Microsoft Word ব্যক্তিগত ও অফিস ব্যবহারে বিভিন্ন ধরনের ডকুমেন্ট তৈরির জন্য ব্যবহৃত হয়। কিন্তু ডকুমেন্টগুলো প্রায়ই ভিন্ন ভিন্ন লেখক দ্বারা তৈরি ও রিভাইজ করা হয়। দুটি কপি (অরিজিনাল এবং রিভাইজড) থাকলে ব্যবহারকারীরা সেগুলো তুলনা করে পরিবর্তনগুলো খুঁজে বের করতে চান। Microsoft Word-এ ইতিমধ্যে দুটি ডকুমেন্ট তুলনা করে পরিবর্তন চিহ্নিত করার ফিচার আছে। এই আর্টিকেলে Microsoft Word-এর তুলনা ফিচার বিস্তারিত দেখানো হলো।
Microsoft Word-এ দুটি ডকুমেন্ট তুলনা করা
প্রথমে দুটি ফাইলই আপনার সিস্টেমে থাকতে হবে। Microsoft Word-এ আপনাকে দুটি ফাইল ব্রাউজ করে সিলেক্ট করতে হবে। তুলনাফলাফল অন্য একটি উইন্ডোতে খুলবে। এছাড়া ডকুমেন্ট টাইপ অনুযায়ী তুলনার জন্য অনেক অতিরিক্ত অপশন থাকে। ব্যবহারকারী শুধু নির্দিষ্ট অপশন বা সব অপশন ব্যবহার করতে পারেন। নিচে ধাপগুলো দেওয়া হলো:
- ডেস্কটপ শর্টকাট ডাবল ক্লিক করে বা Windows Search দিয়ে Microsoft Word খুলুন।
- Review ট্যাবে ক্লিক করুন, তারপর Compare ক্লিক করে Compare two versions অপশন বেছে নিন।
- নতুন Compare Documents উইন্ডোতে Original এবং Revised ডকুমেন্ট ব্রাউজ করে সিলেক্ট করুন। রিভাইজড ডকুমেন্টের জন্য label যোগ করতে পারেন যাতে সেই লেবেল সহ পরিবর্তন দেখা যায়।
- More বাটন ক্লিক করুন অতিরিক্ত অপশন পাওয়ার জন্য। উইন্ডো এক্সপ্যান্ড হবে এবং আরও Comparison সেটিংস দেখাবে। এখান থেকে আপনি বেছে নিন কোন তুলনা ডকুমেন্টে খুঁজতে চান।
- সব কনফিগার হলে Ok বাটন ক্লিক করুন দুটি ডকুমেন্ট তুলনা করার জন্য।
তুলনাফলাফলের ওভারভিউ
ডকুমেন্ট তুলনা হলে তিনটি এলাকা দেখা যাবে। ডান এলাকা-তে অরিজিনাল এবং রিভাইজড উভয় ডকুমেন্ট থাকবে। মাঝের এলাকা-তে তুলনাকৃত ডকুমেন্ট এবং উভয় ডকুমেন্টের মধ্যে পরিবর্তনগুলো থাকবে। বাম এলাকা-তে রিভাইজড ডকুমেন্টে কী কী পরিবর্তন হয়েছে সেটি থাকবে। নিচের স্ক্রিনশট থেকে ধারণা পাবেন।
ডকুমেন্ট ভিউ Review ট্যাবের নিচে Tracking ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে পরিবর্তন করা যায়। Reviewing Pane হলো বাম এলাকা যেখানে ডকুমেন্ট রিভিশন দেখানো হয়, এটিকে hide/show করা যায়। Display for Review ড্রপ-ডাউন-এ চারটি অপশন থাকে যেগুলো থেকে আপনি পছন্দমতো তুলনা ডিসপ্লে বেছে নিতে পারেন।
ডকুমেন্টগুলো মার্জ করা
দুটি ডকুমেন্ট তুলনা করার পর চূড়ান্ত ধাপ হচ্ছে সেগুলো মার্জ করা। মার্জ করা কিছুই নয় শুধু ডকুমেন্ট সেভ করা। কিন্তু আগে পরিবর্তনগুলো একসেপ্ট করতে হবে। Review ট্যাবের Accept-এ ক্লিক করে নিচের অপশনগুলো থেকে একটি বেছে নিন পরিবর্তন একসেপ্ট করার জন্য।
পরিবর্তন একসেপ্ট হলে File ট্যাবে ক্লিক করে Save বা Save as অপশন দিয়ে ডকুমেন্ট সেভ করুন।
