Microsoft Teams একটি জনপ্রিয় কোলাবোরেশন অ্যাপ যা আপনি আপনার সংস্থার ভিতরে বা বাইরে সহকর্মীদের সাথে কাজ করার সময় ব্যবহার করতে পারেন।
আপনি শেয়ার্ড ফাইলগুলো এক জায়গায় রাখতে পারেন যাতে সব সদস্য অ্যাক্সেস করতে পারে, অথবা মিটিং, কল, চ্যাট, বা پول ফিচার ব্যবহার করে টিমমেটদের সাথে জড়িত থাকতে পারেন যারা কোথাও থাকুক।
আরো ভালো কথা হলো, আপনি Teams-কে একটি ওয়েব অ্যাপ বা আপনার কম্পিউটার এবং মোবাইল ডিভাইসে স্ট্যান্ডঅ্যালোন অ্যাপ হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন Microsoft 365 সাবস্ক্রিপশন ছাড়াই।
আপনি যদি আপনার টিমমেটদের সমন্বয় করার দায়িত্ব পান, তবে Microsoft Teams-এ টিম তৈরি করার পদ্ধতি শিখতে এই গাইডটি অনুসরণ করুন।
Microsoft Teams-এ টিম তৈরি করার পদ্ধতি
Teams অ্যাপে টিম তৈরি করার আগে, আপনাকে জানা উচিত যে এই ফিচারটি শুধুমাত্র Microsoft 365 Business সাবস্ক্রাইবারদের জন্য উপলব্ধ, তাই Microsoft 365 Family বা পারসনাল প্ল্যানে এটি পাবেন না।
আপনি যদি Microsoft 365 Business ব্যবহার করেন কিন্তু টিম তৈরির অনুমতি না পান, তবে আপনার IT অ্যাডমিনিস্ট্রেটর থেকে টিম তৈরির এক্সেস চান।
এছাড়া, আপনি কতটি লাইসেন্স কিনেছেন সেটি নির্ধারণ করবে কতজন ইউজার অ্যাপের পূর্ণ ফিচার অ্যাক্সেস পাবে। বাজেট কম থাকলে, আপনি আরও Microsoft 365 ব্যবহারকারীদের গেস্ট ইউজার হিসেবে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন যাদের Teams-এ অ্যাক্সেস নেই, কিন্তু সারা ফিচার পাবেন না যেন লাইসেন্সড ব্যবহারকারীদের।
একবার টিম তৈরি হলে, আপনি টিমমেটদের সাথে ফাইল শেয়ার করতে পারেন, অথবা অনন্তরিন মিটিং এবং কথোপকথন করতে পারেন।
আপনি Teams থেকে যেকোনো কে কল করতে পারেন যদি আপনার সংস্থা কলিং ফিচার সেট আপ করে থাকে, সকল অনরিড মেসেজ, রিপ্লাই, এবং মেনশন আপডেট রাখতে পারেন, মিটিং শিডিউল করতে পারেন, এবং আরও অনেক কিছু।
নোট: একটি টিমে সর্বোচ্চ ২,৫০০ সদস্য থাকতে পারে, যাতে লাইসেন্সড ব্যবহারকারী এবং গেস্ট দুইই অন্তর্ভুক্ত।
কম্পিউটারে Microsoft Teams-এ টিম তৈরি করা
Microsoft Teams কম্পিউটার, স্মার্টফোন, বা ট্যাবলেটে সেট আপ এবং ব্যবহার করা সহজ। আপনি তিনভাবে টিম তৈরি করতে পারেন:
- শূন্য থেকে (From scratch)
- টেমপ্লেট থেকে (From a template)
- এক্সিস্টিং গ্রুপ থেকে (From an existing group)
শূন্য থেকে টিম তৈরি করা (Create a Team from Scratch)
- আপনার কম্পিউটার বা মোবাইল ডিভাইসে Microsoft Teams ডাউনলোড করুন। আপনি Teams অনলাইনও ব্যবহার করতে পারেন, এবং তারপর একটি ইউজার অ্যাকাউন্ট তৈরি করুন অথবা আপনার সংস্থা দেওয়া Teams লগইন ক্রেডেনশিয়াল দিয়ে সাইন ইন করুন। সাইন ইন হলে, শুরুতে Teams আইকন সিলেক্ট করুন।
- নতুন টিম শুরু করতে, বOTTOM-বাম কোণে Join or Create a Team লিংক সিলেক্ট করুন।
- Create a team অপশন সিলেক্ট করুন।
- এরপর From scratch সিলেক্ট করুন।
- What kind of team will this be পপআপে, Public, Private, বা Org-wide সিলেক্ট করুন:
- Public: আপনার সংস্থার কেউই টিমটি, শেয়ার্ড ফাইল, আগের চ্যাট, এবং অন্যান্য চ্যানেল অ্যাক্সেস করতে পারবে।
- Private: টিম ওনার সংস্থার সদস্যদের আমন্ত্রণ জানাতে পারবেন, এবং শুধু টিম মেম্বাররা টিমের এক্টিভিটি দেখতে পাবেন।
- Org-wide: সংস্থার সবাই অটোমেটিক্যালি যোগ হয়ে যাবে।
- টিমকে একটি নাম দিন এবং চাইলে বিবরণ যোগ করুন।
- Create সিলেক্ট করুন।
- আপনার টিমে সদস্যরা যোগ করুন।
টেমপ্লেট থেকে টিম তৈরি করা (Create a Team from a Template)
Microsoft Teams কিছু প্রিমেড টেমপ্লেট দিয়ে থাকে যেগুলো ব্যবহার করে আপনি দ্রুত টিম তৈরি করতে পারেন।
- Create a team অপশন মেনুতে ফিরে যান এবং Select a template সেকশনের অধীনে একটি টেমপ্লেট বেছে নিন।
- টিম টেমপ্লেটগুলো বিভিন্ন চ্যানেল এবং বিল্ট-ইন অ্যাপসহ আসে। আপনি যদি টেমপ্লেট পরিবর্তন করে আপনার প্রয়োজনের উপযুক্ত অন্য একটি চান, তবে পिछল স্ক্রিনে ফিরে অন্য টেমপ্লেট সিলেক্ট করুন।
- Next সিলেক্ট করুন।
- What kind of team will this be উইন্ডোতে Private বা Public সিলেক্ট করুন।
- আপনার টিমকে একটি নাম এবং বিবরণ দিন এবং তারপর Create সিলেক্ট করুন।
- এরপর চ্যানেল সিলেক্ট করুন। যদি সেগুলো লুকিয়ে থাকে, তবে hidden channel লিংক সিলেক্ট করে উপলব্ধ চ্যানেলগুলো দেখুন।
এক্সিস্টিং গ্রুপ/টিম থেকে টিম তৈরি করা (Create a Team from an Existing Group/Team)
আপনি একটি এক্সিস্টিং গ্রুপ বা টিম থেকে টিম তৈরি করতে পারেন। যদি একই গ্রুপকে দুটি ভিন্ন টাস্ক দেওয়া হয়, অথবা একটি টিমের সেম টেমপ্লেট আপনি ব্যবহার করতে চান, তবে এটি সময় বাঁচাতে সেরা উপায়।
নোট: অ্যাডমিনরা এক্সিস্টিং টিম থেকে টেমপ্লেট তৈরি করতে পারেন।
- Create a team মেনুতে From a group or team সিলেক্ট করুন।
- এরপর Team সিলেক্ট করুন।
- নতুন টিম তৈরি করার জন্য কোন টিম ব্যবহার করতে চান সেটি বেছে নিন।
- ডিফল্টভাবে, টিমের নাম এক্সিস্টিং টিমের বর্তমান নাম হবে এবং Team Name (copy) হিসেবে দেখাবে। আপনি টিমকে নতুন নাম দিতে পারেন এবং বিবরণ যোগ করতে পারেন।
- Import করতে চান এমন কী কী বেছে নিন: মেম্বার, অ্যাপস, টিম সেটিংস, ট্যাবস, এবং চ্যানেল এক্সিস্টিং টিম থেকে।
- টিমের জন্য প্রাইভেসি সেটিং বেছে নিন: Private বা Public।
- Private: শুধু টিম ওনাররা মেম্বার যোগ করতে পারবেন।
- Public: আপনার সংস্থার কেউই যোগ হতে পারবে।
- শেষে, Microsoft Teams-এ টিম তৈরি করার জন্য Create সিলেক্ট করুন।
নোট: আপনি মূল টিমের সেটিং বা মেম্বারদের সাথে সীমাবদ্ধ নন। তাই আপনি যেকোনো সংখ্যক চ্যানেল, টিম যোগ করতে পারেন, মেম্বাররা পুনরায় সিলেক্ট করতে পারেন, এবং আরও অনেক কিছু।
আপনি এক্সিস্টিং Office 365 গ্রুপ থেকে Microsoft Teams-এ টিম তৈরি করতে পারেন যদি আপনি ৫,০০০-এর কম মানুষের এমন একটি গ্রুপের মালিক হন। এই প্রক্রিয়ার ধাপগুলো এক্সিস্টিং টিম থেকে টিম তৈরি করার মতোই, ফर्क শুধু Create a new team from something you already own সেকশনে Microsoft 365 group সিলেক্ট করতে হবে।
টিমটি রেডি হলে, এটি 365 গ্রুপের নাম থেকে নামকরণ হবে, এবং সব মেম্বার অটোমেটিক্যালি এড হয়ে যাবে।
Microsoft Teams-এ Organization-wide Team তৈরি করা
আপনি যদি অ্যাডমিন হন, তবে আপনার কোম্পানির জন্য একটি organization-wide team তৈরি করতে পারেন, বশর্তে সেটিতে ১০,০০০-এর কম মেম্বার থাকে।
নোট: Organization-wide team-এ গেস্ট ইউজার যোগ করা যায় না, এবং একটি সংস্থায় সর্বোচ্চ পাঁচটি organization-wide team তৈরি করা যায়।
- Join or Create a team > Create a Team সিলেক্ট করুন।
- এরপর From scratch সিলেক্ট করুন।
- What kind of team will this be সেকশনে Org-wide সিলেক্ট করুন।
- টিমকে একটি নাম দিন, বিবরণ যোগ করুন এবং তারপর Create সিলেক্ট করুন।
আপনার টিম ব্যবহার করার জন্য প্রস্তুত, এবং সংস্থার সবাই এটিতে পূর্ণ অ্যাক্সেস পাবে।
মোবাইল ডিভাইসে Microsoft Teams-এ টিম তৈরি করা
আপনি আপনার স্মার্টফোন বা ট্যাবলেটের মোবাইল অ্যাপ দিয়েও Microsoft Teams-এ টিম তৈরি করতে পারেন।
- আপনার ডিভাইসে Microsoft Teams অ্যাপ ডাউনলোড করুন এবং Microsoft 365 Business লগইন ক্রেডেনশিয়াল দিয়ে সাইন ইন করুন।
- Teams app খুলুন এবং Teams আইকন ট্যাপ করুন।
- Menu (থ্রি ডটস) ট্যাপ করুন।
- এরপর Create new team ট্যাপ করুন।
- টিমকে একটি নাম এবং বিবরণ দিন এবং আপনার টিমের জন্য Privacy সেটিং সিলেক্ট করুন (Private বা Public)।
- স্ক্রিনের উপরের ডান কোণে চেক মার্ক ট্যাপ করে টিম তৈরি করুন।
- তাদের নাম বা ইমেইল অ্যাড্রেস দিয়ে আপনার টিমে মেম্বার যোগ করুন এবং স্ক্রিনের উপরের ডান কোণে চেক মার্ক ট্যাপ করুন।
আপনার টিমে সদস্য যোগ করার পদ্ধতি
এখন আপনার Microsoft Teams-এ একটি টিম আছে, আপনি টিমের গোপনীয়তা অনুযায়ী সদস্য যোগ করতে পারেন। যদি এটি পাবলিক টিম হয়, তবে সবাই যোগ হতে পারবে এবং পূর্ণ অ্যাক্সেস পাবে।
প্রাইভেট টিমের জন্য, আপনি দুটি পদ্ধতিতে মেম্বার যোগ করতে পারেন: ম্যানুয়ালি বা ইনভাইট লিংক দিয়ে।
ম্যানুয়ালি প্রাইভেট টিমে মেম্বার যোগ করা
- টিম পেজে টিমের নামের পাশে Options সিলেক্ট করুন।
- এরপর Add Member সিলেক্ট করুন।
- মেম্বারের নাম বা নামগুলো টাইপ করুন এবং Add সিলেক্ট করুন।
- Close সিলেক্ট করুন।
ইনভাইট লিংক দিয়ে প্রাইভেট টিমে মেম্বার যোগ করা
আপনার যদি টিম লিংক থাকে, তবে সেটি সেই মেম্বার/মেম্বারদের সাথে শেয়ার করুন যাদের টিমে যোগ হয়ে উঠতে চান।
- টিমের নামের পাশে Options (থ্রি ডটস) সিলেক্ট করুন।
- এরপর Get a link to team সিলেক্ট করুন।
- ইনভাইট লিংক কপি করুন এবং Teams-এ ডায়রেক্ট চ্যাট বক্সে পেস্ট করুন অথবা ইমেইল বা যেকোনো অন্য মেসেজিং অ্যাপ দিয়ে পাঠান।
নোট: আপনার সংস্থার বাইরের মেম্বারদের আপনার তৈরি টিমে যোগ করতে, টিম অপশনে Add a Member সিলেক্ট করুন, এবং তাদের ইমেইল অ্যাড্রেস দিন। এটি সেসবাকে গেস্ট হিসেবে যোগ করবে, অর্থাৎ সারা সংস্থা-ওয়াইড টিমে না, শুধু সেই টিমে সীমাবদ্ধ থাকবে।
Microsoft Teams-এ টিম ডিলিট করার পদ্ধতি
টিমটি যদি অবসান পায় এবং আপনার আর প্রয়োজন নাই, তবে আপনার সংস্থাতে টিমের সংখ্যা কম রাখতে এটি ডিলিট করে দিতে পারেন।
কম্পিউটার
- টিম Options-এ যান।
- Delete the team সিলেক্ট করুন।
- এরপর I understand that everything will be deleted বক্সে টিক দিন। আপনার সকল চ্যানেল, কথোপকথন, ফাইল, এবং এই টিমের জন্য Microsoft 365 গ্রুপ ডিলিট হয়ে যাবে। কনফার্ম করতে Delete team সিলেক্ট করুন।
ফোন/ট্যাবলেট
টিমটি যদি উদ্দেশ্য পুরন করে ফেলে, তবে কিছু কুইক ট্যাপে এটি ডিলিট করা যাবে।
- টিম ডিলিট করতে, টিমের নামের পাশে Options (থ্রি ডটস) ট্যাপ করুন।
- Delete team ট্যাপ করুন।
- এরপর ক্যাঙ্কেলেশন কনফার্ম করতে Delete ট্যাপ করুন।
সহযোগিতা করুন এবং কাজ শেষ করুন
একটি সংস্থায় টিম হিসেবে কাজ করা টাস্ক বিতরণ বা শেয়ার করে সেগুলো পুরা করার একটি চমৎকার উপায়।
আপনার যদি একটি রিমোট টিম থাকে এবং Microsoft Teams ছাড়া আরও টুল প্রয়োজন হয় একসাথে কাজ করার জন্য, তবে আমাদের রিমোট টিমের জন্য সেরা কোলাবোরেশন টুলস গাইডটি দেখুন।
কমেন্ট করে জানান এই গাইডটি আপনাকে Microsoft Teams-এ আপনার টিম তৈরি করতে সাহায্য করেছে কিনা।
