আউটলুক ইনবক্সে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং দিয়ে মার্ক আপ করুন

প্রতিটি ইমেইল একটি সম্ভাব্য ডিস্ট্র্যাকশন। আপনি রুলস, প্রায়োরিটি ফ্ল্যাগ, এবং কালার ক্যাটাগরি ব্যবহার করে আপনার ইমেইল ম্যানেজ করতে পারেন। এই অটোমেটেড ওয়ার্কফ্লো আপনার আউটলুক ইনবক্স ক্লিয়ার রাখবে এবং আপনার মনকে ক্লাটার থেকে মুক্ত।

অটোমেটেড কন্ডিশনাল ইনবক্স ফরম্যাটিং বিবেচনা করুন আপনার প্রোডাক্টিভিটি পরবর্তী লেভেলে নেওয়ার জন্য। প্রতিটি মেসেজ তা ইনবক্সে প্রবেশ করার সাথে সাথে ক্লাসিফাইড ও ফিল্টারড হয়ে যাবে। এই আর্টিকেলটি সব আউটলুক ব্যবহারকারীদের জন্য, যদিও IMAP ইমেইল অ্যাকাউন্ট ব্যবহারকারীদের জন্য বিশেষভাবে উপকারী হতে পারে। IMAP অ্যাকাউন্ট POP3 ব্যবহারকারীদের মতো রঙিন ক্যাটাগরি ব্যাপকভাবে ব্যবহার করার অনুমতি দেয় না।

কন্ডিশনাল ইনবক্স ফরম্যাটিং কী?

কন্ডিশনাল ইনবক্স ফরম্যাটিং হলো একটি অটোমেটেড পদ্ধতি ইনবক্সে প্রবেশ করার সাথে সাথে মেসেজগুলো রঙিন করতে। আমরা প্রতিটি মেসেজের জন্য রঙ, ফন্ট, এবং স্টাইলের আলাদা রেঞ্জ অ্যাসাইন করতে পারি, নির্দিষ্ট শর্তের ওপর ভিত্তি করে। যদি শর্তগুলো পূরণ হয়, তবে মেসেজটি সংশ্লিষ্ট ফরম্যাটিং কন্ডিশন পাবে, যা এটিকে দৃষ্টিগোচর করবে, এবং আপনার ওয়ার্কফ্লো সহজ করবে।

এখন আমি আপনাকে কিছু দ্রুত উদাহরণ দেখিয়ে দিচ্ছি আপনার ইনবক্স গতিশীল করার জন্য।

কন্ডিশনাল ইনবক্স ফরম্যাটিং সেট আপ করা

কয়েকটি কন্ডিশনাল ইনবক্স ফরম্যাটিং রুল সেট আপ করা খুব সহজ, এবং আপনার ওয়ার্কফ্লোতে বড় পার্থক্য আনতে পারে।

View ট্যাবে যান। Current View-এর অধীনে, View Settings সিলেক্ট করুন। এটি Advanced View Settings প্যানেল খুলবে। Conditional Formatting সিলেক্ট করুন। এটি আপনাকে ডিফল্ট কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং অপশনগুলোর একটি তালিকা দেখাবে, जिनमें से কিছু ইতিমধ্যে ব্যবহৃত হচ্ছে।

Add চাপুন। আপনার প্রথম রুলের জন্য একটি নাম দিন। আমি নিশ্চিত করব আমি কখনো স্কুল নিউজলেটার মিস করি না, তাই রুলের নাম যথাযথভাবে "School Newsletter." এখন, একটি Font বেছে নিন। আপনার উইন্ডোজের সকল ফন্ট উপলব্ধ, অর্থাৎ Comic Sans, Chiller, এবং Wingdings আপনার হাতে। যাই হোক, যেহেতু আমরা আমাদের ইনবক্স ওয়ার্কফ্লো মেইনটেইন করার চেষ্টা করছি, আমি পরামর্শ দিচ্ছি কিছু সেনসিবল বেছে নেওয়া, যা আপনাকে ডিস্ট্র্যাক্ট না করে!

একবার আপনি একটি ফন্ট সিলেক্ট করলে, একটি কালার বেছে নিন, এবং ফন্ট সাইজ big-এ বাড়ান (কোনো কারণে এই সিস্টেম রेগুলার ফন্ট পয়েন্ট দূর করেছে, 추정컨대 আমরা একটি বेतukas বড় সাইজ সিলেক্ট না করি যা আউটলুক ইনবক্স পেন ব্রেক করবে)। আপনি যখন রেডি, OK চাপুন।

এখন, Condition সিলেক্ট করুন। আমি শুধু একটি ঠিকানা এই রুলে যোগ করছি, From বক্সে। আপনি যদি একক ঠিকানা জানেন, তবে প্রযোজ্য জায়গায় লিখুন। আপনি যদি একটি লম্বা তালিকা, বা এমনকি শুধু একাধিক ঠিকানা যোগ করেন, From চাপলে আপনার আউটলুক অ্যাড্রেস বুক খুলবে। আপনি যারা অ্যাড্রেস যোগ করতে চান সেগুলো যোগ করলে, OK চাপুন, এবং আপনার ইনবক্সে ফিরে যান। রুলটি আপনার পাওয়া পরবর্তী ইমেইল থেকে প্রয়োগ হবে।

কালার ক্যাটাগরি যোগ করা

এখন আমরা জানি কীভাবে ইনকামিং মেইলের জন্য একটি কন্ডিশনাল ফরম্যাট তৈরি করতে হয়, আমরা আমাদের রুলস স্পেশালাইজ করা শুরু করতে পারি। Conditions প্যানেলে তিনটি ট্যাব আছে: Messages, More Choices, এবং Advanced. আমরা প্রতিটি ট্যাব ব্যবহার করতে পারি আমাদের ইনবক্স স্ট্রিমলাইন করার জন্য।

Messages

Messages ট্যাব ব্যবহার করুন প্রতিটি ইমেইল আসার সাথে সাথে একটি নির্দিষ্ট শব্দ-সার্চ তৈরি করার জন্য। একটি কীওয়ার্ড, শব্দ, বা ফ্রেজ আইসোলেট করুন যা বারবার আপনার ইনবক্সে আসে এবং, যদি সেগুলো গুরুত্বপূর্ণ হয়, একটি ফিল্টার অ্যাপ্লাই করুন।

আমরা টাইম ফিল্টারের বিভিন্ন ধরনের ভিত্তিতে আমাদের ইমেইলগুলো ফরম্যাট করতে পারি, जिनमें Time Received, Sent, Created, Modified, এবং যখন ইমেইল আপনার ইনবক্সে ল্যান্ড করেছে, যেমন Anytime, Yesterday, In the last 7 days, বা Last week।

More Choices

More Choices ট্যাব হলো যেখানে আপনি কালার ক্যাটাগরিগুলো পাবেন, সেইসাথে আনরিড বা রিড আইটেম ম্যাচ করার অপশন, একাধিক অ্যাটাচমেন্ট, পরিবর্তনশীল গুরুত্বের লেভেল, বা ব্যবহারকারী দ্বারা স্বতন্ত্রভাবে ফ্ল্যাগ করা আইটেম।

কালার ক্যাটাগরি ফরম্যাটিং ফিল্টারগুলো যেকোনো আপনি ইতিমধ্যে 설립 করা একই, কিন্তু এটি আপনার ইতিমধ্যে ব্যবহার করা কালার-রুলগুলো ওপর তৈরি করা সহজ করে দেয়। এইভাবে, আপনি আপনার কালারগুলো অটোমেট করতে পারেন!

Advanced

Advanced ট্যাব আমাদের আপনার ইনবক্সে ফিল্টার ও প্রয়োগ করার জন্য স্পেশালাইজড কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ক্রাইটেরিয়া তৈরি করতে দেয়। Field বাটনে ক্লিক করলে আপনাকে একটি কিছুটা অভিভূতকারী পোটেনশিয়াল ফিল্টার ক্রাইটেরিয়ার তালিকা এক্সেস मिलবে, য­chen থেকে আপনি একাধিক চয়ন করতে পারেন একটি "ফিল্টার ট্রি" বানাতে।

এখানে অপশনগুলো খুব বেশি, কিন্তু এটা আপনাকে আপনার নিজস্ব লিস্ট তৈরি করতে হतोৎসাহিত না করার দিন। আপনার সময় নিন এবং প্রতিটি লিস্ট স্ক্যান করুন। অপশনগুলোর একটি বড় অংশ সিম্পলি আপনার ইনবক্সে প্রযোজ্য হবে না, তাই সেটি তোড়তরভাবে আপনার সার্চ রেঞ্জ 좁িয়ে দেবে।

আপনি এখন কন্ডিশনালি ফরম্যাটিং করছেন

আপনার এখন আপনার ইনবক্সের জন্য কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুলের একটি রেঞ্জ সেট আপ করতে পারবেন, আপনি সকল কিছু নির্দিষ্ট ফোল্ডারে ফিল্টার করেন না করেন। এমনকি সেই নির্দিষ্ট ফোল্ডারে যাওয়া ইমেইলগুলোও ফরম্যাটিংয়ের সাথে যেতে পারে, আপনাকে কিছু ভেরিয়েশন দিয়ে কীভাবে আপনি স্পেসিফিক কালার প্রয়োগ করেন। উদাহরণস্বরূপ, নির্দিষ্ট নাম হাইলাইট করার বদলে, একটি নির্দিষ্ট থিম, বা কীওয়ার্ড রঙিন ও ফিল্টার করার চেষ্টা করুন।

কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং সেট আপ করা অবিশ্বাস্যভাবে সহজ, এবং একবার আপনি আপ اند রানNING হলে, এটি আপনার ইনবক্স – এবং আশা করি আপনার মন – কিছুটা ডিজিটাল ক্লাটার থেকে মুক্ত রাখবে।

আপনি কি কন্ডিশনাল ইনবক্স ফরম্যাটিং ব্যবহার করেন? আপনার কী ট্রিকস বা টিপস আছে আমাদের পাঠকদের জন্য? নিচে জানান!