এক্সেলকে গুগল শীটসে রূপান্তর করার ৪টি উপায়

আপনি যদি এক্সেলে ডেটা নিয়ে কাজ করে থাকেন এবং বুঝতে পারেন আপনি গুগল শীটসের ফাংশন বা স্ক্রিপ্টিং ব্যবহার করতে চান, তবে এক্সেল থেকে গুগল শীটসে ফাইল রূপান্তর করা খুব সহজ।

তবে, মূল ডেটার ফরম্যাটের উপর নির্ভর করে এটি করার একাধিক উপায় রয়েছে। প্রক্রিয়াটি নির্ভর করে এক্সেল স্প্রেডশিট CSV ফরম্যাটে সেভ করা আছে কিনা, স্ট্যান্ডার্ড এক্সেল ফরম্যাটে, বা সেটিতে ইতিমধ্যে কোনো স্ক্রিপ্টিং আছে কিনা।

এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেল ফাইলকে গুগল শীটস স্প্রেডশিটে রূপান্তর করার চারটি উপায় দেখব।

১. সবচেয়ে সহজ: কপি-পেস্ট দিয়ে এক্সেলকে গুগল শীটসে রূপান্তর

আপনি যদি শুধু এক্সেল থেকে গুগল শীটসে ডেটা রূপান্তর করতে চান এবং পেছনে কোনো জটিল ফাংশন বা স্ক্রিপ্ট নেই, তবে ডেটা কপি-পেস্ট করলেই হবে।

১. এক্সেলে কপি করতে চাওয়া সকল সেল হাইলাইট করুন। সিলেক্টেড রেঞ্জে যেকোনো জায়গায় রাইট-ক্লিক করুন এবং Copy বেছে নিন।

২. গুগল শীটস স্প্রেডশিটের উপরের বাম সেলে রাইট-ক্লিক করুন যেখানে আপনি ডেটা রাখতে চান। Paste বেছে নিন।

এতে শীটটি এক্সেল স্প্রেডশিট থেকে কপি করা সকল ডেটা দিয়ে ফিল আপ হবে। এটাই কত সহজ।

২. এক্সেল ফাইল থেকে: সরাসরি এক্সেল ফাইল খোলা

আপনি একটি এক্সেল ফাইল (*.XLSX) সরাসরি খুলতে পারেন, কিন্তু আপনাকে আগে ফাইলটি আপলোড করার একটি ধাপ মানতে হবে।

গুগল শীটসে শুধু এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন এক্সেল ফাইল সরাসরি খোলার জন্য।

1. মেনু থেকে File বেছে নিন, এবং Open বা Import বেছে নিন।

2. দেখানো উইন্ডোতে, Upload ট্যাব বেছে নিন এবং তারপর Select a file from your device বাটনে ক্লিক করুন।

3. আপনার কম্পিউটারে সংরক্ষিত এক্সেল ফাইলটি ব্রাউজ করুন, সিলেক্ট করুন, এবং Open বাটন চাপুন। 

4. এতে এক্সেল ফাইলটি আপলোড হবে এবং গুগল শীটসে খুলবে। 

এই পদ্ধতিতে এক্সেলকে গুগল শীটসে রূপান্তর করলে আপনি কিছু বিষয় লক্ষ্য করবেন।

• এক্সেল ফাইলটি অটোমেটিক্যালি গুগল শীটস ফরম্যাটে রূপান্তরিত হয়।
• এটি আপনার গুগল শীটস একাউন্টে একটি নতুন তৈরি হওয়া স্প্রেডশিটে খুলবে।
• ফরম্যাটিং যতটুকু সম্ভব মূল এক্সেল স্প্রেডশিটের সাথে মিলিয়ে রাখা হয়।

৩. CSV ইম্পোর্ট: সরাসরি CSV ফাইল থেকে ইম্পোর্ট

আপনি CSV ফরম্যাটে সেভ করা এক্সেল ফাইল থেকে সরাসরি ইম্পোর্ট করতে পারেন। তবে, আপনাকে জানতে হবে ফাইলটি কীভাবে ডিলিমিটেড: ট্যাব বা কমা ডিলিমিটেড, অথবা অন্য কোনো ক্যারেক্টার দিয়ে।

ইম্পোর্ট ফিচার ব্যবহার

উপরের মতোই প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন, কিন্তু CSV ফাইল সিলেক্ট করলে আপনি একটি উইন্ডো দেখবেন যেখানে ফাইলটির ফরম্যাট কী এবং আপনি কীভাবে স্প্রেডশিট ডেটাকে গুগল শীটস স্প্রেডশিটে রূপান্তর করতে চান সেটি বেছে নেওয়ার অপশন থাকবে।

আপনি কনফিগার করতে পারেন আপনি কি ডেটাকে একটি নতুন স্প্রেডশিটে খোলতে চান, বর্তমান শীট রিপ্লেস করতে চান, অথবা বর্তমান শীটে অ্যাপেন্ড করতে চান। এছাড়া কনফিগার করতে পারেন CSV ফাইল থেকে টেক্সটকে উপযুক্ত ডেটা টাইপে (নাম্বর, তারিখ, এবং ফর্মুলা) রূপান্তর করতে চান কিনা।

আপনার কনভার্সন অপশনগুলো ঠিক করলে Import data বেছে নিন CSV ফাইল ডেটা আপনার গুগল শীটস স্প্রেডশিটে আনতে।

IMPORTDATA ফাংশন ব্যবহার

CSV ফরম্যাটে সেভ করা এক্সেল ফাইল থেকে ডেটা আনতে আরেকটি পদ্ধতি হলো গুগল শীটসে IMPORTDATA ফাংশন ব্যবহার করা।

এই পদ্ধতির একটি ক্যাচ রয়েছে। ফাইলটি একটি ওয়েব সার্ভারে অনলাইন সংরক্ষিত থাকতে হবে, এবং ডায়রেক্ট লিংক দিয়ে অ্যাক্সেসযোগ্য হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, সেন্সাস বিউরো CSV ফরম্যাটে অনেক ডেটা ফাইল প্রদান করে, যেমন রাজ্য অনুযায়ী জনসংখ্যা মোট নিচের লিংকে:

https://www2.census.gov/programs-surveys/popest/datasets/2010-2019/national/totals/nst-est2019-alldata.csv

আপনি এমন CSV ফাইল থেকে ডেটা সরাসরি আপনার গুগল শীটস স্প্রেডশিটে IMPORTDATA ফাংশন দিয়ে ইম্পোর্ট করতে পারেন।

১. একটি নতুন গুগল শীটস স্প্রেডশিট খুলুন। আপনি যেখানে ইম্পোর্ট করা ডেটা চান সে সেলে ক্লিক করুন। সে সেলে টাইপ করুন:

=IMPORTDATA("https://www2.census.gov/programs-surveys/popest/datasets/2010-2019/national/totals/nst-est2019-alldata.csv")

২. Enter চাপলে আপনি কিছু সেকেন্ডের জন্য লোডিং স্ট্যাটাস দেখবেন। তারপর সকল ডেটা স্প্রেডশিটে দেখাবে।

৩. আপনি যদি ডেটার একটি স্ন্যাপশট নিতে চান এবং সেটি একটি নতুন স্প্রেডশিটে রাখতে চান যাতে অনলাইন সোর্স CSV ডেটা পরিবর্তন হলে সেটি আপডেট না হয়, তবে অরিজিনাল শীটের সকল সেল হাইলাইট করে কপি করুন। তারপর একটি নতুন শীট খুলুন, ডেটা রাখতে চাওয়া সেলে রাইট-ক্লিক করুন এবং Paste special বেছে নিন, তারপর Paste values only।

এতে মূল ডেটার সকল অংশ একটি নতুন, স্ট্যাটিক স্প্রেডশিটে গুগল শীটসে কপি হয়ে যাবে।

৪. Open With: আপলোড করার পর ফাইল খোলা

এক্সেলকে গুগল শীটসে রূপান্তর করার আরেকটি টেকনিক রয়েছে। এটি CSV বা XLSX যেকোনো ফরম্যাটে সেভ করা ফাইলের জন্য কাজ করে।

১. ফাইলটি সরাসরি আপনার গুগল ড্রাইভ অ্যাকাউন্টের যেকোনো ফোল্ডারে আপলোড করুন।

২. ফাইলটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং Open with বেছে নিন, তারপর Google Sheets বেছে নিন।

৩. যদি এটি CSV ফাইল হয়, তবে এটি সরাসরি গুগল শীটস ফরম্যাটে খুলবে। যদি XLSX ফরম্যাটে হয়, তবে এটি গুগল ডক্সে XLSX ফরম্যাটে খুলবে। আপনি উপরে এটা দেখতে পাবেন। এটিকে গুগল শীটস ফরম্যাটে রূপান্তর করতে, মেনু থেকে File বেছে নিন এবং তারপর Save as Google Sheets বেছে নিন। 

এতে স্প্রেডশিট রূপান্তরিত হয়ে গুগল শীটসে একটি নতুন স্প্রেডশিটে খুলবে।

এক্সেলকে গুগল শীটসে রূপান্তর করা

আপনি দেখলেন এক্সেল স্প্রেডশিট ডেটা গুগল শীটসে আনতে একের অধিক উপায় রয়েছে। আপনি যে পদ্ধতিটি বেছে নেবেন সেটি মূল ফাইলের ফরম্যাট এবং কোন প্রক্রিয়া আপনার কাছে সবচেয়ে সুবিধাজনক লাগে তার উপর নির্ভর করে।