মাইক্রোসফট অফিস আজকের সবচেয়ে জনপ্রিয় প্রোডাক্টিভিটি সুইটের একটি। এর ডকুমেন্টের একটি কম পরিচিত বৈশিষ্ট্য হলো, আপনি যখনই মাইক্রোসফট ওয়ার্ড, এক্সেল বা পাওয়ারপয়েন্টে ডকুমেন্ট তৈরি, খোলেন বা সেভ করেন, ডকুমেন্ট আপনার জানুন বিনা অতিরিক্ত তথ্য সংরক্ষণ করে, যাকে মেটাডেটা বলা হয়। এই তথ্য বিভিন্ন কারণেই ব্যবহার হয় – যেন এডিটিং, ভিউইং, ফাইলিং, এবং অফিস ডকুমেন্ট রিট্রিভাল উন্নত করা।
অফিস ডকুমেন্ট মেটাডেটা ম্যানেজমেন্ট
নিচে আপনার ডকুমেন্টে সংরক্ষিত হতে পারে এমন মেটাডেটার তালিকা দেওয়া হলো:
- আপনার নাম
- আপনার инициалы (Initials)
- আপনার কোম্পানি বা প্রতিষ্ঠানের নাম
- আপনার কম্পিউটারের নাম
- নেটওয়ার্ক সার্ভার বা হার্ড ডিস্কের নাম যেখানে ডকুমেন্ট সেভ করেছেন
- ডকুমেন্ট রিভিশন
- ডকুমেন্ট ভার্সন
- পূর্ববর্তী ডকুমেন্ট লেখকদের নাম
- টেমপ্লেট ইনফরমেশন
- লুকানো টেক্সট বা সেল
- পার্সোনালাইজড ভিউ
- অন্যান্য ফাইল প্রোপার্টি ও সামারি ইনফরমেশন
- এম্বেডেড OLE অবজেক্টের নন-ভিজিবল অংশ
- কমেন্টস
এই মেটাডেটার অধিকাংশ সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য, শুধু অফিস প্রোগ্রাম খুললেই পাওয়া যায়। কিন্তু অন্য কিছু মেটাডেটা তখনই অ্যাক্সেসযোগ্য হয় যখন আপনি স্পেশাল স্টেপ নেন যেন ডকুমেন্টকে লো-লেভেল, বাইনারি ফাইল এডিটরে খোলা।
যদিও অফিস মেটাডেটার उपयोग রয়েছে, আপনার কম্পিউটিং এনভায়রনমেন্টের সিকিউরিটি লেভেল বাড়াতে, লিগ্যাল ডকুমেন্টে আইডেন্টিটি প্রোটেক্ট করতে বা অন্যান্য কারণে, আপনি এমন মেটাডেটা সেভ করতে চাইতে পারেন না, অথবা সেভ হলে সেটি রিমুভ করতে চাইতে পারেন।
ম্যানুয়ালি এমন মেটাডেটা রিমুভ করতে হলে Tools > Menu এবং Security বা User Information অপশনে যেতে হতো। অথবা File > Properties-এ যেতে হতো এবং Summary, Statistics, Contents এবং Custom ট্যাব খুলতে হতো। কিন্তু এটি খুব কষ্টসাধ্য।
মাইক্রোসফট অফিস ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর
অফিস ২০১০ এবং পরবর্তী প্রোগ্রামগুলিতে একটি ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর রয়েছে যা ব্যবহারকারীদের ডকুমেন্টের মেটাডেটা সহজে দেখতে এবং রিমুভ করতে দেয়। এতে বিষয়টি সহজ হয়েছে। ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর আপনাকে পারসোনাল বা সেনসিটিভ ইনফরমেশন, টেক্সট ফ্রেজ, বা অন্যান্য ডকুমেন্ট কন্টেন্টের জন্য ডকুমেন্ট পরীক্ষা করার সহজ পথ দেয়। ডকুমেন্ট ইন্সপেক্টর খুলতে, BackstageButton ট্যাব > Info > Check for Issues > Inspect Document-এ ক্লিক করুন।
মেটাডেটা ক্লিনার
ডকুমেন্ট মেটাডেটা ক্লিনার একটি ফ্রিওয়্যার যা ওয়ার্ড, এক্সেল এবং পাওয়ারপয়েন্ট ডকুমেন্ট বিশ্লেষণ করে লুকানো এবং সেনসিটিভ মেটাডেটা ইনফরমেশন সহজ ও দ্রুত রিমুভ করে! এটি এক বা একাধিক ডকুমেন্ট একসাথে ক্লিন করতে দেয়।
আপনি মেটাডেটা ক্লিনার pointstone.com- থেকে ডাউনলোড করতে পারেন।
একটি অন্য টুল আছে যেটিকে মেটাডেটা এক্সট্র্যাকশন টুল বলা হয় যা সাপোর্টেড ফাইল থেকে প্রিজার্ভেশন-রিলেটেড মেটাডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সট্র্যাক্ট করে এবং সেটিকে স্ট্যান্ডার্ড ফরম্যাটে (XML) আউটপুট করে প্রিজার্ভেশন অ্যাক্টিভিটির জন্য। কিন্তু এটি মেটাডেটা ডিলিট করে না।
সম্পর্কিত পোস্ট:
- ফটো, ফাইল থেকে প্রোপার্টি ও পারসোনাল ইনফরমেশন রিমুভ করুন
- উইন্ডোজে মিউজিক মেটাডেটা এডিট করার পদ্ধতি
- MP3tag দিয়ে অডিও ফরম্যাটের মেটাডেটা ও ট্যাগ এডিট করুন
- Doc Scrubber .DOC ফাইল থেকে লুকানো মেটাডেটা রিমুভ করতে সাহায্য করে।
