ওয়ার্ড ডকুমেন্টে পরিবর্তন ট্র্যাক করতে রিভিউ ফিচার ব্যবহার করুন

মাইক্রোসফট অফিস ওয়ার্ড-এ একটি রিভিউ ফিচার রয়েছে, যা ডকুমেন্টে পরিবর্তন ট্র্যাক করার সুযোগ দেয়। এই গাইডে আমরা শেয়ার করবো কিভাবে মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে রিভিউ ফিচার বা ট্র্যাক চেঞ্জেস ফিচারটি ব্যবহার করতে হয়।

ওয়ার্ডে রিভিউ ফিচার বা ট্র্যাক চেঞ্জেস ফিচার

রিভিউ ফিচারকে আমি একাধিক বিভাগে ভাগ করে প্রতিটির ব্যবহারিকতা ব্যাখ্যা করেছি:

1. ট্র্যাক চেঞ্জেস সক্রিয় করুন
2. রিভিউইং এবং কমেন্টিং
3. পরিবর্তনগুলো দেখুন
4. পরিবর্তনগুলো গ্রহণ ও অস্বীকার করুন
5. ডকুমেন্ট ফাইনালাইজ করুন
6. কমেন্ট এবং পরিবর্তনগুলো এক ডকুমেন্টে মার্জ করুন
7. ট্র্যাকিং ছাড়া দুটি ডকুমেন্ট তুলনা করুন

মার্জ করা এবং তুলনা করা ঐচ্ছিক ফিচার, যা ভিন্ন পরিস্থিতিতে ব্যবহার করতে হয়।

১] ট্র্যাক চেঞ্জেস সক্রিয় করুন

রিভিউয়ের জন্য ডকুমেন্ট পাঠানোর আগে নিশ্চিত করুন ট্র্যাক চেঞ্জেস ফিচারটি সক্রিয় আছে। একবার অন করার পর যে কোনো রিভিউয়ারের করা পরিবর্তন তাদের নামের সাথে রেকর্ড হবে। সেই পরিবর্তনগুলো অন্য কেউ অনুমোদন বা অস্বীকার করতে পারবেন। এই ফিচারটি ট্র্যাক চেঞ্জেস লক করার সুবিধা দিয়ে থাকে যাতে কেউ এটি ডিজেবল করতে না পারে। দুটি বিষয় শিখি।

• ডকুমেন্টটি রিভিউর জন্য প্রস্তুত আছে কিনা নিশ্চিত করুন।
• ডকুমেন্টটি খুলুন, তারপর রিভিউ সেকশন > ট্র্যাক চেঞ্জেস-এ ক্লিক করুন, এবং আবার ট্র্যাক চেঞ্জেস মেনুতে ক্লিক করুন।
• সক্রিয় হলে বাটনটির পেছনে ধূসর ব্যাকগ্রাউন্ড দেখতে পাবেন।
• এরপর লক ট্র্যাকিং-এ ক্লিক করুন, পাসওয়ার্ড দিন, কনফার্ম করে ওকে ক্লিক করুন।
• এই এরপর ট্র্যাক চেঞ্জেস আপনার বা কারো জন্য ডিজেবল থাকবে, যতক্ষণ না একই পাসওয়ার্ড দিয়ে আবার অন করা হয়।

দ্রষ্টব্য: পাসওয়ার্ড ভুলে গেলে মাইক্রোসফট আপনার জন্য তা রিকভার করতে পারবে না। ডকুমেন্টের সাথে জুড়ে পাসওয়ার্ড কোথাও নোট করে রাখুন।

২] রিভিউইং এবং কমেন্টিং

এই পর্যায়ে, ডকুমেন্টে যা যেন পরিবর্তন করা হোক, সেটি কোথায় শেয়ার বা এডিট করা হোক না কেন রেকর্ড হবে। পরিবর্তনগুলো কীভাবে রেকর্ড হয়:

• মুছে ফেলা অংশগুলো স্ট্রাইকথ্রু (strikethrough) দিয়ে চিহ্নিত হবে
• যোগ করা অংশগুলো আন্ডারলাইন দিয়ে দেখাবে
• প্রতিটি লেখকের পরিবর্তন জন্য আলাদা রঙ থাকবে
• প্যারাগ্রাফ বা শব্দ সমষ্টি সিলেক্ট করে কমেন্ট বাটনে ক্লিক করলে আপনার কমেন্ট যোগ করতে পারবেন

লাইন বা প্যারাগ্রাফের পাশে একটি লাল আড়াঘড় লাইন দেখাবে, যা চিহ্নিত করা সহজ করে দেয়। সেটিতে ক্লিক করলে সব পরিবর্তন এবং কমেন্ট দেখা যাবে। এর সাথে সাথে, ট্র্যাকিং সেকশনের ডান নিচের কোণার অ্যারোতে ক্লিক করে রঙ কাস্টোমাইজ করতে পারবেন।

নোট: ট্র্যাকিং অফ করলেও ডকুমেন্টে রঙিন আন্ডারলাইন এবং স্ট্রাইকথ্রু দেখতে পাবেন।

৩] পরিবর্তনগুলো দেখুন

মান लीজিয়ে রিভিউয়ের পর ডকুমেন্টটি আপনার কাছে ফিরে এসেছে এবং আপনাকে সব পরিবর্তন ও কমেন্ট খুঁজে বের করতে হবে। রিভিউ > ট্র্যাকিং > ডিসপ্লে ফর রিভিউ-এ যান।

• রিভিউ > ট্র্যাকিং > সিম্পল মার্কআপ - থেকে অল মার্কআপ-এ পরিবর্তন করুন
• নো মার্কআপ বেছে নিলে ডকুমেন্ট শুধু ফাইনাল ভার্সন হিসেবে দেখাবে
• অরিজিনাল বেছে নিলে কোনো পরিবর্তন ছাড়া মূল ডকুমেন্ট দেখতে পাবেন

৪] পরিবর্তন গ্রহণ ও অস্বীকার করুন

যদি কোনো পরিবর্তন সাথে একমত হন, তবে Accept-এ ক্লিক করে পরবর্তীতে যান, না পছন্দ হলে Reject-এ ক্লিক করুন। এতে পরিবর্তনটি পূর্বের রিভিশনে ফিরে যাবে। পরিবর্তনটি আন্ডারলাইন দিয়ে চিহ্নিত থাকবে। আপনার আরও অপশন রয়েছে:

• ডকুমেন্টের সব পরিবর্তন গ্রহণ করুন
• ডকুমেন্টের সব পরিবর্তন অস্বীকার করুন।

কমেন্ট সেকশনও আছে, যা সব কমেন্টের মধ্যে নেভিগেট করতে সাহায্য করে। আপনি কমেন্টের রিপ্লাই দিতে পারেন, সমাধান হলে resolved হিসেবে চিহ্নিত করতে পারেন বা মুছে ফেলতে পারেন।

৫] ডকুমেন্ট ফাইনালাইজ করুন

যখন আপনি জানবেন সব কিছু সম্পূর্ণ, তখন видиible মার্কআপ এবং কমেন্টগুলো সরিয়ে ফেলার জন্য এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন।

• সব কমেন্ট ডিলিট করুন: কমেন্ট > ডিলিট > ডিলিট অল কমেন্টস
• সকল পরিবর্তন গ্রহণ করে ট্র্যাকিং বন্ধ করুন
• ট্র্যাকিং লক থাকলে পাসওয়ার্ড চাইতে পারে।

এটি করলে অফিস ওয়ার্ড ডকুমেন্টে রিভিউ ফিচারের কাজ সম্পূর্ণ। তবে গাইডে দুটি আরও ফিচার যোগ করা হয়েছে, যা অন্য পরিস্থিতিতে কাজ দেয়।

৬] বিভিন্ন ডকুমেন্ট থেকে কমেন্ট ও পরিবর্তন মার্জ করে এক ডকুমেন্টে

যদি একই ডকুমেন্ট একাধিক ব্যবহারকারী রিভিউ করে থাকেন, তবে সেগুলো এক ফাইনাল ডকুমেন্টে কম্বাইন করে রিভিউ করতে পারেন।

1. একটি ব্ল্যাঙ্ক মাইক্রোসফট ডকুমেন্ট খুলুন, এবং রিভিউ > কম্পেয়ার > কম্বাইন-এ যান
2. দুটি ডকুমেন্ট সিলেক্ট করুন, বাম পাশে অরিজিনাল, ডান পাশে এডিটেড ভার্সন।
3. ওকে ক্লিক করুন এবং সব ডকুমেন্টের জন্য এই প্রক্রিয়া পুনরাবৃত্তি করুন।

লেখকদের করা পরিবর্তন আলাদা রঙে দেখা যাবে। লেখক অনুযায়ী ফিল্টার করতে চাইলে Show Markup > Specific people-এ ক্লিক করে অপ্রয়োজনীয় লেখকগুলো সরিয়ে ফেলুন।

একটি শেয়ার্ড লোকেশনে ডকুমেন্ট থাকলে প্রোটেক্ট ফিচার ব্যবহার করে লেখকদের লক করুন এবং এডিটিং রস্ট্রিকশন সেট আপ করুন।

৭] ট্র্যাকিং ছাড়া দুটি ডকুমেন্ট তুলনা করুন

শেষে, যদি ট্র্যাকিং অন না থাকা অবস্থায় পরিবর্তন করা হয়, তবে পার্থক্য খুঁজে বের করতে কম্পেয়ার টুল ব্যবহার করতে পারেন।

1. একটি ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট খুলুন, তারপর রিভিউ > কম্পেয়ার বাটন-এ ক্লিক করুন, এবং আবার কম্পেয়ার-এ ক্লিক করুন।
2. একই ধরনের ডায়লগ বক্স দেখাবে, যেখানে অরিজিনাল ডকুমেন্ট, রিভাইজড ডকুমেন্ট, লেখকের নাম ইত্যাদি সিলেক্ট করতে পারবেন।
3. কমেন্ট, হেডার, ফুটার, টেবিল ইত্যাদি তুলনা করার অপশনও আছে।

এটি ছিল মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে রিভিউ ফিচার ব্যবহার করে ট্র্যাক, কমেন্ট, তুলনা করার সম্পূর্ণ গাইড। ডকুমেন্ট ভিন্ন স্তরে রিভিউ হওয়া কোম্পানিগুলোর জন্য এটি একটি শক্তিশালী টুল।

আশা করি গাইডটি বোঝা এবং অনুসরণ করা সহজ ছিল।