ইমেইল সংগঠিত করা কঠিন এবং সময়সাপেক্ষ কাজ, কিন্তু এটি প্রায়শই জরুরি যাতে আপনি সেই গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলো মিস না করেন যেগুলো আপনি দেখতে চান। নিউজলেটার, জাঙ্ক মেইল, এবং আরও অনেক কিছুর মধ্য দিয়ে ছাঁটার বদলে, আপনার ইমেইল ইনবক্স স্ট্রীমলাইন করার দুটি উপায় রয়েছে।
এগুলোর একটি খুব কম পরিশ্রমে হয়, এবং অন্যটি যত্ন বেশি নেওয়া সাপেক্ষে, কিন্তু ফলাফলও চমৎকার।
১. Alto
AOL-এর নতুন সার্ভিস Alto সম্ভবত আউট-অফ-দ-বক্স সবচেয়ে সহজ উপায় যাতে আপনি কোনো ইমেইল মিস করবেন না। iOS এবং Android অ্যাপ হিসেবে এবং যেকোনো ব্রাউজারে অ্যাক্সেসযোগ্য ওয়েব ইন্টারফেস হিসেবে উপলব্ধ, Alto অটোমেটিক্যালি ইমেইলগুলো Stacks নামে গ্রুপে সংগঠিত করে।
Alto হল Gmail-এর ট্যাবড ভিউর স্টেরয়েড ভার্সন। Gmail যেখানে ইমেইলকে চারটি হ্যান্ডি কলামে ভাগ করে — Primary, Social, Promotions, এবং Updates — Alto এটাকে এক ধাপ आगे নিয়ে যায়। Alto-এর Stacks ফাইল, ছবি, শপিং, ট্রাভেল, ফাইন্যান্স, এবং আরও অনেক ক্যাটাগরিতে মেসেজ গ্রুপ করে।
আপনি অতিরিক্ত Stacks তৈরি করতে পারেন, ঠিক যেভাবে যেকোনো ইমেইল প্রোভাইডারে ফিল্টার তৈরি করা হয়। Stacks তৈরির কৃতেরিয়া হল সেন্ডার, রেসিপিয়েন্ট, এবং কীওয়ার্ড। আপনি ছবি, ফাইল, বা শুধু মেসেজ থাকা মেসেজগুলো ইনক্লুড করার অপশনও বেছে নিতে পারেন।
Alto ব্যবহার করার আরেকটি সুবিধা হল এটি আপনার সব ইমেইল একাউন্ট এক জায়গায় আনে, তাই আপনি একটি ইমেইল প্ল্যাটফর্মে যে организаেশনাল ফিচারগুলো পছন্দ করেন, সেগুলো সব একাউন্টের জন্য ব্যবহার করতে পারেন।
২. ফিল্টার, লেবেল, এবং হোয়াইটলিস্টিং
আপনি যদি Alto-কে আপনার ইমেইল একাউন্টের এক্সেস দিতে না চান বা এর অটোমেটেড সিস্টেম আপনার মানদণ্ড পূরণ করে না, তবে আপনি ফিল্টার সেট আপ করার লম্বা এবং ক্লান্তিকর পথ যেতে পারেন যা সকল ইমেইল ফোল্ডারে ফাইল করবে, অথবা Gmail-এর ক্ষেত্রে লেবেলের অধীনে।
আপনি যদি অনেক নিউজলেটার বা মেইলিং লিস্টে সাবস্ক্রাইবড থাকেন, তবে এটি অত্যন্ত সময়সাপেক্ষ এক্সারসাইজ হবে। ফিল্টার প্রায় সকল ইমেইল প্রোভাইডারের স্ট্যান্ডার্ড ফিচার, যার মধ্যে Gmail, Outlook, এবং Yahoo।
ফিল্টার তৈরি করা যায় সেন্ডার, রেসিপিয়েন্ট, সাবজেক্ট বা বডিতে কীওয়ার্ড, এবং অ্যাট্যাচমেন্টের অন্তর্ভুক্তি বেসিসে। ফিল্টার তৈরি করার সময়, আপনি নির্দিষ্ট মেসেজ নির্দিষ্ট ফোল্ডারে অটোমেটিক্যালি সরাতে পারেন। যদি নির্দিষ্ট সেন্ডার, কীওয়ার্ড, বা অ্যাট্যাচমেন্ট আছে যেগুলো আপনি মিস করতে চান না, তবে আপনি সেগুলো অটোমেটিক্যালি ফ্ল্যাগ করার অপশনও বেছে নিতে পারেন যাতে আপনি জানেন আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইলগুলো কোথায়।
ফিল্টার তৈরির পাশাপাশি, আপনি নির্দিষ্ট সেন্ডার বা লিস্ট হোয়াইটলিস্ট করতে পারেন যাতে তাদের ইমেইল জাঙ্ক ইনবক্সে না যায়। কীভাবে করবেন সেটা জানতে আমাদের Gmail, Yahoo, Outlook.com, AOL, এবং Postbox-এর গাইড চেক করুন।
গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ মিস না করার জন্য আপনি কী টিপস এবং ট্রিকস ব্যবহার করেন? কমেন্টে জানান।
