দান্তে ভুল ছিল; নরকের দশটি বৃত্ত রয়েছে, যার মধ্যে সবচেয়ে গভীরটি তাদের জন্য সংরক্ষিত যারা সবচেয়ে জঘন্য ইমেল পাপ করে। ইমেল এখানে থাকার জন্য কিন্তু কিছু পাপী আছে যারা আমাদের বাকিদের জন্য এটিকে আরও খারাপ করে তুলছে। আজ আমি এমন কিছু সবচেয়ে বেদনাদায়ক উপায় দেখতে যাচ্ছি যা লোকেরা ইমেলের অপব্যবহার করতে পারে এবং আমাদের বাকিদের জন্য জীবনকে আনন্দদায়ক করে তুলতে পারে৷
যদিও চিন্তা করবেন না, এমনকি আপনি যদি একজন পাপী হন, আপনি অনন্তকালের কষ্টের জন্য ধ্বংসপ্রাপ্ত নন। আপনার পথের ত্রুটি সংশোধন করতে এবং আপনার ইমেল পাপের অনুতাপ করতে একটি সপ্তাহব্যাপী তপস্যা আলিঙ্গন করুন এবং সমস্ত ক্ষমা করা হবে৷
আপনি একজন ইমেল সাধু বা পাপী কিনা তা জানতে পড়ুন৷
৷অনেক লোককে ইমেল পাঠানো
ইমেল পাঠানোর জন্য অবিশ্বাস্যভাবে সস্তা. একজন ব্যক্তি একটি ইমেল লিখতে পাঁচ মিনিট ব্যয় করতে পারেন এবং এটি হাজার হাজার বা এমনকি কয়েক হাজার প্রাপককে পাঠাতে পারেন। এটিও, ব্যাপকভাবে, গ্রহণ করা অত্যন্ত ব্যয়বহুল। যদি এটি পড়তে দুই মিনিট সময় নেয়, বা এমনকি খারিজ হতে 30 সেকেন্ডও লাগে, তাহলে একটি ইমেল নষ্ট করতে পারে এমন লোক-মিনিটের সংখ্যা বিশাল। এটি উত্পাদনশীল সময়ের একটি বিশাল অপচয়ের পরিমাণ। এমনকি যদি আপনি প্রভাব কমানোর জন্য পদক্ষেপ নেন, যেমন একটি বহু-স্তরযুক্ত যোগাযোগ ব্যবস্থা স্থাপন, তবুও আপনাকে কিছু সময়ে এটি মোকাবেলা করতে হবে।
অনেক প্রতিষ্ঠানের নীতি রয়েছে যেখানে যে কেউ, প্রত্যেকে এবং প্রত্যেকের কুকুরকে সমস্ত ইমেলে সিসি করা হয়৷ প্রত্যেকেরই প্রতিটি একক ইমেল গ্রহণ করার দরকার নেই। আপনি যদি সেইসব লোকদের মধ্যে একজন হন যারা এই নীতিগুলি তৈরি করেন, বা অভ্যাসের বাইরে সবাইকে সিসি করে থাকেন যখন আপনার প্রয়োজন নেই, আপনি একজন ইমেল পাপী৷
যদিও চিন্তা করবেন না, তপস্যা সহজ। এক সপ্তাহের জন্য, শুধুমাত্র সেই ব্যক্তিদের ইমেল পাঠান যাদের তাদের গ্রহণ করতে হবে। সন্দেহ হলে, ইমেল পাঠাবেন না। আপনি সম্ভবত অবাক হবেন যে সবকিছু কীভাবে চলে তার উপর এটির কতটা সামান্য প্রভাব রয়েছে৷
বোনাস হিসাবে, আপনি যত বেশি ইমেল পাঠাবেন, তত বেশি আপনি পাওয়ার সম্ভাবনা রয়েছে তাই আপনি যদি নিজের ইমেল ওভারলোডের মুখোমুখি হন তবে এটিও সাহায্য করতে পারে৷
অত্যধিক ব্যবহার করে উত্তর দিন
ইমেল তার সর্বোত্তম হয় যখন এটি একটি চিঠির মতো ব্যবহার করা হয়:একজন ব্যক্তি অন্য ব্যক্তিকে একটি একক বার্তা পাঠায় এবং তাদের প্রতিক্রিয়া জানানোর জন্য অপেক্ষা করে৷ ইমেল তখনও কাজ করে যখন একজন ব্যক্তি অনেক লোককে একটি একক বার্তা পাঠায় (যতক্ষণ তারা সকল এটি গ্রহণ করতে হবে)। এমনকি থ্রেডেড বার্তাগুলির মতো দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য সহ, ইমেলটি একাধিক বার্তাগুলিকে সঠিকভাবে পরিচালনা করার জন্য ডিজাইন করা হয়নি৷
গোষ্ঠী ইমেলগুলির সাথে সমস্যাটি সত্যিই স্পষ্ট হয়ে ওঠে। আমি এগুলোকে 20 শতকের সবচেয়ে খারাপ প্রযুক্তিগত উন্নয়ন হিসেবে পারমাণবিক বোমার থেকে সামান্য উঁচু স্থান দিই। 15 বা 20 জন লোকের উত্তর সহ একটি ইমেল থ্রেড দ্রুত হাত থেকে বেরিয়ে যেতে পারে যদি লোকেরা সতর্ক না হয়। এবং মনে রাখবেন, প্রেরিত প্রতিটি বার্তা কোথাও কারো জন্য অন্য একটি বিজ্ঞপ্তি।
যদিও প্রথম বার্তাটি প্রতিষ্ঠানের প্রত্যেকের জন্য প্রাসঙ্গিক হতে পারে, সম্ভাবনা রয়েছে যে প্রতিক্রিয়াগুলি নয়। যদি আপনার বস পুরো কর্মীদের কাছে একটি প্রশ্ন পাঠান, তাহলে আপনার সহকর্মীদের সত্যিই করুন আপনার উত্তর দেখতে হবে? রিপ্লাই অল বাটনের অত্যধিক ব্যবহার আপনার করা সবচেয়ে বড় ইমেল পাপগুলির মধ্যে একটি।
আবার, তপস্যা বেশ সহজ। এক সপ্তাহের জন্য, আপনাকে অবশ্যই উত্তর বোতামটি ব্যবহার করতে হবে। যদি একাধিক ব্যক্তির প্রতিক্রিয়া দেখতে হয়, ম্যানুয়ালি তাদের CC করুন। উত্তর সব বোতাম একটি মন্দ প্রলোভন যা প্রতিহত করা আবশ্যক।
যখন আপনার প্রয়োজন নেই তখন ইমেল করা
কখনও কখনও ইমেল কাউকে পৌঁছানোর সেরা উপায়। কখনও কখনও এটা হয় না. দুর্ভাগ্যবশত, ইমেল প্রায়ই ডিফল্ট হিসাবে দেখা হয়। যখন আপনার প্রয়োজন হয় না তখন ইমেল করা নিজেকে সরাসরি ইমেল নরকে পাঠানোর আরেকটি উপায়।
কখনও কখনও জিনিসগুলি সম্পন্ন করার আরও ভাল উপায় রয়েছে। যদি টনি আপনার কাছ থেকে রুম জুড়ে বসে থাকে, যদি না আপনি একটি কাগজের ট্রেইল তৈরি করতে চান, তাহলে কেন হেঁটে তার সাথে কথা বলবেন না? একইভাবে, যদি কোনো কিছুর পেছনে অনেক বেশি প্রয়োজন হয়, তাহলে মুখোমুখি বা ফোন মিটিং সম্ভবত অনেক বেশি কার্যকর হবে। একটি 30 মিনিটের ফোন কল সপ্তাহব্যাপী ইমেল আলোচনার জায়গা নিতে পারে। শুধু নিশ্চিত করুন যে আপনি আপনার মিটিংগুলিকে সময় শূন্যতায় পরিণত করতে দেবেন না।
আপনার তপস্যা হল এক সপ্তাহের জন্য ইমেল না পাঠানোর জন্য আপনি যা করতে পারেন তা করা। আপনি হাঁটার সময় টনি তার ডেস্কে না থাকলে, একটি হাতে লেখা নোট রেখে যান। বব যদি কিছু সংগঠিত করতে চায়, তাকে কল করুন এবং ফোনে এটিকে হাতুড়ি দিয়ে দিন। দেখুন কিভাবে আপনার ডিফল্ট "একটি ইমেল পাঠান" থেকে "অন্য কোন বিকল্প না থাকলে শুধুমাত্র একটি ইমেল পাঠান" এ পরিবর্তন করা আপনার কাজকে প্রভাবিত করে। সবার ইনবক্স আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে।
ওভারলং ইমেল পাঠানো
অনেক লোককে একটি ছোট ইমেল পাঠানো যেমন পাপ, তেমনি একজন ব্যক্তিকে সত্যিই দীর্ঘ ইমেল পাঠানোও হতে পারে। আপনি যা বলার চেষ্টা করছেন তার জন্য যদি 2000 শব্দের ইমেলের প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনি ভুল যোগাযোগের টুল ব্যবহার করছেন। আপনার ইমেল যত দীর্ঘ হবে, অন্য ব্যক্তির পড়তে তত বেশি সময় লাগবে এবং প্রতিক্রিয়া জানাতে তত বেশি প্রচেষ্টা প্রয়োজন। দীর্ঘ ইমেল সত্যিই চুষতে পারে!
পাঁচটি বাক্যের অধীনে সমস্ত ইমেল রাখার প্রতিশ্রুতিবদ্ধ লোকেদের একটি ক্রমবর্ধমান আন্দোলন রয়েছে। তারা মনে করে যে যদি বার্তাটি সংক্ষিপ্তভাবে জানানো না যায় তবে আপনি এটি ভুল করছেন। আপনি যদি টলস্টয়-এসক অঞ্চলে ইমেল লেখার জন্য দোষী হন, তাহলে আপনার তপস্যা হল পাঁচটি বাক্যের ভিড়ে এক সপ্তাহের জন্য যোগদান করা। আপনি যে কোনো ইমেল পাঠান, তা যতই প্রয়োজনীয় মনে হোক না কেন, পাঁচটির বেশি সময় চলতে পারে — পছন্দসই ছোট — বাক্য। এটিতে প্রবেশ করা একটি ভাল অভ্যাস এবং এটি আপনাকে আরও উত্পাদনশীল করে তুলবে৷
৷প্রতিটি বার্তার উত্তর দেওয়া
এই পাপের জন্য আমি সবচেয়ে বেশি দোষী ছিলাম এবং এটি অতিক্রম করতে আমার কিছু সময় লেগেছিল। আপনি যখন একটি ইমেল পান তখন স্বাভাবিক প্ররোচনাটি সরাসরি উত্তর দিতে হয়। সমস্যা হল যে এটি আপনাকে অপ্রয়োজনীয়, প্রতিক্রিয়াশীল বিনিময়ের দিকে টেনে আনতে পারে এবং লোকেরা আশা করবে যে আপনি সব সময় ইমেলে তাত্ক্ষণিকভাবে প্রতিক্রিয়া জানাতে উপলব্ধ থাকবেন। তাৎক্ষণিকভাবে সমস্ত ইমেলের উত্তর দেওয়া একটি ছোট ইমেল পাপ, অন্যদিকে কথোপকথন, সবাই তাত্ক্ষণিকভাবে উত্তর দেওয়ার আশা করা একটি বড় পাপ৷
আপনি জন্তুটিকে খাওয়াচ্ছেন এমন সমস্ত কিছুর দ্রুত প্রতিক্রিয়া জানিয়ে যে বস শনিবার সকাল 4টায় ইমেল প্রতিক্রিয়া দাবি করে৷ আপনি এই ধরনের কর্তাদের পাণ্ডা করা উচিত নয়. এই পাপের প্রায়শ্চিত্ত হিসাবে , আপনাকে অবশ্যই ইমেলের উত্তর দেওয়ার আগে কমপক্ষে এক ঘন্টা অপেক্ষা করতে হবে এবং শুধুমাত্র কাজের সময়গুলিতে প্রতিক্রিয়া জানাতে হবে৷ যদি কিছুর জন্য জরুরী প্রতিক্রিয়ার প্রয়োজন হয়, তাহলে আপনাকে যোগাযোগের অন্য পদ্ধতি ব্যবহার করতে হবে।
এখন শান্তিতে যান
৷এটা ভালোবাসুন বা ঘৃণা করুন, ইমেল এখানে থাকার জন্য আছে. যাইহোক, অন্য সবার জন্য অভিজ্ঞতা আরও ভাল করার উপায় আছে। আপনি যদি একজন ভয়ানক ইমেল পাপী হন, আপনার উপায় অনুতাপ করুন এবং এই সহজ সমাধানগুলির কিছু কাজ করুন৷ মানুষ এর জন্য আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে। অন্যদিকে, আপনি যদি একজন ইমেল সন্ত হন, তাহলে এই নিবন্ধটি আপনার পরিচিত কোনো পাপীদের কাছে ফরোয়ার্ড করুন এবং ভালো কথা ছড়িয়ে দিন৷
সেখানে আরও অসংখ্য ইমেল পাপ রয়েছে। আপনি কি মনে করেন আমি মিস করেছি? এবং আপনি কোন তপস্যার পরামর্শ দেবেন?
