আমার মতো অনেকের জন্য, Microsoft Office-মুক্ত জীবনই স্মার্ট জীবন। হয়তো আপনি আপনার জীবনের প্রতিটি দিক রূপকল্প করেছেন যাতে Microsoft Office প্রোডাক্টসে দিনে আট ঘন্টা কাজ করতে না হয়। অথবা আপনি আপনার টিম মেম্বারদের অন্যান্য, আরও ভালো সমাধানে স্যুইচ করতে মনাত করেছেন।
কিন্তু কখনও কখনও স্বর্গেও বৃষ্টি পড়ে। কেউ গুরুত্বপূর্ণ ব্যক্তি আপনাকে Microsoft Office ডকুমেন্ট—যেমন PowerPoint প্রেজেন্টেশন বা Excel স্প্রেডশিট—মূল ফরম্যাটে পাঠাতে পারে। এবং আপনার শুধু তাদের PDF শেয়ারিং এর_rule_ শেখানোর সময় নেই।
এই পরিস্থিতিতে, ব্রাউজার ছাড়া অফিস ডকুমেন্ট দেখার (এবং হয়তো কিছু মাইনর পরিবর্তন করার) একটি সহজ, বিনামূল্যে উপায় দরকার। ভালো খবর হলো, Chrome ব্রাউজার ছাড়া বাইরে যেতে হবে না। Windows বা Mac-এ Office ইনস্টলার বা থার্ড-পার্টি অ্যাপ ইনস্টল করতে হবে না। ফাইলটি হার্ড ড্রাইভে ডাউনলোড করেও দেখা যাবে।
আপনি কী করতে পারেন?
নিচে হাইলাইট করা এক্সটেনশনগুলো ব্যবহার করে আপনি নিচের কাজগুলো করতে পারবেন:
- অনলাইনে পাওয়া অফিস ডকুমেন্ট Chrome ব্রাউজারে প্রিভিউ করুন। ফাইল ডাউনলোড করার দরকার নেই।
- অটাচমেন্ট হিসেবে পাওয়া অফিস ডকুমেন্ট প্রিভিউ করুন।
- আপনার PC বা Mac-এ সেভ করা অফিস ডকুমেন্ট দেখুন।
- লোকাল অফিস ডকুমেন্ট Chrome-এ এডিট করুন ফরম্যাট পরিবর্তন না করে বা Google Drive-এ আপলোড না করে।
অনলাইন ডকুমেন্টের জন্য: Docs Online Viewer
Docs Online Viewer হলো একটি Chrome এক্সটেনশন যা বিভিন্ন ডকুমেন্ট ফরম্যাট Chrome ব্রাউজারেই প্রিভিউ করতে দেয়।
যখন কোনো সাপোর্টেড ডকুমেন্টের লিংক পাবেন, তার পাশে একটা ছোট নীল মেঘের আকারের ডকুমেন্ট আইকন দেখবেন (Google সার্চ পেজের মতো)।
সেটিতে ক্লিক করলে ডকুমেন্টটি ভিউ-ওনলি মোডে সেখানে খুলবে।
ক্লাসিক অফিস ডকুমেন্ট ফরম্যাট (DOC, DOCX, PPT, PPTX, XLS, XLSX) সাপোর্টেড। এছাড়া CSV, Pages, PDF, RTF এবং আরও অনেক কিছু সাপোর্ট করে। Docs Online Viewer আসলে Google-এর নিজস্ব ডকুমেন্ট ভিউয়ার ব্যবহার করে। এটি শুধু Google Drive UI বাইপাস করে সরাসরি ডকুমেন্টটি দেখায়। আপনি টেক্সট হাইলাইট এবং কপি করতে পারবেন। ডকুমেন্টটি PDF হিসেবে সেভ করতে, Chrome-এর Print ফিচার ব্যবহার করে Save as PDF সিলেক্ট করুন।
এক্সটেনশনের সেটিংস থেকে, ডকুমেন্ট নতুন ট্যাবে খোলার অপশন ইネবল করতে পারেন।
Gmail-এ ডকুমেন্টের জন্য: Google Suite
Chrome-এ Gmail-এর ওয়েব ভিউ ব্যবহার করলে, অফিস ডকুমেন্ট প্রিভিউ করার জন্য থার্ড-পার্টি এক্সটেনশন দরকার নেই।
যখন অফিস ডকুমেন্ট আট্যাচমেন্ট সহ ইমেইল পাবেন, ইমেইলের নিচে (অ্যাটাচমেন্ট সেকশনে) এর একটি রিচ প্রিভিউ দেখবেন।
বক্সের উপরে মাউস ले যান এবং ডকুমেন্টের টাইটেল যেখানে দেখছে সেখানে ক্লিক করুন। ডকুমেন্টের প্রিভিউ একটি ওভারলে হিসেবে দেখাবে। মেনু বাটনে ক্লিক করে Open in New Tab সিলেক্ট করলে ডকুমেন্টটি অন্য ট্যাবে খুলবে।
এখান থেকে, Print বাটনে ক্লিক করে পপ-আপ থেকে Save as PDF সিলেক্ট করলে ডকুমেন্টটি PDF হিসেবে সেভ করতে পারবেন।
ডকুমেন্ট এডিট করতে চাইলে, উপরে Open with... বাটনে ক্লিক করুন। ডকুমেন্ট ফরম্যাটের উপর নির্ভর করে সংশ্লিষ্ট Google অ্যাপ দেখাবে। উদাহরণস্বরূপ, Word ডকুমেন্ট প্রিভিউ করলে Google Docs-এ খোলার অপশন পাবেন। সেটি করলে ডকুমেন্টটি নতুন ট্যাবে খুলবে।
লোকাল ডকুমেন্টের জন্য: Office Editing for Docs, Sheets & Slides
Docs Online Viewer ওয়েবে ডকুমেন্ট প্রিভিউ করতে দেয়। Gmail-এ অফিস ফাইলের বিল্ট-ইন প্রিভিউ আছে। কিন্তু আপনার PC বা Mac-এ ডাউনলোড করা ডকুমেন্টগুলো 어떨?
Google Drive-এর ওয়েব ইন্টারফেসে সেগুলো প্রিভিউ বা এডিট করা আশ্চর্যजनকভাবে কঠিন। আপলোড করতে হয়, সেগুলো Google Suite-এর ফরম্যাটে কনভার্ট হয়, এবং তারপর এক্সপোর্ট করতে হয়। ধন্যবাদ Google-এর, অফলাইন অফিস ডকুমেন্ট ভিউ এবং এডিট করার জন্য নির্দিষ্ট একটি এক্সটেনশন আছে—ফরম্যাট পরিবর্তন ছাড়া।
Office Editing এক্সটেনশন ডাউনলোড করার পর, Chrome-এ নতুন ট্যাব খুলুন, ফাইলটি উইন্ডোতে ড্র্যাগ করুন, এবং এটি খুলবে। এখানেই শেষ করুন; ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি দেখুন এবং টেক্সট কপি করুন।
আপনি এগিয়ে ডকুমেন্টটি এডিটও করতে পারেন। পেজটি আপনাকে ডকুমেন্ট সেভ করতে বলবে।
একটা জায়গা বাছাই করুন, নাম দিন এবং পরিবর্তনসহ ডকুমেন্টটি সেভ হবে।
সেরা অংশ হলো এখন থেকে আপনি যা পরিবর্তন করবেন সব অটোমেটিক্যালি সেই ফাইলে লোকালি সেভ হবে।
এটা ছোট একটা জিনিস মনে হয়, কিন্তু এটি একটি দুর্দান্ত ওয়ার্কফ্লো এবং স্মুথ অফিস ডকুমেন্ট এডিটিং-এর একটি নতুন বিশ্ব খুলে দেয়। কিছু সুবিধা:
- থার্ড-পার্টি অ্যাপ ডাউনলোড এবং ইনস্টল করার দরকার নেই।
- ফাইলটি পেরসোনাল Google অ্যাকাউন্টে ইম্পোর্ট বা আপলোড করার দরকার নেই।
- অফিস ফাইল খুলুন এবং ফরম্যাট ছাড়া ছেড়ে এডিট করুন।
হ্যাঁ, আপনি এখনও Google Suite ব্যবহার করছেন এডিট করার জন্য যার ফিচার Microsoft Office-এর মতো বেশি নয়, কিন্তু বেসিক এডিটের জন্য এটি পর্যাপ্ত।
উন্নত পরিস্থিতির জন্য
বেসিক এডিটের জন্য Google-এর Office Editing এক্সটেনশনই পর্যাপ্ত। কিন্তু জটিল Excel শিট এডিট করতে চাইলে Microsoft Office কেনা ছাড়া? বর্তমানে সেরা অপশন হলো বিনামূল্যে LibreOffice সويت ডাউনলোড করা। অথবা Microsoft Office Online-ও ট্রাই করে দেখতে পারেন।
আপনি কত দিন ধরে Microsoft Office সویت ছেড়ে দিয়েছেন? আপনার ডকুমেন্ট ওয়ার্কফ্লো এখন কেমন? Office ডকুমেন্টে কাজ করা সহকর্মীদের সাথে আপনি কীভাবে মোকাবিলা করেন? নিচে কমেন্টে জানান।
