Gmail এর পাওয়ার ব্যবহারকারীর নির্দেশিকা

সময়ের সাথে Gmail এতটাই পরিবর্তিত হয়েছে যে এটিকে কেবল "ইমেল ক্লায়েন্ট" হিসাবে উল্লেখ করা এটি ন্যায়বিচার করে না। এইভাবে চিন্তা করুন, আপনি ফোন কল করার জন্য একচেটিয়াভাবে আপনার স্মার্টফোন ব্যবহার করতে পারেন বা শুধুমাত্র নথি তৈরি করতে একটি কম্পিউটার ব্যবহার করতে পারেন। আপনি একটি স্পোর্টস কারের মালিক হতে পারেন আপনি শুধুমাত্র কয়েকটি ব্লক চালান। আপনি করতে পারেন, কিন্তু এই জিনিসগুলি আপনার জন্য আরও অনেক কিছু করতে পারে, এবং আপনি শুধুমাত্র একটি জিনিসের জন্য তাদের ব্যবহার করার জন্য আপনার অর্থ অপচয় করবেন। Gmail সম্পর্কেও একই কথা বলা যেতে পারে, যদিও এটি ব্যবহার করতে আপনার এক টাকাও খরচ হয় না।

এই নির্দেশিকায়: জিমেইল দিয়ে শুরু হচ্ছে | একটি কমিউনিকেশন হাব হিসেবে Gmail | লেবেল, Gmail এর DNA | অনুসন্ধান এবং ফিল্টার শক্তি অনুভব করুন | জিমেইল প্রোডাক্টিভিটি টুলস

দ্রষ্টব্য: এই জিমেইল গাইডটি নতুন ব্যবহারকারীদের জন্য নয়, কিন্তু আপনারা যারা ইতিমধ্যেই Gmail ব্যবহার করেন এবং এর অনেক বৈশিষ্ট্যের সুবিধা নিতে চান তাদের জন্য। আপনারা যারা নতুন তাদের সম্ভবত প্রথমে Gmail-এর দ্য বিগিনারস গাইড পড়া উচিত, যা আপনাকে পরিষেবাটির একটি পরিচিতি দেবে এবং কীভাবে এর সবচেয়ে মৌলিক এবং গুরুত্বপূর্ণ বৈশিষ্ট্যগুলি ব্যবহার করতে হয়।

Gmail দিয়ে শুরু করা হচ্ছে

1.1 থিম এবং কার্যকর জিমেইল মাইন্ডসেট

একটি ছবি হাজার শব্দের মূল্য, তাই আমার জিমেইল ইন্টারফেস কেমন তা ব্যাখ্যা করার পরিবর্তে আমি আপনাকে দেখাব:

আপনি লক্ষ্য প্রথম জিনিস কি? এটা কি Gmail ক্যালেন্ডার ইন্টিগ্রেশন, প্রতিষ্ঠানের জন্য সহায়ক ট্যাব, নাকি বিজ্ঞপ্তি আইকন?

আসলে, আমরা প্রথম যে জিনিসটি দিয়ে শুরু করতে যাচ্ছি তা হল আপনার জিমেইল থিম। এটি সম্ভবত একটি জিনিস যা আপনি এখনই লক্ষ্য করেননি। কোন অভিনব তারা নেই, বিষয় লাইনের মধ্যে ঝুলন্ত কোন নিনজা নেই, এবং পটভূমিতে কোন ছবি নেই। এবং যে বিন্দু:থিম সহজভাবে উপায় বাইরে. থিমগুলির সাহায্যে, আপনি আপনার Gmail এর জন্য একটি ভিন্ন চেহারা বেছে নিতে পারেন, যা অনেক ব্যবহারকারীর মধ্যে একটি প্রিয় বৈশিষ্ট্য। সেগুলি কীভাবে প্রয়োগ করতে হয় তা শিখতে আপনি আসল Gmail গাইড পড়তে পারেন, তবে আপনি যদি আপনার ইমেলগুলির সাথে কার্যকর হওয়ার বিষয়ে গুরুতর হন তবে আপনার জিনিসগুলি যতটা সম্ভব সহজ রাখা উচিত৷

আপনার Gmail থিম শুধুমাত্র রঙের সংগ্রহ বা একটি ঝরঝরে ব্যাকগ্রাউন্ডের চেয়েও বেশি কিছু। আপনি যখন আপনার ইমেলগুলি দেখছেন তখন এটি আপনার মেজাজ সেট আপ করে এবং এমনকি আপনি কীভাবে তাদের প্রতিক্রিয়া জানান তা প্রভাবিত করতে পারে। একটি পেশাদার Gmail অ্যাকাউন্টে যেখানে আপনি কাজ এবং প্রকল্পগুলি নিয়ে কাজ করেন, সৃজনশীলতার চেয়ে দক্ষতাকে প্রাধান্য দেওয়া উচিত। উচ্চ বৈপরীত্য সহ একটি পরিষ্কার থিম চয়ন করুন এবং একগুচ্ছ বিক্ষেপে নিজেকে আবিষ্ট করবেন না৷

আপনার কাজ এবং আপনার ব্যক্তিগত জীবনকে আলাদা করা সম্ভবত সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ জিনিসগুলির মধ্যে একটি যা আপনি উভয়ের সাফল্যের জন্য করতে পারেন। সুতরাং, আরও কার্যকর ইনবক্সের জন্য, কয়েক সপ্তাহের জন্য আপনার Gmail এর আসল থিমে পরিবর্তন করার চেষ্টা করুন। আপনি এটির প্রশংসা করতে শিখবেন। এই সামান্য কিন্তু গুরুত্বপূর্ণ পরামর্শটিকে অবমূল্যায়ন করবেন না, এটি আপনাকে এই ম্যানুয়ালটির বাকি অংশের জন্য সঠিক মানসিকতায় রাখবে।

1.2 আপনার মন খালি করুন, আপনার ইনবক্স খালি করুন

আপনার জিমেইল ইনবক্স খালি রাখা কার্যকর জিমেইলিংয়ের আরেকটি মূল বিষয়। সাধারণ থিমের মতো, এটি এমন একটি মানসিকতা যা আপনাকে প্রবেশ করতে নিজেকে প্রশিক্ষিত করতে হবে। বার্তায় পূর্ণ একটি বড় ব্লট করা ইনবক্স কাগজপত্রে পূর্ণ একটি কাজের ডেস্কের সমতুল্য। আপনি শুধুমাত্র ইমেলগুলির জন্য আপনার ইনবক্স ব্যবহার করবেন যা আপনি এখনও পড়েননি এবং একটি উত্তর প্রয়োজন; বাকিগুলো স্টোরেজে আছে।

আমরা পরে শিখব কিভাবে ইনকামিং ইমেলগুলিকে সংগঠিত করতে Gmail এর শক্তিশালী ফিল্টারগুলি ব্যবহার করতে হয় (অধ্যায় 4 দেখুন) এবং কীভাবে আপনার তাত্ক্ষণিক মনোযোগের প্রয়োজন নেই এমন ইমেলগুলিকে দ্রুত সংরক্ষণ করতে কীবোর্ড শর্টকাটগুলি (অধ্যায় 5 দেখুন) ব্যবহার করতে হয়৷ Gmail আরও সহজ সংগঠনের জন্য ট্যাব এবং একটি স্বয়ংক্রিয় লেবেলিং সিস্টেম অফার করে (অধ্যায় 5-এও)।

আপনার ইনবক্সকে একটি "করতে হবে" তালিকার মতো আচরণ করুন। এটিতে থাকা যেকোনো ইমেলের জন্য আপনাকে এটি সম্পর্কে কিছু করতে হবে (সাধারণত এটিতে উত্তর দিন)। আপনি সেই ইমেলের যত্ন নেওয়ার সাথে সাথেই এটি সংরক্ষণাগারভুক্ত করুন৷ একটি খালি ইনবক্স কতটা উপশম হতে পারে তা জেনে আপনি অবাক হতে পারেন৷

1.3 Gmail এবং অন্যান্য Google পণ্যগুলির সাথে ইন্টিগ্রেশন

যদিও এই জিমেইল গাইডটি জিমেইলের উপর ফোকাস করে এবং কীভাবে এটি থেকে সবচেয়ে বেশি সুবিধা পেতে হয়, Google অনেকগুলি পণ্য প্রকাশ করেছে যা একত্রে কাজ করে। এই পরিষেবাগুলি সম্পর্কে অনেক কিছু বলা যেতে পারে (যার মধ্যে কয়েকটি আমরা এই ম্যানুয়ালটিতে বিভিন্ন পয়েন্টে কভার করব), তবে আপাতত, Gmail কে অন্যান্য স্তরের উপরে পরিষেবার একটি "স্তর" হিসাবে কল্পনা করার চেষ্টা করুন, সবগুলি একসাথে প্রবাহিত এক দিকে।

এই ম্যানুয়ালটিতে বর্ণিত Gmail-এর অনেক উন্নতি এই অন্যান্য পরিষেবাগুলির মাধ্যমে কাজ করে যা সম্পূর্ণরূপে Gmail-এ একত্রিত। এগুলির সম্পূর্ণ সুবিধা নেওয়ার জন্য, আপনাকে এগিয়ে যেতে হবে এবং সেগুলি দেখতে হবে। আমি দৃঢ়ভাবে আপনাকে এটি করতে উত্সাহিত করি৷

2. একটি কমিউনিকেশন হাব হিসাবে Gmail

2.1 চ্যাট এর প্রাপ্য রুম দিন

আশা করি, আপনি এখন একটি কার্যকর Gmail মানসিকতায় আছেন, তাই আমি চাই আপনি Gmail এর চ্যাট বৈশিষ্ট্য এবং Hangouts ব্যবহার করার বিষয়টি বিবেচনা করুন৷ ডিফল্টরূপে, জিমেইল যোগাযোগকে স্ক্রিনের নিচের বাম কোণায়, একটি পৃথক লাইনের নিচে লুকিয়ে রাখে। এই মুহূর্তে আপনার চ্যাটটি সম্ভবত এভাবেই সেট আপ করা হয়েছে৷

আপনি যদি যোগাযোগের কেন্দ্র হিসেবে Gmail ব্যবহার করতে চান, তাহলে আপনাকে চ্যাট এরিয়াকে স্ক্রিনে অনেক বেশি বিশিষ্ট অবস্থান দিতে হবে। এটি করার জন্য, আমরা চ্যাট বারটি স্ক্রিনের ডানদিকে নিয়ে যাব। গিয়ারে ক্লিক করুন শীর্ষে আইকন এবং সেটিংস নির্বাচন করুন৷ . ল্যাব বেছে নিন উপরে থেকে এবং প্রদর্শিত অনুসন্ধান উইন্ডোতে, চ্যাট বৈশিষ্ট্যগুলির জন্য উপলব্ধ বিকল্পটি দেখতে "চ্যাট" টাইপ করুন৷ তারপর, ডান-সাইড চ্যাট সক্ষম করুন৷ বিকল্প এবং পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন৷ পৃষ্ঠার নীচের অংশে অবস্থিত. Gmail তারপর পরিবর্তনের সাথে পুনরায় লোড করা উচিত।

এটা সহজ ছিল, তাই না? এই ল্যাব ট্যাবটি মনে রাখবেন কারণ আমরা শীঘ্রই এটিতে ফিরে আসব এবং অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলির জন্য এটি ব্যবহার করব৷

রাইট সাইড চ্যাট স্ক্রিনের ডান দিক ব্যবহার করে, যা জিমেইলে তুলনামূলকভাবে অব্যবহৃত। এটি আপনাকে একবারে আপনার আরও পরিচিতিগুলি দেখতে দেয়, চ্যাটকে আরও দৃশ্যমানভাবে বিশিষ্ট করে তোলে এবং সেই বিরক্তিকর গতিশীল বারটিকে ক্রমাগত না সরিয়ে বাম দিকে আপনার লেবেলগুলি দেখার জন্য আপনাকে আরও জায়গা দেয়৷ এটি একটি সহজ জয়-জয় পরিস্থিতি।

2.2 চ্যাট ব্যবহার করা শুধু চ্যাটিংয়ের চেয়েও বেশি

আমি আগেই বলেছি, Gmail এর চ্যাট হল এর অন্যতম শক্তিশালী বৈশিষ্ট্য। দুর্ভাগ্যবশত, অনেক Gmail ব্যবহারকারী এখনও এর সম্পূর্ণ ক্ষমতা সম্পর্কে সচেতন নন, এবং Google এই বৈশিষ্ট্যগুলিকে পরিচিত করার জন্য একটি খারাপ কাজ করছে বলে মনে হচ্ছে৷

আসুন আমাদের চ্যাট বারটি ঘনিষ্ঠভাবে দেখে নেওয়া যাক। প্রথমে হ্যাঙ্গআউটস পরিচিতি বোতামটি প্রদর্শন করবে যা আপনি আগে একটি Hangout এ যোগদান করেছেন। আপনি যদি একটি নির্বাচন করেন, তাহলে ভিডিও কল, হ্যাঙ্গআউট বা ইমেলের মাধ্যমে তাদের সাথে যোগাযোগ করার বিকল্প রয়েছে৷ আপনি তাদের মৌলিক বিবরণ পর্যালোচনা করতে পারেন।

এরপরে রয়েছে Hangouts বোতাম, ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের Google এর সংস্করণ৷ Hangouts হল একটি Google Plus উপাদান যা আপনাকে Gmail এ সর্বাধিক পাঁচজনের সাথে কথা বলতে দেয় (এটি Google Plus এর মাধ্যমে সরাসরি আরও বেশি লোকের সাথে কথা বলা সম্ভব)। এমনকি আপনি ফোনের মাধ্যমে লোকেদের যোগদান করতে পারেন। এটি Gmail এর চূড়ান্ত যোগাযোগের সরঞ্জাম এবং এটি আপনাকে অফার করতে পারে এমন সেরা বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি৷

এর ডানদিকে রয়েছে ফোন কল বোতাম যা আপনি কল করতে পারেন এমন পরিচিতিগুলি নিয়ে আসবে৷ এটি একটি ছোট ডায়াল প্যাড উইন্ডোতে কল শুরু করবে৷

চ্যাট বৈশিষ্ট্য এলাকার শীর্ষে, আমরা আমাদের প্রোফাইল ছবি দেখতে. ছবিটিতে ক্লিক করলে বা এর ঠিক পাশের তীরটি একটি উইন্ডো আসবে যা আমাদের স্থিতি পরিবর্তন করতে এবং অন্যান্য সেটিংস সামঞ্জস্য করতে সক্ষম করে।

এই এলাকার বৈশিষ্ট্যগুলি স্ব-ব্যাখ্যামূলক:তারা আপনাকে "কাজে ব্যস্ত" বা "আমার ফোনে" এর মতো একটি স্থিতি বার্তা সন্নিবেশ করার অনুমতি দেয় এবং আপনি ব্যস্ত বা উপলব্ধ কিনা তা নির্দেশ করে৷ এছাড়াও আপনি আপনার বিজ্ঞপ্তি, সাধারণ সেটিংস এবং সংরক্ষণাগারভুক্ত Hangouts এবং অবরুদ্ধ পরিচিতিগুলির মতো আইটেমগুলি পর্যালোচনা করতে পারেন৷

2.2.1 Google ভয়েস এবং আপনার নিজের নম্বর পাওয়া

আমরা Google ভয়েস উল্লেখ না করে Gmail-এ ফোন কল এবং টেক্সট মেসেজিং সম্পর্কে কথা বলতে পারি না, এমনকি সংক্ষেপে। Google Voice হল Google-এর আরেকটি চমৎকার পরিষেবা, এবং এটি আপনার ক্যারিয়ার এবং আপনার পরিচিতির মধ্যে একটি অপারেটর হিসেবে কাজ করে৷

Google Voice-এর বৈশিষ্ট্যগুলি এই Gmail গাইডের উদ্দেশ্যের বাইরে চলে যায়৷ কিন্তু, আমি এখানে উল্লেখ করব যে আপনার যদি Google Voice সেট আপ থাকে, তাহলে আপনি ফোন কল করতে এবং পাঠ্য বার্তা পাঠাতে ও গ্রহণ করতে পারেন। Google আন্তর্জাতিক কলের জন্য অত্যন্ত প্রতিযোগিতামূলক মূল্য অফার করে, কিন্তু আপনি শুধুমাত্র Google Voice-এর মাধ্যমে এইগুলি সেট আপ করতে পারেন৷ এটি সত্যিই একটি দুর্দান্ত পরিষেবা, বিশেষ করে যদি আপনার বন্ধু এবং আত্মীয়রা বিদেশে থাকে।

3. লেবেল, Gmail এর DNA

3.1 লেবেলগুলি কি ঠিক?

Gmail কীভাবে ইমেলগুলিকে সংগঠিত করে তার মূলে থাকে লেবেল৷ যখন গুগল প্রথম তার ইমেল পরিষেবা চালু করেছিল, বেশিরভাগ ব্যবহারকারী জিমেইলকে আউটলুকের সাথে এবং জিমেইলের লেবেলকে Outlook এর ফোল্ডারের সাথে তুলনা করেছিলেন। তারা একই রকম দেখতে (ইনবক্স, পাঠানো ইমেল, খসড়া) এবং একই জিনিস করছে বলে মনে হচ্ছে, তাই বেশিরভাগ ব্যবহারকারীরা এটিকে সেখানেই ছেড়ে দিয়েছে এবং "লেবেল" শব্দটিকে একটি বিপণন পিচ ছাড়া আর কিছুই বলে মনে করেনি। কিন্তু লেবেলগুলি আলাদা, এবং আমরা এগিয়ে যাওয়ার আগে উন্নত Gmail ব্যবহারকারীদের (যেমন আপনার) পার্থক্যটি জানা গুরুত্বপূর্ণ৷

লেবেলগুলি ফোল্ডারের চেয়ে ট্যাগের মতো কাজ করে৷ যদি ইমেলগুলি ফোল্ডারে রাখা কাগজের নথি হয় তবে লেবেলগুলি এই কাগজগুলিতে আরও শ্রেণীবদ্ধ করার জন্য রঙিন স্টিকারের মতো। ইমেল সরাসরি একটি লেবেলে স্থাপন করা হয় না, তারা একটি লেবেলের সাথে যুক্ত। তাই, একটি ইমেলে একাধিক লেবেল থাকতে পারে (অনেকটি স্টিকার সহ কাগজপত্রে ফিরে ভাবুন), এবং একাধিক লেবেল দিয়েও ইমেল অনুসন্ধান করা যেতে পারে।

উদাহরণস্বরূপ, Gmail-এ আমার "পেশাদার" লেবেলে আমার উভয় কর্মস্থলের ইমেল রয়েছে৷ আমার কাছে প্রতিটি অবস্থানের জন্য একটি লেবেল আছে, কিন্তু কিছু উপাদান উভয় স্থানেই সাধারণ। এই ইমেলগুলিতে তারপরে তিনটি লেবেল রয়েছে:"পেশাদার" লেবেল, যা নির্দেশ করে এটি কাজের সাথে সম্পর্কিত, এবং প্রতিটি কর্মক্ষেত্রের জন্য লেবেল৷ এটি আমাকে এমন উপাদান অনুসন্ধান করতে দেয় যা উভয় অবস্থানের প্রয়োজনের উত্তর দেয়।

Gmail-এর সবকিছুই লেবেল-ভিত্তিক। ওয়েবসাইটের বিভিন্ন অংশে খোলা কোনো ফোল্ডার বা কোনো লিঙ্ক নেই। সমস্ত বার্তা সেখানেই বিদ্যমান -- Gmail শুধুমাত্র সঠিক লেবেল অ্যাসোসিয়েশন দেখায় যখন আপনি এটি চয়ন করেন৷ আমি আরও উদাহরণে যেতে পারি এবং ভেন ডায়াগ্রামের মতো কিছু ব্যবহার করতে পারি, তবে আপনি সম্ভবত আমার মতো এগিয়ে যেতে উত্তেজিত৷

3.1.1 লেবেল সেটিংস এবং লেবেলের প্রকারগুলি

আপনি লেবেল থেকে Gmail-এ সমস্ত লেবেল সেটিংস অ্যাক্সেস করতে পারেন৷ সেটিংস-এর ভিতরে ট্যাব . বর্তমানে Gmail-এর মধ্যে তিন ধরনের লেবেল রয়েছে:সিস্টেম লেবেল, বিভাগ এবং কাস্টম লেবেল।

সিস্টেম লেবেল এবং কাস্টম লেবেলগুলির একটি IMAP এ দেখান আছে৷ বিকল্প; আপনি যদি একটি ভিন্ন অ্যাপ, সফ্টওয়্যার যেমন আউটলুক, বা নির্দিষ্ট অ্যাড-অন ব্যবহার করেন তবে আপনার এই বিকল্পগুলি কনফিগার করা উচিত। এই জিমেইল গাইডটি জিমেইল ইন্টারফেস থেকে সবচেয়ে বেশি সুবিধা পাওয়ার উপর ফোকাস করে, তাই আমি এখানে এই বিকল্পগুলিতে প্রবেশ করব না। আপনি যদি আগ্রহী হন, তাহলে নিশ্চিত হয়ে নিন যে আপনি Gmail এর জন্য দ্য বিগিনারস গাইড পড়েছেন।

3.2 সিস্টেম লেবেল

Gmail-এর সবচেয়ে পরিচিত লেবেলগুলি হল সিস্টেম লেবেল৷ আপনি ইনবক্স, তারকাচিহ্নিত, প্রেরিত মেল, খসড়া, ট্র্যাশের মতো পরিষেবা ব্যবহার করা শুরু করার পর থেকে উপরের বাম দিকের লিঙ্কগুলি আপনি দেখেছেন৷ কার্যকর Gmail করার জন্য, আমি আপনাকে এই সিস্টেম লেবেলগুলি উপলব্ধ করার পরামর্শ দিচ্ছি৷ আপনি আরও লক্ষ্য করবেন যে আপনার কাছে একটি অপঠিত থাকলে দেখান আছে৷ খসড়া এবং স্প্যাম লেবেলের জন্য বিকল্প। এই বিকল্পটি চালু করা হলে আপনাকে এই লেবেলগুলি দেখাবে শুধুমাত্র যদি সেগুলি কোনো ইমেলের সাথে যুক্ত থাকে৷

3.2.1 সমস্ত মেল এবং পুরানো ইমেল সংরক্ষণাগার

আপনি এই Gmail গাইডের ভূমিকা থেকে খালি ইনবক্স দর্শনের কথা মনে করতে পারেন। আপনার ইনবক্স যদি একটি কাজের ডেস্ক হয়, তবে সমস্ত মেল হল আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেট৷ আরও ভাল, এটি ফাইলিং ক্যাবিনেটে ভরা একটি বেসমেন্ট। প্রতিবার আপনাকে একটি ইমেল লিখতে হলে বেসমেন্টে যাওয়ার দরকার নেই, তবে আপনি যদি অতীতের একটি বার্তা পুনরুদ্ধার করতে চান তবে এটি উপলব্ধ থাকা দরকারী৷

সমস্ত মেল যে বেসমেন্ট. এটি চালু করা হচ্ছে (দেখান বেছে নিন ) মানে তারিখ অনুসারে সংগঠিত আপনার অতীতের ইমেলগুলিতে তাত্ক্ষণিক অ্যাক্সেস থাকা। আপনি সার্চ বার থেকে যেকোনো পুরানো ইমেল অ্যাক্সেস করতে পারলেও, এই লিঙ্কটি বেশ সহজ হয়ে ওঠে যখন আপনি প্রায়ই আপনার ইনবক্স পরিষ্কার করেন এবং আপনি দিনের একটু আগে যে ইমেলটি পেয়েছেন তা খুঁজে পেতে একটি দ্রুত আভাস চান৷

3.2.2 খসড়া ব্যবহার যা আপনি বিবেচনা করেননি

আপনি হয়তো জানেন, Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার লেখা বার্তাগুলিকে ড্রাফ্ট লেবেলে সংরক্ষণ করে, এমনকি আপনি শুধুমাত্র কয়েকটি বাক্য টাইপ করলেও। আপনি যা কিছু লিখেছেন এবং না পাঠিয়েছেন তা সেখানে সংরক্ষণ করা হয়। সম্ভাবনা হল, আপনার কাছে সম্ভবত ইতিমধ্যেই কিছু খসড়া সংরক্ষিত আছে (বা আরও হতে পারে!)

আপনি যা বিবেচনা করেননি, যদিও, সাধারণ নোটগুলির জন্য খসড়া ব্যবহার করা, ধারণাগুলি লিখতে, কেনাকাটার তালিকা তৈরি করতে বা কারও যোগাযোগের তথ্য দ্রুত সংরক্ষণ করতে। বেশিরভাগ মেল ক্লায়েন্ট আজ আপনাকে একটি ইমেলের সাথে ফাইল এবং ছবি সংযুক্ত করার বিকল্প দেয়। এটি আপনার ড্রাফ্ট ফোল্ডারটিকে ফাইল আপলোড করার এবং কম্পিউটারের মধ্যে সিঙ্ক করার জন্য একটি চমৎকার জায়গা করে তোলে যদি আপনার দ্রুত সমাধানের প্রয়োজন হয়। যদিও আপনার ড্রাফ্ট ফোল্ডারে ফাইলগুলিকে চিরতরে রেখে দেবেন না! এটা তাদের জন্য জায়গা নয়।

খসড়া বিভাগের জন্য আরেকটি দুর্দান্ত ব্যবহার হল টেমপ্লেট সংরক্ষণ করা। আপনি যদি বারবার একই ইমেল রচনা করতে দেখেন, আপনার খসড়াগুলিতে ইমেলের একটি ফাঁকা অনুলিপি সংরক্ষণ করুন এবং প্রতিবার এটির প্রয়োজন হলে এটি একটি নতুন ইমেলে কপি-পেস্ট করুন (আপনার আসল খসড়া পাঠাবেন না - এটি খসড়াটি সরিয়ে দেবে লেবেল!) আপনি এইভাবে আপনার ইমেল স্বাক্ষর, লিঙ্ক এবং এমনকি ছবি সংরক্ষণ করতে পারেন। আপনার টেমপ্লেট-ড্রাফ্ট ইমেলটিকে একটি বিষয় দিন যা সহজ রেফারেন্সের জন্য আপনার কাছে এটির ব্যবহার প্রতিফলিত করে, যেমন "বিবাহ:ধন্যবাদ চিঠি" বা "অনুরাগী:চিঠি যোগ করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ" ইত্যাদি।

বিকল্পভাবে, আপনি সব সময় যে ধরনের বার্তা পাঠান তার জন্য ইমেল টেমপ্লেট ধরে রাখতে আপনি ক্যানড প্রতিক্রিয়া ব্যবহার করতে পারেন।

3.3 বিভাগ

বিভাগগুলি হল লেবেল যা আপনি Gmail-এ যে ট্যাবগুলি দেখেন তার সাথে মিলে যায়; সামাজিক, প্রচার, আপডেট, এবং ফোরাম. বার্তা আসার সাথে সাথে আপনার ইনবক্সকে সুসংগঠিত রাখতে সাহায্য করার জন্য Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই লেবেলগুলি প্রয়োগ করে৷

আপনি সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে আপনি লেবেল তালিকা এবং বার্তা তালিকা উভয় ক্ষেত্রেই এই লেবেলগুলির প্রতিটি প্রদর্শন বা লুকিয়ে রাখতে চান। মনে রাখবেন যে এই বিভাগগুলিকে ট্যাব হিসাবে দেখানো থেকে আলাদা৷

আপনি যদি বিভাগগুলির একটির জন্য একটি ট্যাব যোগ করতে বা সরাতে চান, তাহলে প্লাস ক্লিক করুন শেষ ট্যাবের ডানদিকে আইকন। তারপরে, উপযুক্ত বাক্সে টিক চিহ্ন দিয়ে এবং সংরক্ষণ করুন টিপে আপনি যা চান তা সক্ষম করুন৷ যখন আপনি শেষ করেন।

3.4 কাস্টম লেবেল

আপনার জিমেইল স্ক্রিনের বাম দিকের তালিকার শেষটি আপনার কাস্টম লেবেলগুলি। আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যে তাদের কয়েক আছে. কাস্টম লেবেলগুলি জিমেইলের সবচেয়ে শক্তিশালী লেবেল হিসেবেই রয়ে গেছে (এখনকার জন্য), এবং সেগুলিকে কীভাবে ভালভাবে ব্যবহার করতে হয়, বিশেষ করে Gmail-এর আশ্চর্যজনক ফিল্টারগুলির সাথে তা শিখতে আপনার বুদ্ধিমানের কাজ হবে৷

আপনি লেবেল থেকে লেবেল যোগ এবং সম্পাদনা করতে পারেন সেটিংস এর অধীনে ট্যাব , অন্য যেকোনো লেবেলের মতোই, কিন্তু আপনার কাস্টম লেবেলের নামের পাশের রঙিন বর্গক্ষেত্রে ক্লিক করা আরও দ্রুত। পপ আপ মেনুটি সেটিংসের অধীনে প্রচলিত লেবেল ট্যাবের চেয়েও বেশি কার্যকর কারণ এটি আপনাকে সরাসরি লেবেলের রঙ চয়ন এবং সম্পাদনা করতে দেয়৷

মনে রাখবেন যে কাস্টম লেবেল একে অপরের মধ্যে নেস্ট করা যেতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার কাজের ফর্মগুলির জন্য একটি লেবেল থাকতে পারে যাতে করের জন্য সাবফোল্ডার, স্বাস্থ্য বীমা তথ্য এবং মেমো অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। এমনকি আপনি Gmail-কে শেখাতে পারেন কীভাবে পার্থক্য বলতে হয় এবং আপনার জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই স্পটে ইনকামিং ইমেলগুলি রাখতে হয়৷

4. অনুসন্ধান এবং ফিল্টারগুলির শক্তি অনুভব করুন

যদি লেবেলগুলি জিমেইলের ডিএনএ হয়, তাহলে অনুসন্ধান এবং ফিল্টারগুলি তার মস্তিষ্ক। খুব কম কম্বিনেশন আছে যেগুলো আপনাকে আপনি যে ইমেলটি খুঁজছেন সেখানে নিয়ে যাবে না, এমনকি কয়েক বছর আগে, সব কিছু সেকেন্ডের মধ্যে। Gmail ইমেল ফিল্টারগুলি সংগঠিত করার জন্য তার নিয়মগুলির তালিকাকে কল করে৷ এবং যেহেতু দুটি একে অপরের সাথে জড়িত, Google এখন সেগুলিকে একত্রিত করেছে, যাতে আপনি সরাসরি আপনার অনুসন্ধান থেকে ফিল্টার তৈরি করতে পারেন৷

প্রথমে জিমেইলের সার্চ উইন্ডোতে অভ্যস্ত হন। আপনি সম্ভবত আরও জনপ্রিয় অনুসন্ধান অপারেটরগুলির সাথে পরিচিত, যেমন "থেকে" বা "has:attachment" (এবং যদি না হয়, আপনি সঠিক জায়গায় আছেন)। এই শব্দগুলি যা জিমেইলকে যেতে এবং কিছু আনতে বলে৷ সৌভাগ্যবশত, এই শব্দগুলো বেশিরভাগই স্ব-ব্যাখ্যামূলক।

আপনি ম্যানুয়ালি সেই অপারেটরগুলিতে প্রবেশ করতে পারেন, কিন্তু আপনি অনুসন্ধান ড্রপডাউন বাক্সে তথ্য প্রবেশ করালে Gmail আপনার জন্য এটি করবে। শুধু অনুসন্ধান বাক্সে তীরটিতে ক্লিক করুন এবং আপনার অনুসন্ধানের বিশদ বিবরণ সম্পূর্ণ করুন৷ এটি একটি ইমেল কার কাছ থেকে বা কার কাছ থেকে এসেছে, বিষয় লাইনটি কী, বার্তাটিতে নির্দিষ্ট শব্দ আছে বা না থাকলে, এবং একটি সংযুক্তি আছে কিনা তা হতে পারে৷

প্রয়োজনে আপনি আকার এবং তারিখ অনুসারে আপনার অনুসন্ধানকে সংকুচিত করতে পারেন। উপরের ছবিতে লক্ষ্য করুন যে আপনি যে অনুসন্ধান উপাদানগুলি প্রবেশ করেছেন তা অনুসন্ধান বাক্সে প্রদর্শিত হবে৷

4.1 একটি অনুসন্ধানকে একটি ফিল্টারে পরিণত করা

একটি Gmail অনুসন্ধান নিনজায় পরিণত হওয়া দুর্দান্ত, কিন্তু এই অনুসন্ধানগুলি সংরক্ষণ করার বিষয়ে কী? আপনি যদি এমন একটি অনুসন্ধান পরিচালনা করতে চান যা প্রায়শই আপনার Gmail এ আপনার সমস্ত Word ফাইল খুঁজে পায়? আরও ভাল, আপনি যদি এই অনুসন্ধানটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চালানোর জন্য চান? জিমেইল যদি প্রতিবার আপনার জন্য এই Word ফাইলগুলি খুঁজে পেতে পারে এবং আপনার জন্য সেগুলির সাথে কিছু করতে পারে, যেমন সেগুলিকে একটি বন্ধুর কাছে পাঠাতে বা তাদের একটি নির্দিষ্ট উপায়ে লেবেল করার মতো কিছু করতে পারলে ভাল হবে না? ভাল Gmail এই জিনিসগুলি করতে পারে, এবং সহজেই। Gmail-এ এই স্বয়ংক্রিয় কমান্ডগুলিকে ফিল্টার বলা হয়। একটি ফিল্টারে একটি অনুসন্ধান করার জন্য, অনুসন্ধান ড্রপডাউন বাক্সের নীচে লিঙ্কটিতে ক্লিক করুন, এই অনুসন্ধানের সাথে ফিল্টার তৈরি করুন .

পরবর্তী উইন্ডো আপনাকে উপলব্ধ বিকল্পগুলির একটি তালিকা উপস্থাপন করবে। আপনি এই ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মুছে ফেলা, সংরক্ষণাগার এবং ফরোয়ার্ড করতে বেছে নিতে পারেন। আপনি তাদের জন্য একটি লেবেল প্রয়োগ করতে পারেন বা এমনকি সেই উদ্দেশ্যে একটি পূর্বনির্ধারিত ইমেল দিয়ে স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই ইমেলগুলির উত্তর দেওয়ার জন্য Gmail সেট করতে পারেন৷ আপনার হয়ে গেলে, নীল রঙে ক্লিক করুন ফিল্টার তৈরি করুন বোতাম আপনি যদি ইতিমধ্যেই আপনার Gmail-এ থাকা সমস্ত ইমেলগুলিতে ফিল্টার প্রয়োগ করতে বেছে নেন, তবে আপনি এইমাত্র নির্বাচন করেছেন এমন কাজগুলিও তা করতে পারে৷

আপনি সবসময় ফিল্টার থেকে আপনার বিদ্যমান ফিল্টার অ্যাক্সেস করতে পারেন সেটিংস এর অধীনে ট্যাব . সেখান থেকে আপনি যেকোনো কাস্টম ফিল্টার সম্পাদনা বা মুছে ফেলতে পারেন।

4.1.1 দরকারী ফিল্টারের উদাহরণ

আমি বছরের পর বছর ব্যবহার করেছি এমন কিছু সবচেয়ে সহায়ক Gmail ফিল্টার এখানে রয়েছে:

সেমি-জাঙ্ক মেল ফিল্টার:

কিছু ইমেল ঠিক আবর্জনা নয়, তবে আপনার মনোযোগের প্রয়োজন হয় না। বিল এবং ক্রেডিট কার্ডের বিবৃতি, Facebook বিজ্ঞপ্তি, অফিস থেকে ইমেল যা আপনি জানেন যে আপনার একদিন প্রয়োজন হতে পারে, বা এমনকি পরিবারের একজন সদস্য যারা তাদের সুন্দর নতুন কুকুরছানার ছবি দিয়ে আপনার ইনবক্সকে প্লাবিত করে। আপনি এই ইমেলগুলি সম্পূর্ণরূপে মুছে ফেলতে চান না, তবে আপনি অবিলম্বে তাদের মাধ্যমে বাছাই করতে চান না৷

"থেকে:" অপারেটরের সাথে একটি অনুসন্ধান তৈরি করুন এবং আরও ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করতে একটি কমা সহ ইমেলগুলি যোগ করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, "from:auntsusie@gmail.com, uncleBob11@gmail.com, auntjess223kar@gmail.com" আপনাকে এই সমস্ত লোকের ইমেলগুলি দেখাবে৷ নিচের তীরটিতে ক্লিক করুন এবং একটি ফিল্টার তৈরি করুন যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে এই ইমেলগুলিকে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করে এবং সংরক্ষণাগারে রাখে৷

পরের বার আন্টি সুসি তার কুকুরছানাটির একটি ছবি পাঠান, এটি এমনকি আপনার ইনবক্সে থাকবে না, কিন্তু যদি সে আপনাকে কল করে এবং আপনাকে এটি সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করে, আপনি দ্রুত এটি আপনার সংরক্ষণাগারে খুঁজে পেতে পারেন৷

Amazon বিতরণ বিজ্ঞপ্তিগুলিকে চিহ্নিত করুন:৷

আপনি যদি অনেক বেশি অ্যামাজন ব্যবহার করেন, আপনি সম্ভবত তাদের কাছ থেকে প্রচার, রসিদ এবং প্রতিক্রিয়ার অনুরোধের মতো অনেক ইমেল পাবেন। আপনি সহজেই আপনার "আধা-জাঙ্ক" লেবেলে এই সমস্তগুলি পাঠানোর জন্য একটি ফিল্টার তৈরি করতে পারেন, কিন্তু সমস্যাটি হল যে আপনি এখনও জানতে চান যখন অ্যামাজন আপনাকে কিছু পাঠিয়েছে যাতে আপনার কাছে ট্র্যাকিং নম্বর উপলব্ধ থাকে৷ আপনি এটা কিভাবে করবেন?

আপনার Gmail এ "Amazon" অনুসন্ধান করুন এবং আপনার ফিল্টার তৈরি করতে নিচের তীরটিতে ক্লিক করুন৷ "Amazon" শব্দটি Amazon.com থেকে আপনার কাছে প্রেরিত প্রতিটি ইমেল নিয়ে আসে, তাই পরবর্তী পদক্ষেপটি হল অতিরিক্ত শব্দগুলি অন্তর্ভুক্ত করা যা শুধুমাত্র Amazon শিপিং নিশ্চিতকরণ ইমেলে বিদ্যমান। "has the words"-এ লাইন টাইপ করুন "has shipped!" উদ্ধৃতি চিহ্নে। এটি জিমেইলকে বলে যে আপনি "শিপ হয়েছে!" শব্দের সংমিশ্রণটি খুঁজছেন। ঠিক যেমনটি টেক্সটে প্রদর্শিত হয়:দুটি শব্দ, স্থান, এবং বিস্ময় চিহ্ন। আপনি লক্ষ্য করবেন যে তালিকাটি যথেষ্ট সঙ্কুচিত হয়েছে শুধুমাত্র Amazon থেকে আসা ইমেলগুলি যাতে "শিপ করা হয়েছে!" বাক্যাংশটি অন্তর্ভুক্ত করে৷

তবুও, কিছু ইমেল এর মাধ্যমে পেতে পরিচালনা করে, বিশেষ করে যদি আপনি অ্যামাজনে আইটেম বিক্রি করেন। আপনি একটি বার্তা পাবেন যাতে আপনাকে আপনার আইটেম পাঠাতে বলা হয়। সমস্যা নেই. শুধু "এখনই জাহাজ" শব্দের সংমিশ্রণটি "না আছে" লাইনে অন্তর্ভুক্ত করুন এবং দেখুন আপনার তালিকা আরও সঙ্কুচিত হচ্ছে। এখন বেশ ভালো লাগছে, তাই না? তারপর, ফিল্টার তৈরি করুন।

এর পরে, আপনি এই ইমেলগুলিতে একটি লেবেল প্রয়োগ করতে পারেন, যেমন "Amazon থেকে পাঠানো হয়েছে।" এখন থেকে Amazon থেকে অর্ডার করা আপনার সমস্ত আইটেম সুন্দরভাবে এই লেবেলে পৌঁছে দেওয়া হবে এবং ভবিষ্যতে আপনি সহজেই আপনার চালান ট্র্যাক করতে পারবেন। সমস্ত বিদ্যমান ইমেলগুলিতে ফিল্টারটি প্রয়োগ করুন এবং আপনি এমনকি আপনার অতীতেও অনুসন্ধান করতে পারেন৷

5. Gmail উৎপাদনশীলতা টুলস

এখন যেহেতু আপনি Gmail এর চারপাশে আপনার পথ এবং এর সবচেয়ে শক্তিশালী বৈশিষ্ট্যগুলি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা জানেন, এখন সময় এসেছে অতিরিক্ত মজাদার টুইকগুলি দেখার যা Gmail কে সত্যিকারের একটি উত্পাদনশীলতার সরঞ্জাম করে তোলে৷

5.1 অগ্রাধিকার ইনবক্স এবং এর বৈচিত্র

ইমেলকে আরও ভালোভাবে কাজ করার জন্য, Google Gmail-এ অনেক উন্নত অ্যালগরিদম অন্তর্ভুক্ত করেছে। এই দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্যগুলির মধ্যে একটি হল বিভিন্ন ইনবক্স শৈলী, যার মধ্যে পাঁচটি রয়েছে:ক্লাসিক, গুরুত্বপূর্ণ প্রথম, অপঠিত প্রথম, তারকা চিহ্নিত প্রথম এবং অগ্রাধিকার ইনবক্স৷ প্রত্যেকে যা করে তা সহজবোধ্য (ক্লাসিক, প্রথমে অপঠিত) থেকে ব্যাখ্যা করার জন্য কিছুটা জটিল (অগ্রাধিকার ইনবক্স) পর্যন্ত। বিভিন্ন ইনবক্স শৈলী সম্পর্কে শেখার সর্বোত্তম উপায় হল তাদের সাথে পরীক্ষা করা এবং কোনটি সবচেয়ে ভাল কাজ করে তা দেখুন৷

অগ্রাধিকার ইনবক্স আপনার ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বাছাই করে এবং সিদ্ধান্ত নেয় আপনাকে প্রথমে কী পড়তে হবে এবং কীভাবে পড়তে হবে কিন্তু আপনার ইমেল তালিকার পাশাপাশি অন্যান্য ইনবক্সের প্রকারগুলিকে বিভক্ত করে না৷ গুরুত্বপূর্ণ প্রথম ইনবক্স, যা, স্মার্ট ট্যাগের সাথে মিলিত, আপনার জন্য আপনার ইনবক্সকে সংগঠিত করার জন্য একটি চমৎকার কাজ করে। আপনি যে সমস্ত বার্তাগুলিকে গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করেন তা শীর্ষ তালিকায় প্রদর্শিত হবে, এবং বাকি সবকিছু নীচের তালিকায় চলে যাবে, এমনকি আপনি এটি না পড়লেও৷

আপনার ইনবক্সের ধরন পরিবর্তন করতে, ইনবক্স এ ক্লিক করুন সেটিংস-এর অধীনে এবং ড্রপডাউন বক্স থেকে আপনার পছন্দ করুন। পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন ক্লিক করতে ভুলবেন না৷ আপনি যখন শেষ করেন তখন নীচে।

5.1.1 ভিআইপি ইমেল বনাম নিয়মিত ইমেল

জিমেইল যখন প্রথম চালু হয়, তখন একটি অগ্রাধিকার ইনবক্স ছিল না, ইমেলগুলি আউটলুকের একটি পতাকা বা জিমেইলে একটি তারকা দ্বারা গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করা হত। যদিও এটি এখনও ইমেলগুলিকে তাত্ক্ষণিকভাবে "বুকমার্ক" করার সর্বোত্তম এবং সহজ উপায় হিসাবে রয়ে গেছে, Gmail এখন বুঝতে পারে যে আপনার পরিচিতিগুলির মধ্যে কিছু আপনার কাছে অন্যদের থেকে বেশি গুরুত্বপূর্ণ৷

আপনি কোন নির্দিষ্ট পরিচিতির ইমেলগুলি কত ঘন ঘন পড়েন এবং উত্তর দেন এবং আপনি কীভাবে তাদের সাথে যোগাযোগ করেন তার উপর ভিত্তি করে কোন ইমেলগুলি বেশি গুরুত্বপূর্ণ তা Gmail স্থির করে৷ Gmail এর মেকানিজম নিজে থেকেই বেশ ভালো, কিন্তু আপনি সরাসরি হস্তক্ষেপ করতে পারেন এবং কিছু ইমেলকে গুরুত্বপূর্ণ হিসেবে চিহ্নিত করে VIP স্ট্যাটাস দিতে পারেন। বিকল্পভাবে, আপনি ইমেলগুলিকে তাদের গুরুত্ব থেকে সরিয়ে দিতে পারেন।

আপনি ইমেলগুলিকে গুরুত্বপূর্ণ বা গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করতে পারেন প্রধান ইমেল তালিকায় তাদের পাশের ছোট ট্যাগ আইকনে ক্লিক করে বা বার্তার ভিতরে একবার (নীচের চিত্রটি দেখুন)।

আপনি আপনার ইমেলগুলিতে ক্লিক এবং সামঞ্জস্য করার সাথে সাথে, Gmail এর নিজস্ব অ্যালগরিদমও সামঞ্জস্য করবে এবং সেই অনুযায়ী প্রতিক্রিয়া জানাবে:একটি নির্দিষ্ট পরিচিতির গুরুত্বপূর্ণ সমস্ত বার্তা চিহ্নিত করার প্রয়োজন নেই৷ কিছু ম্যানুয়াল পরিবর্তনের পরে জিমেইল চালু হবে এবং সেগুলিকে আপনার জন্য চিহ্নিত করবে।

5.1.2 তারকাচিহ্নিত ইমেল

উপরে উল্লিখিত হিসাবে, তারকারা (আউটলুকের পতাকার সমতুল্য) শুরু থেকেই রয়েছে এবং এখনও ইমেলগুলিকে দ্রুত চিহ্নিত করতে খুব কার্যকর। একটি ইমেল স্টার করার জন্য, উপরে বর্ণিত গুরুত্ব "ট্যাগ" এর ঠিক পাশে, প্রধান ইমেল তালিকায় এটির পাশের তারকা আইকনে ক্লিক করুন৷

আপনার যদি ইতিমধ্যে অগ্রাধিকার ইনবক্সের মতো একটি উন্নত বৈশিষ্ট্য থাকে তবে আপনি কেন ইমেলগুলিকে তারকা করতে চান? কারণ কখনও কখনও আপনাকে দ্রুত কিছু মনে রাখতে হবে বা নিজেকে মনে করিয়ে দিতে হবে যে আপনি ইমেলের একটি গ্রুপকে গুরুত্বপূর্ণ মনে করার পরিবর্তে একটি নির্দিষ্ট ইমেল সম্পর্কে কিছু করতে চান। মনে রাখবেন, তারকারা আপনার গুরুত্বপূর্ণ ইমেল এবং আপনার অ-গুরুত্বপূর্ণ ইমেল উভয় ক্ষেত্রেই একই কাজ করে।

উদাহরণস্বরূপ, স্টার ইমেলগুলি আপনি এখনই উত্তর দিতে পারবেন না কিন্তু দিনের পরে উত্তর দিতে চান বা স্টার ইমেলগুলি যাতে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য থাকে, যেমন ঠিকানা এবং ফোন নম্বর যা আপনার পরে প্রয়োজন হবে৷ আপনি সহজে তারকাচিহ্নিত ইমেলগুলিকে আপনার ইনবক্স থেকে বের করার জন্য সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে পারেন এবং উপরের বাম দিকে "তারকা চিহ্নিত" সিস্টেম লেবেল থেকে পরে সেগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন৷ আপনি যখন ইমেলটির সাথে যা করতে চান তা শেষ করে ফেললে, তারকা আইকনে আবার ক্লিক করে এটিকে তারকা মুক্ত করুন৷

5.2 কীবোর্ড শর্টকাট

অনেক লোক কীবোর্ড শর্টকাটগুলির শক্তিকে অবমূল্যায়ন করে বলে মনে হয় এবং সর্বোত্তমভাবে বিরক্তিকর হিসাবে সেগুলি বন্ধ করে দেয়। তবে আমি আপনাকে বলব যে আপনি অন্তত দুয়েকটি আয়ত্ত না করে একজন কার্যকর Gmail ব্যবহারকারী হতে পারবেন না। সবকিছুর জন্য আপনার মাউস ব্যবহার করা এবং এই শর্টকাটগুলির সাথে সেকেন্ডের মধ্যে একটি ইনবক্স কীভাবে দ্রুত সংগঠিত করা যায় তা জানার মধ্যে রাত এবং দিনের পার্থক্য রয়েছে৷

আপনি সবসময় জিমেইলে কীবোর্ড শর্টকাটগুলির তালিকাটি একটি প্রশ্ন চিহ্ন টিপে বা shift + / (ফরোয়ার্ড স্ল্যাশ) টিপে অ্যাক্সেস করতে পারেন, যতক্ষণ না আপনি একটি ইমেল রচনা করছেন না (যা অবশ্যই আপনার মূল অংশে একটি প্রশ্ন চিহ্ন ঢোকাবে ইমেল)।

আমরা Gmail-এ কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করার আগে, যাইহোক, আমাদের নিশ্চিত করতে হবে যে সেগুলি সক্রিয় আছে। এটি করতে, সেটিংস-এ যান৷ এবং কীবোর্ড শর্টকাট-এ স্ক্রোল করুন তাদের সক্ষম করতে।

নেভিগেশন:

• J টিপুন এবং K মূল স্ক্রিনে ইমেল তালিকাটি উপরে এবং নীচে সরানোর জন্য কী।
• X টিপুন একটি কথোপকথন নির্বাচন করতে ("চিহ্নিত" বা হাইলাইট)।

এইভাবে ইমেলগুলি নির্বাচন করার ফলে আপনি যে ইমেলগুলি মুছতে, সংরক্ষণাগারভুক্ত করতে বা অন্য লেবেলে যেতে চান তা দ্রুত চয়ন করতে পারবেন৷ কিছু অনুশীলনের পরে, আপনি দেখতে পাবেন যে এইভাবে ইমেল নির্বাচন করা মাউস ব্যবহারের চেয়ে অনেক দ্রুত। আপনি যখন কীবোর্ড শর্টকাটের শক্তি বুঝতে শুরু করবেন, আপনি আরও কিছুর জন্য প্রস্তুত হবেন।

ক্রিয়া:

• এন্টার টিপুন একটি ইমেল খুলুন এবং এটি পড়তে।
• E টিপুন একটি ইমেল সংরক্ষণাগার.

এটি সরাসরি ইমেলের ভিতর থেকে বা প্রধান স্ক্রিনে ইমেল তালিকা থেকে কাজ করে। একাধিক ইমেল নির্বাচন করার চেষ্টা করুন (J এর সাথে তালিকাটি উপরে এবং নীচে সরানোর মাধ্যমে এবং K এবং X দিয়ে বার্তা নির্বাচন করা হচ্ছে ) এবং E টিপুন . পুফ!

• # টিপুন (Shift + 3) ইমেল মুছে ফেলতে।

আবার, এটি মূল তালিকা থেকে বা আপনার খোলা একটি ইমেলের ভিতরে থেকে একাধিক ইমেলে কাজ করে।

• একটি খোলা ইমেলের ভিতরে, R টিপুন প্রেরককে উত্তর দিতে; A টিপুন সমস্ত প্রেরকদের উত্তর দিতে।
• একটি খোলা ইমেলের ভিতরে, G টিপুন এবং তারপর আমি ইনবক্সে ফিরে যেতে।

এই গুরুত্বপূর্ণ শর্টকাট. আপনি সম্ভবত দেখতে পাচ্ছেন কিভাবে, আপনার আঙ্গুলের কয়েকটি টোকা দিয়ে, আপনি এখন একাধিক ইমেল নির্বাচন করতে পারেন, একবারে সমস্ত প্রেরককে উত্তর দিতে পারেন এবং দ্রুত একগুচ্ছ ইমেল মুছে ফেলতে পারেন৷ আপনি সত্যিই দুর্দান্ত শর্টকাটগুলিতে যাওয়ার আগে এইগুলি কয়েকবার অনুশীলন করুন৷

সত্যিই দুর্দান্ত কীবোর্ড শর্টকাট:

• একটি খোলা ইমেলের ভিতরে, Shift + R টিপুন একটি নতুন উইন্ডোতে উত্তর দিতে; Shift + A টিপুন একটি নতুন উইন্ডোতে সমস্ত প্রেরকদের উত্তর দিতে।

এটি ছোট স্ক্রিনে অতিরিক্ত সহায়ক, যেখানে আপনার একটি ইমেল পড়তে এবং উত্তর দেওয়ার জন্য অতিরিক্ত স্থান প্রয়োজন। এটি চ্যাট এবং লেবেলগুলিকেও ব্লক করে দেয় যা আপনাকে ইমেলে মনোনিবেশ করতে দেয়৷

• একটি খোলা ইমেলের ভিতরে, G টিপুন এবং তারপর K আপনার টাস্ক লিস্টে যেতে।

আপনি কি মনে রেখেছেন যে জিমেইল গুগল টাস্কের সাথে একীভূত হয়? আমরা পরবর্তী কভার করব. ইমেলের প্রধান তালিকায়, একটি ইমেল চিহ্নিত করুন (X ) এবং Shift + K টিপুন আপনার টাস্ক লিস্টে একটি নতুন "টু-ডু" আইটেমে ইমেলটি সংযুক্ত করতে। এই বৈশিষ্ট্যটি শুধুমাত্র কীবোর্ড শর্টকাটের সাথে কাজ করে! এটা করার কোন মাউস উপায় নেই।

• G টিপুন এবং তারপর P ফোনের জানালা তুলে আনতে এবং একটি ফোন কল করতে।
• Shift + F টিপুন একটি ইমেল ফরওয়ার্ড করতে।
• Shift + U টিপুন একটি ইমেল অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে।
• + টিপুন অথবা – একটি ইমেল গুরুত্বপূর্ণ বা গুরুত্বপূর্ণ নয় চিহ্নিত করতে (উপরে আলোচনা করা হয়েছে)।

সব শর্টকাট জানতে বাধ্য বোধ করবেন না. আপনি যেগুলি প্রায়শই ব্যবহার করেন সেগুলি মুখস্ত করতে নিজেকে প্রশিক্ষণ দিন এবং সেগুলি দ্বিতীয় প্রকৃতি না হওয়া পর্যন্ত এক সপ্তাহের জন্য (মাউস ব্যবহার করবেন না!) ব্যবহার করুন৷ আপনি দেখতে পাবেন যে আপনি Gmail এ মাউস ব্যবহারে ফিরে যেতে চান না এবং আপনি শর্টকাট দিয়ে আপনার ইমেলগুলিকে আরও দ্রুত পরিচালনা করছেন৷

5.3 টাস্ক এবং করণীয় তালিকা

Gmail-এ Google Tasks খুবই মৌলিক এবং অন্যথায় সম্পূর্ণ বৈশিষ্ট্যযুক্ত ইমেল অ্যাপের থেকে কিছুটা বিপরীতে, কিন্তু সেগুলি সুবিধাজনক৷

উপরের বাম দিকে লাল রঙে Gmail হেডারের পাশে নিচের তীরটিতে ক্লিক করে Google টাস্কগুলি অ্যাক্সেস করুন৷ এটি একটি মেনু নিয়ে আসবে যা আপনাকে কাজ বা পরিচিতিতে নিয়ে যাবে। আপনার কাজগুলি নীচের ডানদিকে একটি উইন্ডোতে প্রদর্শিত হবে যা চ্যাট পপ আপের মতো। বিকল্পভাবে, আপনি B টিপে কাজগুলি অ্যাক্সেস করতে পারেন৷ এবং তারপর K Gmail-এর যেকোনো জায়গায়, যেমনটি আগে উল্লেখ করা হয়েছে।

জিমেইলের সাথে গুগল টাস্ক আসলে বেশ উপকারী হতে পারে। আপনি সহজেই একটি টাস্ক তৈরি করতে পারেন এবং তারপরে ডানদিকে নতুন টাস্কগুলিকে "ট্যাব" করে মূলটির সাবটাস্ক বানিয়ে এর ভিতরে কাজগুলি নেস্ট করতে পারেন৷ এটি একটি প্রকল্পকে ছোট ছোট ধাপে ভাগ করে সরল করার জন্য কার্যকর। Since you can connect emails directly to tasks you can include useful information inside that task, such as links, contact information and even files. When a task is done, you can check it off and be rewarded by a strike-through passing through it, crossing it off as complete.

Clicking on any task will open an option to add notes to the task or choose a due date. This comes in handy especially if you work with Google Calendar, as the task lists sync seamlessly and would show up on your calendar as well.

5.4 Managing Your Contacts

To access your contacts, click on the down arrow next to Mail on the top left, as you did with your tasks, or press G and then C from your inbox. If you really need help getting started, look into The Beginner's Gmail to Guide mentioned previously. So, we will just touch on how to manage them effectively.

You will notice that when you click Contacts from your dropdown, you are taken to a new page. Here, you can see each of your contacts with their email address and phone number, if applicable. You can also click on Frequently contacted to see your most recent contact communicators.

Just like with emails, you can create and edit labels for your contacts for business, school, and family. This is a wonderful way to keep your contacts separated and easily accessible. You can also choose how to sort your contacts page by clicking Settings from the left and choosing from first name or last name for the sort order.

Next to each contact, you can click the More (three-dot icon) menu to change their label, delete them, or hide them from your contact list.

The easiest way to manage your contacts is to group them with labels so that you can contact them from Gmail quickly.

5.5 Additional Labs Features

Gmail contains several optional features that can further enhance your productivity.

They are accessible under the Labs tab in Settings . Below I will name a couple that I find helpful, organized by their order in the Labs area. Feel free to explore and find more on your own.

Smart labels :

One of my personal favorites, this handy feature allows Gmail to "guess" which of your incoming emails are notifications, replies from online forums, and bulk (newsletters and such). Gmail automatically adds labels to each kind and does a pretty good job at guessing. It will also ask you to "train" it by choosing the right label for a few days when you turn it on. Try it and see how it affects your organization.

Canned response:

A godsend if you receive many emails to which you reply the same way. Turn it on, and then compose an email as a "template." Save it, and use it next time you want to respond quickly. This is excellent for thank you letters, for example, or for newsletters.

5.6 Gmail Add-ons

You can find a bunch of add-ons for Gmail by clicking the gear icon and then selecting Get add-ons . Here you can browse through tools that help you be more productive, extra organized, or a better communicator. While the options are limited, you may still like a few of these handy tools.

QuickBooks for finance, Trello for project management, Dialpad for communication, and Hire for human resources are a few of the options available. If you choose to install an add-on, just keep in mind that most come from third party sources, so you may want to check out the terms after hitting Install and before pressing Continue .

Your Gmail Inbox Mastered

এটাই! I hope you've become a better Gmail user by reading this, and that it makes your life just a little bit easier. Enjoy!

Now it may be time to take our Gmail mastery to the next level and find out about hidden Gmail features on Android.

Did we miss something? What have you discovered about Gmail that fellow readers must know? Please share with us in the comments.