যখন ইমেইল অর্গানাইজেশনের কথা আসে, তৎক্ষণাৎ প্রতিক্রিয়া প্রায়শই ফোল্ডার, ট্যাগ, ফিল্টার, প্রায়োরিটি মার্ক, এবং সেরকম জিনিসগুলোর ওপর থাকে। না कि সেগুলোর যেকোনো খারাপ – আসলে, সেগুলোর অধিকাংশ খুব চমৎকার। কিন্তু জিমেইলে আরেকটি ফিচার রয়েছে যা আপনার ইনকামিং মেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে অর্গানাইজ করতে সাহায্য করতে পারে – অ্যালিয়াস।
অর্গানাইজেশন যেকোনো ফিল্ডে, মেথডগুলো দুই টাইপে ভাগ করা যায় – রিয়েকশনারি এবং প্রো-অ্যাকশনারি। একটি রিয়েকশনারি মেথড হচ্ছে কিছু যা ইউজার মেইল পাওয়ার পর করে, চায়ে সেটি ফোল্ডারের মধ্যে সরানো, ডিলিট করা, রিনেম করা, ট্যাগ করা, বা যা কিছু। একটি প্রো-অ্যাকশনারি মেথড মেইল আসার সাথে সাথে আপনার জন্য অর্গানাইজ করে, যেন একটি ফিল্টার যা অটোমেটিক্যালি স্প্যাম ডিলিট করে।
জিমেইল অ্যালিয়াস ফিচারটি একটি প্রো-অ্যাকশনারি মেজার যা ফিল্টারসহ মিলে কাজ করে আপনার ইনবক্সকে যতটা সম্ভব অর্গানাইজড রাখতে। পড়তে থাকুন কীভাবে আপনি এটি সেট আপ করতে পারেন এবং কীভাবে এটি আপনাকে উপকৃত করবে।
জিমেইল অ্যালিয়াস কী?
প্রথমে, একটি অ্যালিয়াস কী? এটি আপনার আসল ইমেইল ঠিকানার একটি মডিফাইড ভার্সন যা জিমেইল ফিল্টারে একটি প্যারামিটার হিসেবে ব্যবহার করে। এটা কনফিউজিং লাগলে চিন্তা করবেন না। এখানে একটি উদাহরণ।
ধরা যাক আপনার ইমেইল ঠিকানা হলো johnsmith@gmail.com। আপনি যখন কোনো ওয়েবসাইট, ফোরাম, নিউজলেটার, বা যেকোনো কিছুর জন্য সাইন আপ করবেন, আপনি সম্ভবত সেটি আপনার ইমেইল হিসেবে টাইপ করবেন এবং শেষ। কিন্তু এখানেই অ্যালিয়াসটি আসে।
জিমেইলে, আপনি আপনার ইমেইল আইডেন্টিফায়ারের পর একটি প্লাস সাইন ('+') এবং যেকোনো ক্যারেক্টার স্ট্রিং যোগ করতে পারেন – এবং জিমেইল এটিকে এখনও আপনার একই হিসেবে চিনবে। উদাহরণস্বরূপ, কেউ যদি johnsmith+abc@gmail.com এ ইমেইল পাঠায়, সেটি আপনার ইনবক্সে আসবে। johnsmith+test@gmail.com ও আপনার ইমেইল হিসেবে কাজ করবে।
প্লাস সাইনের পরের সবকিছু হচ্ছে অ্যালিয়াস। কিন্তু এতে কী লাভ? আপনি অ্যালিয়াস ব্যবহার করে কীভাবে লাভবান হবেন? আমি ব্যাখ্যা করছি।
জিমেইল অ্যালিয়াস কীভাবে ব্যবহার করবেন
কয়েক বছর আগে, আমি একটি নির্দিষ্ট অনলাইন কমিউনিটিতে অত্যন্ত সক্রিয় সদস্য ছিলাম। সেটি সময়, লোকেরা আমাকে প্রাইভেট মেসেজ এবং ইমেইল পাঠাত দৈনন্দিন এবং ফোরাম সফ্টওয়্যার আমাকে ইমেইল নোটিফিকেশন পাঠাত। এই নোটিফিকেশনগুলো হেলপফুল ছিল তাই আমি সেগুলো ডিজেবল করতাম না, কিন্তু একই সাথে সেগুলো আমার ইনবক্স জাম করত।
এখানে কীভাবে আমি একটি জিমেইল অ্যালিয়াস ব্যবহার করলাম সেই ক্লাটার থেকে মুক্ত হওয়ার জন্য।
আমি ওই ফোরামে আমার ইমেইল ঠিকানা পরিবর্তন করলাম myemail+forum@gmail.com। এটি করলে সেই নোটিফিকেশনগুলো আমার অ্যালিয়াস ঠিকানায় পাঠানো হয়। জিমেইলে, আমি তারপর একটি ফিল্টার সেট আপ করলাম যেকোনো ইমেইল যেগুলো এই অ্যালিয়াস ঠিকানায় পাঠানো হয়, সেগুলো অটোমেটিক্যালি একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরাতে। এটি চমৎকারভাবে কাজ করল।
আপনি অ্যালিয়াস প্রায় যেকোনো পরিস্থিতিতে ব্যবহার করতে পারেন। আপনার কো-ওয়ার্কাররা ইমেইল পাঠাবে +work 에, যখন আপনার বন্ধু ও পরিবার +personal এ। আপনি যদি এমন কোনো সার্ভিসে সাইন আপ করেন যেটি সম্ভবত স্প্যাম পাঠাতে পারে, আপনি +spam ব্যবহার করতে পারেন।
এছাড়া একটি বোনাস হচ্ছে যদি কোনো নির্দিষ্ট অ্যালিয়াস স্প্যামবটস দ্বারা কম্প্রোমাইজ্ড হয়, আপনি শুধু সেটি ফিল্টার করে দূর করুন এবং একটি নতুন অ্যালিয়াস ব্যবহার করা শুরু করুন পুরো নতুন ইমেইল একাউন্ট তৈরি করার বদলে। খুব হ্যান্ডি।
জিমেইল অ্যালিয়াস সেট আপ করা
প্রথমে, আপনার জিমেইল একাউন্ট সেটিংসে যান (গিয়ার ড্রপডাউন মেনু ক্লিক করে Settings সিলেক্ট করলে)। আপনাকে সকল ভিন্ন অপশন প্রেজেন্ট করলে, Filters ট্যাবে যান।
নিচে, Create a New Filter-এ ক্লিক করুন। আপনাকে একটি পপআপ বক্স দেখাবে যেটি আপনাকে প্রাসঙ্গিক ফিল্টার ডিজাইন জিজ্ঞাসা করবে। যেহেতু লোকেরা তাদের ইমেইল আপনার নতুন জিমেইল অ্যালিয়াসে পাঠাবে, আপনি ফিল্টার প্যারামিটার আপনার অ্যালিয়াসে (যেমন, johnsmith+test@gmail.com) সেট করবেন To: ফিল্ডে। Create Filter With This Search-এ ক্লিক করুন কনফার্ম করার জন্য।
পরবর্তী পেজটি পটেনশিয়াল অ্যাকশনগুলোর একটি লিস্ট যা জিমেইল পারফর্ম করবে যখন এটি একটি ইনকামিং ইমেইল ডিটেক্ট করবে যেটি আপনার নতুন অ্যালিয়াসে এসাইন করা। এটিকে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারের অধীনে ট্যাগ করতে, Apply the Label: এর জন্য চেকবক্স ইনেবল করুন এবং সেটির জন্য আপনি যে লেবেল চান সেটি সিলেক্ট করুন। Create Filter-এ ক্লিক করুন ফিনিশ করার জন্য।
সব শেষ! এখন আপনার ফিল্টার সেট হয়ে গেলে, যেকোনো ইমেইল যা আপনার অ্যালিয়াসে পাঠানো হবে, অটোমেটিক্যালি আপনার স্পেসিফাইড লেবেলে এসাইন হবে। একাধিক অ্যালিয়াসের সাথে এটি করুন এবং আপনি কোনো সময়ে অর্গানাইজড হয়ে যাবেন – শুধু মনে রাখুন ইমেইল ফর্ম পূরণ করার সময় আপনার অ্যালিয়াসগুলো ব্যবহার করতে! এছাড়া, আপনি যদি জিমেইলে আরও অ্যাডভান্সড ফিচার খুঁজছেন, আমাদের উপকারী জিমেইল গাইড ফর পাওয়ার ইউজার্স চেক করতে ভুলবেন না।
