মাইক্রোসফট টিমসে মিটিং তৈরি করা আপনার সহকর্মীদের সাথে প্রজেক্টের কাজে যোগাযোগ রাখার ভালো উপায়, चाहে আপনি বাড়ি থেকে কাজ করুন বা দূর থেকে। ধরে নিচ্ছি আপনি বা আপনার সংস্থা মাইক্রোসফট ৩৬৫ কাস্টমার, তাই আপনি ইতিমধ্যে মাইক্রোসফট প্রদত্ত সব অ্যাপ ইন্টিগ্রেশনের সুবিধা নিচ্ছেন। মাইক্রোসফট টিমসে মিটিং তৈরির পদ্ধতি নিচে দেওয়া হলো।
একটি মিটিং তৈরি করুন
মাইক্রোসফট টিমসে মিটিং তৈরির তিনটি পদ্ধতি আছে।
- টিমস চ্যাট বক্সের নিচে ক্যালেন্ডার আইকনে ক্লিক করে টিমসে আপনার সহকর্মীদের সাথে মিটিং তৈরি করুন। ক্যালেন্ডার আইকন না থাকলে আপনার সংস্থার আইটি অ্যাডমিনিস্ট্রেটর থেকে যোগাযোগ করুন।
- মাইক্রোসফট টিমস ডেস্কটপ অ্যাপের বাম পাশে ক্যালেন্ডার বেছে নিন এবং উপরের ডান কোণায় নতুন মিটিং ক্লিক করুন।
- ক্যালেন্ডার-এ একটি সময় পরিসর বেছে নিন।
উপরোক্ত তিনটি অপশন中的 যেকোনো একটি করলে একটি ক্যালেন্ডার ফর্ম পপ আপ হবে মিটিং ইনফরমেশন এডিট করার জন্য। শিডিউলিং অ্যাসিস্ট্যান্ট ব্যবহার করে সবার জন্য উপযুক্ত মিটিং সময় শিডিউল করুন, তবে শর্তে তাদের ওয়ার্ক শিডিউল এবং বিদ্যমান মিটিংস ইতিমধ্যে মাইক্রোসফট টিমস ক্যালেন্ডার-এ সেট আপ করা থাকতে হবে। সময়, ঐচ্ছিক অ্যাটেন্ডি, লোকেশন (ফিজিক্যাল বা ভার্চুয়াল মিটিং রুম যেগুলো টিমসে ইতিমধ্যে সেট আপ করা আছে), এবং মিটিং ডিটেইলস পূরণ শেষে সংরক্ষণ ক্লিক করুন। টিমস সব অ্যাটেন্ডিগুলোর কাছে মাইক্রোসফট টিমস মিটিং নোটিফিকেশন পাঠাবে বা লিংক সহ ইমেইল করবে।
আপনি যদি আপনার মিটিংয়ে একটি টিমস চ্যানেল যোগ করেন, তবে আপনাকে মিটিং লিংক পাঠাতে হবে যদি আপনার সংস্থার বাইরের লোকজন আমন্ত্রিত থাকে। 
শেষে পাঠান ক্লিক করুন। টিমস স্বয়ংক্রিয়ভাবে সব আমন্ত্রিত অ্যাটেন্ডিগুলোর কাছে টিমস নোটিফিকেশন বা ইমেইল (বাহিরের লোকজন হলে) পাঠাবে।
আপনার সংস্থার বাইরের লোকজনকে আমন্ত্রণ জানান
মাইক্রোসফট টিমস ব্যবহারকারীদের তাদের সংস্থার বাইরের লোকজনকে টিমস মিটিং-এ আমন্ত্রণ জানাতে দেয়। আপনার সংস্থার বাইরের কারো আমন্ত্রণ জানাতে হলে তাদের সম্পূর্ণ ইমেইল ঠিকানা জানতে হবে।
প্রয়োজনীয় অ্যাটেন্ডি যোগ করুন বেছে নিন। যদি কেউ ঐচ্ছিক অ্যাটেন্ডি হন, তবে ঐচ্ছিক অ্যাটেন্ডি যোগ করুন বেছে নিন।
ব্যক্তির সম্পূর্ণ ইমেইল ঠিকানা টাইপ করুন (যেমন admin@wsxdn.com)। আমন্ত্রণ জানান (ইমেইল ঠিকানা) বেছে নিন। আপনার দেওয়া ইমেইল ঠিকানায় টিমস মিটিং-এর আমন্ত্রণ লিংক সহ একটি ইমেইল যাবে।
আউটলুক থেকে মিটিং শিডিউল করুন
ইনস্টল হওয়ার সাথে সাথে, আপনার অনুমতিতে মাইক্রোসফট টিমস আউটলুক অ্যাড-ইন ইনস্টল করতে পারে। আউটলুক অ্যাড-ইন আপনাকে আউটলুক থেকে সরাসরি নতুন টিমস মিটিং তৈরি করতে দেয়। এইভাবে আপনাকে আউটলুক এবং মাইক্রোসফট টিমসের মধ্যে স্যুইচ করতে হবে না, ব্যবহারকারীরা যেকোনো অ্যাপ থেকে মিটিং দেখতে, গ্রহণ/অস্বীকরণ করতে বা জয়েন করতে পারবেন।
একটি ইনস্ট্যান্ট মিটিং তৈরি করুন
আপনি যদি শেষ মুহূর্তে দ্রুত একটি মিটিং সেট আপ করতে চান, তবে টিমসে একটি কুইক মিটিং তৈরি করতে পারেন। এটি সেসব পরিস্থিতির জন্য যেখানে আপনি ক্যালেন্ডারে বা একটি টিমস চ্যানেলে আছেন এবং একটি সহকর্মীর সাথে দ্রুত ১০ মিনিটের মিটিং করতে চান Idee বিনিময় বা প্রজেক্ট প্রগরেস আপডেট দেওয়ার জন্য।
ক্যালেন্ডারের মধ্যে
যখন আপনি টিমস ক্যালেন্ডার-এ থাকেন, নতুন মিটিং বদলে এখন মিটিং বেছে নিন।
তারপর আপনি মিটিং টাইটেল যোগ করতে পারবেন, ভিডিও ব্যবহার করতে চান কিনা তা বেছে নিতে পারবেন, এবং আপনার পছন্দের অডিও সোর্স পিক করতে পারবেন। একবার মিটিং শুরু করার জন্য প্রস্তুত হলে এখন যোগ দিন বেছে নিন।
উপরের ডান কোণার লোকজন বক্সটি খুলবে যাতে আপনি আপনার ইনস্ট্যান্ট মিটিং-এ কারো আমন্ত্রণ জানাতে পারেন। শুধু সেই ব্যক্তি বা ব্যক্তিদের নাম টাইপ करना শুরু করুন যাদের আমন্ত্রণ জানাতে চান। তারা আপনার মিটিং-এ জয়েন করার জন্য মাইক্রোসফট টিমসে একটি কল পাবে।
আপনি চাইলে জয়েন ইনফো লিংক কপি করুন আপনার ক্লিপবোর্ডে এবং ইমেইলে আমন্ত্রণ লিংক পাঠাতে পারেন যদি ব্যক্তি বা লোকজন আপনার সংস্থার বাইরে থাকে। আপনার ইমেইল প্রাপকরা যদি মাইক্রোসফট টিমস না থাকে, তবে তারা শুধু ইন্টারনেট ব্রাউজার ব্যবহার করে ইনস্ট্যান্ট মিটিং-এ জয়েন করতে পারবেন।
এটি একটি দুর্দান্ত অপশন যদি আউটলুক বা টিমসে মিটিং শিডিউল করার ক্ষমতা না থাকে। মিট নাও শিডিউলড মিটিংসের মতো কাজ করে টিমস ক্যালেন্ডারে। মিট নাও মিটিং-এ সবাই মিটিং-এ শেয়ার করা সব কিছু অ্যাক্সেস করতে পারবে, যেন- মিটিং চ্যাট, রেকর্ডিং, এবং মিটিং-এ শেয়ার করা যেকোনো ফাইল বা ডকুমেন্ট।
একটি টিমস চ্যানেলে
আপনি যদি একটি টিমস চ্যানেলে থাকেন এবং একটি ইনস্ট্যান্ট মিটিং শুরু করতে চান, পোস্টস ট্যাবে যান এবং চ্যানেলে নতুন মেসেজ টাইপ করার জায়গায় এখন মিটিং আইকনে ক্লিক করুন।
এখন মিটিং আইকনে ক্লিক করলে, কমেন্ট থ্রেডের মধ্যেই একটি ইনস্ট্যান্ট মিটিং খুলবে।
আপনি এখন মিটিং বাটন ব্যবহার করে একটি ইনস্ট্যান্ট মিটিং শুরু করতে পারেন যেসব বিষয় মেসেজিংয়ের মাধ্যমে সমাধান হয় না। আপনার টিমস চ্যানেলে যেকোনো কমেন্ট থ্রেডে রিপ্লাই করুন এবং এখন মিটিং বেছে নিন কথা বলা চালু রাখতে। একবার এখন মিটিং বেছে নিলে কমেন্ট থ্রেডের সবাই ইনস্ট্যান্ট মিটিং-এ আমন্ত্রিত হবে।
মাইক্রোসফট টিমসে মিটিং তৈরি করতে কোনো সমস্যা হচ্ছে? কমেন্টে জানান।
