ড্যান্টে ভুল ছিলেন; নরকের দশ চক্র আছে, সবচেয়ে গভীরটিতে তারা থাকেন যারা সবচেয়ে জঘন্য ইমেইল পাপ করেন। ইমেইল থাকবে, কিন্তু কিছু পাপি এটাকে সবার জন্য আরও খারাপ করছে। আজ আমি দেখব ইমেইল দুরুপযোগের সবচেয়ে ভয়ানক পদ্ধতিগুলো যা বাকিদের জীবন দুঃসহ করে দিচ্ছে।
চিন্তা করবেন না, আপনি পাপি হলেও চিরকাল কষ্ট ভোগবেন না। এক সপ্তাহের প্রায়শ্চিত করুন আপনার ভুল सुधারতে এবং ইমেইল পাপ থেকে মুক্তি পান, সব ক্ষমা হবে।
পড়ুন জানতে আপনি ইমেইল সাধু নাকি পাপি।
অনেক মানুষকে ইমেইল পাঠানো
ইমেইল পাঠানো অত্যন্ত সস্তা। এক জন পাঁচ মিনিট লিখে হাজার হাজার লোকের কাছে পাঠাতে পারে। পাওয়ার দিক থেকে এটি খুব ব্যয়বহুল। যদি পড়তে দুই মিনিট লাগে, বা ডিসমিস করতে ৩০ সেকেন্ড, একক ইমেইল কত মানুষ-মিনিট বর্জ্য করে সেটি বিশাল। এটি বিশাল পরিমাণ উৎপাদনশীল সময় নষ্ট করে। 멀্টি-টিয়ার্ড কমিউনিকেশন সিস্টেম বানালেও একসময় সেটি সম्भালতে হয়।
অনেক সংস্থার নীতি আছে যে সবাই, সবার কুকুরকুকুরকুকুর সব ইমেইলে সিসি দেয়া হবে। সবার কাছে সব ইমেইল যেতে হবে না। আপনি যদি সেসব নীতি বানান, বা অভ্যাসে সবার সিসি দেন, তবে আপনি ইমেইল পাপি।
চিন্তা নেই, প্রায়শ্চিত সহজ। এক সপ্তাহ শুধু তাদের কাছে ইমেইল পাঠান যাদের জরুরি পাওয়া উচিত। সন্দেহ হলে পাঠাবেন না। আপনি চমকে যাবেন কত কম প্রভাব পড়েছে সেটি।
বোনাস হিসেবে, আপনি যত বেশি ইমেইল পাঠাবেন, তত বেশি পাবেন — তাই আপনার নিজের ইমেইল ওভারলোডে এটি সাহায্য করবে।
রিপ্লাই-অল অতি ব্যবহার
ইমেইল সেরা কাজ করে চিঠির মত: এক জন অন্য এক জনের কাছে একটা মেসেজ পাঠায় এবং জবাবের জন্য অপেক্ষা করে। ইমেইল কাজ করে যখন এক জন অনেক লোকের কাছে এক মেসেজ পাঠায় (শর্ত সকলোকে পাওয়া উচিত)। থ্রেডেড মেসেজের সুবিধা থাকলেও, ইমেইল একাধিক মেসেজ ঠিকমতো হ্যান্ডেল করতে পারে না।
গরুপ ইমেইলে সমস্যা স্পষ্ট। আমি সেটিকে ২০ম শতাব্দীর সবচেয়ে খারাপ প্রযুক্তিগত উন্নতির পর নিউক্লিয়ার বোমায় র্যাঙ্ক দিই। ১৫-২০ জন রিপ্লাই করলে থ্রেড সহজে বेकাবু হয়ে যায়। মনে রাখুন, প্রতিটি মেসেজ কাউকে নয় কাউকে নোটিফিকেশন পাঠায়।
প্রথম মেসেজ সবার জন্য প্রাসঙ্গিক হলে তা, জবাবগুলো প্রাসঙ্গিক নয়। বস পুরো স্টাফকে প্রশ্ন করলে, আপনার সহকর্মীরা কি আপনার জবাব দেখতে পাবেন? রিপ্লাই-অল বাটন অতি ব্যবহার ইমেইলের সেরা পাপ।
আবার প্রায়শ্চিত সহজ। এক সপ্তাহ শুধু রিপ্লাই বাটন ব্যবহার করুন। একাধিক লোকের কাছে জবাব যেতে হলে ম্যানুয়ালি সিসি দিন। রিপ্লাই-অল বাটন একটি শৈতান প্রলোভন যা প্রতিরোধ করতে হবে।
যখন প্রয়োজন নেই তখনও ইমেইল করা
কখনো ইমেইল সেরা উপায় কাউকে পৌঁছানোর। কখনো নয়। দুর্ভাগ্যক্রমে, ইমেইলকে ডিফল্ট মনে করা হয়। প্রয়োজন নেই এমন ইমেইল করা ইমেইল নরকে পাঠানোর আরেক পথ।
কখনো ভালো উপায় আছে কাজ করার। টনি আপনার সামনের কক্ষে বসে থাকলে, কাগজের প্রুফ তৈরি করার প্রয়োজন না থাকলে, কেন না গিয়ে কথা বলবেন? একইভাবে, অনেক বার্তা আদান-প্রদান প্রয়োজন হলে, মুখোমুখি বা ফোন মিটিং বেশি কার্যকর। ৩০ মিনিটের ফোন কল সপ্তাহভরের ইমেইল আলোচনার বিকল্প। মিটিংকে টাইম ভ্যাকাম না বানাতে দিন।
আপনার প্রায়শ্চিত: এক সপ্তাহ ইমেইল পাঠাবেন না যতটা সম্ভব। টনি ডেস্কে নাই হলে হস্তলিখিত নোট ফেলে আসুন। বব কিছু আয়োজন করতে চাইলে ফোন করুন এবং ফোনেই ঠিক করুন। দেখুন "ইমেইল পাঠাব" ডিফল্ট থেকে "অন্য অপশন নেই তবেই ইমেইল পাঠাব" এ পরিবর্তন আপনার কাজকে কীভাবে প্রভাবিত করে। সবার ইনবক্স আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে।
অতিরিক্ত লম্বা ইমেইল পাঠানো
ছোট ইমেইল অনেকের কাছে পাঠানো পাপ হলে, এক জনকে খুব লম্বা ইমেইল পাঠাও পাপ। ২০০০ শব্দের ইমেইল লিখতে হলে, আপনি ভুল যোগাযোগ টুল ব্যবহার করছেন। ইমেইল যত লম্বা, পড়তে তত সময়, জবাব দিতে তত শ্রম। লম্বা ইমেইল খুব বিরক্তিকর!
পাঁচ বাক্যের নিচে সকল ইমেইল রাখার আন্দোলন বড় হচ্ছে। তারা মনে করেন না পারলে আপনি ভুল করছেন। আপনি যদি টলস্টয়-মতো লম্বা ইমেইল লিখতে অভ্যস্ত, তবে এক সপ্তাহ পাঁচ বাক্যের দলে যোগ দিন। কোনো ইমেইল পাঁচ — বরং ছোট — বাক্যের বেশি হবে না। ভালো অভ্যাস বने এবং আপনি বেশি ফলপ্রদ হবেন।
প্রতিটি মেসেজের জবাব দেওয়া
এই পাপে আমি সবচেয়ে বেশি দোষী ছিলাম, এবং এটিকে কাটতে সময় লাগল। ইমেইল পাওয়ার স্বাভাবিক প্রবণতা হলো তাৎক্ষণিক জবাব দেয়া। সমস্যা হলো এটি অপ্রয়োজনীয়, প্রতিক্রিয়ামূলক আদান-প্রদানে টানিয়ে আনে এবং লোকরা আশা করে আপনি সারারাত ইমেইল জবাব দেবেন। সব ইমেইলে তাৎক্ষণিক জবাব ছোট পাপ, কিন্তু সবার তৎক্ষণিক জবাব আশা করা বড় পাপ।
সব কিছুতে দ্রুত জবাব দিয়ে আপনি সেই রाक्षসকে খাবার দিচ্ছেন যা বস ৪টা সকালে শনিবার ইমেইল জবাব চায়। সে বসকে খুশী করবেন না। এই পাপের প্রায়শ্চিত: এক সপ্তাহ কমপক্ষে এক ঘণ্টা অপেক্ষা করুন ইমেইল জবাব দেয়ার আগে, এবং কেবল অফিস আওয়ারে জবাব দিন। জরুরি জবাব দরকার হলে অন্য যোগাযোগ মাধ্যম ব্যবহার করুন।
এখন শান্তিতে যান
পছন্দ করুন বা ঘৃণা, ইমেইল থাকবে। কিন্তু সবার জন্য অভিজ্ঞতা ভালো করার উপায় আছে। আপনি যদি ভয়ানক ইমেইল পাপি হন, প্রায়শ্চিত করুন এবং এই সহজ সমাধানগুলো ápনান। লোকরা আপনাকে ধন্যবাদ দেবে। আর যদি আপনি ইমেইল সাধু হন, এই আর্টিকেল পাপিদের কাছে ফরওয়ার্ড করুন এবং ভালো খবর ছড়িয়ে দিন।
অনেক বেশি ইমেইল পাপ আছে। আপনি কি মনে করেন আমি কি মিস করেছি? এবং কী প্রায়শ্চিত প্রস্তাব করবেন?
