প্রভাবশালী ইমেইল লেখা সহজ লাগতে পারে। কিন্তু আপনি যদি চান আপনার ইমেইলগুলো আরও ভালো পারফর্ম করে, তবে নিচের বিজ্ঞান-সমর্থিত নিয়মগুলো মনে রাখুন।
অতীতে, আমরা ১২টি কারণ দিয়েছি কেন লোকজন আপনার ইমেইলগুলো উপেক্ষা করছে। আমরা আপনাকে ধাপে ধাপে নির্দেশনা দিয়েছি ব্যস্ত লোকদের আপনার মেসেজের রেসপন্স দিতে। কিন্তু এখন সময় আসে কিছু আরও নির্দিষ্ট, কার্যকর টিপস শেয়ার করার — যা ডেটা দ্বারা সমর্থিত।
এই টিপসগুলোর প্রতিটি শুধু আপনার ইমেইল পড়া হয়ার সম্ভাবনা বাড়ায় না, বরং আপনি সেই ইমেইল থেকে পজিটিভ রেসপন্স পাওয়ার সম্ভাবনাও বাড়ায়। এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ ইমেইল এখনও ব্যবসায়িক জগতে যোগাযোগের প্রধান মাধ্যম। কার্যকর ইমেইল গড়ে তোলার কৌশল জানলে আপনাকে আপনার সহকর্মীদের চেয়ে একটি নির্দিষ্ট সুবিধা मिलে।
১. প্রথম নামের আড্ডা জমানো
এটি স্পষ্ট শুনতে পারে, কিন্তু আপনি যদি সত্যিকারের ইচ্ছা রাখেন যে লোকজন আপনার ইমেইল পাওয়ার সময় মনোযোগ দেন, তবে তাদের নাম ব্যবহার করুন। এবং একবার से বেশি বার ব্যবহার করুন।
২০০৬ সালে প্রকাশিত একটি গবেষণা দেখিয়েছে যে মস্তিষ্কের nhiều অঞ্চল "নিজের নিজের নামের প্রতি বৃহত্তর সক্রিয়তা দেখায়", যা প্রমাণ দেয় যে "নিজের নিজের নাম শুনলে মস্তিষ্কের অনন্য ফাংশনিং সক্রিয় হয়।"
ইমেইল সাবজেক্ট এবং ইমেইল বডি-তে প্রাপকের নাম ব্যবহার করা একটি মনস্তাত্ত্বিক ট্রিক যা মনোযোগ আকর্ষণ করতে পারে। "Hope to hear from you soon, Stan" লেখা "Hope to hear from you soon" লেখার চেয়ে कहीं বেশি কার্যকর।
২. Halo Effect-কে গ্রহণ করুন
লোকজন তাদের বিশ্বাস করার লোকদের দ্বারা প্রভাবিত হয়। যদি একজন ম্যানেজার আপনাকে আপনার কোম্পানির ডিরেক্টরের সাথে যোগাযোগ করার পরামর্শ দেন, তবে আপনার পরিচিতি ইমেইলে সেই ম্যানেজারের নাম লিন। কোল্ড ইমেইল পাওয়া খুব খারাপ লাগে। আপনার প্রাপক যাকে বিশ্বাস করে সে আপনাকে সমর্থন করছে তা দেখানো অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
এটি আংশিকভাবে Halo Effect নামে একটি থিওরির কারণে। এটি একটি কনফার্মেশন বায়াসের ধরন। এই কেসে, বায়াসটি সম্ভবত ডিরেক্টরের আপনার প্রতি সাধারণ ধারণাকে উন্নত করবে শুধু ম্যানেজারের প্রতি তাদের অনুকূল ধারণার কারণেই।
আপনাকে শুধু সিনিয়রদের নাম লেনে থাকতে হবে না। এক্সপার্ট, কাস্টমার, পারস্পরিক বন্ধু, এবং জনগণের মতামত ও আইডিয়া আপনার ইমেইলকে শক্তিশালী করতে পারে, শর্ত প্রাপক রেফারেন্স করা লোক들의 মতামতকে মূল্য দেন।
৩. রাগী বা খুশি হোন। কিন্তু কখনো নিউট্রাল হবেন না
যখন Boomerang, একটি প্রমুখ Gmail অ্যাপ, তার ডেটা বিশ্লেষণ করল, তারা কিছু অবিশ্বাস্যভাবে আকর্ষণীয় খুঁজে পেল। "রেসপন্স রেট নির্ধারণে সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য ফ্যাক্টরগুলির মধ্যে একটি হলো মেসেজের শব্দগুলো কতটুকু পজিটিভ (great-এর মতো শব্দ) বা 네가েটিভ (bad-এর মতো শব্দ)।"
মাঝপথে পজিটিভ এবং 네가েটিভ ইমেইল দুইটোই নিউট্রাল ইমেইলের চেয়ে ৫–১৫% বেশি রেসপন্স পেয়েছে। 즉, অত্যধিক শত্রুতা পূর্ণ ইমেইল 겨우 কোনো রেসপন্স পায়। অতিশয় ফ্ল্যাটারিং ইমেইলও ভালো পারফর্ম করছে না। অন্য কথায়, আপনার অনুভূতি প্রকাশ করুন, কিন্তু অতিরিক্ত প্রতিক্রিয়া দেখাবেন না।
৪. সংক্ষিপ্ত রাখুন (কত সংক্ষিপ্ত?)
জানি, জানি। এর例外 থাকবে। আমার প্রিয় সেরেব্রাল সাইটগুলোর একটি, Brain Pickings অবিশ্বাস্যভাবে লম্বা ইমেইল পাঠায় যা পড়া খুব সুন্দর। কিন্তু সার্বিকভাবে, ডেটা ইঙ্গিত দেয় যে আপনাকে দীর্ঘ ইমেইল এড়াতে হবে।
বাস্তবে, আপনার মেসেজে কোন ধরনের শব্দ ব্যবহার করা উচিত সেই তথ্যের পাশাপাশি, Boomerang আরও খুঁজে পেল ইমেইলের "আদর্শ" দৈর্ঘ্য। ৪০ মিলিয়ন ইমেইল বিশ্লেষণ করে তারা পেল যে ৫০–১৭৫ শব্দের মধ্যে থাকা ইমেইলগুলো রিপ্লাই পাওয়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি (৪৯–৫০%)। এটি ২০১০ সালের একটি MIT গবেষণাও সমর্থন করে।
এটি বুদ্ধিমান পরামর্শ, কিন্তু সবসময় ব্যবহারিক নয়। কিন্তু শিক্ষা হলো আপনার ইমেইলগুলো সংক্ষিপ্ত রাখুন। এক উপায় হলে Five Sentences ফিলোসফি সাবস্ক্রাইব করুন, এবং কখনো পাঁচ বাক্যের বেশি ইমেইল পাঠাবেন না। বিনвестর এবং লেখক গাই কাওাসাকি Entrepreneur.com-কে বলেছিলেন, "পাঁচ বাক্যের কম হলে অনেক সময় আক্রমণकारी এবং রুড, পাঁচ বাক্যের বেশি হলে সময় নষ্ট।"
৫. "Because" শব্দটি ব্যবহার করুন
আপনি যদি কাউকে কিছু করার জন্য বলতে সাহস করেন, তবে কমপক্ষে তাকে কেন বলুন। আমরা এটি ৭০ের দশক থেকে জানি, যখন হาร์ভার্ড বিশ্ববিদ্যালয়ের মনোবিজ্ঞানের অধ্যাপক এলেন ল্যাঙ্গার একটি অধ্যয়ন প্রকাশ করলেন "because" শব্দটির গুরুত্ব উপস্থাপন করে।
আমরা খুব বেশি সময় এমন ইমেইল পাই যা শুধু ডিমান্ড করে ("Can you send me that report by 2pm?"), কেন বলে না। কিন্তু আমাদের অনুরোধে "because" শব্দটি দিয়ে কারণ যোগ করলে ("Can you send me that report by 2pm because it needs to be edited by 5pm), 컴প্লায়েন্সের সম্ভাবনা বাড়ে।
সেই অধ্যয়ন অনুযায়ী, এর কারণ হতে পারে "মানুষ 'অটোমেটিক' বিহেভিয়ারে চলে যায় . . . একটি হিউরিস্টিক, বা শর্টকাট হিসেবে। এবং 'because' শব্দটি একটি কারণ অনুসরণ করলে (কারণটি কতটুকু লেজি হোক না কেন), আমাদের কম্প্লায় করার কারণে হয়।"
৬. তিনটির বেশি অপশন দেবেন না
The Paradox of Choice হলো যেখানে আমাদের অপশনের চরম ব্যাপার থাকলে আমরা প্যারালাইজড হয়ে যাই। আপনার ইমেইলগুলো Paradox of choice-এ না ফসে সেটি নিশ্চিত করতে, তিনটির বেশি অপশন অফার করবেন না।
মানব মস্তিষ্ক তিনের মোজিককে পছন্দ করে। এজন্য অলিম্পিক্সে তিনটি মেডেল দেয়া হয়। আমরা জিনিসগুলো অপ্টিমিস্টিক, রিয়েলিস্টিক, এবং পেসিমিস্টিক (বা হাই, মিডিয়াম, এবং লো) হিসেবে বিশ্লেষণ করি। এবং এজন্য অর্থনৈতিক বাজারগুলো প্রায়শই তিনটি প্রধান প্রতিযোগীকে ধারণ করে পরিপক্ব হয়।
সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষেত্রেও, আমরা তিনটি কারণ বা তিনটি চয়েসে নির্ভর করতে পছন্দ করি। এটি When Three Charms But Four Alarms নামে একটি গবেষণা দিয়ে প্রমাণিত হয়েছে, যা দুজন বিহেভিয়রাল সায়েন্টিস্ট করলেন। ইমেইলিং-এ প্রয়োগ করলে, আপনি যদি একটি মিটিং বা কল अरেঞ্জ করতে চান, তবে শুধু তিনটি টাইম ও ডেট অপশন দিন। অথবা, আপনি Doodle-এর মতো একটি মিটিং-শিডিউলিং টুল ব্যবহার করতে পারেন, যা আমরা прошতে রিভিউ করেছি।
৭. থার্ড-গ্রেড লেভেলে লিখুন
আপনার ইমেইলের রিডিং গ্রেড লেভেল আপনার রেসপন্স রেটে বিশাল প্রভাব ফেলতে পারে। Boomerang অনুযায়ী, কলেজ রিডিং লেভেলে লেখা ইমেইলগুলোর রেসপন্স রেট ছিল মাত্র ৩৯%। সবচেয়ে কার্যকর রিডিং গ্রেড ছিল থার্ড-গ্রেড, যেন ৫৩% রেসপন্স রেট অর্জন করেছিল।
রিডিং লেভেল প্রধানত "আপনার শব্দগুলোর সিলেবল সংখ্যা এবং আপনার বাক্যগুলোর শব্দ সংখ্যা" দেখে বের করা হয়। আপনার রেসপন্স রেট উন্নত করতে, আপনার বাক্য এবং শব্দ দুটোই সংক্ষিপ্ত রাখুন। আপনার নিজের ইমেইলের রিডিং গ্রেড চেক করতে, সেগুলো Readability-Score, বা Hemingway Editor-এর মতো টুলসে কপি-পেস্ট করুন।
৮. আপনার টেক্সট প্রুফরিড করুন
লম্বা ইমেইলের জন্য এটি বলা প্রয়োজন নেই, কিন্তু ছোট ইমেইলের জন্য প্রুফরিডিং প্রায়শই উপেক্ষা করা হয়। এটি একটি খারাপ আইডিয়া।
২০০১ সালের একটি অধ্যয়নে, ল্যারি বিসন দেখিয়েছেন যে লেখার ভুলগুলো (স্পেলিং এবং গ্রাম্যেটিক্যাল ভুলসহ, যৌক্তিক ভুলও) লেখকের ধারণার ওপর অনেক নেগেটিভ প্রভাব ফেলে।
যখন একজন পাঠক একটি ভুল খুঁজে পায়, তবে তিনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেখকের সম্পর্কে অনুমান করেন। এই অধ্যয়নে, সবচেয়ে সাধারণ অনুমানগুলো ছিল যে লেখক একটি ফল্টি চিন্তাক, ডিটেইল-ওরিয়েন্টেড ব্যক্তি নন, একটি খারাপ কমিউনিকেটর, এবং/অথবা খারাপ শিক্ষিত।
এই খুব নCARATTRIBUTES আপনি সহজে এড়াতে পারেন শুধু আপনার প্রতিটি ইমেইল প্রুফরিড করে।
৯. সংখ্যা নমের্যাল হিসেবে প্রদর্শন করুন
যদি আপনার মেসেজে স্ট্যাট, ডেটা, ডেট, টাইম ইত্যাদি গুরুত্বপূর্ণ থাকে, তবে এগুলো শব্দে না লিখে নমের্যাল হিসেবে দেখান (১২, twelve-এর বদলে)।
আই-ট্র্যাকিং স্টাডিজ দেখিয়েছে যে একটি পাঠকের চোখ সাধারণত টেক্সটের ওপর স্ক্যান করে, কিন্তু "নমের্যালস প্রায়শই ঘুরফিরতে চোখকে থামায়।" এর কারণ "সংখ্যাগুলো ফ্যাক্টস রিপ্রেজেন্ট করে"। সংখ্যাগুলো হার্ড ডেটা যা মস্তিষ্ক দ্রুত বের করতে পারে। পাঠকের মস্তিষ্ক অনুমান করে যে সেই সংখ্যাগুলো মেসেজের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ।
আপনার নিজের ইমেইল গড়ার সময় এটি মনে রাখুন। যদি সংখ্যাগুলো আপনার মেসেজের গুরুত্বপূর্ণ অংশ হয়, তবে সেগুলো নমের্যাল হিসেবে দেখান যাতে আপনার পাঠক গুরুত্বপূর্ণ এবং অগুরুত্বপূর্ণ পার্থক্য করতে পারেন।
ইমেইল আপনার জন্য কাজ করান
বেশিরভাগ চাকরিতে, ইমেইল আমরা আমাদের সহকর্মীদের সাথে কীভাবে কমিউনিকেট করি তার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। আপনি দিনে ১০ বা ১০০ ইমেইল পাঠান, কার্যকর মেসেজ গড়ে তোলার কৌশল জানা আপনার জন্য শিখতে হবে একটি স্কিল।
উপরে দেখতে পাচ্ছেন, এটি কঠিন নয়। ছোট ছোট পরিবর্তন, যেমন আপনার ইমেইলগুলো আরও সংক্ষিপ্ত করা, প্রুফরিডিং, বা আপনার লেখার আবেগ পরিবর্তন করা বড় প্রভাব ফেলতে পারে। এবং ফ্রি ইমেইল ইম্প্রুভমেন্ট টুলস থাকায়, কোনো এক্সকিউজ নেই।
এই পরিবর্তনগুলো শুধু আপনার ইমেইলগুলো লক্ষ্য করা ও রেসপন্স পাওয়ার সম্ভাবনা বাড়াবে না, বরং আপনার একটি উন্নত প্রফেশনাল ছবি গড়ে তোলতেও সাহায্য করবে।
আপনি আপনার ইমেইল লেখার শৈলীতে কী পরিবর্তন আনা যা তাদের কার্যকারিতা বাড়িয়েছে? আমরা শুনতে চাই!
