গুগল শিটসকে মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের সাথে সংযোগ করুন

গুগল শিটস এবং মাইক্রোসফ্ট এক্সেল উভয়ই শক্তিশালী স্প্রেডশীট সফটওয়্যার। এক্সেলে আপনি অফলাইন কাজ করতে পারেন, গুগল শিটস আপনাকে অনলাইন স্প্রেডশীট তৈরি ও পরিচালনা করতে দেয়। গুগল শিটস প্রতিটি পরিবর্তন অটোমেটিক্যালি সেভ করে। গুগল শিটস ব্যবহারের সুবিধা হচ্ছে আপনি যেকোনো ডিভাইস থেকে কেবল আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করে স্প্রেডশীট পরিচালনা করতে পারেন।

আপনি গুগল শিটসকে xlsx এবং অন্যান্য ফরম্যাটে ডাউনলোড করে আপনার পিসিতে ব্যাকআপ তৈরি করতে পারেন। কিন্তু প্রতি বার গুগল শিটসে পরিবর্তন করলে আপনাকে সেটি ডাউনলোড করে পুরনো ব্যাকআপ ফাইলটি রিপ্লেস করতে হয়। এখন, কল্পনা করুন আপনি কোনো প্রতিষ্ঠানের উচ্চ পদে আছেন, আপনাকে বড় পরিমাণ ডেটা পরিচালনা করতে হয়। এই অবস্থায়, গুগল শিটসের সাথে সকল ব্যাকআপ ফাইল ম্যানুয়ালি সিঙ্কে রাখা আপনার জন্য ক্লান্তিকর হবে। কি কোনো পদ্ধতি আছে যাতে সকল ডাউনলোড করা ফাইল অটোমেটিক্যালি আপডেট হয়? হ্যাঁ, আছে। এই আর্টিকেলে, আমরা গুগল শিটসকে এমএস এক্সেলের সাথে সংযোগ বা সিঙ্ক্রোনাইজ করার পদ্ধতি দেখব যাতে গুগল শিটসে করা যেকোনো পরিবর্তন সংশ্লিষ্ট এমএস এক্সেল ফাইলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিফলিত হবে।

পড়ুন: গুগল ডকস, শিটস, এবং স্লাইডসে ডার্ক থিম ব্যবহার করার পদ্ধতি।

গুগল শিটসকে এক্সেলের সাথে সংযোগ করুন

১] গুগল শিটসে সেই ফাইলটি খুলুন যা আপনি এমএস এক্সেলের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করতে চান। আমি ভারতের বিভিন্ন রাজ্যের তাপমাত্রার নমুনা ডেটা তৈরি করেছি।

২] এখন গুগল শিটসে "ফাইল > পাবলিশ টু দ্য ওয়েব"-এ যান।

৩] "এনটায়ার ডকুমেন্ট" ড্রপ-ডাউন মেনুতে, আপনার পূর্ণ ডকুমেন্ট বা শুধু ডকুমেন্টের নির্দিষ্ট শিট পাবলিশ করার অপশন আছে।

"পাবলিশড কন্টেন্ট অ্যান্ড সেটিংস" অংশে ক্লিক করুন এক্সপ্যান্ড করতে এবং দেখুন "অটোমেটিক্যালি রিপাবলিশ হוয়েন চেঞ্জস আর মেড" অংশটি ইnebল আছে কিনা। না থাকলে, সেটি ইnebল করুন। এখন "পাবলিশ" বাটনে ক্লিক করুন এবং পপ-আপে OK সিলেক্ট করুন।

পড়ুন: ওয়ার্ড, এক্সেল, পাওয়ারপয়েন্ট সেফ মোডে চালু করার পদ্ধতি।

৪] ডকুমেন্ট পাবলিশ করার পর, আপনি একটি লিংক পাবেন। এই লিংকটি আপনাকে এমএস এক্সেল ডকুমেন্টে পেস্ট করতে হবে যা আপনি গুগল শিটসের সাথে সংযোগ করতে চান। আপনি যদি এই লিংকটি আপনার ওয়েব ব্রাউজারে পেস্ট করেন, তবে আপনি দেখবেন এটি একটি ওয়েব পেজ হিসেবে উপলব্ধ।

এখন, এমএস এক্সেল চালু করুন এবং সেটিতে একটি নতুন ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট তৈরি করুন। "ডেটা > নিউ কোয়েরি > फ्रম অদার সোর্সেস > ফ্রম ওয়েব"-এ যান।

৫] আপনি একটি পপ-আপ উইন্ডো পাবেন, যেখানে আপনাকে কপি করা লিংকটি পেস্ট করে OK ক্লিক করতে হবে। আপনি যদি এখানে দুটি অপশন পান, বেসিক এবং অ্যাডভান্সড, তবে বেসিক সিলেক্ট করুন।

৬] সম্পূর্ণ গুগল শিট ডেটা এক্সেলে টেবিল আকারে উপলব্ধ হবে। এখন, "নেভিগেটর" উইন্ডোতে, প্রথমে "সিলেক্ট মাল্টিপল আইটেমস" চেকবক্সে ক্লিক করুন এবং তারপর "টেবিল ০" সিলেক্ট করুন। সিলেক্ট করা আইটেমের প্রিভিউ ডান প্যানেলে উপলব্ধ।

নিচের স্ক্রিনশটে আপনি দেখতে পাচ্ছেন কলাম ১ খালি এবং কলাম ২ সিরিয়াল নম্বর দেখাচ্ছে, আর আমাদের আসল ডেটা কলাম ৩ এবং ৪-তে লিস্টেড। যেহেতু আমাদের কলাম ১ এবং ২ দরকার নেই, সেগুলো ডিলিট করতে হবে। এর জন্য, নেভিগেটর উইন্ডোর নিচে "এডিট" বাটনে ক্লিক করুন। আপনার কিছুর "এডিট" অপশনের পরিবর্তে "ট্রান্সফর্ম ডেটা" থাকতে পারে আপনার এমএস এক্সেল ভার্সনের উপর নির্ভর করে। এটি "কোয়েরি এডিটর" খুলবে।

পড়ুন: এক্সেল টিপস সময় বাঁচাতে এবং দ্রুত কাজ করার জন্য।

৭] আমরা আমাদের প্রথম রোকে হেডার বানাতে চাই। এর জন্য, উপরের বাম কোণে ক্লিক করুন এবং "ইউজ ফার্স্ট রো আজ হেডারস" সিলেক্ট করুন।

৮] অপ্রয়োজনীয় কলাম ডিলিট করতে, উপরের বাম কোণে ক্লিক করুন এবং "চুজ কলামস" সিলেক্ট করুন। এরপর, আপনি যে কলামগুলো চান না সেগুলোর চেকবক্স আনচেক করুন এবং OK ক্লিক করুন।

৯] এখন, "ক্লোজ অ্যান্ড লোড"-এ ক্লিক করুন গুগল শিটের ডেটা এক্সেলে লোড করতে।

আপনি আপনার গুগল শিটকে এক্সেলের সাথে সংযুক্ত করেছেন। আপনি যখনই গুগল শিটে যেকোনো পরিবর্তন করবেন, সেগুলো ওয়েবে পাবলিশ হওয়ার জন্য ৫ মিনিট অপেক্ষা করতে হবে। এরপর, আপনাকে এক্সেল ফাইলটি রিফ্রেশ করতে হবে সেই পরিবর্তনগুলো এক্সেল ফাইলে প্রতিফলিত করতে। এর জন্য, "ডেটা > রিফ্রেশ ऑল"-এ যান।

পড়ুন: এক্সেলে অ্যারো কী কাজ করছে না।

আপনি যদি চান এক্সেল নিজে থেকে আপডেট হয় যখনই আপনি গুগল শিটে পরিবর্তন করেন, তবে আপনাকে আরও কিছু ধাপ অনুসরণ করতে হবে।

১] টেবিলটি সিলেক্ট করুন এবং "ডেটা > কানেকশনস"-এ যান। এটি একটি উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনাকে "প্রোপার্টিজ" সিলেক্ট করতে হবে।

২] এখন, "রিফ্রেশ এভারি" চেকবক্সে ক্লিক করুন এবং সেই সময় লিখুন যার পর এক্সেল অটোমেটিক্যালি আপডেট হবে। আমি ৫ মিনিট লিখেছি। আপনি যদি "রিফ্রেশ ডেটা হোয়েন ওপেনিং দ্য ফাইল" অপশনটি ইnebল করেন, তবে আপনি প্রতিবার ফাইল খোলার সময় এক্সেল আপডেট চেক করবে। কাজ শেষ হলে OK ক্লিক করুন এবং পূর্বের উইন্ডো বন্ধ করুন।

এটাই সব। এভাবে আপনি গুগল শিটসকে এমএস এক্সেলের সাথে সংযোগ করতে পারেন।

পরবর্তী পড়ুন: অ্যাডভান্সড এক্সেল টিপস এবং ট্রিকস।