কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং সহ আপনার আউটলুক ইনবক্সকে কীভাবে মার্ক আপ করবেন

প্রতিটি ইমেল একটি সম্ভাব্য বিভ্রান্তি। আপনি নিয়ম, অগ্রাধিকার ফ্ল্যাগ এবং রঙের বিভাগ ব্যবহার করে আপনার ইমেল পরিচালনা করতে পারেন। এই স্বয়ংক্রিয় কর্মপ্রবাহ আপনাকে আপনার আউটলুক ইনবক্স পরিষ্কার রাখতে এবং আপনার মনকে বিশৃঙ্খলা থেকে মুক্ত রাখতে সাহায্য করবে৷

আপনার উত্পাদনশীলতাকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যাওয়ার জন্য স্বয়ংক্রিয় শর্তাধীন ইনবক্স বিন্যাস বিবেচনা করুন৷ প্রতিটি বার্তা আপনার ইনবক্সে প্রবেশ করার সাথে সাথে শ্রেণীবদ্ধ এবং ফিল্টার করা যেতে পারে। এই নিবন্ধটি সমস্ত আউটলুক ব্যবহারকারীদের লক্ষ্য করে, যদিও IMAP ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহারকারীদের জন্য বিশেষভাবে কার্যকর হতে পারে। IMAP অ্যাকাউন্টগুলি POP3-এর ব্যবহারকারীরা উপভোগ করতে পারে এমন রঙের বিভাগগুলির ব্যাপক ব্যবহারের অনুমতি দেয় না৷

শর্তসাপেক্ষ ইনবক্স ফরম্যাটিং কি?

শর্তসাপেক্ষ ইনবক্স ফরম্যাটিং হল ইনবক্সে প্রবেশ করার সাথে সাথে বার্তাগুলিকে রঙিন করার একটি স্বয়ংক্রিয় পদ্ধতি। আমরা প্রতিটি বার্তার জন্য বিভিন্ন পরিসরের রং, ফন্ট এবং শৈলী বরাদ্দ করতে পারি, বিভিন্ন শর্তে নির্দিষ্ট করা। শর্তগুলি পূরণ করা হলে, বার্তাটি সংশ্লিষ্ট ফর্ম্যাটিং শর্তগুলি পাবে, এটিকে আলাদা করে তুলবে এবং আপনার কর্মপ্রবাহকে সহজ করবে৷

আপনার ইনবক্সকে সচল করতে এখন আমি আপনাকে কিছু দ্রুত উদাহরণ দেখাব।

শর্তসাপেক্ষ ইনবক্স ফরম্যাটিং সেট আপ করা হচ্ছে

বেশ কয়েকটি শর্তসাপেক্ষ ইনবক্স ফর্ম্যাটিং নিয়ম সেট আপ করা সত্যিই বেশ সহজ, এবং এটি আপনার কর্মপ্রবাহে একটি বড় পার্থক্য আনতে পারে৷

দেখুন-এ যান ট্যাব বর্তমান দৃশ্য এর অধীনে , দেখুন সেটিংস নির্বাচন করুন . এটি অ্যাডভান্সড ভিউ সেটিংস প্যানেল খুলবে। শর্তাধীন বিন্যাস নির্বাচন করুন৷ . এটি আপনাকে ডিফল্ট শর্তাধীন বিন্যাস বিকল্পগুলির একটি তালিকা দেখাবে, যার মধ্যে কয়েকটি ইতিমধ্যেই ব্যবহার করা হবে৷

যোগ করুন টিপুন . আপনার প্রথম নিয়মের জন্য একটি নাম লিখুন। আমি নিশ্চিত করব যে আমি কখনই একটি স্কুল নিউজলেটার মিস করব না, তাই সেই নিয়মের নাম "স্কুল নিউজলেটার"। এখন, একটি ফন্ট বেছে নিন . আপনার কাছে উইন্ডোজ ফন্টের সম্পূর্ণ পরিসর উপলব্ধ রয়েছে, যার অর্থ কমিক সানস, চিলার এবং উইংডিংস আপনার নিষ্পত্তিতে রয়েছে। যাইহোক, যেহেতু আমরা আমাদের ইনবক্স ওয়ার্কফ্লো বজায় রাখার চেষ্টা করছি, তাই আমি যুক্তিযুক্ত কিছুতে লেগে থাকার পরামর্শ দেব, যা আপনাকে বিভ্রান্ত করবে না!

একবার আপনি একটি ফন্ট নির্বাচন করলে, একটি রঙ চয়ন করুন এবং ফন্টের আকার বড় করুন (কিছু কারণে এই সিস্টেমটি নিয়মিত ফন্ট পয়েন্টগুলিকে সরিয়ে দেয়, সম্ভবত তাই আমরা একটি অযৌক্তিকভাবে বড় আকার নির্বাচন করি না, যা আউটলুক ইনবক্স ফলককে ভেঙে দেবে)। আপনি প্রস্তুত হলে, ঠিক আছে টিপুন .

এখন, শর্ত নির্বাচন করুন . আমি এই নিয়মে শুধুমাত্র একটি ঠিকানা যোগ করছি, থেকে বাক্স আপনি যদি একক ঠিকানা জানেন, যেখানে প্রযোজ্য সেটি লিখুন। আপনি যদি একটি দীর্ঘ তালিকা যোগ করেন, অথবা এমনকি একাধিক ঠিকানা যোগ করেন, তাহলে থেকে টিপুন আপনার Outlook ঠিকানা বই খুলবে। একবার আপনি প্রয়োজনীয় ঠিকানা যোগ করলে, ঠিক আছে টিপুন , এবং আপনার ইনবক্সে ফিরে যান। আপনি প্রাপ্ত পরবর্তী ইমেল থেকে নিয়মটি প্রযোজ্য হবে৷

রঙের বিভাগ যোগ করা

এখন আমরা জানি কিভাবে ইনকামিং মেলের জন্য একটি শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস তৈরি করতে হয়, আমরা আমাদের নিয়মগুলিকে বিশেষায়িত করতে শুরু করতে পারি। শর্ত প্যানেলে তিনটি ট্যাব আছে:বার্তা , আরো পছন্দ , এবং উন্নত . আমাদের ইনবক্স স্ট্রীমলাইন করার জন্য আমরা প্রতিটি ট্যাব ব্যবহার করতে পারি।

বার্তা

বার্তা ব্যবহার করুন প্রতিটি ইমেল আসার সাথে সাথে একটি নির্দিষ্ট শব্দ-অনুসন্ধান তৈরি করতে ট্যাব। আপনার ইনবক্সে বারবার প্রবেশ করে এমন একটি কীওয়ার্ড, শব্দ বা বাক্যাংশ আলাদা করুন এবং সেগুলি গুরুত্বপূর্ণ হলে একটি ফিল্টার প্রয়োগ করুন৷

আমরা আমাদের ইমেলগুলিতে ফর্ম্যাটিং প্রয়োগ করতে পারি, বিভিন্ন সময়ের ফিল্টারের উপর ভিত্তি করে, যার মধ্যে প্রাপ্ত, পাঠানো, তৈরি, পরিবর্তিত সময় এবং কখন ইমেলটি আপনার ইনবক্সে এসেছে, যেমন যেকোন সময়, গতকাল, গত 7 দিনে বা শেষ সপ্তাহ।

আরো পছন্দ

আরো পছন্দ৷ ট্যাব হল যেখানে আপনি রঙের বিভাগগুলি খুঁজে পাবেন, সেইসাথে অপঠিত বা পঠিত, একাধিক সংযুক্তি রয়েছে, বিভিন্ন গুরুত্বের স্তর রয়েছে বা ব্যবহারকারীর দ্বারা স্বাধীনভাবে পতাকাঙ্কিত করা হয়েছে এমন আইটেমগুলির জন্য বিকল্পগুলি পাবেন৷

রঙের বিভাগ বিন্যাসকরণ ফিল্টারগুলি আপনি ইতিমধ্যেই প্রতিষ্ঠিত যে কোনওটির মতোই, তবে আপনি ইতিমধ্যে ব্যবহার করছেন এমন কোনও রঙ-নিয়মের উপর এটি তৈরি করা সহজ করে তোলে। এই ভাবে, আপনি আপনার রং স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন!

উন্নত

উন্নত ট্যাব আমাদের ফিল্টার করতে এবং আপনার ইনবক্সে প্রয়োগ করার জন্য বিশেষ শর্তাধীন বিন্যাস মানদণ্ড তৈরি করতে দেয়। ক্ষেত্রে ক্লিক করা হচ্ছে বোতামটি আপনাকে সম্ভাব্য ফিল্টার মানদণ্ডের কিছুটা অপ্রতিরোধ্য তালিকায় অ্যাক্সেস দেবে, যার মধ্যে আপনি একটি "ফিল্টার ট্রি" তৈরি করতে একাধিক পছন্দ নির্বাচন করতে পারেন৷

এখানে একটি উল্লেখযোগ্য সংখ্যক বিকল্প রয়েছে, তবে এটি আপনাকে আপনার নিজের তালিকা তৈরি করা বন্ধ করতে দেবেন না। আপনার সময় নিন এবং প্রতিটি তালিকার মাধ্যমে স্ক্যান করুন। বিপুল সংখ্যক বিকল্পগুলি আপনার ইনবক্সে প্রযোজ্য হবে না, তাই এটি তাত্ত্বিকভাবে আপনার অনুসন্ধানের পরিসরকে সংকুচিত করবে৷

আপনি এখন শর্তসাপেক্ষে ফর্ম্যাটিং করছেন

আপনি এখন আপনার ইনবক্সের জন্য শর্তসাপেক্ষ ফর্ম্যাটিং নিয়মগুলির একটি পরিসর সেট আপ করতে সক্ষম হবেন, আপনি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সবকিছু ফিল্টার করুন বা না করুন। এমনকি সেই নির্দিষ্ট ফোল্ডারে যাওয়া ইমেলগুলি তাদের সাথে ফর্ম্যাটিং নিতে পারে, আপনি কীভাবে নির্দিষ্ট রঙ প্রয়োগ করেন তার কিছু বৈচিত্র্যের অনুমতি দেয়। উদাহরণস্বরূপ, নির্দিষ্ট নাম হাইলাইট করার পরিবর্তে, একটি নির্দিষ্ট থিম বা একটি কীওয়ার্ড রঙ এবং ফিল্টার করার চেষ্টা করুন৷

শর্তসাপেক্ষ ফর্ম্যাটিং সেট আপ করা অবিশ্বাস্যভাবে সহজ, এবং আপনি একবার চালু হয়ে গেলে, এটি আপনার ইনবক্সকে রাখবে - এবং আশা করি আপনার মন - ডিজিটাল বিশৃঙ্খলা থেকে কিছুটা পরিষ্কার৷

আপনি কি শর্তসাপেক্ষ ইনবক্স ফর্ম্যাটিং ব্যবহার করেন? আপনি আমাদের পাঠকদের জন্য কোন কৌশল বা টিপস আছে? নিচে আমাদের জানান!