আমরা সবাই সেখানে ছিলাম. যখন আপনি একজন সহকর্মীর কাছ থেকে একটি ইমেল পান যা হাতের টাস্ক থেকে আপনার ফোকাসকে সরিয়ে দেয় তখন আপনি হাতের কাজটিতে মনোযোগ দেন। কৌতূহলী, আপনি কীভাবে সাহায্য করতে পারেন তা দেখতে আপনি এটিতে ক্লিক করেন, কিন্তু এটি আসলে এমন কিছু নয় যার একটি অবিলম্বে প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন৷
তবুও, আপনি ভাবতে পারেন যে আপনার এখনই তাদের কাছে ফিরে যাওয়া উচিত বা আপনার ফোকাস পুনরুদ্ধার করার চেষ্টা করা উচিত - যা বিশেষত চ্যালেঞ্জিং হতে পারে যখন এটি আপনার সারা দিন প্রায়ই আসে।
এই নিবন্ধে, আমরা আপনাকে কিছু টিপস দিয়ে দেব যা আপনার ইমেল চেক করার সময় আপনাকে উত্পাদনশীল থাকতে সাহায্য করতে পারে।
1. প্রতিদিন আপনার ইনবক্স চেক করার পরিমাণ সীমিত করুন
আপনি যদি প্রতিবার একটি ইমেল পাওয়ার সময় আপনার ইনবক্সে ক্লিক করেন—অথবা আপনি একটি প্রত্যাশা করছেন—আপনি ক্রমাগত আপনার ফোকাস ভঙ্গ করছেন। আপনি বিঘ্নিত হওয়ার পরে কাজে ফিরে যেতে আপনার যে সময় লাগে তাও বিবেচনা করতে চান, বিশেষ করে যদি আপনি এখনই প্রতিটি ইমেলের উত্তর দেন।
যদিও আপনি ব্যস্ত বোধ করতে পারেন, এটি সামনে এবং পিছনে কাজ করার সবচেয়ে উত্পাদনশীল উপায় নাও হতে পারে। আপনি আপনার ইমেল তালিকা খালি করার অভিপ্রায়ে আপনার ইনবক্স চেক করতে চান৷
৷যদি না আপনার কাজের জন্য সত্যিকার অর্থে সমস্ত ইমেলের একটি তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয়, আপনি প্রতিদিন আপনার ইনবক্স চেক করার সংখ্যা সীমিত করার চেষ্টা করুন। একটি পরামর্শ হিসাবে, আপনি প্রতিদিন দুই থেকে তিনবার আপনার ইমেলগুলি পরীক্ষা করতে এবং অগ্রাধিকার দিতে চাইতে পারেন - একবার আপনি যখন কাজ করবেন, একবার আপনার দুপুরের খাবারের বিরতির পরে এবং আপনার দিনের কাজ শেষ হওয়ার এক ঘন্টা আগে।
যাইহোক, আপনার সময়সূচী এবং আপনি যাদের সাথে কাজ করেন তাদের সাথে কাজ করে এমন একটি রুটিন নিয়ে আসা ভাল। যদিও আপনি তাৎক্ষণিক প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন, তার মানে এই নয় যে আপনাকে সবসময়ই করতে হবে, বিশেষ করে যদি আপনি কোনো গুরুত্বপূর্ণ কাজ বা সময়সীমার দিকে মনোযোগ দেন।
অবশ্যই, আপনি এমন লোকেদের পেতে চলেছেন যাঁদের কাছে আপনাকে শীঘ্রই ফিরে যেতে হবে, সে আপনার বস, ক্লায়েন্ট বা অগ্রাধিকার সহকর্মীই হোক না কেন। আপনি যখন আপনার ইনবক্স চেক করেন, তখন তাদের প্রতি আপনার প্রতিক্রিয়াকে অগ্রাধিকার দিন। সেই ব্যক্তি যখন আপনাকে বিরক্ত করবেন না-তে ইমেল করে তখন আপনি সতর্কতা চালু করতে পারেন—অথবা আপনার ইনবক্স নতুন মেইলের জন্য কতবার চেক করবে তা সামঞ্জস্য করুন।
আপনি যদি নির্দিষ্ট ইমেলগুলিকে সম্পূর্ণরূপে নীরব করতে আপনার বিজ্ঞপ্তি সেটিংস সামঞ্জস্য করতে চান তবে এটি আপনার উপর নির্ভর করে। যাইহোক, অতি গুরুত্বপূর্ণ কিছু মিস করা এড়াতে, আপনি কেবল বিজ্ঞপ্তিতে প্রাপক এবং বিষয় লাইনের দিকে নজর দিতে এবং অপেক্ষা করতে পারলে দ্রুত ট্র্যাকে ফিরে আসতে চাইতে পারেন।
2. একই ইমেলের সাথে দুবার ডিল করা এড়িয়ে চলুন
পদক্ষেপ নেওয়ার আগে নিজেকে রিফ্রেশ করতে আপনি কি একই ইমেল একাধিকবার খুলেছেন এবং পড়েছেন? এটি আপনার সময় এবং ফোকাসের অপচয় হতে পারে।
আপনি প্রতিবার খুললেই পদক্ষেপ নেওয়ার মাধ্যমে এটি প্রতিরোধ করতে পারেন। এটির একটি প্রতিক্রিয়া প্রয়োজন কিনা তা স্থির করুন, আপনি এটি ফাইল বা সংরক্ষণাগার করতে পারেন, বা এটি আবর্জনা বা কিছু হলে আপনি কেবল মুছতে পারেন৷
এটির উত্তর দেওয়ার সিদ্ধান্ত নেওয়ার অর্থ এই নয় যে এটি এখনই ঘটতে হবে, তবে একটি পতাকা বা কোনও ধরণের অনুস্মারক যুক্ত করুন যাতে আপনি পরের বার আপনার ইমেলগুলি মোকাবেলা করার সময় এটি করতে জানতে পারেন৷
আপনার ইনবক্সে ইমেল অনুস্মারকগুলির জন্য একটি বৈশিষ্ট্যও থাকতে পারে৷ উদাহরণস্বরূপ, স্পার্ক আপনাকে নির্দিষ্ট সময়ের জন্য বার্তাগুলিকে স্নুজ করার অনুমতি দেয় এবং এটি আপনাকে একটি নির্দিষ্ট তারিখ এবং সময়ে সেগুলি মনে করিয়ে দেবে। এটি আপনাকে একটি প্রেরিত ইমেল অনুসরণ করার জন্য একটি অনুস্মারক সেট করতে দেয় যদি আপনি এখনও প্রাপকের কাছ থেকে কোনও প্রতিক্রিয়া না পান৷
আপনার ইনবক্সে যেকোন কিছুর জন্য প্রতিক্রিয়া, ফাইল, আবর্জনা বা ট্র্যাশের প্রয়োজন হয় না—বেশিরভাগ ইমেল প্রদানকারী এটিকে খুব সহজ করে তোলে, তাই এটি করা এবং এটি সম্পন্ন করা সর্বোত্তম।
এটি আপনার প্রাপ্ত ইমেলের পরিমাণের উপর ভিত্তি করে নিজের জন্য কিছু নিয়ম নিয়ে আসতে সহায়তা করে। উদাহরণস্বরূপ, কে একটি অগ্রাধিকার এবং আপনার প্রতিক্রিয়া সময়. অন্যরাও এটিতে অভ্যস্ত হয়ে যাবে এবং জানতে পারবে যে আপনি তাদের একটি দুর্দান্ত প্রতিক্রিয়া দেবেন, ঠিক তখনই নয়৷
আপনি যদি খুঁজে পান যে সেখানে একটি ইমেল আছে যা আপনি বন্ধ করে রেখেছেন, তাহলে এটি করতে ব্যাঙ পদ্ধতিটি ব্যবহার করুন।
3. অকেজো নিউজলেটার এবং মার্কেটিং ইমেল থেকে সদস্যতা ত্যাগ করুন
সম্ভবত আপনি নিউজলেটার এবং বিপণন ইমেলের অতিরিক্ত গোলমাল ছাড়াই দিনে পর্যাপ্ত বিজ্ঞপ্তি পাবেন। আপনি ব্যস্ত থাকার কারণে এটিকে স্লাইড করা এবং আপনার ইনবক্সে জমা হতে দেওয়া সহজ৷
যাইহোক, তাদের মাধ্যমে sifting হল আরেকটি কাজ যা আপনার ফোকাস এবং উত্পাদনশীলতা কেড়ে নেবে। এটি বিশেষভাবে সত্য যদি প্রেরক ইমেলটি যথেষ্ট ভালভাবে লিখে থাকেন যাতে আপনি কেন তা সত্যিই না জেনে এটিকে ক্লিক করতে এবং পড়তে পারেন৷
যদি না এটি এমন কিছু হয় যা আপনি সত্যিকার অর্থে পদক্ষেপ নিতে যাচ্ছেন, যেমন নির্মাতার সামগ্রী পড়া বা কোম্পানির বিক্রয়ের সুবিধা নেওয়া, সদস্যতা ত্যাগ করুন। আপনি এই ইমেলগুলিতে যে সময় এবং শক্তি রাখবেন এবং সেগুলিকে আরও অর্থবহ বা স্বস্তিদায়ক কিছুতে রাখুন৷
যদি আপনার কাছে নিউজলেটার এবং মার্কেটিং ইমেল থাকে যা আপনি পড়তে চান, তাহলে আপনি স্পার্কের মতো একটি ইমেল প্রদানকারী চেষ্টা করতে চাইতে পারেন যা স্মার্ট ইনবক্স অফার করে৷
স্মার্ট ইনবক্স বৈশিষ্ট্যটি ব্যক্তিগত ইমেল থেকে পরিষেবাগুলি থেকে নিউজলেটার এবং বার্তাগুলিকে আলাদা করে৷ এটি অপরিচিত এবং স্বয়ংক্রিয় বার্তাগুলি থেকে বিজ্ঞপ্তিগুলিকে নিঃশব্দ করে৷
4. জাঙ্ক ইমেল ব্লক করুন—ঠিকানা এবং ডোমেন
যখন জাঙ্ক মেল ফিল্টার করার কথা আসে, তখন কিছু ইমেল প্রদানকারী অন্যদের চেয়ে ভালো কাজ করে। এমনকি আউটলুকের মতো একটি জনপ্রিয় পছন্দও নিখুঁত নয়, যা কিছু জাঙ্ক মেল আসতে দেয়৷
৷যাইহোক, যদি কেউ আপনাকে স্প্যামিং করে, আপনি তাদের ইমেল ঠিকানা ব্লক করতে পারেন। এছাড়াও আপনি সম্পূর্ণ ডোমেন ব্লক করতে সক্ষম হতে পারেন যদি আপনি দেখতে পান যে আপনি বিভিন্ন ব্যবহারকারীর নাম থেকে ইমেল পাচ্ছেন, কিন্তু একই ওয়েব ঠিকানা৷
আপনি যদি Outlook ব্যবহার করেন, আপনি এই বৈশিষ্ট্যটি জাঙ্ক মেল-এ খুঁজে পেতে পারেন মেইলের বিভাগ সেটিংসের অধীনে ট্যাব এবং সমস্ত আউটলুক সেটিংস দেখুন। Gmail হল আরেকটি প্রদানকারী যা আপনাকে সহজেই ইমেল ঠিকানা এবং কোম্পানিগুলিকে ব্লক করতে দেয়৷
৷
আপনি অন্য ইমেল প্রদানকারী ব্যবহার করলে, ব্লক ইমেল ডোমেন অনুসন্ধান করে এই বৈশিষ্ট্যটি পরীক্ষা করুন৷ এবং আপনার ব্যবহার করা প্রদানকারীর নাম।
মনে রাখবেন, স্প্যাম ইমেলের মধ্যে আনসাবস্ক্রাইব ক্লিক না করাই ভালো, কারণ এটি আপনাকে আপনার ব্যক্তিগত তথ্য পেতে খুঁজছেন এমন একটি স্কেচি সাইটে নিয়ে যেতে পারে। প্রকৃতপক্ষে, আপনি এটিকে স্প্যাম হিসাবে চিহ্নিত বা মুছে না দেওয়া পর্যন্ত তাদের সাথে যোগাযোগ করা এড়িয়ে চলুন।
ইমেল সীমিত করে আপনার উৎপাদনশীলতা বাড়ান
একটি ইমেল যোগাযোগের একটি দরকারী টুল। যাইহোক, যখন আমরা গভীর মনোযোগ দিই না তখন এটি একটি বিভ্রান্তিও হতে পারে।
আপনি যদি দেখেন যে আপনি আপনার ইনবক্সে অনেক সময় ব্যয় করেন, তাহলে এই টিপসগুলির মধ্যে এক বা একাধিক ব্যবহার করে দেখুন না কেন এটি সাহায্য করে কিনা?
