। Office Live ভার্সন রিবন কাস্টমাইজেশন অফার করে না, বরং কোনো রিবনই নেই। গুগলের Docs, Sheets এবং Slides ওয়েব অ্যাপ্লিকেশনগুলোর মত, Office Live ডেস্কটপ অ্যাপগুলোর একটি খুব কাট-ডাউন ভার্সন। তাই নিচের নির্দেশাবলী ও তথ্য শুধু মাইক্রোসফট অফিসের বর্তমান ডেস্কটপ ভার্সনগুলোর জন্য প্রযোজ্য।

রিবন সাধারণত কীভাবে কাজ করে

রিবন সফ্টওয়্যার ফাংশনগুলো তাদের সাধারণ টাইপ অনুযায়ী সংগঠিত করার জন্য বানানো হয়েছে। যেসব ফাংশন সাধারণত একসাথে ব্যবহার হয় সেগুলো একই রিবন শেয়ার করে। মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের মতো অ্যাপ্লিকেশনে আপনি ডিজাইন, লে আউট, একাডেমিক রেফারেন্সিং ইত্যাদির জন্য আলাদা রিবন দেখবেন।

ডিফল্টভাবে মাইক্রোসফট বেশিরভাগ মানুষকে সন্তুষ্ট করার জন্য রিবন এবং রিবন ফাংশনগুলো দিয়ে দিয়েছে। আপনি যদি শুধু বেসিক স্প্রেডশিট বা মাঝে মাঝে এসেস লিখেন, তবে যেটি ভাঙা নেই সেটি ঠিক করার কম কারণ রয়েছে।

তবে আপনি যদি প্রতিদিন একই, অত্যন্ত নির্দিষ্ট টাস্ক সেটكرر করেন, তবে আপনি আপনার ওয়র্কফ্লো গতি বাড়াতে পারেন ঠিক সেই মাইক্রোসফট অফিস রিবনগুলো আপনার fingertip-এ রেখে।

রিবন আরও গ্রুপে ভাগ হয়ে যায় সম্পর্কিত কমান্ডগুলো দিয়ে। উদাহরণস্বরূপ, Home রিবনে "Font" নামে একটি গ্রুপ রয়েছে। এতে ফন্ট ফরম্যাটিং से সম্পর্কিত সকল কমান্ড একসাথে রয়েছে।

মাইক্রোসফট অফিস রিবন কাস্টমাইজেশন মূলত দুটি রূপ নেয়:

• পুরো রিবন ট্যাব যোগ বা বাদ দেওয়া।
• একটি প্রদত্ত রিবনে যেসব গ্রুপ ও কমান্ড দেখাবে সেগুলো কাস্টমাইজ করা।

আমরা আপনাকে মাইক্রোসফট অফিসে সহজে দুটোই কীভাবে করবেন তা দেখাব, শুরু করছি পুরো রিবন ট্যাব যোগ বা বাদ দেওয়া থেকে।

মাইক্রোসফট অফিসে পুরো রিবন ট্যাব যোগ বা বাদ দেওয়ার পদ্ধতি

ডিফল্টভাবে, অফিস প্রতিটি অ্যাপ্লিকেশনে থাকা সকল রিবন আপনার স্ক্রিনে দেখায় না। আসলে পুরো রিবন ট্যাব রয়েছে যা আপনি শয়দ জানেন না, সেগুলো কয়েক ক্লিক দূরে।

রিবন কাস্টমাইজেশন ইন্টারফেস অ্যাক্সেস করতে, আপনাকে শুধু রিবনের যেকোনো ব্লাঙ্ক পার্টে রাইট-ক্লিক করে Customize the Ribbon বেছে নিতে হবে। আপনি এই উইন্ডোটি দেখবেন:

এখানে আপনি দুটি কলাম দেখবেন। বাম পাশে, আমাদের আছে রিবন ট্যাব এবং গ্রুপে যোগ করা যেকোনো কমান্ড। 

এইগুলো এখন প্রাসঙ্গিক নয়, তাই আমরা ডান কলামের দিকে মনোযোগ দিব Customize the Ribbon এর অধীনে।

এই কলামের নামের নিচে ড্রপডাউন দিয়ে আপনি সকল ট্যাব, শুধু মেইন ট্যাব বা শুধু টুল ট্যাব দেখতে পারেন। ফিলহাল Main Tabs রেখে দিন। আপনি দেখতে পাচ্ছেন, আপনি অফিস অ্যাপের মেইন স্ক্রিনে যে সকল ট্যাব দেখেন তার প্রত্যেকের জন্য একটি এন্ট্রি রয়েছে।

এখানে আমরা ওয়ার্ড ব্যবহার করছি, তাই একটি ভালো উদাহরণ হলো Review ট্যাব। সেটির বাম পাশের চেকবক্স আনচেক করে OK চাপলে রিভিউ রিবন ওয়ার্ডের মেইন উইন্ডো থেকে গায়েব হয়ে যাবে।

আপনি চেকবক্সগুলো চেক বা আনচেক করুন যা আপনি চান। শেষে OK চাপুন এবং আপনার অ্যাপে শুধু আপনার দরকারি ট্যাবগুলো থাকবে।

আদূর রিবন ট্যাব কাস্টমাইজ করার পদ্ধতি

এখন আপনি জানেন কীভাবে ট্যাব বাদ দিতে হয়, এখন প্রতিটি ট্যাবের কন্টেন্টে গভীরে যাই। প্রথমে, রিবনের যেকোনো ব্লাঙ্ক পার্টে রাইট-ক্লিক করুন এবং Customize the Ribbon বেছে নিন।

এখন, একটি ট্যাব বেছে নিন কাস্টমাইজ করার জন্য। এই কেসে ট্যাবটি হবে Home। Home-র বাম পাশের ছোট প্লাস চাপুন। এতে সেই ট্যাবের অধীনে থাকা গ্রুপগুলোর লিস্ট এক্সপ্যান্ড হবে।

এখন একটি গ্রুপ বেছে নিন। এই কেসে আমরা Clipboard বেছে নিচ্ছি। একবার সিলেক্ট হলে, দুটি কলামের মাঝপথে Remove বাটনে ক্লিক করুন। Clipboard Home ট্যাব থেকে সরিয়ে যাবে।

আপনি ট্যাবগুলোর সাথে গ্রুপও যোগ করতে পারেন। প্রথমে নিশ্চিত করুন Choose commands from dropdown Main Tabs এ সেট। এটি অপশনাল, কিন্তু এটি খুব সহজ করে দেয় কোন গ্রুপ ও কমান্ড কোথায় বেস করে।

বাম কলামে Draw ট্যাব এক্সপ্যান্ড করুন। Drawing Tools বেছে নিন তারপর Add চাপুন। 

Drawing Tools এখন Home Tab-এ যোগ হয়ে গেছে।

আপনি ইন্ডিভিজুয়াল কমান্ডও যোগ করতে পারেন, কিন্তু সেগুলো কাস্টম গ্রুপে যোগ করতে হবে, তাই আসুন দেখি কাস্টম গ্রুপ কীভাবে তৈরি করা হয়।

কাস্টম ট্যাব ও গ্রুপ যোগ করা

আমরা যা শেষ বেসিক কাস্টমাইজেশন করব সেটি হলো একটি কাস্টম ট্যাব এবং গ্রুপ তৈরি করা। Customize Ribbon Window-এ ফিরে যান।

এখন New Tab বেছে নিন। আপনি একটি নতুন ট্যাব দেখবেন যার নিচে একটি নতুন গ্রুপ রয়েছে। 

Rename বেছে নিন আপনার ট্যাব এবং গ্রুপকে একটি কাস্টম নাম দিতে।

এখন আপনি উপরের সেকশনগুলোর নির্দেশাবলী ব্যবহার করে এই ট্যাবে গ্রুপ যোগ করতে পারেন। অবশ্যই আপনি বিদ্যমান ট্যাবগুলোর সাথেও কাস্টম গ্রুপ যোগ করতে পারেন। আপনি বাম কলামের লিস্ট করা কমান্ডগুলো থেকে আপনার কাস্টম গ্রুপে ইন্ডিভিজুয়াল কমান্ডও যোগ করতে পারেন।

এভাবে আপনি আপনার পছন্দের অফিস অ্যাপের জন্য একটি সম্পূর্ণ কাস্টম ইন্টারফেস তৈরি করবেন।

রিবন কাস্টমাইজেশন ইম্পোর্ট ও এক্সপোর্ট করা

আপনি যদি অনেক সময় ব্যয় করে আপনার রিবন পারফেক্টলি ফাইন-টিউন করেন এবং সেটিংসগুলো হারিয়ে ফেলেন, তবে খুব খারাপ লাগবে। হارد ড্রাইভ ফেইল হোক, একাধিক কম্পিউটার থাকা হোক, বা নতুন কম্পিউটার কেনা হোক—আপনি আপনার কাস্টমাইজেশন সহজে এক্সপোর্ট ও ইম্পোর্ট করতে পারেন।

Customize the Ribbon উইন্ডোতে, Import/Export ড্রপডাউন বেছে নিন এবং আপনার বর্তমান কাস্টমাইজেশন সেভ করুন বা আগে সেভ করা কাস্টমাইজেশন লোড করুন। 

এটাই কত সহজ।

আপনার কাস্টমাইজেশন রিসেট করা

অফিস রিবনের প্রায় সব দিক পরিবর্তন করা খুব ভালো, কিন্তু এটি খুব সহজে সবকিছু গুলিয়ে ফেলাও সম্ভব। ভালো খবর হলো ডিফল্ট কাস্টমাইজেশন ফিরে পাওয়া সহজ। আপনি যদি দূরদর্শিতা দেখিয়ে আপনার কনফিগারেশন সেভ করে থাকেন, তবে আপনি সেটি সহজে রিলোড করতে পারেন। 

অথবা, আপনি যদি শুধু বক্সের মত অবস্থায় ফিরে যেতে চান, তবে কাস্টমাইজেশন উইন্ডোতে রিসেট ড্রপডাউন বেছে নিন। তারপর শুধু সিলেক্টেড ট্যাব রিসেট করতে চান নাকি সব ট্যাব রিসেট করতে চান সেটি বেছে নিন। 

এখন আপনি মাইক্রোসফট অফিস রিবন কাস্টমাইজেশনের সব বেসিক জানলেন। এগিয়ে বাড়ুন এবং এটিকে আপনার নিজস্ব করে নিন।