আপনি কতবার একটি ইমেইল পেলে চিন্তা করেছেন, "তাজ্জব হচ্ছে কেন এটা আমাকে পাঠাল? আমি এটার সাথে কী করব?" একজন বয়স্ক হিসেবে, পেশাদারانه ইমেইল লেখা যাতে সময় বাঁচায় এবং রিপ্লাই আসে সেটা একটি অপরিহার্য দক্ষতা।
আপনি প্রতিদিন অনেক ইমেইল পাঠান সত্ত্বেও, আপনি এই মেসেজগুলো কম্পোজ করতে দুর্বল হতে পারেন। এবং যেকোনো কমিউনিকেশন ফর্মের মতো, ইমেইল এটিকেট समयের সাথে সাথে বিকশিত হয়। আপনি এই ডেটা-বেসড পেশাদার ইমেইল লেখার উপায়গুলো শিখতে পারেন, বা সহজ টেম্পলেট এবং নিয়মের জন্য এই অ্যাপ এবং ওয়েবসাইট ব্যবহার করতে পারেন।
১. Your Email Could Be Better (Web): ১০টি সাধারণ ফল্ট এবং ফিক্স
একটি ইমেইলের কিছু অনকহা নিয়ম এবং ডুস অ্যান্ড ডন্টস আছে। আমরা কতবার এই নিয়মগুলো লঙ্ঘন করি সেটা আশ্চর্য। Your Email Could Be Better ১০টি সাধারণ ফল্ট এবং সেগুলো কীভাবে ফিক্স করবেন তার একটি দ্রুত গাইড।
এগুলো সাধারণ হওয়ার কারণে আমরা প্রায়শই সেগুলো লক্ষ্য করি না। উদাহরণস্বরূপ, অস্পষ্ট সাবজেক্ট লাইন এড়ানো, এবং রিসিপিয়েন্টের জন্য একটি কল টু অ্যাকশন অন্তর্ভুক্ত করা, সাধারণ জ্ঞানের মতো লাগে। কিন্তু আপনার ইনবক্সে যান এবং আপনি পাবেন অনেক ইমেইল সেগুলো সম্পূর্ণরূপে এড়িয়ে যায়।
প্রতিটি ১০টি ফল্টের সাথে সঠিক প্রোটোকল অনুসরণ করার একটি সংক্ষিপ্ত রাইট-আপ থাকে। আপনি যদি অন্য কারোকে規則গুলোর একটি অনুসরণ করার জন্য বলতে চান, ওয়েবসাইটে প্রতিটি পয়েন্টের জন্য হ্যান্ডি লিংক থাকে। তাদের উদাহরণ পদ্ধতি কিছু লোকের কাছে একটু আগ্রেসিভ বা রুড লাগতে পারে, তাই আপনি রিসিপিয়েন্টের সাথে যে টোন ব্যবহার করতে চান সেটা অনুযায়ী এডজাস্ট করুন।
২. Networking Emails (Web): ক্যারিয়ার গ্রোথের জন্য ফ্রি টেম্পলেট
আপনি কারো সাথে ভেট হয়েছেন যিনি আপনার চাকরিতে সাহায্য করতে পারেন, ইমেইল এক্সচেঞ্জ হয়েছে, এবং তারপর আপনাকে তাদের সাথে ফলো-আপ করতে হবে। কিন্তু কীভাবে? আমাদের অধিকাংশ লোক উপকার, চাকরি, বা কাজ-সম্পর্কিত কারণকে আরো এগিয়ে নিয়ে যেতে সঠিক শব্দ খুঁজে পাওয়াতে কষ্ট পায়। Resume Worded, সেরা রিজিউমে এবং CV সাইটগুলোর একটি, এই সুযোগের জন্য ৫০টির বেশি ইমেইল টেম্পলেট একসাথে করেছে।
একটি হ্যান্ডি সার্চ বক্স আছে, অথবা আপনি কোল্ড বা ওয়ার্ম ইমেইল নেটওয়ার্কিং টেম্পলেট, পরিচয় বা পরামর্শ চাওয়া, এবং পুরনো কন্ট্যাক্টের সাথে রিকানেক্ট করার মতো ট্যাগগুলো থেকে বেছে নিতে পারেন। লিস্ট ব্রাউজ করুন এবং আপনি বিভিন্ন উদ্দেশ্যের জন্য নির্দিষ্ট টেম্পলেট পাবেন, যেমন নন-রেসপন্ডার এবং রেসপন্ডারের সাথে ফলো-আপ করার জন্য আলাদা টেম্পলেট।
একটি টেম্পলেটে ক্লিক করুন পুরো টেক্সট দেখতে, এবং আপনার ইমেইল কম্পোজিশন বক্সে কপি-পেস্ট করুন। টেম্পলেটটি লজিকও ব্যাখ্যা করে এবং আপনাকে কয়েকটি টিপস দেয় যাতে এটি রিসিপিয়েন্টের ওপর ইচ্ছিত প্রভাব ফেলে।
৩. Cold Email Template (Web): অজানা লোকের সাথে যোগাযোগের জন্য ফ্রি টেম্পলেট
নেটওয়ার্কিং-এ সবচেয়ে কঠিন কাজগুলোর একটি হলো একটি কোল্ড ইমেইল পাঠানো, অর্থাৎ যিনি আপনাকে চেনেন না সে কারো কাছে ইমেইল পাঠিয়ে কিছু অনুরোধ করা। এটি একটি উপকার, একটি সেল, বা অন্য যেকোনো কিছু হতে পারে, কিন্তু একটি অজানা লোক থেকে সেটি অনুরোধ করা ভয়ানক।
Cold Email Template কোল্ড ইমেইলের জন্য ৪০টি ফ্রি টেম্পলেটের একটি সংকলন। অন্যানের মধ্যে, লিস্টে রেফারেল, প্রস펙্টস রি-এঙ্গেজ করা, সেল করা, রিলেশনশিপ বিল্ড করার ওয়ার্ম পদ্ধতি, এবং সহজ ও টু-দ-পয়েন্ট মেসেজ থাকে। কন্ট্যাক্টস অ্যাপ Markd সংকলনটি ডেভেলপ করেছে, যখন ইমেইলগুলো Freshworks, Sumo, Medium পোস্ট, ইত্যাদি বিভিন্ন সোর্স থেকে আসে।
যেকোনো ইমেইল ব্যবহার করা যেনهা সহজ: আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টে কপি-পেস্ট করুন, এবং উপযুক্ত ফিল্ডগুলো ফিল ইন বা রিপ্লেস করুন। মনে রাখবেন, এগুলো টেম্পলেট, তাই সেগুলো একটি শুরুর পয়েন্ট হিসেবে ব্যবহার করুন এবং যেখানে সম্ভব কাস্টোমাইজ করুন। ওয়েবসাইটে একটি সার্চ বক্স এবং ফিল্টারও আছে যদি আপনি হড়বড়ি আছেন।
৪. 12 Done-For-You Email Scripts (Ebook): দরওয়া খুলতে ডিটেইলড টেম্পলেট
ভেঞ্চার ক্যাপিটালিস্ট এবং ক্যারিয়ার এডভাইজার Zak Slayback তার ওজন থেকে বেশি উত্থান করেছে। সে যারা তাকে চিনত না বা সে কী অফার করে সেটা জানত না তাদের সাথে ইমেইল এক্সচেঞ্জ করেছে। এই সংক্ষিপ্ত ৫০-পৃষ্ঠার ইবুক গাইডে, সে তার ১২টি সবচেয়ে চেষ্টা করা এবং টেস্ট করা ইমেইল স্ক্রিপ্ট সংকলন করেছে।
Slayback প্রথমে বলে এই গুলো ম্যাজিক টেম্পলেট নয়। আপনাকে গ্যাপগুলো ফিল ইন করতে হবে। কিন্তু অন্যান্য টেম্পলেটের বিপরীতে, সে ব্যাখ্যা করে আপনাকে কী লিখতে হবে এবং কেন। ইমেইল দিয়ে পারসোনাল কানেকশন তৈরি করতে এবং পর্যাপ্ত রিয়েল থাকতে ফোকাস করা আছে যাতে রিসিপিয়েন্ট মনে করুন না আপনি একটি স্ক্রিপ্ট থেকে কাজ করছেন।
১২টি স্ক্রিপ্ট কভার করে মিটিং সেট আপ করা, ফিডব্যাক পাওয়া, পরিচয় ও রেফারেল করা, এবং অন্যান্য পরিস্থিতি যা আপনি আপনার পেশাদার ক্যারিয়ারে মুখোমুখি হতে পারেন। ইবুকটি বিশেষ করে রাইটারদের জন্য সহায়ক যারা ক্রিটিক, তাদের প্রশংসা যারা করেন তাদের থেকে শেয়ার, বা গেস্ট ব্লগিং স্পট খুঁজছেন।
ফ্রি ইবুক পেতে আপনাকে Slayback-এর নিউজলেটার সাবস্ক্রাইব করতে হবে। সদা আমরা পরামর্শ দিই সেটির জন্য একটি বার্নার বা ডিসপোজেবল ইমেইল সার্ভিস ব্যবহার করতে।
৫. Email Guidelines for Students (Web): বিশ্ববিদ্যালয়ের জন্য জরুরি ইমেইল এটিকেট
আপনি যদি সেরা লেভেলে টেক্সট এবং টুইট করতে পারেন, পেশাদার ইমেইল একটি ভিন্ন বল গেম। ছাত্ররা বিশেষ করে ইমেইলের অনলিখিত নিয়মের সাথে কষ্ট পায়, এবং প্রফেসররা বিরক্ত হয়। এডুকেশনাল ব্লগ Inside Higher Ed পোস্ট-সেকেন্ডারি ছাত্রদের জন্য জরুরি গাইডলাইন সংকলন করেছে।
আর্টিকেলটি ছাত্ররা যে সাধারণ ভুলগুলো করে এবং সেগুলো কারণ হয়ে কী সমস্যা হয় সেটির একটি ইনসাইটফুল পড়া। কিন্তু যা আরও ভালো সেটি হলো আর্টিকেলের ভিতরের লিংকগুলো। Inside Higher Ed কয়েকটি জেমস পয়েন্ট আউট করেছে যা প্রফেসররা তাদের ছাত্রদের জন্য লিখেছেন:
- How to Email Your Professor (without being annoying AF) - ১০টি ইফেক্টিভ ইমেইলের উপাদান, এবং একটি সিম্পল টেম্পলেট ফলো করতে।
- 5 Ways to Get a Busy Professor to Answer Your Emails - পাঁচটি জিনিস যা আপনার প্রফেসর রিপ্লাই করার আগে খুঁজে পান।
- How to email a professor - কীভাবে একটি সংক্ষিপ্ত কিন্তু ব্যাখ্যামূলক ইমেইল লিখবেন, এবং গুরুত্বপূর্ণরূপে, ফলো-আপ এটিকেট।
আপনি এই একটা, তিনটা, বা Inside Higher Ed আর্টিকেলটি প্র্যাকটিসে আনার সেটি আপনার ওপর। কিন্তু আপনি একজন ছাত্র হলে, আপনাকে সকল পড়তে হবে বুঝতে কতটুকু একটি খারাপ ইমেইল আপনাকে পিছিয়ে দিতে পারে, এবং সেগুলো ফিক্স করা কতটা সহজ।
ভালো ইমেইল লেখার টুলস
উপরোক্ত সকল ইমেইল এক্সপার্টের কিছু কনসিস্টেন্ট পরামর্শ আছে। उन সবাই মনে করে আপনাকে স্পেল-চেক এবং প্রুফরিড ইমেইল করতে হবে, রিডেবিলিটির জন্য টেক্সট ফরম্যাট করতে হবে, সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে, এবং সিলি মিস্টেক এড়াতে হবে। ভালো, এগুলোতে সাহায্য করার অ্যাপ আছে।
স্পেলিং এবং গ্রামারের জন্য অটোমেটিক সাজেশন থেকে রিপ্লাই-অল বাটন এড়াতে যখন আপনি BCC-ড থাকেন, ভালো ইমেইল লেখার এই টুলগুলো ব্যবহার করুন যা লোকেরা পড়বে এবং রিপ্লাই করবে। এই ছোট ডিটেইলগুলো প্রায়শো বড় প্রভাব ফেলে।
