কীভাবে নিখুঁত পেশাদার ইমেল লিখবেন (ডেটা দ্বারা সমর্থিত)

কার্যকর ইমেল লেখা যথেষ্ট সহজ বলে মনে হয়। কিন্তু আপনি যদি আপনার ইমেলগুলি আরও ভাল কার্য সম্পাদন করতে চান তবে নিম্নলিখিত বিজ্ঞান-সমর্থিত নিয়মগুলি মনে রাখবেন৷

অতীতে, আমরা 12টি কারণ তালিকাভুক্ত করেছি কেন লোকেরা এখনও আপনার ইমেলগুলিকে উপেক্ষা করছে৷ এমনকি আমরা আপনাকে ধাপে ধাপে নির্দেশনা দিয়েছি ব্যস্ত লোকেদেরকে আপনার বার্তাগুলিতে সাড়া দেওয়ার জন্য। কিন্তু এখন সময় এসেছে আরও কিছু নির্দিষ্ট, কার্যকরী টিপস শেয়ার করার — ডেটা দ্বারা ব্যাক।

এই টিপসগুলির প্রত্যেকটি শুধুমাত্র আপনার ইমেলগুলি পড়ার সম্ভাবনাকে উন্নত করে না, তবে সেই ইমেলগুলি থেকে আপনার একটি ইতিবাচক প্রতিক্রিয়াও পাওয়া যায়৷ এটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ ইমেল এখনও ব্যবসায়িক জগতে যোগাযোগের প্রধান মাধ্যম। কীভাবে কার্যকর ইমেল তৈরি করতে হয় তা জানার মাধ্যমে, আপনি নিজেকে আপনার সহকর্মীদের থেকে একটি নির্দিষ্ট সুবিধা দিতে পারেন৷

1. প্রথম নামের শর্তাবলীতে যান

এটি সুস্পষ্ট শোনাচ্ছে, কিন্তু আপনি যদি সত্যিই চান যে লোকেরা যখন আপনার কাছ থেকে একটি ইমেল পায় তখন তারা মনোযোগ দেয়, তাদের নাম ব্যবহার করুন। এবং এটি একাধিকবার ব্যবহার করুন৷

2006 সালে প্রকাশিত গবেষণায় দেখা গেছে যে মস্তিষ্কের বেশ কয়েকটি অঞ্চল "নিজের নামের প্রতি বেশি সক্রিয়তা দেখায়", প্রমাণ প্রদান করে যে "নিজের নাম শোনার ফলে মস্তিষ্কের অনন্য কার্যকারিতা রয়েছে"।

ইমেল বিষয় এবং আপনার প্রাপকের নাম ব্যবহার করে৷ ইমেইল বডি তাই একটি মনস্তাত্ত্বিক কৌশল যা মনোযোগ আকর্ষণ করতে পারে। "আপনার কাছ থেকে শীঘ্রই শুনতে আশা করি, স্ট্যান" দিয়ে শেষ করা "শীঘ্রই আপনার কাছ থেকে আশা করি" এর চেয়ে অনেক বেশি কার্যকর।

2. হ্যালো প্রভাব আলিঙ্গন করুন

লোকেরা তাদের বিশ্বাসের দ্বারা প্রভাবিত হয়। যদি একজন ম্যানেজার আপনাকে আপনার কোম্পানির পরিচালকের সাথে যোগাযোগ করার পরামর্শ দেন, তাহলে আপনার পরিচিতিমূলক ইমেলে সেই ম্যানেজারের নাম দিন। ঠান্ডা ইমেলগুলি গ্রহণ করা ভয়ঙ্কর। আপনার প্রাপক বিশ্বাস করেন এমন একজনের সমর্থন আপনার কাছে রয়েছে তা দেখানো তাই অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ৷

এটি আংশিকভাবে হ্যালো ইফেক্ট নামে একটি তত্ত্বের কারণে . এটি এক ধরণের নিশ্চিতকরণ পক্ষপাত। এই ক্ষেত্রে, পক্ষপাত সম্ভবত আপনি সম্পর্কে পরিচালকের সাধারণ ধারণাকে উন্নত করবে শুধুমাত্র ম্যানেজারের প্রতি তাদের অনুকূল ধারণার কারণে যিনি আপনাকে রেফার করেছেন।

যদিও আপনাকে উর্ধ্বতনদের উল্লেখ করতে হবে না। বিশেষজ্ঞদের, গ্রাহকদের, পারস্পরিক বন্ধুদের এবং জনতার মতামত এবং ধারণার উপর আঁকা আপনার ইমেলকে আরও শক্তিশালী করতে পারে, প্রাপক আপনার উল্লেখ করা লোকেদের মতামতকে মূল্য দেয় .

3. রাগান্বিত বা খুশি হও। কিন্তু কখনই নিরপেক্ষ নয়

যখন বুমেরাং , একটি নেতৃস্থানীয় Gmail অ্যাপ, এর ডেটা বিশ্লেষণ করে, তারা অবিশ্বাস্যভাবে আকর্ষণীয় কিছু খুঁজে পেয়েছে। "প্রতিক্রিয়ার হার নির্ধারণের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কারণগুলির মধ্যে একটি হল বার্তার শব্দগুলি কতটা ইতিবাচক (শব্দের মতো দুর্দান্ত) বা নেতিবাচক (খারাপের মতো শব্দ)"৷

উভয়ই মাঝারিভাবে ইতিবাচক এবং নেতিবাচক ইমেল নিরপেক্ষ ইমেলের তুলনায় 5-15% বেশি প্রতিক্রিয়া পেয়েছে। যে বলা হচ্ছে, অত্যন্ত প্রতিকূল ইমেল সবেমাত্র কোনো প্রতিক্রিয়া পেয়েছে. অত্যধিক চাটুকার ইমেলগুলিও খুব ভাল পারফর্ম করেনি। অন্য কথায়, আপনার অনুভূতি জুড়ে যান, কিন্তু অতিরিক্ত প্রতিক্রিয়া করবেন না।

4. এটি ছোট রাখুন (কিন্তু কত ছোট? )

আমি জানি আমি জানি. এর ব্যতিক্রম হবে। আমার প্রিয় সেরিব্রাল সাইটগুলির মধ্যে একটি, ব্রেইন পিকিংস অবিশ্বাস্যভাবে দীর্ঘ ইমেল পাঠায় যা পড়তে আনন্দিত। কিন্তু সামগ্রিকভাবে, ডেটা পরামর্শ দেয় যে আপনার দীর্ঘ ইমেলগুলি এড়ানো উচিত৷

প্রকৃতপক্ষে, আপনার বার্তাগুলিতে আপনার যে ধরনের শব্দ ব্যবহার করা উচিত সেই তথ্যের সাথে, বুমেরাং একটি ইমেলের "আদর্শ" দৈর্ঘ্যও খুঁজে পেয়েছে। তাদের 40 মিলিয়ন ইমেল বিশ্লেষণের উপর ভিত্তি করে, তারা দেখেছে যে 50-175টির বেশি শব্দ নেই তাদের উত্তর পাওয়ার সম্ভাবনা সবচেয়ে বেশি (49-50%)। এটি একটি 2010 MIT গবেষণার ফলাফল দ্বারা সমর্থিত।

এটি ঋষি পরামর্শ, কিন্তু সবসময় ব্যবহারিক নয়। কিন্তু পাঠ হল আপনার ইমেল সংক্ষিপ্ত রাখা. এটি করার একটি উপায় হল পাঁচটি বাক্য দর্শনের সদস্যতা নেওয়া এবং পাঁচটি বাক্যের বেশি ইমেল পাঠাবেন না। যেমন বিনিয়োগকারী এবং লেখক গাই কাওয়াসাকি Entrepreneur.com বলেছেন, "পাঁচটির কম বাক্য প্রায়ই আকস্মিক এবং অভদ্র, পাঁচটির বেশি বাক্য সময় নষ্ট করে।"

5. "কারণ" শব্দটি ব্যবহার করুন

আপনার যদি কাউকে আপনার জন্য কিছু করতে বলার সাহস থাকে, তাহলে অন্তত তাকে বলুন কেন . আমরা এটি 70 এর দশক থেকে জেনেছি, যখন হার্ভার্ড বিশ্ববিদ্যালয়ের মনোবিজ্ঞানের অধ্যাপক, এলেন ল্যাঙ্গার "কারণ" শব্দটির গুরুত্ব তুলে ধরে একটি গবেষণা প্রকাশ করেছিলেন।

আমরা প্রায়শই এমন ইমেলগুলি পাই যা কিছু দাবি করে ("আপনি কি আমাকে সেই প্রতিবেদনটি দুপুর 2 টার মধ্যে পাঠাতে পারেন?"), কেন ব্যাখ্যা না করে। কিন্তু আমাদের অনুরোধে "কারণ" শব্দটি প্রবর্তন করে ("আপনি কি আমাকে সেই প্রতিবেদনটি দুপুর 2 টার মধ্যে পাঠাতে পারেন কারণ এটি 5 টার মধ্যে সম্পাদনা করা দরকার), সম্মতির সম্ভাবনা বেড়ে যায়৷

সেই সমীক্ষা অনুসারে, এটি হতে পারে কারণ "লোকেরা 'স্বয়ংক্রিয়' আচরণ করে... হিউরিস্টিক বা শর্ট-কাট হিসাবে। এবং 'কারণ' শব্দটি শুনে একটি কারণ অনুসরণ করে (কারণ যতই খোঁড়া হোক না কেন) , আমাদের মেনে চলতে বাধ্য করে।"

6. 3টির বেশি পছন্দ অফার করবেন না

প্যারাডক্স অফ চয়েস যেখানে আমাদের কাছে এমন প্রচুর বিকল্প রয়েছে যে আমরা পক্ষাঘাতগ্রস্ত হয়ে পড়ি। আপনার ইমেলগুলি পছন্দের প্যারাডক্সে পরিণত না হয় তা নিশ্চিত করতে, তিনটি বিকল্পের বেশি অফার না করার চেষ্টা করুন৷

মানুষের মন তিন জাদু ভালোবাসে। তাই আমরা অলিম্পিকে তিনটি পদক দেই। আমরা আশাবাদী, বাস্তববাদী এবং হতাশাবাদী (বা উচ্চ, মাঝারি এবং নিম্ন) পরিপ্রেক্ষিতে জিনিসগুলি বিশ্লেষণ করি। আর এই কারণেই অর্থনৈতিক বাজার প্রায়শই পরিপক্ক হয় শুধুমাত্র তিনটি প্রধান প্রতিযোগীর জন্য।

সিদ্ধান্ত গ্রহণের ক্ষেত্রে, আমরা তিনটি কারণ বা তিনটি পছন্দের উপর নির্ভর করতেও ভালোবাসি। এটি When Three Charms But Four Alarms শীর্ষক গবেষণার মাধ্যমে দেখানো হয়েছে , দুই আচরণগত বিজ্ঞানী দ্বারা পরিচালিত. ইমেল করার ক্ষেত্রে প্রযোজ্য, যদি আপনি একটি মিটিং বা কলের ব্যবস্থা করছেন, শুধুমাত্র তিনটি সময় এবং তারিখ বিকল্প দেওয়ার চেষ্টা করুন। বিকল্পভাবে, আপনি ডুডলের মতো একটি মিটিং-শিডিউলিং টুল ব্যবহার করতে পারেন, যা আমরা অতীতে পর্যালোচনা করেছি।

7. তৃতীয়-গ্রেড স্তরে লিখুন

আপনার ইমেল পড়ার গ্রেড স্তর আপনার প্রতিক্রিয়া হারের উপর ব্যাপক প্রভাব ফেলতে পারে। বুমেরাং-এর মতে, কলেজ পড়ার স্তরে লেখা ইমেলগুলির প্রতিক্রিয়া হার ছিল মাত্র 39%। সবচেয়ে কার্যকর রিডিং গ্রেড ছিল তৃতীয়-গ্রেড, যা 53% রেসপন্স রেট অর্জন করেছে।

পড়ার স্তরটি মূলত "আপনার শব্দের সিলেবলের সংখ্যা এবং আপনার বাক্যে শব্দের সংখ্যা" দেখে বের করা হয়। তারপর আপনার প্রতিক্রিয়া হার উন্নত করতে, আপনার বাক্য এবং আপনার শব্দ উভয় ছোট রাখুন. আপনার নিজের ইমেলের রিডিং গ্রেড চেক করতে, সেগুলিকে রিডেবিলিটি-স্কোর বা হেমিংওয়ে এডিটরের মতো টুলে কপি করে পেস্ট করুন।

8. আপনার টেক্সট প্রুফরিড করুন

দীর্ঘ ইমেলের জন্য এটি বলার অপেক্ষা রাখে না, কিন্তু ছোট ইমেলের জন্য, প্রুফরিডিং প্রায়ই উপেক্ষা করা হয়। এটি একটি খারাপ ধারণা৷

2001 সালের একটি সমীক্ষায়, ল্যারি বেসন দেখিয়েছেন যে লেখার ভুলগুলি (বানান এবং ব্যাকরণগত ভুলগুলির পাশাপাশি যৌক্তিক ভুলগুলি সহ) লেখকের উপলব্ধির উপর বেশ কিছু নেতিবাচক প্রভাব ফেলে৷

যখন একজন পাঠক একটি ভুল লক্ষ্য করে, তারা স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেখক সম্পর্কে অনুমান করে। এই গবেষণায়, সবচেয়ে সাধারণ অনুমান ছিল যে লেখক একজন ত্রুটিপূর্ণ চিন্তাবিদ ছিলেন, একজন বিশদ ব্যক্তি নন, একজন দুর্বল যোগাযোগকারী এবং/অথবা দুর্বল শিক্ষিত।

এগুলি এমন কিছু সুন্দর ক্ষতিকারক বৈশিষ্ট্য যা আপনি আপনার প্রতিটি ইমেল প্রুফরিড করার মাধ্যমে এড়াতে পারেন৷

9. সংখ্যা হিসাবে সংখ্যা প্রদর্শন করুন

যদি আপনার বার্তায় পরিসংখ্যান, ডেটা, তারিখ, সময় ইত্যাদির মতো সংখ্যাগুলি গুরুত্বপূর্ণ হয় তবে সেগুলি টাইপ করার পরিবর্তে সংখ্যা হিসাবে প্রদর্শন করুন (বারোটির পরিবর্তে 12)।

আই-ট্র্যাকিং গবেষণায় দেখা গেছে যে পাঠকের চোখ সাধারণত পাঠ্যের উপর স্ক্যান করে, যেখানে "সংখ্যা প্রায়শই চোখ ঘুরতে বাধা দেয়"। এটি কারণ "সংখ্যা তথ্য উপস্থাপন করে"। সংখ্যা হল কঠিন তথ্য যা মন দ্রুত বের করতে পারে। পাঠকের মন অনুমান করে যে এই সংখ্যাগুলি বার্তার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ৷

আপনার নিজের ইমেলগুলি তৈরি করার সময় এটি মনে রাখবেন। যদি সংখ্যাগুলি আপনার বার্তার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ হয়, তাহলে এগুলিকে সংখ্যা হিসাবে প্রদর্শন করুন যাতে আপনার পাঠক গুরুত্বহীন থেকে গুরুত্বপূর্ণগুলি ফিল্টার করতে পারে৷

আপনার জন্য ইমেল কাজ করা

বেশিরভাগ চাকরিতে, আমরা আমাদের সহকর্মীদের সাথে কীভাবে যোগাযোগ করি তার জন্য ইমেলগুলি একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। আপনি প্রতিদিন 10টি বা 100টি ইমেল পাঠান না কেন, কীভাবে কার্যকর বার্তাগুলি তৈরি করতে হয় তা জানা একটি দক্ষতা যা আপনাকে শিখতে হবে।

আপনি উপরে থেকে দেখতে পাচ্ছেন, এটি কঠিন নয়। আপনার ইমেলগুলিকে আরও সংক্ষিপ্ত করা, প্রুফরিডিং বা আপনার লেখার আবেগ পরিবর্তন করার মতো ছোট পরিবর্তনগুলি একটি বড় প্রভাব ফেলতে পারে। এবং সাহায্য করার জন্য বিনামূল্যে ইমেল উন্নতির সরঞ্জামগুলির সাথে, কোন অজুহাত নেই৷

এই সম্ভাবনাগুলি শুধুমাত্র আপনার ইমেলগুলিকে লক্ষ্য করা এবং প্রতিক্রিয়া জানানোর সম্ভাবনা তৈরি করতে পারে না, তবে নিজের একটি উন্নত পেশাদার চিত্র তৈরি করতেও সাহায্য করবে৷

আপনার ইমেল লেখার পদ্ধতিতে আপনি কী পরিবর্তন করেছেন যা তাদের কার্যকারিতা উন্নত করেছে? আমরা শুনতে চাই!