ইমেল কঠিন. আপনি একটি ইমেলে যা বলতে চান তা পাওয়া সত্যিই কঠিন, এবং অর্ধেক সময় লোকেরা প্রায় সবসময় আপনাকে ভুল বুঝবে। অনেক সমস্যা এই সত্যে নেমে আসে যে আপনি যাদের কাছে লিখছেন তারা আপনার মুখ দেখতে পাচ্ছেন না। তারা আপনার মুখের হাসি দেখতে পারে না, এবং আপনি তাদের মুখের অভিব্যক্তি দেখতে পাচ্ছেন না - মুখের অভিব্যক্তির মাধ্যমে শব্দে আবেগ বোঝার স্বাভাবিক মানুষের ক্ষমতা একটি ইমেলে সম্পূর্ণ অকার্যকর৷
সুতরাং, মুখের অভিব্যক্তি এবং ভয়েসের স্বন কী প্রতিস্থাপন করতে পারে? আপনার সমস্ত বন্ধু বা অফিসের সবাই আপনার প্রতি রাজকীয়ভাবে টিক চিহ্ন না দিয়ে কীভাবে আপনি আপনার বার্তাটি কার্যকরভাবে পৌঁছে দেবেন?
লেখক পিটার ড্রাকার একবার লিখেছিলেন, "যোগাযোগের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল যা বলা হয় না তা শোনা " আমি এর থেকে আরও এক ধাপ এগিয়ে যাব, এবং বলব যে একটি ইমেল পাঠানোর ক্ষেত্রে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হল যথেষ্ট স্পষ্ট করা যাতে প্রাপক না করে যা বলা হয়নি তা শুনুন। প্রকৃতপক্ষে, ইমেল যোগাযোগের ক্ষেত্রে সবচেয়ে বেশি সমস্যা হওয়ার কারণ হল যখন ইমেল গ্রহণকারী ব্যক্তি সমস্ত ধরণের ভয়ঙ্কর জিনিস ব্যাখ্যা করে যা আপনি উহ্য করেছেন, এমনকি আপনি যখন শুধুমাত্র একটি লাইন লিখেছেন৷
এটিই ঘৃণা ও অসন্তোষের দিকে পরিচালিত করে। এতেই ক্ষোভ তৈরি হয়। এই কারণেই সকালের মিটিংয়ে টেবিলের ওপাশের লোকটি আপনার দিকে তাকাচ্ছে, কারণ আপনি গতকাল বিকেলে পাঠানো একটি ইমেলে তাকে সিসি করেছিলেন এবং তিনি এটিকে ব্যক্তিগত আক্রমণ হিসাবে নিয়েছেন৷
আপনার নিখুঁত ইমেল তৈরি করা
এখানে MUO-তে, আমরা ইমেল পাঠানোর প্রযুক্তিগত দিক সম্পর্কে অনেক কিছু কভার করেছি, যেমন বেনামে ইমেল পাঠানো বা Excel থেকে ইমেল পাঠানোর ক্ষেত্রে আমার ইমেল। কিন্তু, ইমেল এর আবেগ দিক সম্পর্কে কি? আপনার ইমেলগুলিতে আপনি কীভাবে উপস্থিত হন এবং লিখিত শব্দে নিজেকে উপস্থাপন করার আরও ভাল উপায়গুলি সম্পর্কে কী বলা যায় যা আপনাকে সব সময় এতটা টিক টিক করবে না?
ওয়েল, এটা সম্পূর্ণ ব্যথা এবং কষ্ট ছাড়া নয় যে আমি আজ এখানে দাঁড়িয়ে আপনাকে বলতে পারি যে আমি এখন সাহায্য করার অবস্থানে আছি। আমি প্রায় প্রতিটি ভুল করেছি যা ইমেলের মাধ্যমে করা যেতে পারে, কলেজের প্রথম দিন থেকে শুরু করে, যখন আমি ক্যাম্পাসে সবাইকে ব্যাপক ইমেল করে একটি মাল্টি-লেভেল মার্কেটিং ব্যবসা শুরু করার চেষ্টা করেছি। একদিনের মধ্যে, আমি আমার অ্যাকাউন্ট 24 ঘন্টার জন্য বন্ধ করে দিয়েছিলাম এবং "স্প্যামিং" কে সংজ্ঞায়িত করে সে সম্পর্কে IBM মেইনফ্রেম অ্যাডমিনিস্ট্রেটরের কাছ থেকে একটি বড়, বাজে সতর্কতা।
এটি ইমেল শিষ্টাচারের এতটা পাঠ ছিল না, কারণ এটি একটি জেগে ওঠার কল ছিল যে ইমেলটি যদি আপনি এটিকে ভুলভাবে পরিচালনা করেন তবে এটি সত্যিই আপনাকে সমস্যায় ফেলতে পারে। বছরের পর বছর ধরে আমি মানুষকে অসন্তুষ্ট করেছি, আমি অসন্তুষ্ট হয়েছি, এবং আমি মানুষের সাথে মহাকাব্য স্ল্যাশ-এন্ড-বার্ন শব্দ-যুদ্ধে নেমেছি। আমি বলতে চাই কেউ জিতেছে - কিন্তু কেউ কখনো জিতেনি। সেজন্যই আমি আজ এখানে দাঁড়িয়ে আছি, এই আশায় যে ইমেল জনসাধারণের ভবিষ্যৎ সৈন্যদলগুলি পাঠান বোতামে ক্লিক করার আগে সেই ইমেলগুলিকে আরও ভালভাবে প্রস্তুত করতে সাহায্য করবে৷
1. একটি উপন্যাস পাঠানো হচ্ছে
প্রকৌশলী হিসাবে কাজ শুরু করার সময় আমার প্রথম দোষী পাপের একটি হল যে আমি প্রায় সবসময় ইমেল লিখতাম যা তিন বা চারটি অনুচ্ছেদ জুড়ে বিস্তৃত ছিল। কারণটি শুধুমাত্র এই কারণে নয় যে আমি খুব দ্রুত টাইপ করতে পারি, কিন্তু কারণ আমি সবসময় অনুভব করেছি যে যদি আমি কোন বিবরণ ছেড়ে দিই, লোকেরা সত্যিই বুঝতে পারবে না যে আমি কী নিয়ে কথা বলছি। এটি কিছুটা সত্য হতে পারে - এবং আমরা এক মিনিটের মধ্যে খুব সংক্ষিপ্ত ইমেলগুলিতে পাব - তবে সরলতার জন্য কিছু বলার আছে৷
আপনি যখন এই ধরনের জটিল ইমেলগুলি লেখেন, তখন আপনি বিভিন্ন উপায়ে আপনার বার্তা পেতে ব্যর্থ হন৷ প্রথমত, আপনি যে এত কিছু লিখেছেন তা সেই ব্যক্তিকে বোঝায় যে আপনি তাদের সময়ের প্রতি সামান্য সম্মান রাখেন এবং আপনি যদি এটি প্রায়শই করেন তবে আপনি তাদের বিরক্ত করতে বাধ্য। দ্বিতীয়ত, যখন একটি 500 শব্দের ইমেল বেশ কয়েকটি অনুচ্ছেদে সংগঠিত করা হয়, তখন আপনার জন্য যথেষ্ট অর্থবোধক হয়। , আপনি সম্ভবত সবাইকে বিভ্রান্ত করছেন - এবং তাদের মাইগ্রেন দিচ্ছেন।
আপনি যদি একজন শব্দ প্রস্তুতকারক হন এবং অতিরিক্ত লেখার প্রবণতা রাখেন, তবে সর্বদা ফিরে যান এবং সেই বাক্যগুলিকে "কাপ আপ" করার জন্য কাজ করুন। সেগুলিকে ছোট করার জন্য নতুন এবং সৃজনশীল উপায় নিয়ে আসুন, অথবা হয়ত আপনি সেগুলিকে সম্পূর্ণরূপে মুছে ফেলতে পারেন৷ হয়তো আপনি অনেক বেশি তথ্য অফার করছেন। লোকেদের বলুন তাদের কি প্রয়োজন৷ জানার জন্য, আপনি তাদের যা জানতে চান তা নয় আপনি জানি আপনি জানেন?
2. একটি দুই-শব্দের ইমেল পাঠানো হচ্ছে
অভিনব ইমেলের বিপরীত অপরাধ হল এক বা দুটি শব্দের ইমেল যা কিছুই ব্যাখ্যা করে না। যখন আমি রাতের খাবার টেবিলে আমার বাচ্চাদের জিজ্ঞাসা করি, "তাহলে আপনার দিনটি কেমন ছিল? " এক মুহূর্ত পরে, একটি অনিচ্ছুক উত্তর, "ঠিক আছে। " আমি কেন বিরক্ত করছি তা নিশ্চিত নই, আমি টিপতে থাকি৷ "আপনি কী করেছেন, মজার কিছু? " অনিবার্য উত্তর, "না, সত্যিই না। "
আমি সত্যই বুঝতে পারছি না কেন কিছু লোক ইমেল ব্যবহার করে বিরক্ত করে। আপনি ভাগ্যবান হলে, এই ব্যক্তির একটি ইমেল একটি একক পূর্ণ বাক্য থাকবে। আপনি যদি দুর্ভাগ্যবান হন, তবে ব্যক্তিটি আপনাকে তাদের জন্য কিছু করতে বলবে, কিন্তু তারা আপনাকে ঠিক কী করতে চায় তা ব্যাখ্যা করতে বিরক্ত করবে না। এটা অনেকটা মরুভূমির মাঝখানে হারিয়ে গেলে রেডিওর মাধ্যমে একটি কষ্টের বার্তা পাঠানোর মতো এবং আপনার স্থানাঙ্কগুলি কী তা উদ্ধারকারী দলকে জানাতে ব্যর্থ হওয়া।
এটি অত্যন্ত হতাশাজনক, কারণ পৃথিবীতে আপনি কী বিষয়ে কথা বলছেন তা বোঝার জন্য মানুষকে সংগ্রাম করতে হবে। আরও খারাপ, আপনি আসলে তাদের আপনার ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানাতে সময় নষ্ট করতে বাধ্য করতে পারেন, শুধুমাত্র আপনাকে আরও একটু বিস্তারিত বলার জন্য।
আমি সন্দেহ করি যে এই সমস্যা সহ বেশিরভাগ লোকেরা এই ধরনের ছোট ইমেলগুলি লেখেন কারণ টাইপ করা একটি শ্রমসাধ্য ব্যায়াম। প্রত্যেকে এক মিনিটে 60 থেকে 70 শব্দের বেশি টাইপ করতে পারে না, তাই এই গ্রুপের প্রতি আপনার একটু সহানুভূতি থাকতে হবে।
3. একজন ব্যক্তির জন্য একটি গণ ইমেল পাঠানো
আপনি কি সত্যিই মানুষ বন্ধ টিক চান? আপনার অফিসের প্রত্যেকের কাছে একটি গণ ইমেল পাঠান কেবলমাত্র একজন একক ব্যক্তিকে তারা কিছু করার জন্য তিরস্কার করতে। আমি এটিকে "পাবলিক অপমান" ইমেল বলি৷ সাধারণত, অফিসের প্রত্যেকে ইতিমধ্যেই জানে যে একজন নির্দিষ্ট ব্যক্তি ভুল করেছে, কিন্তু ম্যানেজার এটিকে একা ছেড়ে দিতে পারে না। তাই, তারা প্রত্যেকের কাছে একটি গণ ইমেল পাঠায় যা মহান এবং উত্তেজনাপূর্ণ বিশদে ব্যাখ্যা করে কেন একটি নির্দিষ্ট কাজ করা এত ভুল বা কেন সেই বিশেষ ভুলটি এত খারাপ।
আমাকে স্বীকার করতে হবে যে অতীতে আমার পরিচালনার কিছু ভূমিকায়, আমি এই আচরণের মধ্যে পড়ে গিয়েছিলাম। আমি আমার অন্যান্য সহকর্মীদেরও এটা করতে দেখেছি। এটি করা একটি সহজ ভুল, কারণ আপনি আসলে নিশ্চিত করতে চাইতে পারেন যে আপনি যাকে পরিচালনা করছেন তারা যেন একই ভুল না করে। বাস্তবতা হল যে যদি সবাই ইতিমধ্যে এটি সম্পর্কে জানে তবে যে ব্যক্তি ভুল করেছে তাকে অপমান করা হবে। যদি তারা এটি সম্পর্কে না জানে, সবাই বিভ্রান্ত এবং অনিশ্চিত যে আপনি তাদের সম্পর্কে কথা বলছেন কি না।
এটি সহজ করুন - যে ব্যক্তি ভুল করেছে তার সাথে নির্দিষ্ট সমস্যা সম্পর্কে কথা বলুন। তারপর, যদি আপনি মনে করেন যে এটি প্রত্যেকের জন্য যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ, একটি নোটিশ পাঠান কিন্তু এটি উচ্চতর ব্যবস্থাপনা থেকে পাঠানো একটি সাধারণ "FYI" বলে মনে করুন - এটি অভিযুক্ত টোনকে সরিয়ে দেয় এবং এটিকে কম ব্যক্তিগত করে তোলে৷
4. নাটকীয় ক্রিয়াবিশেষণ ব্যবহার করা
ইমেলগুলিতে আরেকটি খুব সাধারণ আচরণ - সাধারণত এমন লোকেদের কাছ থেকে যারা সাধারণভাবে তাদের কাজ সম্পর্কে বা আলোচনার অধীন একটি নির্দিষ্ট প্রকল্প সম্পর্কে খুব উত্সাহী। যে আচরণ খুব নাটকীয় ক্রিয়া বিশেষণ অত্যধিক ব্যবহার. বাক্যগুলি যেমন, "সেই নকশাটি ভয়ঙ্করভাবে ভুল৷ " অথবা "এই পদ্ধতিটি বেদনাদায়কভাবে অস্পষ্ট" শুধুমাত্র আলোচনায় আবেগের পরিচয় করিয়ে দিতে।
আপনি যখন ক্রিয়াবিশেষণ ছাড়া সেই বাক্যগুলি দেখেন, তখন আপনি দেখতে পাবেন যে তারা কতটা ব্যবসার মত - এবং অনেক কম বিরোধী -। অন্যথায়, আপনি কেবল একটি অতি-নাটকীয়, লুণ্ঠিত ব্রেটের মতো দেখতে পাবেন।
ক্রিয়াবিশেষণ ছাড়া এটি চেষ্টা করুন. সেই নকশা ভুল। সেই পদ্ধতিটি অস্পষ্ট।
এটি প্রাপককে খুশি নাও করতে পারে - তবে এটি তাদের আক্রমণ করে না এবং তাদের প্রতিরক্ষামূলকভাবে সেট করে না। এটি আরও পেশাদার, এবং আপনি আসলে একজন প্রাপ্তবয়স্ক প্রাপ্তবয়স্ক হিসাবে নিজেকে ছেড়ে দিতে সক্ষম হতে পারেন, এমনকি যখন আপনি কারো সাথে দ্বিমত পোষণ করেন।
5. অত্যধিক প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করা
এটা আসলে আমার লেখার কর্মজীবনের দেরী পর্যন্ত ছিল না যে আমি সত্যিই, সত্যিই প্যাসিভ ভয়েস সম্পর্কে শিখেছি এবং বুঝতে পেরেছি। এটি সম্পর্কে শেখার সাথে সমস্যা হল যে আপনি এটি সর্বত্র দেখতে শুরু করেন। প্যাসিভ ভয়েসের সবচেয়ে প্রচলিত ব্যবহারগুলির মধ্যে একটি হল ইমেল, কারণ প্যাসিভ ভয়েস একজন ব্যক্তিকে একটি ক্রিয়া থেকে নিজেকে আলাদা করতে দেয়৷
বলার পরিবর্তে, "আমি ক্লায়েন্টকে বিমানবন্দরে নিয়ে গিয়েছিলাম"৷ , যা সরাসরি আপনার কাঁধে দায়িত্ব দেয়, আপনি পরিবর্তে লিখতে পারেন, "ক্লায়েন্টকে বিমানবন্দরে নিয়ে যাওয়া হয়েছে।"
এটি এমন একটি আচরণ যা লোকেদের মধ্যে সাধারণ যে কোনও কিছুর জন্য দায়িত্ব নিতে নার্ভাস, কারণ যদি কিছু ভুল হয় তবে তারা দোষারোপ করতে চায় না। এই একই লোকেরা অভিযোগ করে যখন ঝুঁকি গ্রহণকারীরা - যারা কাজ করার দায়িত্ব নেয় - স্বীকৃতি বা পদোন্নতি পায়। সত্য হল, লোকেরা ইমেলে প্যাসিভ ভয়েসের মাধ্যমে দেখে। আপনি যদি একটি কাজ শেষ করে থাকেন বা একটি লক্ষ্য অর্জন করেন, তাহলে ক্রেডিট নিতে ভয় পাবেন না!
6. পিঠে নিজেকে থাপানো
আশ্চর্যজনকভাবে, যারা সব সময় ইমেইলে প্যাসিভ ভয়েস ব্যবহার করেন তাদের বিপরীত চরম, তারাই প্রায় সর্বদা প্রথম ব্যক্তির সবকিছু সম্পর্কে লেখেন। তাদের ইমেলগুলি পড়ে, আপনি মনে করবেন যে একটি প্রকল্প একটি গোষ্ঠী প্রচেষ্টা ছিল না, এটি একটি ব্যক্তিগত কৃতিত্ব ছিল। আপনি ভাববেন যে যে ব্যক্তি ইমেলটি পাঠাচ্ছেন তিনি একেবারে সমস্ত কাজ করেছেন!
আপনি কিভাবে এই ইমেল চিনতে পারেন? "আমি" শব্দের সংঘটন গণনা করুন।
এই ধরনের ব্যক্তির কাছ থেকে একটি ইমেল পড়া, এটা স্পষ্ট যে তারা অনুভব করে যে সমগ্র বিশ্ব তাদের চারপাশে ঘোরে, এবং প্রত্যেকেরই তাদের এককভাবে সম্পন্ন করা সমস্ত কাজের জন্য তাদের অবিরাম প্রশংসা করা উচিত। এই ইমেলগুলি সর্বদাই সতীর্থদের হতাশাগ্রস্ত এবং সম্পূর্ণরূপে অকৃতজ্ঞ বোধ করে। এই পদ্ধতি হল আপনার সহকর্মীদের থেকে রাগ এবং বিচ্ছিন্ন করার দ্রুত পথ।
আমি নিশ্চিত যে অন্য অনেক ধরনের ইমেল আছে যা সত্যিই মানুষকে বিরক্ত করে এবং বিরক্ত করে। আমি বাজি ধরে আপনার নিজের তালিকাও আছে! ইমেল কি ধরনের সত্যিই আপনি বন্ধ সেট? কোন ধরনের আপনার পোষা peeves হয়? নীচের মন্তব্য বিভাগে আপনার চিন্তা শেয়ার করুন.
