ইমেইল লিখা কঠিন। আপনি যা আসলেই বলতে চান সেটি ইমেইলে সঠিকভাবে প্রকাশ করা খুব কঠিন, এবং অধিকাংশ সময় লোকগণ আপনাকে ভুল বুঝে নেন। এই সমস্যার মূল কারণ হলো আপনি যাদের লিখছেন তারা আপনার মুখ দেখে না। তারা আপনার হंसी দেখে না, এবং আপনি তাদের চোখের ভাব দেখে পান না—শব্দের মাধ্যমে আবেগ বোঝার মানবের স্বাভাবিক ক্ষমতা ইমেইলে সম্পূর্ণ অনুপস্থিত থাকে।
তবে, মুখের ভাব এবং স্বরের টোন 대신 কী ব্যবহার করা যায়? কিভাবে সব বন্ধু বা অফিসের সকলে আপনার ওপর রাগান্বিত না হয়ে আপনার বার্তা কার্যকরভাবে পৌঁছানো যায়?
লেখক পিটার ড্রাকার লিখেছেন, "যোগাযোগে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো যা বলা হয়নি সেটি শোনা।" আমি এক ধাপ আরও এগিয়ে যাব এবং বলব, ইমেইল পাঠাতে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হলো প্রাপ্তিকর্তা যা বলা হয়নি সেটি শোনা না যায় 그만큼 পরিমাণে স্পষ্ট করা। আসলে ইমেইল যোগাযোগে অধিকাংশ সমস্যা তখন সৃষ্টি হয় যখন ইমেইল পाने वाला ব্যক্তি আপনার লিখিত একক লাইনের ওপর ভিত্তি করে নানা প্রকার ভয়াবহ অর্থ ধারণ করে, এমনকি আপনি যখন কিছুই ইঙ্গিত করেননি।
এই কারণেই ঘৃণা এবং অসন্তোষ জন্মে। এরো हीouble অসন্তোষ জমে। এজন্য সকালের মিটিং-এ টেবিলের পারদিকে বসে আপনি কাঁপছে, কারণ গত বিকেল আপনি যিনি তাকে সিসি (CC) করে ইমেইল পাঠিয়েছিলেন, সে সেটিকে ব্যক্তিগত আক্রমণ হিসেবে নিয়েছে।
আপনার আদর্শ ইমেইল গড়ে তোলা
এখানে MUO-তে আমরা ইমেইল পাঠানোর প্রযুক্তিগত দিক নিয়ে অনেক আলোচনা করেছি, যেমন বেনামে ইমেইল পাঠানো বা এক্সেল থেকে ইমেইল পাঠানো। কিন্তু ইমেইলের আবেগময় দিক কী? আপনি আপনার ইমেইলে কীভাবে উপস্থিত হন, এবং লেখালেখির মাধ্যমে নিজেকে কীভাবে ভালোভাবে উপস্থাপন করবেন যাতে সবাই সর্বদা আপনার ওপর রাগান্বিত না হন?
বেশি ব্যথা এবং কষ্টের বিনা আজ আমি এখানে দাঁড়িয়ে আপনাকে সাহায্য করতে পারছি বলে বলতে পারছি। আমি ইমেইল নিয়ে করা যাবে প্রায় সব ভুল করেছি, কলেজ জীবনের প্রথম দিন থেকেই শুরু করে, যখন আমি ক্যাম্পাসের সবার কাছে মাস ইমেইল পাঠিয়ে মাল্টি-লেভেল মার্কেটিং ব্যবসা শুরু করার চেষ্টা করেছিলাম। এক দিনের মধ্যেই আমার একাউন্ট ২৪ ঘণ্টা বন্ধ হয়ে গেল এবং আইবিএম মেইনফ্রেম অ্যাডমিনিস্ট্রেটর থেকে "স্প্যামিং"-এর সংজ্ঞা নিয়ে একটা ভয়াবহ সতর্কতা পেলাম।
এটা শুধু ইমেইল শিষ্টাচারের পাঠ ছিল না, বরং একটি জাগরণ কল ছিল যে ইমেইল আপনাকে বড় বিপদে ফেলতে পারে যদি ভুল হ্যান্ডেল করুন। বছরের পর বছর আমি লোকেদের আহত করেছি, নিজেও আহত হয়েছে, এবং লোকেদের সাথে যুগান্তকারী শব্দ-যুদ্ধে উলझেছি। কেউ জিতেছে বলে বলতে চাই—কিন্তু কেউই জিতে নাই। সেজন্য আজ আমি দাঁড়াচ্ছি, ভবিষ্যতের ইমেইল ব্যবহারকারীদের পাঠানোর আগে সেন্ড বাটনে চাপ দিতে পারেন এমনভাবে ইমেইল তৈরি করতে সাহায্য করার আশায়।
১. উপন্যাস আকারের ইমেইল পাঠানো
ইঞ্জিনিয়ার হিসেবে কাজ শুরু করার প্রথম দিনগুলোতে আমার প্রথম বড় অপরাধ ছিল আমি প্রায়শই তিন-চার প্যারাগ্রাফের লম্বা ইমেইল লিখতাম। কারণ শুধু আমার টাইপিং স্পিড দ্রুত ছিল না, বরং আমি সবসময় মনে করতাম যদি কোনো ডিটেল বাদ দিই তবে লোকেরা আমার কথা বুঝতে পারবে না। কিছুটা সেটি সত্য হতে পারে—অতিসংক্ষিপ্ত ইমেইলের কথা একটু পরেই বলব—কিন্তু সরলতার কওয়েক গুণ আছে।
যখন আপনি এত জটিল ইমেইল লিখেন, তখন আপনি বহুভাবে আপনার বার্তা পৌঁছাতে ব্যর্থ হন। প্রথমত, আপনি এত বেশি লিখেছেন সেটি প্রাপকের কাছে ইঙ্গিত দেয় যে আপনার তাদের সময়ের প্রতি قليلًا সম্মান আছে, এবং আপনি যদি বারবার এটি করেন তবে তারা বিরক্ত হবেই। দ্বিতীয়ত, ৫০০ শব্দের ইমেইল যদি আপনার কাছে সুন্দরভাবে কয়েকটি প্যারাগ্রাফে বিভক্ত দেখায়, তবে সেটি অন্যদের বিভ্রান্ত করছে এবং তাদের মাথাব্যাথা দিচ্ছে।
আপনি যদি শব্দ শিল্পী হন এবং বেশি লিখতে থাকেন, তবে সবসময় ফিরে এসে সেই বাক্যাগুলো "ছোট করুন"। সেগুলো সংক্ষিপ্ত করার নতুন এবং সৃজনশীল উপায় খুঁজুন, অথবা সেগুলো পুরোপুরি বাদ দিন। হয়তো আপনি খুব বেশি তথ্য দিচ্ছেন। লোকেদের সেটি বলুন যা তাদের জেনে রাখা জরুরি, না যে আপনি আপনি কত জানেন সেটি দেখাতে চান। বুঝলেন?
২. এক-দুই শব্দের ইমেইল পাঠানো
উপন্যাস আকারের ইমেইলের বিপরীত অপরাধ হলো এক বা দুই শব্দের ইমেইল যা কিছুই ব্যাখ্যা করে না। এটা ঠিক সেরকম যখন আমি রাতের খাবারের টেবিলে আমার বাচ্চাদের জিজ্ঞাসা করি, "তোমাদের দিনটি কেমন গেল?" এক মুহূর্তের পর অনিচ্ছাকৃত উত্তর, "ভালো।" কেন জিজ্ঞাসা করলাম সেটি বুঝতে পারছি না, আমি আবার চোদ করি, "কী করলে, কী মজার কিছু হলো?" অবিচল উত্তর, "না, خاص কিছু নাই।"
আমি আসলেই বুঝতে পারি না কেন কিছু লোক ইমেইল ব্যবহার করে। ভাগ্য ভালো হলে এই টাইপের মানুষের ইমেইলে একটা সম্পূর্ণ বাক্য থাকবে। ভাগ্য খারাপ হলে তিনি আপনাকে কিছু করতে বলবেন, কিন্তু ঠিক কী করতে হবে সেটি ব্যাখ্যা করবেন না। এটা একদম মাঝপথে বন্যে হারিয়ে যাওয়া অবস্থায় রেডিওতে সইসinander বার্তা পাঠানোর মতো, কিন্তু বাঁচানোর দলকে আপনার কোঅর্ডিনেট না বলার মতো।
এটা অত্যন্ত বিরক্তিকর, কারণ লোকেদের বুঝতে কষ্ট করতে হয় আপনি কী বলছেন। আরও খারাপ হলে, আপনি তাদের বাধ্য করছেন সময় বাদ দিয়ে আপনার ইমেইলের উত্তর দিতে, শুধু আপনাকে একটু আরো ব্যাখ্যা করার জন্য জিজ্ঞাসা করার জন্য।
আমি মনে করি এই সমস্যাযুক্ত অধিকাংশ লোক ছোট ইমেইল লিখেন কারণ টাইপিং তাদের জন্য একটি কষ্টসাধ্য কাজ। সবাই ৬০-৭০ শব্দে মিনিটে টাইপ করতে পারে না, তাই এই গ্রুপের প্রতি একটু সহানুভূতি রাখা উচিত।
৩. একজনের জন্য বাকি সবকে ম্যাস ইমেইল পাঠানো
আপনি কি সত্যিকারের সবকে রাগান্বিত করতে চান? আপনার অফিসের সবার কাছে ম্যাস ইমেইল পাঠিয়ে কোনো একজনের ভুলের জন্য তাকে ফটকারুন। আমি এটাকে "সাময়িক লজ্জার ইমেইল" বলি। সাধারণত অফিসের সবাই ইতিমধ্যে জানতে পারে কে ভুল করেছে, কিন্তু ম্যানেজার এটাকে যেনে নিতে পারেন না। তাই তিনি সবার কাছে ম্যাস ইমেইল পাঠান একটি নির্দিষ্ট কাজ কেন এতটা ভুল, বা সেই ভুলটি কেন এতটা খারাপ সেটি বিশদভাবে ব্যাখ্যা করেন।
আমি স্বীকার করছি যে আমার অতীতের কিছু ম্যানেজমেন্ট ভূমিকায় আমি এই আচরণে পড়েছিলাম। আমার সহকর্মীদেরাও একই করছেন দেখেছি। এটা সহজে হতে পারে, কারণ আপনি হয়তো চান আপনার অধীনস্থরা একই ভুল দুهرায় না। কিন্তু বাস্তবতা হলো সবাই যদি ইতিমধ্যে জানেন, তবে ভুল করার वाले লজ্জিত হন। আর যদি না জানেন, তবে সবাই বিভ্রান্ত হয় এবং অচ 확실ে থাকে আপনি কে লক্ষ্য করছেন।
সহজ রাখুন—ভুলকারী ব্যক্তির সাথে সরাসরি কথা বলুন। তারপর যদি মনে করেন সবার জানা জরুরি, তবে একটি নোটিশ পাঠান কিন্তু সেটিকে এভাবে লিখুন যেন মনে হয় এটা শুধু উচ্চ ম্যানেজমেন্ট থেকে একটি সাধারণ "আপনার জানার জন্য" (FYI) নোটিশ—এটি অভিযোগমূলক স্বর দূর করে এবং ব্যক্তিগত করে না।
৪. নাট্যপূর্ণ কক্রিয়া বিশেষণ ব্যবহার করা
ইমেইলে আরেকটি খুব সাধারণ আচরণ—সাধারণত যারা अपने কাজের প্রতি খুব আত্মাবেশী, অথবা আলোচ্য একটি নির্দিষ্ট প্রজেক্টের প্রতি। সেটি হলো অত্যধিক নাট্যপূর্ণ কক্রিয়া বিশেষণের ব্যবহার। যেন "সেই ডিজাইনটি নিঃশেষ ভুল" বা "সেই পদ্ধতিটি যত্নহীনভাবে অস্পষ্ট"—এই বাক্যগুলো আলোচনায় আবেগ আনয়ন করে।
কক্রিয়া বিশেষণ বাদ দিয়ে সেই বাক্যগুলো দেখলে বুঝতে পারবেন সেগুলো কতটোকث্যান ব্যবসাসুলভ—এবং কতটোকম শত্রুতাপূর্ণ। অন্যথায়, আপনি একটি অতিনাট্যপূর্ণ, বাজে অভ্যাসী ছেলে মনে হবেন।
কক্রিয়া বিশেষণ ছাড়া লিখে দেখুন। সেই ডিজাইনটি ভুল। সেই পদ্ধতিটি অস্পষ্ট।
হয়তো প্রাপক খুশি হবে না—কিন্তু সেটি তার ওপর আক্রমণ করে না এবং তাকে প্রতিরক্ষামূলক করে তোলে না। এটা অধিক পেশাদার, এবং আপনি অন্য किसीর সাথে অসहमত হলেও নিজেকে একজন পরিপক্ব বয়স্ক হিসেবে উপস্থাপন করতে পারবেন।
৫. নिष्क্রিয় ভেস (Passive Voice) অতিরিক্ত ব্যবহার করা
আমার লেখার ক্যারিয়ারের শেষ পর্যায়ে যেতে হয়েছিল নिष्क্রিয় ভেস (Passive Voice) সম্পর্কে সত্যিকারের শিখতে এবং বুঝতে। এর সাথে সমস্যা হলো, একবার শিখলে তা সব জায়গায় দেখা শুরু হয়ে যায়। ইমেইলে নिष्क্রিয় ভেসের সবচেয়ে প্রচলিত ব্যবহার হলো একটি ব্যক্তি নিজেকে একটি কর্ম থেকে আলাদা করতে চায়।
বলে দিতে পারেন, "আমি ক্লায়েন্টকে এয়ারপোর্টে পৌঁছিয়েছি", যা দায়িত্ব সরাসরি আপনার কাঁধে দিয়ে দেয়, কিন্তু বদলে লিখেন, "ক্লায়েন্টকে এয়ারপোর্টে পৌঁছানো হয়েছিল।"
এই আচরণ তাদের মধ্যে সাধারণ যারা যেকোনো দায়িত্ব নেওয়ায় সশঙ্কিত, কারণ কোনো কিছু ভুল হলে তারা দায়ী হতে চায় না। এছাড়া এদেরই যারা ঝুঁকি নেয়—যারা কাজ সম্পন্ন করার দায়িত্ব নেয়—তাদের স্বীকৃতি বা প্রোমোশন পাওয়ায় শিকায়ত করেন। সত্যি হলো, লোকেরা ইমেইলে নिष्क্রিয় ভেস বুঝতে পারে। আপনি যদি কোনো কাজ বা লক্ষ্য সম্পন্ন করেন, তবে কредиট নেওয়ায় ভয় পাবেন না!
৬. নিজের পিঠে হাত ফেরানো (আত্মপ্রশংসা)
বিপরীত দিকেও একটি চরম সীমা রয়েছে—যারা ইমেইলে почти সবসময়一人称はে লিখেন। তাদের ইমেইল পড়লে লাগবে কোনো প্রজেক্ট গোষ্ঠীগত প্রচেষ্টা নয়, বরং একটি ব্যক্তিগত সাফল্য। লাগবে ইমেইল পাঠানোর ব্যক্তি এককেই সारा কাজ করেছেন!
এই ধরণের ইমেইল চেনার সহজ উপায় হলো "আমি" (I) শব্দটির আবির্ভাব গণনা করা।
এই টাইপের মানুষের ইমেইল পড়লে স্পষ্ট হয়ে যায় তিনি মনে করেন সারা বিশ্ব তাঁর চারদিকেই ঘুরছে, এবং সবাই তাঁর একক হাতে সম্পন্ন সকল কাজের জন্য ধারাবাহিক প্রশংসা জানাতে হবে। এই ইমেইলগুলো অবিচল チームের সদস্যদের উপেক্ষিত এবং সম্পূর্ণ অনুপ্রশংসিত বোধ করিয়ে দেয়। এই পদ্ধতিটি আপনার সহকর্মীদের মধ্যে রাগ এবং বিচ্ছেদের শর্টকাট।
আশা করি আরো অনেক ধরণের ইমেইল রয়েছে যা লোকেদের বিরক্ত ও আহত করে। আপনারও নিশ্চয় নিজস্ব তালিকা আছে! কোন ধরণের ইমেইল আপনাকে সবচেয়ে বেশি উদ্দীপ্ত করে? আপনার পেট পিভস (pet peeves) কী? নিচের কমেন্ট সেকশনে আপনার মতামত শেয়ার করুন।
