ইমেইল আমাদের ব্যক্তিগত এবং পেশাগত জীবনে একটি গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ মাধ্যম। এটি প্রতিদিন আমাদের কয়েক মিনিট নেয়। এটিকে সঠিকভাবে ব্যবহার শিখলে আপনার জীবন অনেক বেশি দক্ষ হবে।
ইমেইল অভ্যাস উন্নত করার বিভিন্ন উপায় রয়েছে। এর এক অংশ হল কীভাবে আরও ভালো ইমেইল লিখবেন, আর একটি অংশ হল প্রিমেড টেমপ্লেট এবং রেসপন্স ব্যবহার করে চিট করা। আপনাকে সেরা ইমেইল অভ্যাসও আডোপ্ট করা উচিত। এবং আপনি যত ভালোভাবে স্প্যাম রোকে দিবেন, আপনার ইনবক্স তত কম জাঙ্ক দিয়ে ভরা হবে।
এত আপনি কোনো নতুন অ্যাপ বা এক্সটেনশন ইনস্টল করতে হবে না। এটা শুধু জানার বিষয় কোথায় খুঁজবেন এবং তারপর জীবনে প্রয়োগ করবেন।
Canned Emails (Web): সাধারণ পরিস্থিতির জন্য প্রি-রাইটেন ইমেইল
ইমেইলে কিছু পরিস্থিতি ঘटी ঘটি ঘটে। উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে একটি ফেভারের ফলো-আপ নিতে হয়। অথবা আপনি কাউকে পরামর্শ চান।
সঠিক ইমেইল লিখতে পারলে দরওয়া খুলে যায় এবং যোগাযোগ সহজ হয়। আপনি যদি নিশ্চিত নন কী বলবেন, তবে প্রোডাক্টিভ হতে Canned Emails ব্যবহার করুন। মনে রাখবেন, ক্যানড রেসপন্স ইমেইলকে দক্ষ করে তোলে। আপনি যে টাইপের ইমেইল পাবেন তার নমুনা:
- পদে আবেদন
- ফলো-আপ
- পরামর্শ প্রয়োজন
- অ্যাপয়েন্টমেন্ট রি-শিডিউল
- অসুস্থ থাকায় অফিসে না যাওয়া
আপনি যেকোনো একটিতে ক্লিক করলে সেটা সরাসরি আপনার ডিফল্ট ইমেইল ক্লায়েন্টে খুলবে, অথবা আপনি প্লেইন টেক্সটে কপি করে যেখানে চান পেস্ট করতে পারেন।
Contactually Templates (Web): বিভিন্ন ইভেন্টের জন্য ইমেইল টেমপ্লেট
ক্যানড রেসপন্স এবং ইমেইল টেমপ্লেটের আরেকটি সাইট, Contactually প্রসেসটিকে স্ট্রীমলাইন করে এক ধাপ এগিয়ে নিয়েছে। ইমেইলগুলো কিছুটা ভালো লেখা, পরিস্থিতির টেনশন ভাঙাতে কিছু হিউমরও থাকে।
প্রথমে বেছে নিন আপনি কাকে কন্টাক্ট করতে চান: কাস্টমার, এক্স-লভার, ল, লিড/প্রস্পেক্ট, পাস্ট ক্লায়েন্ট, রিয়েল 이স্টেট, VIP/ইনফ্লুয়েন্সার। যাকে বেছে নিয়েছেন তার ওপর নির্ভর করে, "What is the email about?" সেকশনে উপযুক্ত কারণ বেছে নিন।
Contactually-এর if-this-then-that পদ্ধতিতে ইমেইল টেমপ্লেট বেছে নেওয়া আপনার জন্য সহজ হবে যা আপনি বলতে চান। আপনি Contactually ইন্টারফেস থেকেই ইমেইল পাঠাতে পারেন, তবে আপনার নিজের ইমেইল ক্লায়েন্টে কপি-পেস্ট করে এডিট করা ভালো আইডিয়া। আপনি কয়েকটি Gmail-এ ক্যানড রেসপন্স হিসেবে সেভ করতে পারেন।
ThisEmail.XYZ (Web): যেকোনো ইমেইলকে ওয়েব পেজে রূপ দিন
কিছু ইমেইল অন্যদের সাথে শেয়ার করার যোগ্য। কিন্তু আপনি আপনার নিজের ইমেইল ঠিকানা উজাগর করতে চাইতে পারেন না, এবং সোশ্যাল নেটওয়ার্কের বন্ধুদের তাদের ঠিকানা দিতে বলা অপ্র্যাক্টিক্যাল।
ThisEmail.XYZ যেকোনো ইমেইলকে ওয়েব পেজে রূপ দিতে একটি সহজ উপায়। আপনাকে শুধু যেকোনো ইমেইল share@thisemail.xyz-এ ফরওয়ার্ড করতে হবে এবং এটি অটোমেটিক্যালি আপনার ইমেইলের কন্টেন্টকে একটি শেয়ারেবল লিংকে রূপ দেবে। এটি এমন একটি নিফ্টি নো-সাইনআপ টুল যা আপনাকে ব্যবহার করা উচিত।
এই লিংকটি কোথাও শেয়ার করা যায়, এবং কেউই এটা দেখতে পারবে। আপনার ইমেইল গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তা রক্ষা করে এটা আপনার শেয়ার করতে চাওয়া জিনিসগুলো শেয়ার করার একটি সহজ এবং কার্যকর উপায়।
Scrim (Web): আপনার ঠিকানা শেয়ার করার বট-প্রুফ উপায় (broken link removed)
আপনি আপনার লিংক সোশ্যাল নেটওয়ার্ক বা অনলাইনে কোথাও শেয়ার করলে, বটগুলো সেটা স্ক্যান করে তাদের রেজিস্ট্রিতে যোগ করবে, এবং আপনি আরও স্প্যাম পাবেন। ডিসপোজেবল ইমেইল প্রোভাইডার ব্যবহার করার ট্রিকস চমৎকার, কিন্তু আপনি সেগুলো ব্যবহার করতে পারবেন না যখন আপনাকে সোশ্যাল নেটওয়ার্ক, Craigslist, বা ফোরামে আপনার ইমেইল শেয়ার করতে হয়।
Scrim আপনার ইমেইলকে একটি লিংকে রূপ দিয়ে প্রোটেক্ট করে যা বট স্ক্যান করতে পারে না। আপনি একটি মেমোরেবল পার্সোনালাইজড URL বেছে নিতে পারেন; উদাহরণস্বরূপ, scr.im/mihirMUO-এ যেন আমার অফিসিয়াল MakeUseOf ইমেইল ঠিকানা পাওয়া যায়। যে কেউ সেখানে যাবে, তাকে প্রথমে প্রুভ করতে হবে যে সে মানুষ।
তারপর আপনি এই লিংকটি Twitter-এ নিরাপদে শেয়ার করতে পারেন বটদের রেজিস্ট্রিতে যোগ হয়ে যাওয়ার বা "@" সিম্বলের কারণে সোশ্যাল নেটওয়ার্কে কনফিউশন সৃষ্টি হওয়ার চিন্তা ছাড়া।
Five Sentences (Web): সফল ইনফ্লুয়েন্সাররা কীভাবে ইমেইল পাঠায়
Twitter আপনাকে ১৪০ ক্যারেক্টারে সীমাবদ্ধ করে, তাই আপনি সেই অনুযায়ী রেসপন্স গড়ে তোলেন। ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জারে চ্যাট করার সময়, আপনি জটিল বড় বড় প্যারাগ্রাফ লিখেন না। তাহলে ইমেইলে কেন করবেন?
ইমেইল আজকাল এতটাই সময় নেয় কারণ আমাদের একটি ব্ল্যাঙ্ক ক্যানভাস আছে এবং আমরা দরকার চেয়ে বেশি লিখি। Five Sentences একটি ব্যক্তিগত দর্শন যেখানে আপনি আপনার ইমেইল কত লম্বা হবে সেটা সীমাবদ্ধ করেন।
"সকল ইমেইল রেসপন্সকে SMS টেক্সট মেসেজের মতো বর্তাব করুন, প্রতিটি রেসপন্সের জন্য নির্দিষ্ট সংখ্যক অক্ষর ব্যবহার করে," পেরসনাল পলিসি বলে। "অক্ষর গণনা খুব কঠিন, তাই আমরা বাক্য গণনা করি।"
আপনি যদি চিন্তিত হন লোকরা আপনার হঠাত (এবং হয়তো রুক্ষ) রেসপন্স নিয়ে কী ভাবে, তবে চিন্তা করবেন না। সাইট একটি সিম্পল ইমেইল সিগনেচার ব্যবহার করার পরামর্শ দেয় যেটি তাদের পেজে লিংক করে, আপনার নতুন দর্শন ব্যাখ্যা করে। প্রতিদিন এক ঘন্টা বাঁচানোর জন্য এটাই যথেষ্ট।
কি ইমেইল সমস্যাটি বড় হয়ে গেছে?
সোশ্যাল নেটওয়ার্ক এবং ইনস্ট্যান্ট মেসেঞ্জারের আগমনে, কেউ ভাবতে পারে ইমেইল ব্যবহার কমে যাবে। বরং, ব্যক্তিগত পক্ষ থেকে, আমি দেখি আমার ইমেইল ব্যবহার বেড়েছে এবং আমি আগের চেয়ে আরও বেশি সময় কাটি।
আপনার জন্য কি ইমেইল সমস্যাটি আগের চেয়ে বড় হয়ে গেছে? বেড়ানো মেসেজের সাথে মোকাবিলা করার জন্য আপনি কী করছেন?
