ইমেইল ও উইন্ডোজ ফোন ৮: যা আপনাকে জানা দরকার সব কিছু

আপনি কীভাবে আপনার উইন্ডোজ ফোন ব্যবহার করেন? আমি অনেক ইউজারকে জানি যারা শুধু হুয়াটসঅ্যাপ (WhatsApp) এবং এক্সবক্স লাইভ (Xbox Live) গেমিংয়ের কম্বিনেশনে অ্যাডিক্টেড। অন্যদের উইন্ডোজ ফোন শুধু সোশ্যাল নেটওয়ার্কিং অপশনগুলোর জন্য ভালো লাগে (যা স্বীকৃতভাবেই প্রফেক্ট)۔

তারপর আবার যারা আমাদের মত প্রোডাক্টিভিটি টুলস (productivity tools) ব্যবহার করে। ইমেইল অবশ্যই 그중 একটি (মোবাইল মাইক্রোসফট অফিসের পাশাপাশি) এবং উইন্ডোজ ফোন একাউন্ট সাপোর্টের একটি বিশাল সিলেকশন অফার করে। আপনি কতটুকু আপনার ফোনটি কর্পোরেট ইমেইল সিস্টেমের সাথে ব্যবহার করেন বা শুধু আপনার হটমেইল/উইন্ডোজ লাইভ/আউटलুক.কম (Hotmail/Windows Live/Outlook.com) একাউন্ট চেক করার জন্য, উইন্ডোজ ফোন (বিশেষ করে উইন্ডোজ ফোন ৮) আপনাকে আপনার একাউন্টের সাথে সংযোগ করতে এবং স্যাটেলাইট ডেটা যেন ক্যালেন্ডার, কনট্যাক্টস এবং টাস্কস—সিঙ্ক (sync) করার সকল টুল দেয়।

এক ইমেইল একাউন্ট সেটআপ করুন

বেশির ভাগ ইমেইল একাউন্ট উইন্ডোজ ফোনে সহজে সেটআপ করা যায়।

**Settings > Email+accounts > Add an account** এ যান এবং আপনার ইমেইল ঠিকানা ও পাসওয়ার্ড দিন। মনে রাখবেন, আপনি **Show password** চেকবক্স ব্যবহার করতে পারেন যাতে আপনি সঠিকভাবে পাসওয়ার্ড লিখেছেন কিনা নিশ্চিত হতে। **Next** ট্যাপ করুন এগিয়ে যাওয়ার জন্য—একাউন্ট টাইপের উপর নির্ভর করে, আপনাকে **Email** only বা **Email, contacts and calendar** সিঙ্ক করার অপশন থাকবে।

অধিকাংশ কেসে একাউন্টটি অটোমেটিক্যালি সেটআপ হয়ে যাবে (ফোনটি রিমোট সার্ভারের সাথে কমিউনিকেট করে ইনকামিং ও আউটগোইং মেইল সার্ভার নাম চেক করে), কিন্তু যদি না হয়, চিন্তা করবেন না। অ্যাডভান্সড টুলস (advanced tools) উপলব্ধ আছে সাহায্য করার জন্য।

আউटलুক.কম (Outlook.com), এক্সচেঞ্জ (Exchange), অফিস ৩৬৫ (Office 365), হটমেইল (Hotmail), গুগল মেইল (Google Mail), POP এবং IMAP—সব ইমেইল একাউন্ট সেটআপ করা যায়।

একবার আপনার একাউন্ট যোগ হলে, সেটিকে স্টার্ট স্ক্রিনে পাঠিয়ে দিন। এটি করা যায় Apps লিস্টে যেটে, লং-ট্যাপ (long-tap) করে **Pin to start** সিলেক্ট করলে। টাইলটি আপনাকে আপডেট করবে যখন নতুন মেসেজ আসবে।

উইন্ডোজ ফোনে ইমেইলের জন্য অ্যাডভান্সড সেটিংস

আপনি যদি দেখেন যে আপনি আপনার ইমেইল একাউন্ট অটোমেটিক্যালি যোগ করতে পারছেন না, তবে আপনাকে ম্যানুয়ালি সেটিংস দিতে হবে।

এটি করার পদ্ধতি হলো **Email+accounts > Add an account** স্ক্রিনের নিচে স্ক্রোল করুন এবং **Advanced setup** সিলেক্ট করুন। আপনি তারপর আপনার ইমেইল ঠিকানা ও পাসওয়ার্ড দিতে পারবেন如前, কিন্তু তারপর **Exchange ActiveSync** এবং **Internet Email**—দুটির মাঝপথে বেছে নিতে পারবেন। উভয় অপশন আপনাকে ম্যানুয়ালি ডেটা দিতে দেয়। Exchange ActiveSync আপনাকে ডোমেন নাম, সার্ভার নাম, এবং সিঙ্ক করার কন্টেন্টের চয়েস দিতে দেয়, যখন Internet Email (IMAP এবং POP একাউন্ট ডিটেইলস নির্দিষ্ট করার জন্য) ইনকামিং ও আউটগোইং সার্ভার নাম, SSL অপশন, এবং সিঙ্ক টাইম/ইন্টারভ্যাল চায়।

নোট করুন, **Sync settings** আপনার ইনডিভিজুয়াল ইনবক্সের একাউন্ট সেটিংস থেকে যেকোনো সময় এডিট করা যায়।

গুগল মেইল সমস্যা (The Google Mail Problem)

উইন্ডোজ ফোন ৮-এর আรกালীন রিলিজে (initial release) গিমেইল একাউন্টের সাথে এক্সচেঞ্জ অ্যাক্টিভসিঙ্ক (Exchange ActiveSync) দিয়ে সংযোগ করা সম্ভব ছিল। কিন্তু, গুগল দ্বারা করা পরিবর্তনের কারণে, ৩১ জুলাই ২০১৩ থেকে এটি আর সম্ভব নয় (একই সমস্যা উইন্ডোজ ৮-এও আছে)। কারণ হলো গুগল EAS-এ এর নির্ভরতা কমিয়ে IMAP-এ ফোকাস করতে চায়, ক্যালেন্ডার এবং কনট্যাক্ট সিঙ্ক করার জন্য CalDAV এবং CardDAV ফ্রেমওয়ার্ক ব্যবহার করে।

সৌভাগ্য থেকে, এই নির্দিষ্ট সমস্যা (যা অরিজিনালি জানুয়ারি ২০১৩-এ ফেটে যেতে ছিল) সলভ হয়ে যাবে, কারণ মাইক্রোসফটকে এই প্রোটোকলগুলো উইন্ডোজ ফোনে যোগ করার জন্য পর্যাপ্ত সময় দেওয়া হয়েছে।

তবে, জিমেইল ব্যবহার করার আরেকটি সমস্যা আছে। উইন্ডোজ ফোন থ্রেডেড কনভারসেশন (threaded conversations) সাপোর্ট করে, কিন্তু যেভাবে এগুলো প্রেজেন্ট করা হয় সেটি জিমেইলের সাথে конфликтуয়াল (conflicts)। ফলাফল, গ্রুপ ইমেইলে রিপ্লাই করার সময় (আমার মেকইউজঅফ সহকর্মীরা இதের সাক্ষী!)—একটি বিশৃঙ্খলা হয়ে যায়, ইমেইল কনভারসেশন হেডার কোড (header code) দিয়ে ভেঙে যায় যা যেনে উচিত অনদেখা থাকা, এবং রিপ্লাই-এর মাত্র একটি শব্দ।

ইমেইল সেটিংসে **Conversations** ডিসেবল (Disable) করলে (**Inbox > Settings**) এই সমস্যা থামাবে।

লিংকড ইনবক্স (Linked Inboxes) উইন্ডোজ ফোনকে সুন্দর রাখে

আমি উইন্ডোজ ফোন ৮-এ মেট্রো (Metro) ইমপ্লিমেন্টেশনের বড় ফ্যান (বৎসর বাড়তি উন্নতি) কিন্তু একটি জিনিস স্পষ্ট, এবং যেকোনো মোবাইল প্ল্যাটফর্মের জন্য সত্য—একাধিক ইমেইল একাউন্ট থাকলে টাইলগুলো ম্যানেজ করা কঠিন।

উইন্ডোজ ফোনে এটাকে হ্যান্ডেল করার পদ্ধতি হলো **Linked inboxes** ফিচারটি ব্যবহার করা, যা যেকোনো ইনবক্সের মেনু থেকে অ্যাক্সেস করা যায়।

**Other inboxes** তালিকার যেকোনো একটি ট্যাপ করলে আপনি একটি গ্রুপ তৈরি করতে পারেন, যেগুলো সব একটি সিঙ্গেল ইনবক্স "ভিউ" (view) থেকে চেক করা যাবে। এই লিংকড ইনবক্সগুলো রিনেম (rename) করা যায় (স্ক্রিনের নিচে স্ক্রোল করুন) বা আনলিংক (unlink) করা যায় (ট্যাপ > unlink)।

লিংকড ইনবক্স আপনাকে ইনবক্স টাইল সংখ্যা কমাতে সক্ষম করে স্টার্ট স্ক্রিনে, জিনিসগুলো সুন্দর রাখে।

আট্যাচমেন্ট পাঠানো এবং সিগনেচার সেট করা

নতুন ইমেইল মেসেজ পাঠানো उतনাই সহজ—ইনবক্স খুলুন, **+** ট্যাপ করুন এবং প্রাপ্টি ও মেসেজ লিখুন (আপনি **People > [CONTACT NAME]** এ যেতে পারেন এবং লিস্ট করা যেকোনো ইমেইল ঠিকানা ট্যাপ করেও মেসেজ পাঠাতে পারেন)। ইমেইল পাঠানোর সময় আপনি আট্যাচমেন্ট যোগ করতে চাইলে, পেপার ক্লিপ আইকনে (paperclip icon) ট্যাপ করুন।

মনে রাখবেন, আট্যাচমেন্ট শুধু ইমেজ (images) দিয়ে সীমাবদ্ধ—আপনার ফোনে সেভ করা একটি ডকুমেন্ট শেয়ার করতে, সেটি মাইক্রোসফট অফিসে (Microsoft Office) খুলুন, মেনু ট্যাপ করুন এবং **Share…** সিলেক্ট করুন।

আপনি আপনার ইমেইল মেসেজ ডিক্টেট (dictate) করতে পারেন **Speak** বাটনে দিয়ে, যখন প্রায়োরিটি ফ্ল্যাগ (priority flags) এবং Cc/Bcc সেট করতে পারেন মেনু বাটন ট্যাপ করে।

উইন্ডোজ ফোন মালিক যারা ইমেইল ব্যবহার করেন তাদের জন্য একটা লাস্ট নোট—একটি কাস্টম সিগনেচার সেট করুন! এটি কনফিগার করা যায় Settings স্ক্রিনে, স্ক্রিনের নিচের আধা অংশে। আপনাকে শুধু ফিল্ডে ট্যাপ করে আপনার নতুন সিগনেচার লিখতে হবে। মনে রাখবেন, আপনার সাধারণ ডেস্কটপ বা ব্রাউজার-বেসড ইমেইল সিগনেচার রিপ্লিকেট (replicate) করতে আপনি সমস্যায় পড়তে পারেন, তাই यथাসম্ভব সিম্পল এবং ইফেক্টিভ রাখুন।

উপসংহার: উইন্ডোজ ফোন ৮ এবং ইমেইল

আমি কাউকে উইন্ডোজ ফোনকে দৈনন্দিন অফিস ব্যবহারের জন্য কমপ্লিট প্রোডাক্টিভিটি সলিউশন (complete productivity solution) হিসেবে নির্ভর করার পরামর্শ দেব না, কিন্তু ইমেইল অ্যাপ্লিকেশনটি বিশেষভাবে ইম্প্রেসিভ (impressive)।

বিভিন্ন ইমেইল একাউন্ট টাইপের সাপোর্ট, ক্যালেন্ডার ও কনট্যাক্ট ডেটা সিঙ্কিং, এবং আট্যাচমেন্ট যোগ করা, সিগনেচার সেট করা, এবং লিংকিং ইনবক্সের ফাংশনাল টুলস (যা উইন্ডোজ ফোনের পূর্ববর্তী ভার্সনে ছিল)—এগুলো একটি ইমেইল পাঠানো কুইক, エンজয়েবল (enjoyable) টাস্ক করে দেয় যা আপনাকে ডেস্কটপ অভিজ্ঞতার মতো রিপ্লাই পেরিয়ে রিপ্লাই-এর মাঝপথে আটকে রাখে না।