কিভাবে মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে একটি নির্ধারিত বা তাত্ক্ষণিক মিটিং তৈরি করবেন

আপনি বাড়ি থেকে কাজ করার সময়, বা যখনই আপনি দূর থেকে কাজ করছেন তখন প্রকল্পগুলিতে আপনার সহকর্মীদের সাথে যোগাযোগ রাখার জন্য Microsoft টিমের সাথে একটি মিটিং তৈরি করা একটি ভাল উপায়। ধরে নিচ্ছি যে আপনি বা আপনার সংস্থা একজন Microsoft 365 গ্রাহক, আপনি ইতিমধ্যেই Microsoft প্রদান করে সমস্ত অ্যাপ ইন্টিগ্রেশনের সুবিধা নিচ্ছেন। মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে কীভাবে একটি মিটিং তৈরি করবেন তা এখানে।

একটি মিটিং তৈরি করুন

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে একটি মিটিং তৈরি করার তিনটি উপায় এখানে রয়েছে৷

1. ক্যালেন্ডার বেছে নিন টিমগুলিতে আপনার সহকর্মীদের সাথে একটি মিটিং তৈরি করতে টিম চ্যাট বক্সের নীচে আইকন৷ ক্যালেন্ডার আইকনটি অনুপস্থিত থাকলে, আপনার প্রতিষ্ঠানের আইটি প্রশাসকের সাথে যোগাযোগ করুন।
2. ক্যালেন্ডার বেছে নিন Microsoft Teams ডেস্কটপ অ্যাপের বাম দিকে এবং নতুন মিটিং বেছে নিন উপরের ডান কোণায়।
3. ক্যালেন্ডারে সময়ের একটি পরিসীমা বেছে নিন .

একবার আপনি উপরে উল্লিখিত তিনটি বিকল্পের যেকোনো একটি করে ফেললে, মিটিং তথ্য সম্পাদনা করতে একটি ক্যালেন্ডার ফর্ম খোলা হবে। শিডিউলিং সহকারী ব্যবহার করুন প্রত্যেকের জন্য কাজ করে এমন একটি মিটিংয়ের সময় নির্ধারণে সহায়তা করার জন্য, যদি তাদের কাজের সময়সূচী এবং বিদ্যমান মিটিংগুলি ইতিমধ্যেই Microsoft টিম ক্যালেন্ডার-এর মধ্যে সেট আপ করা থাকে। . একবার আপনি সময়, ঐচ্ছিক অংশগ্রহণকারী, অবস্থানগুলি (দৈহিক বা ভার্চুয়াল মিটিং রুম যেখানে ইতিমধ্যেই টিমগুলিতে সেট আপ করা অবস্থানগুলি) এবং মিটিং বিশদগুলি পূরণ করা শেষ হয়ে গেলে, সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন৷ টিমগুলি একটি মাইক্রোসফ্ট টিমস মিটিং বিজ্ঞপ্তি পাঠাবে বা সমস্ত মিটিংয়ের অংশগ্রহণকারীদের একটি লিঙ্ক ইমেল করবে৷

আপনি যদি একটি টিম চ্যানেল যোগ করেন আপনার মিটিংয়ে, আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে আপনার মিটিংয়ে আমন্ত্রিত ব্যক্তি থাকলে আপনাকে মিটিংয়ে একটি লিঙ্ক পাঠাতে হবে।  পাঠান বেছে নিন যখন শেষ হবে. দলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সমস্ত আমন্ত্রিত অংশগ্রহণকারীদের Microsoft টিমস-এ একটি বিজ্ঞপ্তির মাধ্যমে বা ইমেলের মাধ্যমে একটি আমন্ত্রণ পাঠাবে যদি তারা আপনার সংস্থার বাইরে থাকে৷

আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরের লোকেদের আমন্ত্রণ জানান

মাইক্রোসফ্ট টিমগুলি ব্যবহারকারীদের তাদের সংস্থার বাইরে থেকে তাদের টিম মিটিংয়ে লোকেদের আমন্ত্রণ জানাতে দেয়। আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে থেকে কাউকে আমন্ত্রণ জানাতে, আপনাকে তাদের সম্পূর্ণ ইমেল ঠিকানা জানতে হবে।

প্রয়োজনীয় অংশগ্রহণকারীদের যোগ করুন চয়ন করুন৷ . যদি কেউ ঐচ্ছিক অংশগ্রহণকারী হয়, তাহলে ঐচ্ছিক অংশগ্রহণকারীদের যোগ করুন বেছে নিন পরিবর্তে।

ব্যক্তির সম্পূর্ণ ইমেল ঠিকানা টাইপ করুন (যেমন [email protected])। আমন্ত্রণ (ইমেল ঠিকানা) নির্বাচন করুন৷ . আপনার দেওয়া ইমেল ঠিকানাটি টিম মিটিংয়ে একটি আমন্ত্রণ লিঙ্ক সহ একটি ইমেল পাবে৷

আউটলুক থেকে একটি মিটিং নির্ধারণ করুন

ইনস্টল করা হলে, Microsoft টিম আপনার অনুমতি নিয়ে একটি Outlook অ্যাড-ইন ইনস্টল করতে পারে। Outlook অ্যাড-ইন আপনাকে Outlook থেকে সরাসরি নতুন টিম মিটিং তৈরি করতে দেয়। এইভাবে, আপনাকে আউটলুক এবং মাইক্রোসফ্ট টিমের মধ্যে স্যুইচ করতে হবে না, ব্যবহারকারীরা যেকোনও অ্যাপের মধ্যে থেকে মিটিং দেখতে, গ্রহণ করতে, প্রত্যাখ্যান করতে বা যোগ দিতে পারবেন।

একটি তাত্ক্ষণিক মিটিং তৈরি করুন

আপনি যদি শেষ মুহূর্তে একটি দ্রুত মিটিং সেট আপ করতে চান, আপনি টিমগুলিতে একটি দ্রুত মিটিং তৈরি করতে পারেন৷ এটি এমন উদাহরণগুলির জন্য যেখানে আপনি ক্যালেন্ডারে বা একটি টিম চ্যানেলে আছেন এবং ধারণা বিনিময় করতে বা একটি প্রকল্পের জন্য আপনার অগ্রগতি সম্পর্কে দ্রুত আপডেট দিতে 10-মিনিটের একটি দ্রুত বৈঠকের জন্য একজন সহকর্মীর সাথে দেখা করতে চান৷

ক্যালেন্ডারের মধ্যে

আপনি যখন টিম ক্যালেন্ডারে থাকেন , পরিবর্তে নতুন মিটিং বেছে নিন , এখনই দেখা করুন বেছে নিন .

From there, you will be able to add a meeting title, choose whether you want to use video or not, and pick your preferred audio source. Once you are ready to start the meeting, choose Join now .

In the upper right corner a box marked People will open up to allow you to invite someone to your instant meeting. Just start typing the name of the person or people that you want to invite to your instant meeting. They will receive a call in Microsoft Teams to join your meeting.
If you choose, you can also copy the join info link to your clipboard and send the invite link in an email if the person or people are outside your organization. If your email recipients do not have Microsoft Teams, they can join the instant meeting just by using their internet browser.

This is a great option to use if you do not have meeting the scheduling capability in Outlook or Teams. Meet now works just like scheduled meetings in the Teams Calendar. Everyone in the Meet now meeting can access everything that is shared in the meeting, including the meeting chat, the recording, and any files or documents that are shared in the meeting.

In a Teams channel

If you are in a Teams channel and want to start an instant meeting, go to the Posts tab and go where you type new messages in the channel and choose the Meet now icon.

Once you choose the Meet now icon, an instant meeting will open right in the comment thread.

You can use the Meet now button to start an instant meeting to get clarification on an issue that cannot be resolved via messaging. Just reply to any comment thread in your Teams channel and choose Meet now to continue the conversation. Once you choose Meet now everyone in the comment thread will be invited to the instant meeting.

Do you have any issues creating a meeting in Microsoft Teams? Let us know in the comments.