গুগল শীটস এবং মাইক্রোসফট এক্সেল দুটোই শক্তিশালী স্প্রেডশিট সফটওয়্যার। এক্সেলে আপনি অফলাইন কাজ করতে পারেন, গুগল শীটস আপনাকে অনলাইন স্প্রেডশিট তৈরি ও ম্যানেজ করতে দেয়। গুগল শীটস প্রতিটি পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেভ করে। গুগল শীটস ব্যবহারের সুবিধা হলো আপনি যেকোনো ডিভাইস থেকে যেকোনো জায়গা থেকে স্প্রেডশিট ম্যানেজ করতে পারেন সিম্পলি আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করলে।
আপনি গুগল শীটসকে xlsx এবং অন্যান্য ফরম্যাটে ডাউনলোড করে আপনার পিসিতে ব্যাকআপ তৈরি করতে পারেন। কিন্তু প্রতিবার গুগল শীটসে পরিবর্তন করলে আপনাকে সেটি ডাউনলোড করে পূর্বের ব্যাকআপ ফাইলটি রিপ্লেস করতে হয়। এখন কল্পনা করুন আপনি একটি প্রতিষ্ঠানে উচ্চ পদে আছেন, আপনাকে বড় পরিমাণ ডেটা ম্যানেজ করতে হয়। এমন পরিস্থিতিতে, ম্যানুয়ালি সকল ব্যাকআপ ফাইল গুগল শীটসের সাথে সিঙ্কে রাখা আপনার জন্য ক্লান্তিকর হয়ে যাবে। কি কোনো পদ্ধতি আছে যাতে সকল ডাউনলোড করা ফাইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়? হ্যাঁ, আছে। এই আর্টিকেলে আমরা গুগল শীটসকে MS Excel-এর সাথে সংযোগ বা সিঙ্ক্রোনাইজ করার পদ্ধতি দেখব যাতে গুগল শীটসে করা যেকোনো পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংশ্লিষ্ট MS Excel ফাইলে প্রতিফলিত হয়।
পড়ুন: গুগল ডক্স, শীটস, স্লাইডসে ডার্ক থিম ব্যবহারের পদ্ধতি।
গুগল শীটসকে এক্সেলের সাথে সংযোগ করার পদ্ধতি
১] গুগল শীটসে সেই ফাইলটি খুলুন যা আপনি MS Excel-এর সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করতে চান। আমি ভারতের বিভিন্ন রাজ্যের তাপমাত্রার স্যাম্পল ডেটা তৈরি করেছি।
২] এখন গুগল শীটসে “File > Publish to the web”-এ যান।
৩] “Entire Document” ড্রপ-ডাউন মেনুতে, আপনার পুরো ডকুমেন্ট পাবলিশ করতে বা শুধু ডকুমেন্টের নির্দিষ্ট শীট পাবলিশ করার অপশন আছে।
“Published content & settings” অংশে ক্লিক করুন প্রসারিত করতে এবং দেখুন “Automatically republish when the changes are made” অংশটি সক্রিয় কিনা। যদি না হয়, তবে সক্রিয় করুন। এখন “Publish” বোতামে ক্লিক করুন এবং পপ-আপে OK সিলেক্ট করুন।
পড়ুন: ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট সেফ মোডে চালু করার পদ্ধতি।
৪] ডকুমেন্ট পাবলিশ করার পর আপনি একটি লিংক পাবেন। আপনাকে এই লিংকটি MS Excel ডকুমেন্টে পেস্ট করতে হবে যা আপনি গুগল শীটসের সাথে সংযোগ করতে চান। আপনি যদি এই লিংকটি আপনার ওয়েব ব্রাউজারে পেস্ট করেন, তবে আপনি দেখবেন এটি একটি ওয়েব পেজ হিসেবে উপলব্ধ।
এখন, MS Excel চালু করুন এবং একটি নতুন ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট তৈরি করুন। “Data > New Query > From Other Sources > From Web”-এ যান।
৫] আপনি একটি পপ-আপ উইন্ডো পাবেন, যেখানে আপনাকে কপি করা লিংকটি পেস্ট করতে হবে এবং OK ক্লিক করতে হবে। আপনি যদি এখানে দুটি অপশন পান, Basic এবং Advanced, তবে Basic সিলেক্ট করুন।
৬] পুরো গুগল শীট ডেটা এক্সেলে একটি টেবিল আকারে উপলব্ধ হবে। এখন “Navigator” উইন্ডোতে, প্রথমে “Select multiple items” চেকবক্সে ক্লিক করুন এবং তারপর “Table 0” সিলেক্ট করুন। সিলেক্ট করা আইটেমের প্রিভিউ ডান প্যানেলে উপলব্ধ।
নিচের স্ক্রিনশটে আপনি দেখতে পাবেন কলাম ১ খালি এবং কলাম ২ সিরিয়াল নাম্বার দিচ্ছে, এবং আমাদের আসল ডেটা কলাম ৩ এবং ৪-এ আছে। যেহেতু কলাম ১ এবং ২ আমাদের দরকার নেই, তাই সেগুলো ডিলিট করতে হবে। এর জন্য “Edit” বোতামে ক্লিক করুন Navigator উইন্ডোর নিচে। আপনার MS Excel ভার্সনের উপর নির্ভর করে “Transform Data” অপশন থাকতে পারে “Edit”-র জায়গায়। এটি “Query Editor” খুলবে।
পড়ুন: এক্সেল টিপস সময় বাঁচাতে এবং দ্রুত কাজ করতে।
৭] আমরা চাই আমাদের প্রথম সারি হেডার হয়। এর জন্য উপরের বাম কোণে ক্লিক করুন এবং “Use first row as headers” সিলেক্ট করুন।
৮] অনাকাঙ্ক্ষিত কলাম ডিলিট করতে, উপরের বাম কোণে ক্লিক করুন এবং “Choose columns” সিলেক্ট করুন। এরপর যেসব কলাম আপনি চান না সেগুলোর বক্স আনচেক করুন এবং OK ক্লিক করুন।
৯] এখন “Close & Load” ক্লিক করুন গুগল শীটের ডেটা এক্সেলে লোড করতে।
আপনি আপনার গুগল শীটকে এক্সেলের সাথে সংযোগ করলেন। আপনি যখনই গুগল শীটে যেকোনো পরিবর্তন করবেন, সেগুলো ওয়েবে পাবলিশ হতে ৫ মিনিট অপেক্ষা করতে হবে। এরপর আপনাকে এক্সেল ফাইলটি রিফ্রেশ করতে হবে পরিবর্তনগুলো পেতে। এর জন্য “Data > Refresh All”-এ যান।
পড়ুন: এক্সেলে অ্যারো কী কাজ না করলে।
আপনি যদি চান এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয় যতক্ষণ আপনি গুগল শীটে পরিবর্তন করেন, তবে আপনাকে আরও কিছু ধাপ অনুসরণ করতে হবে।
১] টেবিলটি সিলেক্ট করুন এবং “Data > Connections”-এ যান। এটি একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনাকে “Properties” সিলেক্ট করতে হবে।
২] এখন “Refresh every” চেকবক্সে ক্লিক করুন এবং সেই সময় লিখুন যার পর এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে। আমি ৫ মিনিট লিখেছি। আপনি যদি “Refresh data when opening the file” অপশন সক্রিয় করেন, তবে আপনি যেকোনো সময় ফাইল খুললে এক্সেল আপডেট চেক করবে। কাজ হয়ে গেলে OK ক্লিক করুন এবং আগের উইন্ডো বন্ধ করুন।
এতটুকুই। এইভাবে আপনি গুগল শীটসকে MS Excel-এর সাথে সংযোগ করতে পারেন।
পরবর্তী পড়ুন: অ্যাডভান্সড এক্সেল টিপস এবং ট্রিকস।
