ট্যাবুলার ডেটা আমাদের চারপাশে সব জায়গায় রয়েছে। আমরা শুধু এতক্ষণে এটিকে লক্ষ্য করতাম না। চিন্তা করলে বুঝতে পারবেন, সেভ করা নোটস, রেসিপির তালিকা, লটারির জেতা টিকিটের রিপোর্ট, কারেন্সি ও সিকিউরিটিজ রেট, ট্রেন শিডিউল এবং অন্যান্য রোজমার্রার ডেটা ইলেকট্রনিক ফর্মে সেভ করার সবচেয়ে সুবিধাজনক পদ্ধতি হলো স্প্রেডশীট আকারে সেভ করা। এটি শুধু প্র্যাক্টিক্যাল নয়, বরং সায়েন্টিফিকও, তাই ছাত্ররা শিক্ষার শুরু থেকেই স্প্রেডশীট বানানো শেখে, এবং জটিল কেসে কাস্টম সার্ভিসের সাহায্য নেন।
পিভট টেবিলের উদ্দেশ্য কী এবং Google Spreadsheets-এ এটিকে সহজে কীভাবে তৈরি করবেন?
যেকোনো ডুপ্লিকেট ডেটা অনিচ্ছাকৃতভাবেই একটি স্ট্রাকচারে অর্গানাইজ হয়ে যায়। এই ফর্মে এগুলোর সাথে কাজ করা অনেক সহজ: নির্দিষ্ট ভ্যালু সার্চ করা, ডেটা সামারি ও অ্যানালাইসিস করা, সোর্ট করা, এবং চার্ট বানানো। তাই যেকোনো volumের টেক্সট তৈরির জন্য Documents সেরা উপায়, তবে ডিজিটাল ওয়ার্ল্ডের বাকি সব বৈচিত্র্যের জন্য টেবিল Google-ই যুক্তিসঙ্গত। রোজমার্রার জীবনে স্প্রেডশীট ব্যবহার করা যায় বিভিন্ন গোলের তালিকা, পার্সনাল গাড়ির কিলোমিটার ও পেট্রোল খরচ, হোলিডে গিফটের খরচ এবং ফ্যামিলি বাজেটের ইনকাম মেইনটেইন করতে। বিজনেস ওয়ার্ল্ডে, Google স্প্রেডশীটের অসংখ্য অ্যাপ্লিকেশন ইত מכבר আবিষ্কার হয়েছে: এটি ডেটা অ্যানালাইসিসের ট্যাকল, সবকিছুর একাউন্টিং সিস্টেম, এবং সকল ধরনের গ্রাফ তৈরির अनിവার্য সহায়ক।
সমস্ত সম্ভাব্য ফাংশনালিটির বাস্তবায়নে মাইক্রোসফট এক্সেল (Microsoft Excel) অনিশ্চিত লিডার। শুধু BI ইন্ডাস্ট্রির যেসব জায়ান্ট যেন QlikView এবং Tableau সেটির সাথে প্রতিযোগিতা করতে পারে, কিন্তু যেহেতু এই প্ল্যাটফর্মগুলো খুব ব্যয়বহুল, তাই লিডারশিপ Microsoft Excel এবং Google Sheets-এ চলে গেছে, যাদের তুলনা প্রমাণ করে যে সেগুলো_COMMON_বেসিসে তৈরি হওয়া সত্ত্বেও বস্তুতঃ ইনডিভিজুয়াল। সবচেয়ে ইউজফুল ফাংশনগুলোর মধ্যে একটি হলো পিভট টেবিল যা Google Drive টুলস দিয়ে সহজে তৈরি করা যায়। সারসংক্ষেপ স্প্রেডশীটগুলো OLAP টেকনোলজির ভিত্তিতে তৈরি, যা ১৯৯৩ সালে বিখ্যাত ডেটাবেস রিসার্চার এবং রিলেশনাল ডেটা মডেলের লেখক Edgar Codd বর্ণনা করেছেন। এটি ডেটা অ্যারেকে ইনফরমেটিভ রিপোর্টে কনভার্ট করার সবচেয়ে কনভেনিয়েন্ট এবং কুইক ট্যাকল।
আসলে, একটি কনসলিডেটেড স্প্রেডশীট হলো ডেটা প্রসেসিং ট্যাকল গ্রুপিং ও সামারাইজিং ইনফরমেশনের জন্য। যেকোনো সারসংক্ষেপ স্প্রেডশীট একটি নির্দিষ্ট ডেটাবেসের ভিত্তিতে তৈরি। একটি অ্যারে ফিল্ডস ও রেকর্ডসহ ডেটাবেস ফর্মে থাকে। ডেটাবেসের প্রতিটি রো (রেকর্ড) অধীন objek্ট বা ইন্ডিভিজুয়াল কেস বা অবজেক্টের স্টেট সম্পর্কে ইনফরমেশন, এবং প্রতিটি কলাম (ফিল্ড) হলো সব অধীন অবজেক্টের প্যারামিটার, প্রোপার্টি বা অ্যাট্রিবিউট। ডেটাবেসের সব ফিল্ড দুটি টাইপে ভাগ: ডাইমেনশন এবং মেজার। ডাইমেনশন হলো অবজেক্টের নাম বা প্রোপার্টি, जिसके কনটেক্সটে আমরা বিভিন্ন কোয়ান্টিটেটিভ ইন্ডিকেটর অ্যানালাইসিস করতে পারি। প্রতিটি ডাইমেনশন কিছু এলিমেন্ট ধারণ করে। মেজার হলো কোয়ান্টিটেটিভ ইন্ডিকেটর যা আমরা ডাইমেনশনের এলিমেন্টগুলোর সাথে কমপেয়ার করি।
Google Sheets পিভট টেবিল ফরম্যাট
Google Sheets-এ পিভট টেবিল তৈরি করতে একটি সিম্পল অ্যালগরিদম ফলো করতে হবে। অ্যালগরিদমে তিনটি অ্যাকশন রয়েছে: সোর্স স্প্রেডশীট প্রিপারেশন, সারসংক্ষেপ স্প্রেডশীট তৈরি, রিপোর্ট সেটআপ।
১. সোর্স স্প্রেডশীট প্রিপারেশন
একটি কনসলিডেটেড টেবিল তभी উপযোগী হবে যদি আপনার ইনপুট ডেটা সুস্ট্রাকচার্ড থাকে। শুরু করার আগে নিচের প্যারামিটারগুলো চেক করুন।
অকাউন্ট স্প্রেডশীটের প্রতিটি কলামে এক টাইপের ডেটা থাকতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি পারচেজের রেকর্ড রাখেন, তবে ডেটের জন্য আলাদা কলাম, প্রোডাক্টের জন্য আলাদা কলাম, এবং টোটাল শিপমেন্টের জন্য আলাদা কলাম থাকতে হবে।
স্প্রেডশীট ডেটার উপরে কলাম হেডারসহ একটি আলাদা রো থাকতে হবে।
অকাউন্ট স্প্রেডশীটে মার্জড সেল ব্যবহার না করার চেষ্টা করুন।
আপনি যদি ইয়ার বা মাস অনুযায়ী টোটাল দেখতে চান, তবে তাদের অটোমেটিক ক্যালকুলেশনের জন্য স্প্রেডশীটে কলাম যোগ করতে হবে। ইয়ার ক্যালকুলেট করতে YEAR() ফাংশন ব্যবহার করুন। মাস ক্যালকুলেট করতে MONTH() ফাংশন ব্যবহার করুন।
২. পিভট টেবিল তৈরি
সারসংক্ষেপ টেবিল তৈরি করতে পুরো সোর্স টেবিল সিলেক্ট করুন হেডারসহ। "Data" মেনুতে "Pivot table report" আইটেম সিলেক্ট করুন। এরপর একটি আলাদা শিট তৈরি হবে, যেখানে আপনাকে রিপোর্টের টাইপ ও কন্টেন্ট কাস্টোমাইজ করতে হবে।
৩. রিপোর্ট কনফিগারেশন
সারসংক্ষেপ টেবিলযুক্ত শিটে নেভিগেট করুন। প্রাথমিকভাবে এটি খালি থাকবে, কিন্তু পেজের ডানপাশে "Report Editor" মেনু আসবে। এই মেনুতে আপনি "Rows", "Columns", "Values" এবং "Filter"-এ ফিল্ড যোগ করতে পারেন। এই মেনু ব্যবহার করে "Year" কলাম সারসংক্ষেপ টেবিলে যোগ করুন। তারপর "Month" কলাম যোগ করুন। তারপর "Report Editor" ব্যবহার করে একটি রো যোগ করুন। তারপর "Product" লাইন যোগ করুন। এখন "Amount" ফিল্ড Values-এ যোগ করুন।
Values-এ আপনি ক্যালকুলেটেড টোটালের টাইপ সেট করতে পারেন। এটি আপনার পারচেজের টোটাল অ্যামাউন্ট, মিনিমাম, ম্যাক্সিমাম পারচেজ অ্যামাউন্ট, এভারেজ কস্ট এবং অন্যান্য অপশন হতে পারে। প্রয়োজনে একই সারসংক্ষেপ টেবিলে একাধিক টাইপের টোটাল আউটপুট করা যায়।
Excel-এর বিপরীতে, Google-এ কনসলিডেটেড টেবিলগুলো অটোমেটিক্যালি আপডেট হয়। কিন্তু পিভট টেবিল সম্পূর্ণ সোর্স ডেটা রেঞ্জকে রেফার করছে কিনা তা নিয়মিত চেক করা উচিত। সিরিজে পরিবর্তন আনার প্রয়োজনে আপনি ম্যানুয়াল মোডে সুইচ করতে পারেন চেঞ্জ সেভ করার জন্য। এই কেসে, চেঞ্জগুলো শুধু "Update Table" বাটনে ক্লিক করার পর সেভ হবে।
প্রায় সব মডার্ন স্প্রেডশীটে উপলব্ধ সিম্পল ফাংশনগুলোর পাশাপাশি, Google Spreadsheets-এ কিছু ইউনিক ফিচার রয়েছে। দক্ষ হাতে এগুলো একটি সিরিয়াস অ্যানালিটিক্যাল ও স্ট্যাটিস্টিক্যাল ট্যাকলে পরিণত হয় যা অটোমেটিক্যালি ডেটা কলেক্ট, প্রসেস এবং পাবলিশ করতে পারে, এবং রিয়েল টাইমে গ্রুপ ওয়ার্কের অপশনও দেয়। আরও, মডার্ন গ্যাজেটের ফাংশনালিটি এই ট্যাকলের ফাংশনালিটি প্রায় অলিমিটেড করে দিয়েছে।
