আপনি একজন বিষয়বস্তু লেখক, একজন বিপণনকারী, একজন বিকাশকারী, অথবা একজন কর্মরত ফ্রিল্যান্স হোন না কেন, ইমেল আমাদের আধুনিক বিশ্বের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ৷
প্রকৃতপক্ষে, এটি ফ্রিল্যান্সারদের মধ্যে যোগাযোগের সবচেয়ে আদর্শ ফর্ম। এই কারণে, আপনি যদি ক্লায়েন্টদের আকৃষ্ট করতে এবং ধরে রাখতে চান তবে ইমেল পাঠানোর সর্বোত্তম অনুশীলন এবং শিষ্টাচারগুলি শেখা গুরুত্বপূর্ণ৷
1. দ্রুত উত্তরের অনুশীলন করুন
যেহেতু ফ্রিল্যান্সিং ব্যবসা অনেক সময় ইমেল যোগাযোগের উপর নির্ভর করে, তাই দ্রুত প্রতিক্রিয়া একটি প্রত্যাশিত মান হয়ে উঠেছে।
যদি না আপনি পরিবার এবং বন্ধুদের সাথে সময় কাটাচ্ছেন, আপনার সর্বদা লক্ষ্য করা উচিত এক ঘন্টার মধ্যে আপনার সমস্ত ইমেলের উত্তর দেওয়া। যদি তা সম্ভব না হয়, ক্লায়েন্টের ব্যবসায়িক সময়ের মধ্যে একই দিনে উত্তর দিন।
2. শুরুতে বিন্দু পরিষ্কার করুন
আপনি যে পয়েন্টটি তৈরি করার চেষ্টা করছেন তা বোঝার জন্য আপনার ক্লায়েন্টদের শেষ পর্যন্ত আপনার ইমেল পড়তে হবে না, বা আরও খারাপ, একাধিক বার। আপনি যদি একটি ইমেল লিখছেন, তাহলে শুরুতেই আপনার বার্তাটি স্পষ্টভাবে উল্লেখ করতে ভুলবেন না—হয় বিষয় বা মূল অংশে।
বিষয় সংক্ষিপ্ত এবং নির্দিষ্ট হতে হবে। ইমেলের মূল অংশে, বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করে আপনার সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিবরণের উপর জোর দিন।
3. ব্যাকরণ এবং বানান দুবার পরীক্ষা করুন
আপনার ইমেল আপনি কে একটি প্রতিফলন. এটি কাজের মানের পরিপ্রেক্ষিতে ক্লায়েন্টরা আপনার কাছ থেকে কী আশা করে তা দেখাবে। এমনকি সবচেয়ে অভিজ্ঞ পেশাদাররাও টাইপো করে, বিশেষ করে স্মার্টফোন থেকে টাইপ করার সময়। যাইহোক, ক্লায়েন্টরা এই ধরনের ভুল থেকে একটি ভাল প্রথম ধারণা পাবেন না।
আপনি রচনা করা শেষ করার পরে, ইমেলটি জোরে পড়ুন যাতে আপনি ব্যাকরণগত ভুলগুলি খুঁজে পেতে পারেন। আপনি অতিরিক্ত সহায়তার জন্য অনলাইন সরঞ্জামগুলিও ব্যবহার করতে পারেন৷
4. সংক্ষিপ্ত রাখুন
আপনি যদি সাহিত্যের পটভূমি থেকে আগত একজন লেখক হন তবে ফুলের ভাষায় লেখা থেকে নিজেকে প্রতিরোধ করা কঠিন হতে পারে। যাইহোক, একজন সাধারণ ব্যক্তির জন্য, এটি শুধুমাত্র একটি কোড হয়ে যাবে যা তারা পাঠোদ্ধার করতে অক্ষম!
সর্বদা আপনার ইমেল সংক্ষিপ্ত এবং সহজ রাখুন. ছোট ছোট বাক্যে লিখুন এবং সকলের পরিচিত শব্দ ব্যবহার করুন। যদি আপনাকে এমন তথ্য জানাতে হয় যা কয়েকটি অনুচ্ছেদে খাপ খায় না, তাহলে একটি ভার্চুয়াল মিটিং বা ফোন কলের সময় নির্ধারণ করা ভাল৷
5. সমস্ত প্রশ্নের উত্তর দিন
এই পয়েন্টটি আগের পয়েন্টারের বিপরীত বলে মনে হতে পারে, যেখানে আমরা আপনাকে ইমেলটি ছোট রাখতে বলেছি। ঠিক আছে, সংক্ষিপ্ততার জন্য আপনার ক্লায়েন্টের যেকোনো প্রশ্ন এড়িয়ে যাওয়া একটি অসম্মানজনক পদক্ষেপ হবে।
ইমেলের প্রতিটি বিভাগে জিজ্ঞাসা করা প্রশ্নগুলিকে আলাদা বিভাগে ঠিকানা দিন। সুতরাং, ক্লায়েন্ট জানে যে আপনি তাদের ইমেল মনোযোগ সহকারে পড়েছেন। যখন আপনি এখনই কোনো প্রশ্নের উত্তর দিতে সক্ষম না হন, আপনি যখন পারেন তখন উল্লেখ করুন৷
6. একক এবং মানক বিন্যাস অনুসরণ করুন
আপনার ক্লায়েন্টদের ইমেল লেখার সময়, সমস্ত ইমেলের জন্য একটি একক বিন্যাস ব্যবহার করুন। প্রতিটি ইমেলে একই টাইপকেস, ফন্টের আকার, ফন্টের রঙ এবং পাঠ্য কাঠামো ব্যবহার করা নিশ্চিত করুন। আপনার যদি কোনো স্ট্যান্ডার্ড ফরম্যাট না থাকে, তাহলে একটি ইমেল থ্রেড অদ্ভুত দেখাবে।
ব্যবসায়িক যোগাযোগের জন্য, আপনি Arial, Calibri এবং Verdana এর মত ফন্ট ব্যবহার করতে পারেন। আকারের জন্য, 12 নিরাপদ। এই ধরনের পেশাদার মিথস্ক্রিয়া জন্য রঙিন ফন্ট ব্যবহার করা বাঞ্ছনীয় নয়—আসুন কালোকে আটকে রাখি।
7. একটি স্বাক্ষর দিয়ে শেষ করুন
আপনার পেশাগত অবস্থা যাই হোক না কেন, আপনার ইমেলের নীচে আপনার যোগাযোগের তথ্য সহ একটি ইমেল স্বাক্ষর থাকা সর্বদা একটি ভাল ধারণা। এটি লোকেদের আপনাকে মনে রাখতে সাহায্য করে যাতে তারা যখনই প্রয়োজন হয় তখনই আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে৷
ইমেলের শেষে একটি ব্যক্তিগতকৃত স্বাক্ষর যোগ করা সহজ, এবং এটি আপনাকে কেবল পেশাদার দেখাবে। স্বাক্ষরে আপনার যোগাযোগের বিবরণ যোগ করুন।
8. অফিসের বাইরে ইমেল টেমপ্লেট ব্যবহার করুন
আপনি ছুটিতে যেতে পারেন তবে ফ্রিল্যান্সিং করার সময়, নিশ্চিত করুন যে আপনার ক্লায়েন্টরা এটি জানেন। ইমেলের মাধ্যমে তাদের ব্যক্তিগতভাবে সতর্ক করার পাশাপাশি, অফিসের বাইরে একজন উত্তরদাতা থাকাটা দারুণ হবে।
একাধিক ক্লায়েন্টের সাথে কাজ করার সময়, আপনাকে সময়সীমা পরিচালনা করতে হবে। একইভাবে, আপনার ক্লায়েন্টদের জানতে হবে কখন তারা আপনার প্রতিক্রিয়া আশা করতে পারে।
9. সর্বদা ফলো-আপ করুন
আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে অনুসরণ করা অপরিহার্য যখন আপনি উত্তর পাওয়ার আশা করেছিলেন কিন্তু পাননি। একটি ফলো-আপ ইমেলে, আপনি যেকোন প্রাসঙ্গিক তথ্য অনুলিপি করতে পারেন এবং ক্লায়েন্টকে প্রয়োজনীয় তথ্য সহজেই খুঁজে পেতে সাহায্য করার জন্য যেকোনো গুরুত্বপূর্ণ ফাইল পুনরায় সংযুক্ত করতে পারেন৷
10. সঠিক ভাষা ব্যবহার করুন
আপনার ক্লায়েন্টদের সাথে যোগাযোগ করার সময় আদর্শ পেশাদার ভাষা ব্যবহার করুন। এই ধরনের আনুষ্ঠানিক কথোপকথনে ইমোটিকন ব্যবহার করা এড়িয়ে চলুন। একটি সৌজন্যমূলক অভিবাদন এবং সরাসরি ক্লায়েন্টদের তাদের নাম দিয়ে সম্বোধন করে ইমেলটি শুরু করুন৷
৷ASAP বা RSVP-এর মতো সমস্ত CAPS বা সংক্ষিপ্ত শব্দ ব্যবহার করবেন না। এছাড়াও, আপনার ক্লায়েন্টের নামের সংক্ষিপ্ত রূপ ব্যবহার না করাই ভালো।
11. মন খারাপ বা রেগে গেলে উত্তর দেওয়া এড়িয়ে চলুন
আপনি যতদিন ফ্রিল্যান্সিং ব্যবসায় থাকুন না কেন, আপনার কাজের দ্বারা হতাশ এবং রাগান্বিত বোধ হতে বাধ্য। যদি ক্লায়েন্টদের কাছ থেকে কিছু ইমেল আপনাকে বিরক্ত করে, তাহলে স্বাভাবিক প্রবৃত্তি হবে অবিলম্বে উত্তর দেওয়া।
কিন্তু, আপনি আবেগ দ্বারা বাহিত হচ্ছে যখন সবসময় উত্তর দেওয়া থেকে বিরত থাকুন. পেশাদার থাকুন এবং শান্ত হয়ে গেলে একটি সুন্দর উত্তর লিখুন।
12. অন্যান্য পদ্ধতি ব্যবহার করে যোগাযোগ করুন
আপনি একজন ফ্রিল্যান্সার হিসাবে বড় হওয়ার সাথে সাথে আপনি জানতে পারবেন কখন আলোচনাটি অফলাইনে নিতে হবে। কিছু সময়-সংবেদনশীল তথ্য শেয়ার করার সময়, শুধুমাত্র ইমেলের উপর নির্ভর করবেন না। ফোন কল বা স্ল্যাক বার্তার মত যোগাযোগের যেকোন রিয়েল-টাইম ফর্মের সাথে সবসময় এটিকে যুক্ত করুন।
13. বন্ধু বানানোর চেষ্টা করবেন না
আপনি এখানে আপনার ক্লায়েন্টের সাথে একটি ব্যবসায়িক সম্পর্ক তৈরি করতে এসেছেন, তাদের সাথে বন্ধুত্ব করতে নয়। আপনার ক্লায়েন্টের সাথে মজাদার বা চতুর না হওয়া সবসময় নিরাপদ। তথ্য এবং আপনার বার্তার অভিপ্রায় বিদ্ধ থাকুন. যখন আপনি একটি পেশাদার সম্পর্ক করতে যাচ্ছেন তখন তাদের আপনার ব্যক্তিত্ব দেখানোর জন্য কোন তাড়াহুড়ো নেই৷
14. উত্তর দেওয়া এড়িয়ে যাবেন না
একটি ইমেলের উত্তর দিতে দেরি করা বা এটি সম্পূর্ণভাবে এড়িয়ে যাওয়া আপনার একটি প্রকল্পের জন্য খরচ হতে পারে। আপনার ইনবক্স বিক্রয় ইমেল এবং অপ্রয়োজনীয় নিউজলেটারে পূর্ণ হলে, আপনি আপনার ক্লায়েন্টের গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলি মিস করতে পারেন৷
বিদ্যমান ক্লায়েন্টদের ইমেলগুলিকে পছন্দসই হিসাবে চিহ্নিত করুন যাতে আপনি সেগুলি আপনার ইনবক্সের উপরে পান। কাজের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত ইমেলগুলি দ্রুত অ্যাক্সেস করতে, আপনার ইমেলগুলি পরিপাটি রাখুন৷
৷স্মার্ট ইমেল শিষ্টাচার আপনার ক্লায়েন্টদের প্রভাবিত করবে
একটি ব্যবসা কার্যকরভাবে পরিচালনা করার জন্য, ইমেল পাঠানো প্রক্রিয়াটির একটি অপরিহার্য অংশ। একটি পেশাদার ইমেল তৈরি করতে এই দ্রুত হ্যাকগুলি ব্যবহার করে দেখুন এবং সম্ভাব্য এবং বিদ্যমান ক্লায়েন্টদের কাছে নিজেকে আরও স্মার্ট এবং আরও ভাল উপায়ে উপস্থাপন করুন৷
