মাইক্রোসফট আউটলুকের পারসোনাল ফোল্ডার ফাইল ফরম্যাট—যেটিকে সাধারণত PST বলা হয়—সালহাবर থেকে একটি বড় সমস্যা। মাইক্রোসফট এটা জানে, তাই আউটলুকের সাথে একটি বিল্ট-ইন টুল থাকে Inbox Repair নামে যা করাপ্ট PST ফাইল ফিক্স করতে সাহায্য করে।
বেশির ভাগ কেসে, একটি ডেমেজড PST ফাইলকে Inbox Repair টুলের মাধ্যমে চালানোই মতবাহাল করতে পর্যাপ্ত। কিন্তু কখনো কখনো, হারানো আইটেম রিকভার করতে অতিরিক্ত কदम নেওয়া প্রয়োজন।
আউটলুক PST ফাইল রিপেয়ার কীভাবে কাজ করে
আউটলুকের Inbox Repair টুল আপনার কম্পিউটারের মাইক্রোসফট অফিস ইনস্টলেশন ফোল্ডারের গভীরে দবা থাকে, তাই সেটি পাওয়ার জন্য কিছু খনন করতে হয়। একবার Inbox Repair লোকেট ও লঞ্চ করলে, আপনাকে শুধু ডেমেজড PST ফাইলটি সিলেক্ট করে রিপেয়ার করতে হবে।
গুরুত্বপূর্ণ: Inbox Repair ডেমেজড PST ফাইলের একটি ব্যাকআপ তৈরি করার অপশন দেয়। এটিকে সিলেক্ট করতে ভুলবেন না কারণ পরে মিসিং ডেটা রিট্রিভ করার জন্য কপি প্রয়োজন হতে পারে।
১. মাইক্রোসফট আউটলুক সম্পূর্ণরূপে বন্ধ করুন।
২. ফাইল এক্সপ্লোরার খুলুন। আপনি কোন ভার্সনের উইন্ডোজ ব্যবহার করছেন তার উপর নির্ভর করে নিচের ফোল্ডারগুলোতে নেভিগেট করুন:
- Windows 64-bit: Local Disk (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office16
- Windows 32-bit: Local Disk (C:) > Program Files (x86)> Microsoft Office > root > Office16
নোট: উপরের ফোল্ডার পাথগুলো আউটলুক ২০১৬, আউটলুক ২০১৯, এবং আউটলুক ৩৬৫-র জন্য প্রযোজ্য। আপনি যদি পুরনো ভার্সনের আউটলুক ব্যবহার করেন, তবে আপনাকে Office15 (আউটলুক ২০১৩), Office14 (আউটলুক ২০১০), বা Office12 (আউটলুক ২০০৭) ফোল্ডারটি সিলেক্ট করতে হবে।
৩. SCANPST লেবেলযুক্ত ফাইলটি খুঁজে বের করুন এবং এডমিনিস্ট্রেটর হিসেবে রান করুন।
৪. Browse বাটন ব্যবহার করে আপনি যে আউটলুক PST ফাইলটি রিপেয়ার করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
আপনি যদি PST ফাইলটির লোকেশন না জানেন, তবে Windows+S চাপিয়ে উইন্ডোজ সার্চ খুলুন। তারপর .PST ফাইল এক্সটেনশনসহ নাম দিয়ে সার্চ করুন। সার্চ রেজাল্টে ফাইল লোকেশন দেখতে পাবেন।
বিকল্পভাবে, আউটলুক খুলুন এবং File > Account Settings > Data Files -এ যান PST ফাইলটির লোকেশন দেখতে। তারপর অ্যাপ্লিকেশন বন্ধ করুন।
৫. Start সিলেক্ট করুন। Inbox Repair টুল PST ফাইলটি সমস্যায় চেক করবে। এতে কিছু সময় লাগবে।
৬. Make backup of scanned file before repairing রেডিও বাটন চেক করুন এবং Repair সিলেক্ট করুন।
৭. PST ফাইল রিপেয়ার শেষ করতে OK সিলেক্ট করুন।
মাইক্রোসফট আউটলুক খুলুন এবং এটিকে আশা করা হয় সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে PST ফাইলটি ব্যবহার করবে কোনো সমস্যা ছাড়া। আপনি রিপেয়ার করা অরিজিনাল ফাইল একই লোকেশনে করাপ্ট PST ফাইলটির একটি কপি পাবেন (যেটির .BAK এক্সটেনশন থাকবে)।
Lost and Found ফাইলগুলো রিকভার করুন
কখনো কখনো, মাইক্রোসফট আউটলুকের Inbox Repair টুল একটি ব্যাপকভাবে ডেমেজড PST ফাইল রিপেয়ার করতে পারে। ধরা যাক টুলটি রিপেয়ার করা আইটেমগুলকে তাদের অরিজিনাল ফোল্ডার বা লোকেশনে প্লেস করতে ব্যর্থ হয়। সেক্ষেত্রে, সেটি সেগুলোকে একটি Lost and Found ফোল্ডারে বা Recovered Personal Folders লেবেলের অধীনে ফোল্ডার সেটে জমা দিয়ে দেবে।
আপনি এই আইটেমগুলো রিকভার করতে পারেন আউটলুকে একটি নতুন PST ডেটা ফাইল তৈরি করে এবং Lost and Found বা Recovered Personal Folders-এর কন্টেন্টগুলো সেখানে মুভ করে।
১. আউটলুকে Home ট্যাব খুলুন। তারপর New Email-এর পাশের মেনু খুলুন, More Items-এ পয়েন্ট করুন, এবং Outlook Data File সিলেক্ট করুন।
২. Outlook Data File অপশনটি বেছে নিন এবং OK সিলেক্ট করুন।
৩. আপনার কম্পিউটারে একটি লোকেশন নির্দিষ্ট করুন, নতুন PST ফাইলের জন্য একটি নাম দিন, এবং OK সিলেক্ট করুন।
৪. আউটলুক উইন্ডোর নিচের বাম কোণে More আইকন (তিন ডট) সিলেক্ট করুন এবং Folders সিলেক্ট করুন আউটলুক সাইডবারকে Folder List view-এ স্যুইচ করতে।
৫. Lost and Found বা Recovered Personal Folders এর ভেতরের কন্টেন্টগুলো নতুন ডেটা ফাইলে ড্র্যাগ করুন।
এটি করার পর, আপনি চাইলে Lost and Found ফোল্ডার বা Recovered Personal Folders ডেটা ফাইল আউটলুক থেকে রিমুভ করতে পারেন।
PST থেকে অতিরিক্ত আইটেম রিকভার করুন
ধরা যাক রিপেয়ার করা ডেটা ফাইলে আপনি কোনো মিসিং আইটেম নোটিস করেন। যদি সেগুলো Lost and Found ফোল্ডারে বা Recovered Personal Folders-এর অধীনেও না পান, তবে আপনি অরিজিনালের ব্যাকআপ কপি ব্যবহার করে সেগুলো রিট্রিভ করার চেষ্টা করতে পারেন। মূলত, আপনি ব্যাকআপ ফাইলের কন্টেন্ট ইম্পোর্ট করার চেষ্টা করবেন ডুপ্লিকেট আইটেম তৈরি না করে যা Inbox Recovery টুল ইতিমধ্যে রিকভার করেছে।
১. করাপ্ট PST ফাইল ব্যাকআপটি আপনার ডেস্কটপে কপি করুন।
২. ফাইল নামের শেষে থাকা .BAK এক্সটেনশনকে .PST-তে চেঞ্জ করুন।
নোট: আপনি যদি ফাইল এক্সটেনশন না দেখেন, তবে ফাইল এক্সপ্লোরার উইন্ডোতে File মেনু খুলুন এবং Change folder and search options সিলেক্ট করুন। তারপর View ট্যাবে যান এবং Hide extensions for known file types-এর পাশের বক্স আনচেক করুন।
৩. আউটলুকে File মেনু খুলুন এবং Open & Export > Import/Export সিলেক্ট করুন।
৪. Import from another program or file সিলেক্ট করুন এবং Next ক্লিক করুন।
৫. Outlook Data File (.pst) সিলেক্ট করুন এবং Next ক্লিক করুন।
৬. Browse সিলেক্ট করুন এবং করাপ্ট PST ফাইলটির ব্যাকআপ কপি (যেটি আপনি পরের রিনেম করেছেন) সিলেক্ট করুন।
৭. Do not import duplicates সিলেক্ট করুন এবং Next ক্লিক করুন।
৮. Include subfolders-এর পাশের বক্স চেক করুন। তারপর Import folders into the same folder সিলেক্ট করুন এবং যে অ্যাকাউন্ট বা ডেটা ফাইলে আইটেম ইম্পোর্ট করতে চান সেটি বেছে নিন।
৯. Finish সিলেক্ট করুন।
আউটলুক ইম্পোর্ট ফিনিশ করলে, আপনাকে ম্যানুয়ালি কনফার্ম করতে হবে আগে যেসব আইটেম মিসিং ছিল সেগুলো এখন উপস্থিত কিনা। যদি না থাকে, তবে Inbox Repair টুল আবার চালানোর চেষ্টা করুন।
থার্ড-পার্টি আউটলুক PST রিপেয়ার ও রিকভারি টুলস
অনলাইনে সার্চ করলে অনেক পেইড থার্ড-পার্টি টুল পাবেন যা দাবি করে ডেমেজড বা করাপ্ট আউটলুক PST ফাইল রিপেয়ার করতে পারে। প্রায় সকল কেসে, Inbox Repair টুলই কাজের জন্য পর্যাপ্ত ভালো।
শুধু থার্ড-পার্টি রিকভারি প্রোগ্রাম ব্যবহার করুন যদি Inbox Repair আপনার ডেটা রিট্রিভ করতে ব্যর্থ হয়, এবং অনলাইন রিভিউ ভালোভাবে চেক করে টাকা খরচ করার আগে ডিউ ডিলিজেন্স করুন।
শেষ করার আগে, একটা মজার তথ্য: Inbox Repair টুল আপনাকে আউটলুক থেকে ডিলিট করা আইটেমও রিকভার করতে দেয়।
