গুগল ডকস গুগলের ক্লাউড-ভিত্তিক প্রোডাক্টিভিটি টুলস স্যুটের একটি অংশ। এটি ডকুমেন্টে কোলাবরেশন করা এবং অন্যদের সাথে শেয়ার করা সহজ করে দেয়। আমরা আপনাকে দেখাবো ডকসে চেঞ্জ কীভাবে ট্র্যাক করবেন যাতে আপনি লেটেস্ট ভার্সনে কী ভিন্ন সেটি দেখতে পারেন।
ওয়ার্ডের ট্র্যাক চেঞ্জের সাথে পার্থক্য
মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে, ডকুমেন্ট কোলাবরেশন সিরিয়ালি হয়। একজন ব্যক্তি "Track changes" অন করে, একটি ডকুমেন্টে কাজ করে, এডিটিং ফিনিশ করে, এবং ডকুমেন্টটি পরবর্তি ব্যক্তির কাছে রিভিউয়ের জন্য পাঠায়। সে ব্যক্তি ট্র্যাক করা চেঞ্জগুলো রিভিউ করতে এবং এডিট করতে পারে, এভাবে একই ডকুমেন্টের একাধিক ভার্সন তৈরি হয়।
গুগল ডকসে, একই ডকুমেন্টের একাধিক ভার্সন নেই, শুধু ক্লাউডে একটি কপি থাকে, যা একসাথে একাধিক ইউজার দ্বারা এডিট করা যায়।
আপনি যদি অন্যান্য পার্থক্য জানতে চান, তবে চেক আউট করুন Google Docs vs. Microsoft Word – What are the Differences?
ডকুমেন্ট শেয়ার করা মনে রাখবেন
আপনি যদি একটি গুগল ডকসে চেঞ্জ ট্র্যাক করতে চান যাতে অন্য কেউ সেগুলো রিভিউ করতে পারে, তবে আপনাকে ডকুমেন্টটি সেই ব্যক্তির সাথে শেয়ার করতে হবে।
অন্য কারো সাথে ডকুমেন্ট শেয়ার করতে:
- গুগল ডকের উপরের ডানপাশে Share বাটন সিলেক্ট করুন।
- Add people and groups-এর নিচে ব্যক্তির ইমেইল অ্যাড্রেস টাইপ করুন।
- লোকের তালিকা যোগ শেষ হলে, ডানপাশের ড্রপডাউন মেনু থেকে তাদের ভূমিকা বেছে নিন।
- বক্সটি চেক বা আনচেক করুন যাতে তাদের নোটিফিকেশন যায় যে আপনি ডকুমেন্ট শেয়ার করেছেন।
- প্রয়োজনে ব্যাখ্যামূলক নোট লিখুন।
- Send সিলেক্ট করুন।
ডকুমেন্ট রিভিশন হিস্টরি চেক করুন
গুগল ডকস একটি ডকুমেন্টের ইতিহাস তৈরি হওয়ার সময় থেকেই রেকর্ড রাখে। তাই আপনি যদি ভুলে যান বা না জানেন গুগল ডকসে চেঞ্জ কীভাবে ট্র্যাক করবেন, তবে আপনি সবসময় ডকুমেন্টের রিভিশন হিস্ট্রি ব্যবহার করে সেগুলো খুঁজে বের করতে পারেন:
- আপনার Google Doc খুলুন।
- File > Version History > See Version History সিলেক্ট করুন।
- ডানপাশের প্যানেলে, আপনি সেই ডকুমেন্টের প্রতিটি রিভিশন সেশনের সময়, তারিখ, এবং লেখক দেখতে পাবেন। আপনি যেকোনো একটি ক্লিক করলে প্রতিটি এডিটর কর্তৃক করা চেঞ্জ দেখতে পাবেন।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি যেকোনো ভার্সনের তিনটি ভার্টিকাল ডটে ক্লিক করলে, আপনি সেটিকে একটি নাম দিতে পারেন বা একটি নতুন আলাদা গুগল ডক হিসেবে কপি করতে পারেন।
- আপনি ডকুমেন্টকে যেকোনো পূর্বের ভার্সনে রিস্টোর ও করতে পারেন কেউ যদি ডেস্ট্রাক্টিভ এডিট করে টেক্সটে।
সাজেস্টিং মোড ব্যবহার করুন
সাজেস্টিং মোড হলো ট্র্যাক চেঞ্জের সবচেয়ে কাছের ফিচার যা আপনি গুগল ডকসে পাবেন। এটি সবচেয়ে উপকারী যখন আপনাকে অন্য কেউ লেখা ডকুমেন্ট এডিট করার জন্য আমন্ত্রণ জানানো হয়।
আপনি যখন সাজেস্টিং মোড ব্যবহার করবেন:
- আপনি এডিটগুলো ভিন্ন রঙে দেখবেন।
- আপনি সেই চেঞ্জগুলো ডানপাশে কমেন্ট হিসেবে সারমর্ম দেখবেন।
- আপনি এবং অন্যান্য এডিটর بتلك কমেন্ট বাবলগুলোর মাধ্যমে ইনডিভিজুয়াল চেঞ্জের ওপর চ্যাট মেসেজ এক্সচেঞ্জ করতে পারবেন।
- আপনি যখন একটি চেঞ্জে সম্মত হবেন, শুধু চেকমার্ক সিলেক্ট করুন একসেপ্ট করার জন্য, অথবা X সিলেক্ট করুন রিজেক্ট করার জন্য।
এটি কীভাবে দেখায় তার একটি উদাহরণ:
সাজেস্টিং মোড অন করা সহজ:
- পেন্সিল আইকন लगी ড্রপডাউন মেনু সিলেক্ট করুন।
- Suggesting বেছে নিন বা পেজে হোভার করলে গ্রিন সাজেশন শর্টকাট বাটনে ক্লিক করুন।
এখন আপনি ডকুমেন্টে যেকোনো চেঞ্জ করতে পারবেন টেক্সট পার্মানেন্টলি অ্যাল্টার না করে।
অন্য ব্যবহারকারীদের জন্য কমেন্ট ছেড়ে যান
স্বয়ংক্রিয় সাজেশনগুলোর পাশাপাশি, আপনি অন্যান্য এডিটর ও লেখকদের জন্য কমেন্টও ছেড়ে যেতে পারেন আপনার সাজেশনগুলোর বেশি কন্টেক্সট দিতে।
কমেন্ট ছেড়ে যেতে:
- Google Doc খুলুন।
- আপনি যে টেক্সটে কমেন্ট করতে চান সেটি হাইলাইট করুন বা কার্সর রাখুন সেখানে যেখানে কমেন্ট ছেড়ে যেতে চান।
- Insert > Comment সিলেক্ট করুন বা পেজে হোভার করলে ডানপাশে পপ আপ হওয়া ব্লু "+" শর্টকাট ব্যবহার করুন।
- আপনার কমেন্ট টাইপ করুন এবং তারপর Comment বাটন সিলেক্ট করুন।
মনে রাখবেন আপনি @ সিম্বল দিয়ে অন্যান্য এডিটরকে ট্যাগ করতে পারেন। আপনি লাইভ চ্যাট ফাংশনও ব্যবহার করতে পারেন যদি অন্যান্য লেখক আপনার সাথে একই সময়ে অনলাইন থাকেন।
আপনার ডককে ওয়ার্ড ফাইল হিসেবে ডাউনলোড করুন
আপনি আপনার গুগল ডককে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট হিসেবে ডাউনলোড করে সাজেশনকে ট্র্যাক চেঞ্জে রূপান্তর করতে পারেন। ওয়ার্ডে খোলার সময়, সাজেশনগুলো ট্র্যাক চেঞ্জ হিসেবে দেখাবে, সকল কমেন্ট সংরক্ষিত থাকবে। এখানে কীভাবে করবেন:
File > Download > Microsoft Word সিলেক্ট করুন।
নোট: ডাউনলোড করা ডকুমেন্টটি এখন ক্লাউডের গুগল ডক থেকে স্বতন্ত্র। সেটিতে করা যেকোনো চেঞ্জ ক্লাউড ভার্সনে রিফ্লেক্ট করবে না। আপনি যদি ওয়ার্ড ডকুমেন্টের এডিটগুলো শেয়ার করতে চান, তবে আপনাকে সেটিকে একটি নতুন গুগল ডক হিসেবে আপলোড করে সкре্যাচ থেকে শেয়ার করতে হবে।
আমরা এই পদ্ধতিতে ওয়ার্ড এবং ডক্সের মধ্যে এডিটিং রিকমেন্ড করি না কারণ এটি সময়সাপেক্ষ, ফরম্যাটিং সমস্যা আনতে পারে, এবং বিভ্রান্তি সৃষ্টি করতে পারে। একটি ভালো অ্যাল্টারনেটিভ হলো Microsoft 365 ব্যবহার করা, যাতে একইরকম ক্লাউড-ভিত্তিক ফিচার ও কোলাবরেশন রয়েছে।
আর কখনো ট্র্যাক হারাবেন না
এখন আপনি গুগল ডকসে চেঞ্জ ট্র্যাক এবং শেয়ার করতে পারবেন। শুধু মনে রাখবেন এই আর্টিকেলটি আপনার সাথে কাজ করা অন্যান্য এডিটরদের সাথে শেয়ার করুন কারণ उन সবাইকে আলাদা আলাদা সাজেশন মোড অন করতে হবে।
