ইনবক্স জিরো পাওয়ার অনেক স্ট্র্যাটেজি: Gmail আর্কাইভ ফিচার, Android/iPhone অ্যাপ, ফিল্টার, নির্দিষ্ট সময় বদ্ধ করে ইমেইল হ্যান্ডলিং।
কিন্তু ইনবক্স জিরো পাওয়ার পর সেটা মেইনটেইন করতাই আসল চ্যালেঞ্জ। অধিকাংশ জিনিসের মত সিম্পল রাখাই সাফল্যের সেরা পথ।
শুধু পাঁচটি ফোল্ডার (Gmail-এ লেবেল) দিয়ে একটি সিস্টেম বানালে আপনার ইনবক্স ক্লাটার-ফ্রি রাখা যায়:
- Action: যে মেসেজগুলো থেকে টাস্ক জেনারেট হয় আপনার টু-ডু লিস্টে। কয়েক মিনিটের কাজ হলে তৎক্ষণ করুন। বেশি সময়/প্রচেষ্টা লাগলে টু-ডু লিস্টে লগ করে এই ফোল্ডারে মুভ করুন যতক্ষণ টাস্ক কমপ্লিট নয়।
- Waiting: যেসব মেসেজ অন্য কারো রেসপন্স বা ইনপুটের জন্য অপেক্ষায় আছে। আপনি কিছু করতে পারলে ইনবক্সে জমা দিয়ে রাখবেন না।
- Ideas: একটি লং-টার্ম ফোল্ডার, সম্পূর্ণ অপশনাল। আমি দেখেছি প্রজেক্ট আইডিয়া বা ওয়ার্ক অ্যাপ্রোচের ইমেইল রাখি, 스페য়ার টাইমে প্রোएक্টিভ হওয়ার সময় এই ফোল্ডার ইনস্পিরেশন দেয়।
- Archive: নিবटানো সব কিছু এক আর্কাইভ ফোল্ডারে ফেলুন। ইমেইল থেকে ইনফো প্রপারলি লগ করলে আর্কাইভ অর্গানাইজ করার প্রয়োজন নেই।
- Project: বড় প্রজেক্ট থাকলে যেটার অনেক মুভিং পার্টস, সেটার জন্য প্রজেক্ট-স্পেসিফিক ফোল্ডার বানান, একশন ও ওয়েটিং সাবফোল্ডারের সাথে। প্রজেক্ট কমপ্লিট হলে সকল ইমেইল মেইন আর্কাইভে মুভ করুন।
অনেক ইনবক্স জিরো পিউরিস্ট প্রজেক্ট-স্পেসিফিক ফোল্ডারের বিপক্ষে, কিন্তু আমি পærসনালি পেয়েছি বড় প্রজেক্টে কিছুই ক্র্যাশ না হওয়া নিশ্চিত করতে এটি হেল্প করে।
অটোমেশনও মিক্স করুন যেসব মেসেজ একইভাবে হ্যান্ডেল করেন: Gmail, Outlook, অন্যান্য বড় প্রোভাইডার স্মার্ট রুলস ও ফিল্টার দিয়ে ছুঁওয়া ছাড়াই মেসেজ মুভ করানো যায়।
