Gmail পাওয়ার ইউজার গাইড: দক্ষতা বাড়ানোর উপায়

নোট: এই গাইড নতুন ব্যবহারকারীদের জন্য নয়, বরং তাদের জন্য যারা ইতিমধ্যে Gmail ব্যবহার করেন এবং এর অধিক ফিচার উপযোগী হতে চান। নতুন ব্যবহারকারীরা প্রথমে The Beginner's Guide to Gmail পড়ুন।

Gmail-এ নতুন করে শুরু

১.১ থিম এবং কার্যকর Gmail মনোভাব

একটি ছবি হাজার কথা বলে, তাই আমার Gmail ইন্টারফেস কেমন তা ব্যাখ্যা না করে দেখাই:

আপনি প্রথমে কী লক্ষ্য করেছেন? ক্যালেন্ডার ইন্টিগ্রেশন, অর্গানাইজেশনের ট্যাব, বা নোটিফিকেশন আইকন?

আসলে আমরা প্রথমে শুরু করব আপনার Gmail থিমের সাথে। সম্ভবত আপনি এটি உடমি লক্ষ্য করেননি। কোনো ফ্যান্সি স্টার, নিনজা বা পিছনের ছবি নেই। সেটাই পয়েন্ট: থিম বাধা দেয় না। থিম দিয়ে চাহলে ভিন্ন চেহারা দিতে পারেন, যা অনেকের প্রিয় ফিচার। কিন্তু ইমেইলে দক্ষ হতে চাইলে জিনিসগুলো যতটা সম্ভব সাদা রাখা ভালো।

থিম শুধু রঙ বা পृष्ठভাগ নয়; এটি ইমেইল দেখার সময় আপনার মেজাজ সেট করে এবং প্রতিক্রিয়া প্রভাবিত করতে পারে। পেশাগত অ্যাকাউন্টে দক্ষতা সৃজনশীলতার চেয়ে প্রাধান্য পায়। উচ্চ কনট্রাস্টের সাফ থিম বেছে নিন এবং ভুলভাঙা থেকে দূরে रहুন।

পেশা এবং ব্যক্তিগত জীবন আলাদা রাখা উভয়ের সাফল্যের চাবিকাঠি। তাই কিছু সপ্তাহ Gmail-এর মূল থিমে ফিরে যান। আপনি এটিকে প্রশংসা করবেন। এই ছোট পরামর্শই বাকি গাইডের জন্য সঠিক মনোভাব তৈরি করবে।

১.২ মন শূন্য করুন, ইনবক্স শূন্য করুন

Gmail ইনবক্স খালি রাখা দক্ষ ইমেইলিংর অন্য একটি মূলমন্ত্র। সাদা থিমের মতো এটি একটি মনোভাব যা অনুশীলন দিয়ে গড়ে তোলা লাগে। ঠসা ঠাস ইমেইল থেকে ভরা ইনবক্স মানে কাগজের ঢের ভরা ওয়ার্কডেস্ক। ইনবক্স শুধু অনপঠিত এবং উত্তরাপেক্ষা ইমেইলের জন্য; বাকিগুলো স্টোরেজে থাকা উচিত।

পরে আমরা শিখব কীভাবে ফিল্টার (অধ্যায় ৪) এবং কীবোর্ড শর্টকাট (অধ্যায় ৫) দিয়ে দ্রুত আর্কাইভ করতে হয়। Gmail-এ ট্যাব ও স্বয়ংক্রিয় লেবেলিং সিস্টেমও আছে।

ইনবক্সকে "টু-ডゥ" লিস্ট gibi বর্তমান করুন। যেকোনো ইমেইল মানে আপনাকে কিছু করতে হবে (সাধারণত রিপ্লাই)। কাজ শেষ হলে আর্কাইভ করুন। খালি ইনবক্স কতটা সান্ত্বনাদায়ক সেটা জানলে চকিত হবেন।

১.৩ Gmail এবং অন্যান্য Google পণ্যের সাথে ইন্টিগ্রেশন

এই গাইড Gmail-এ ফোকাস করলেও, Google-এর অনেক পণ্য একসাথে সুন্দরভাবে কাজ করে। এগুলোকে এক লেয়ারের উপর আরেক লেয়ার ভাবুন, সব মিলে এক দিকে প্রবাহিত।

এই গাইডে বর্ণিত অনেক উন্নতি অন্যান্য ইন্টিগ্রেটেড সার্ভিসের মাধ্যমে কাজ করে। তাদের Полностью ব্যবহার করতে হলে সেগুলো এক্সপ্লোর করতে হবে। আমি দৃঢ়ভাবে উৎসাহিত করছি।

২. যোগাযোগের হাব হিসেবে Gmail

২.১ চ্যাটকে যোগ্য জায়গা দিন

আশা করি আপনি কার্যকর মনোভাবে আছেন। এখন Gmail-এর চ্যাট ফিচার এবং Hangouts বিবেচনা করুন। ডিফল্টভাবে চ্যাট নিচে বাম কোণে সঙ্কুচিত থাকে। আপনার চ্যাট সেটআপ সম্ভবত এখনও এমনই।

Gmail কে যোগাযোগের হাব বানাতে চ্যাট এरিয়াকে প্রমুখ স্থানে আনতে হবে। চ্যাট বার ডান পাশে সরান: উপরের gear আইকন > Settings > Labs ট্যাবে "chat" সার্চ করুন > Right-Side Chat সক্ষম করে Save Changes ক্লিক করুন। Gmail রিলোড হবে।

এটা খুব সহজ, ঠিক নাকি? Labs ট্যাব মনে রাখুন, আরো ফিচারের জন্য ফিরে আসব।

ডান পাশের চ্যাট স্ক্রিনের ডান দিক ব্যবহার করে, যা Gmail-এ প্রায় খালি থাকে। একসাথে বেশি কন্ট্যাক্ট দেখতে পাবেন, চ্যাট বেশি দৃশ্যমান হবে, এবং বাম পাশের লেবেলের জন্য ডাইনামিক বারের ঝামেলা নেই। সব দিকেই জয়।

২.২ চ্যাটকে শুধু চ্যাটিংয়ের বাইরে ব্যবহার

Gmail-এর চ্যাট সবচেয়ে শক্তিশালী ফিচার, কিন্তু অনেক ব্যবহারকারী এখনো এর পুরো ক্ষমতা জানেন না। Google ও এগুলো প্রচার করতে পারেনি।

চ্যাটবার 자세히 দেখুন। প্রথমে Hangouts Contacts বাটন — পূর্বে যাদের সাথে Hangout করেছেন তাদের তালিকা। সিলেক্ট করলে ভিডিও কল, Hangout, বা ইমেইল পাঠানোর অপশন পাবেন।

তারপর Hangouts বাটন — Google-এর ভিডিও কনফারেন্সিং। Gmail-এ পাঁচজন পর্যন্ত যোগাযোগ সম্ভব (Google Plus-এ বেশি)। ফোন দিয়েও জয়েন করা যায়। এটি Gmail-এর চরম যোগাযোগ টুল।

চ্যাট এরিয়ার উপরে প্রোফাইল ছবি। ক্লিক করলে স্ট্যাটাস পরিবর্তন ও সেটিংস অ্যাডজাস্ট করার উইন্ডো খুলবে।

এখান থেকে স্ট্যাটাস মেসেজ (যেমন "ব্যস্ত", "ফোনে আছি") দিতে পারেন, উপলব্ধতা বোঝাতে পারেন, নোটিফিকেশন, জেনারেল সেটিংস, আর্কাইভড Hangouts, ব্লক করা কন্ট্যাক্ট রিভিউ করতে পারেন।

২.২.১ Google Voice এবং নিজের নম্বর পাওয়া

Gmail-এ ফোন কল এবং টেক্সট মেসেজিং ব Atlántico Google Voice ছাড়া কথা বলা যায় না। Google Voice আপনার ক্যারিয়ার এবং কন্ট্যাক্টের মাঝপথে অপারেটর হিসেবে কাজ করে।

Google Voice-এর ফিচার এই গাইডের পরিধির বাইরে, তবে উল্লেখ্য: Google Voice সেট আপ থাকলে কল ও টেক্সট পাঠানো-পাওয়া যায়। আন্তর্জাতিক কলের দাম খুব প্রতিযোগিতামূলক। বideshe বন্ধু বা আত্মীয় থাকলে অত্যন্ত উপকারী।

৩. লেবেল: Gmail-এর DNA

৩.১ লেবেল আসলে কী?

লেবেল Gmail-এ ইমেইল অর্গানাইজেশনের হৃদয়। Google প্রথমে ইমেইল সার্ভিস চালু করলে সবাই Gmail কে Outlook-এর সাথে তুলনা করত এবং লেবেল কে Outlook-এর ফোল্ডারের সাথে। দেখতে একই (ইনবক্স, সেন্ট মেইল, ড্রাফ্ট) এবং কাজও একসমান, তাই সবাই "লেবেল" শব্দকে শুধু মার্কেটিং মনে করত। কিন্তু লেবেল ভিন্ন, এবং এডভান্সড ব্যবহারকারী হিসেবে আপনাকে পার্থক্য জানতে হবে।

লেবেল ফোল্ডারের মতো নয়, ট্যাগের মতো কাজ করে। ইমেইল কাগজ হলে ফোল্ডারে রাখা হয়, কিন্তু লেবেল হলো সেই কাগজে রঙিন স্টিকার লেগানো। একই ইমেইলে একাধিক লেবেল থাকতে পারে (এক কাগজে একাধিক স্টিকার)। একাধিক লেবেল দিয়ে সার্চও করা যায়।

উদাহরণ: আমার "professional" লেবেলে দুটি ওয়ার্কপ্লেসের ইমেইল আছে। প্রতিটি লোকেশনের আলাদা লেবেল, কিন্তু কিছু কন্টেন্ট উভয়ের জন্য সাধারণ। সেগুলোতে তিনটি লেবেল: "professional" এবং দুটি ওয়ার্কপ্লেস লেবেল। এতে উভয় লোকেশনের জন্য প্রাসঙ্গিক মেটেরিয়াল খুঁজে পাওয়া যায়।

Gmail-এ সবকিছু লেবেল-ভিত্তিক। কোনো ফোল্ডার বা আলাদা লিংক নেই। সব মেসেজ একই জায়গায় থাকে — আপনি লেবেল সিলেক্ট করলে Gmail শুধু সেগুলো দেখায়। ভেন ডায়াগ্রাম দিয়ে আরো ব্যাখ্যা করা যায়, কিন্তু এগিয়ে যাই।

৩.১.১ লেবেল সেটিংস এবং লেবেলের প্রকার

সকল লেবেল সেটিংস Gmail-এ Settings-এর ভিতর Labels ট্যাবে পাবেন। বর্তমানে তিন প্রকার লেবেল: সিস্টেম লেবেল, ক্যাটেগরি, এবং কাস্টম লেবেল।

সিস্টেম এবং কাস্টম লেবেলে Show in IMAP অপশন থাকে; Outlook বা অন্যান্য অ্যাপ ব্যবহার করলে কনফিগার করুন। এই গাইড Gmail ইন্টারফেসে ফোকাস করেছে, তাই এখানে বিস্তারিত নয়।

৩.২ সিস্টেম লেবেল

সবচেয়ে পরিচিত লেবেলগুলো: Inbox, Starred, Sent Mail, Drafts, Trash। দক্ষ Gmail-এর জন্য এগুলো видиبل রাখুন। Drafts এবং Spam-এ Show if Unread অপশন আছে — অনরিড ইমেইল থাকলে দেখাবে।

৩.২.১ All Mail এবং পুরনো ইমেইল আর্কাইভ

খালি ইনবক্স দর্শন মনে করুন। ইনবক্স ওয়ার্কডেস্ক হলে, All Mail হলো আপনার ফাইলিং ক্যাবিনেট। ভালোবাসা, বেসমেন্টে সারি সারি ক্যাবিনেট। প্রতিবার ইমেইল লিখতে বেসমেন্টে যেতে হয় না, কিন্তু গতকালের ইমেইল খুঁজতে হলে কাজে লাগে।

All Mail সেটা বেসমেন্ট। এটি ON (Show) করলে অতীতের ইমেইল তারিখানুসারে তৎক্ষণে পাওয়া যায়। সার্চ বারের বাইরেও দ্রুত এক নজরে পুরনো ইমেইল খুঁজে বের করতে পারবেন।

৩.২.২ Drafts-এর অন্য ব্যবহার

আপনি জানেন, Gmail স্বয়ংক্রিয়ভাবে লেখা মেসেজ Draft-এ সংরক্ষণ করে। সেখানে হয়তো ইতিমধ্যে কিছু ড্রাফ্ট আছে।

আপনি যেটা ভাবেননি: ড্রাফ্ট ব্যবহার করুন সাধারণ নোট, আইডিয়া, শপিং লিস্ট, বা কন্ট্যাক্ট ইনফো দ্রুত সংরক্ষণের জন্য। আজকাল ফাইল ও ছবি আট্যাচ করা যায়, তাই ড্রাফ্ট ফোল্ডার কম্পিউটারের মাঝপথে ফাইল সিঙ্ক করার দ্রুত সমাধান হতে পারে। কিন্তু ফাইল চিরকাল ড্রাফ্টে রেখে দেবেন না।

একটি অন্য ব্যবহার: টেমপ্লেট সংরক্ষণ। একই ইমেইল বারবার লিখতে হলে খালি টেমপ্লেট ড্রাফ্টে সংরক্ষণ করুন এবং প্রয়োজনে কপি-পেস্ট করুন (মূল ড্রাফ্ট পাঠাবেন না, তবে লেবেল চলে যাবে)। সিগনেচার, লিংক, ছবি সব সংরক্ষণ করা যায়। টেমপ্লেটের বিষয় অনুযায়ী নাম দিন, যেমন "বিয়ে: ধন্যবাদ পত্র"।

বিকল্পভাবে, Canned Responses ব্যবহার করে ইমেইল টেমপ্লেট রাখুন।

৩.৩ ক্যাটেগরি

ক্যাটেগরি হলো Gmail-এ দেখা ট্যাবগুলোর লেবেল: Social, Promotions, Updates, Forums। Gmail আপনাকরি এই লেবেলগুলো লাগায় ইনবক্স সুব্যবস্থিত রাখতে।

আপনি চাইলে লেবেল লিস্ট এবং মেসেজ লিস্টে এগুলো দেখানো বা লুকানো সেট করতে পারেন। এটি ট্যাব দেখানোর থেকে আলাদা।

ট্যাব যোগ বা বাদ দিতে চাইলে শেষ ট্যাবের ডান পাশের plus আইকন ক্লিক করুন। পছন্দমতো চেকবক্স টিক করে Save চাপুন।

৩.৪ কাস্টম লেবেল

বাম প্যানেলে নিচে আপনার কাস্টম লেবেলগুলো থাকে। আপনার ইতিমধ্যে কিছু থাকতে পারে। কাস্টম লেবেল Gmail-এর সবচেয়ে শক্তিশালী লেবেল (এখন পর্যন্ত), এবং ফিল্টারের সাথে এর ব্যবহার দক্ষতার সাথে শিখা উচিত।

লেবেল যোগ বা এডিট করতে Settings-এর Label ট্যাবে যান, কিন্তু দ্রুততম পদ্ধতি: কাস্টম লেবেলের নামের পাশের রঙিন বর্গে ক্লিক করুন। পপ-আপ মেনু থেকে সরাসরি রঙ বেছে নেওয়া ও এডিট করা যায়।

কাস্টম লেবেল নেস্টেডও হতে পারে। যেমন: Work Forms লেবেলের অধীনে taxes, health insurance, memos সাব-লেবেল। Gmail-কে শিখিয়ে দিতে পারেন কোন ইমেইল কোন সাব-লেবেলে যাবে।

৪. সার্চ ও ফিল্টারের ক্ষমতা অনুভব করুন

লেবেল Gmail-এর DNA হলে, সার্চ ও ফিল্টার এর মস্তিষ্ক। যেকোনো কম্বিনেশন দিয়ে বছরের পুরনো ইমেইল সেকেন্ডে খুঁজে বের করা যায়। Gmail তার নিয়মাবলিকে ফিল্টার বলে। এখন সার্চ ও ফিল্টার একসাথে জড়িত, তাই সার্চ থেকে সরাসরি ফিল্টার তৈরি করা যায়।

প্রথমে Gmail-এর সার্চ উইন্ডোতে অভ্যস্ত হন। "from" বা "has:attachment" এর মতো পপুলার অপারেটরগুলো আপনি জানেন। এগুলো Gmail-কে বলে কী খুঁজে আনবে।幸运的是 এই শব্দগুলো স্বয়ংবোঝা।

অপারেটর ম্যানুয়ালি লিখলেও চলে, কিন্তু সার্চ ড্রপডাউন বক্সে তথ্য দিলেই Gmail অপারেটর লিখে দেয়। সার্চ বক্সের টীরো ক্লিক করে From, To, Subject, শব্দ আছে/নেই, আট্যাচমেন্ট আছে/নেই — সেট করুন।

প্রয়োজনে সাইজ ও তারিখ দিয়ে সার্চ সংকীর্ণ করুন। উপরের ছবিতে দেখুন, আপনার দিয়ে যেসব শর্ত সেট করলেন সেগুলো সার্চ বক্সে দেখাচ্ছে।

৪.১ সার্চকে ফিল্টারে রূপান্তর

সার্চ নিনজা হওয়া ভালো, কিন্তু সার্চ সংরক্ষণ করা যাক? যদি বারবার Gmail-এ Word ফাইল খুঁজতে হয়? আরও ভালো: এটি স্বয়ংক্রিয় হয়ে যাক? Gmail আপনার Word ফাইল খুঁজে নির্দিষ্ট লেবেল দিয়ে বা কারো কাছে ফরওয়ার্ড করে দিতে পারে। এই স্বয়ংক্রিয় আদেশই ফিল্টার। সার্চ ড্রপডাউন বক্সের নিচে Create filter with this search লিঙ্কে ক্লিক করুন।

পরবর্তী উইন্ডোতে অপশনগুলো: ডিলিট, আর্কাইভ, ফরওয়ার্ড, লেবেল লাগানো, বা ক্যানড রেসপন্স দিয়ে স্বয়ংক্রিয় রিপ্লাই। শেষে নীল Create filter বাটন চাপুন। পুরনো ইমেইলগুলোর ওপরও ফিল্টার প্রয়োগ করতে চাইলে অপশনটি টিক দিন।

সৃষ্ট ফিল্টারগুলো Settings-এর Filters ট্যাব থেকে এডিট বা ডিলিট করা যায়।

৪.১.১ কার্যকর ফিল্টারের উদাহরণ

বছর ধরে আমার ব্যবহৃত কিছু উপকারী ফিল্টার:

Semi-junk মেইল ফিল্টার:

কিছু ইমেইল জাঙ্ক নয়, কিন্তু তাত্ক্ষণিক দৃষ্টি চায় না। বিল, ক্রেডিট কার্ড স্টেটমেন্ট, ফেসবুক নোটিফিকেশন, অফিসের ইমেইল যেগুলো ভবিষ্যতে দরকার হতে পারে, বা চাচার কুটির ছবি ব pluie করে দেয়। ডিলিট করবেন না, কিন্তু ইনবক্সে থাকতেও দেবেন না।

"from:" অপারেটর দিয়ে সার্চ তৈরি করুন, কমা দিয়ে একাধিক ঠিকানা যোগ করুন। যেমন: "from:auntsusie@gmail.com, uncleBob11@gmail.com, auntjess223kar@gmail.com"। ডাউন অ্যারো ক্লিক করে ফিল্টার বানান যাতে এগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে "read" مار্ক হয়ে আর্কাইভে চলে যায়।

পরবর্তীবারের চাচার কুটির ছবি ইনবক্সে আসবে না, কিন্তু চাচি ফোন করলে আর্কাইভ থেকে দ্রুত খুঁজে বের করতে পারবেন।

Amazon ডেলিভারি নোটিফিকেশন মার্ক করুন:

Amazon বেশি ব্যবহার করলে প্রোমোশন, রিসিপ্ট, ফিডব্যাক রিকোয়েস্ট ইমেইল আসে। এগুলো "semi-junk" লেবেলে পাঠাতে পারেন, কিন্তু শিপমেন্ট কনফারমেশন (ট্র্যাকিং নম্বর) তাত্ক্ষণিক চাই। কীভাবে?

Gmail-এ "Amazon" সার্চ করে ডাউন অ্যারো থেকে ফিল্টার তৈরি করুন। "has the words" লাইনে "has shipped!" লিখুন (উদ্দীপ্ত চিহ্নসহ)। এতে শুধু শিপমেন্ট কনফারমেশন ইমেইলগুলো ফিল্টার হয়ে যাবে।

এখনো কিছু অপ্রাসঙ্গিক মেইল আসতে পারে (Amazon-এ বিক্রি করলে "ship now" মেসেজ আসে)। "doesn't have" লাইনে "ship now" যোগ করুন। লিস্ট আরও সংকীর্ণ হবে। ফিল্টার তৈরি করুন।

এখন এই ইমেইলগুলোর লেবেল দিন "shipped from Amazon"। এখন থেকে Amazon অর্ডারের সব শিপমেন্ট সวยভাবে এই লেবেলে আসবে এবং সহজে ট্র্যাক করা যাবে। পুরনো ইমেইলগুলোর ওপর প্রয়োগ করলে অতীতও সার্চ করা যাবে।

৫. Gmail পণ্যবर्द্ধন টুলস

এখন Gmail-এর শক্তিশালী ফিচারগুলো জানলে, কিছু অতিরিক্ত টিউনিং দেখি যা Gmail কে সত্যিকারের পণ্যবर्द্ধন টুল বানায়।

৫.১ Priority Inbox এবং এর ভেরিয়েশন

ইমেইল উন্নত করার জন্য Google Gmail-এ অনেক এডভান্সড অ্যালগরিদম ব্যবহার করেছে। পাঁচ ধরনের ইনবক্স স্টাইল: Classic, Important first, Unread first, Starred first, Priority Inbox। প্রতিটির কাজ ভিন্ন — ক্লাসিক থেকে Priority Inbox পর্যন্ত। সেরা পদ্ধতি: সব ট্রাই করে দেখুন কোনটি আপনার জন্য সেরা।

Priority Inbox স্বয়ংক্রিয়ভাবে সিদ্ধান্ত নেয় আপনি কী প্রথমে পড়বেন, কিন্তু অন্যান্য ইনবক্সের মতো ভালো বিভাজন করে না। Important first ইনবক্স, স্মার্ট ট্যাগের সাথে মিলে, খুব ভালোভাবে ইনবক্স অর্গানাইজ করে। গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ উপরে, বাকি নিচে — অনরিড থাকলেও।

ইনবক্স টাইপ পরিবর্তন: Settings > Inbox > ড্রপডাউন থেকে বেছে নিন > Save Changes।

৫.১.১ VIP ইমেইল বনাম সাধারণ ইমেইল

Priority Inbox আসার আগে গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল চিহ্নিত করা হতো Outlook-এ ফ্ল্যাগ বা Gmail-এ স্টারের মাধ্যমে। এটি এখনও তাত্ক্ষণিক "বুকমার্ক" করার সেরা পদ্ধতি। কিন্তু Gmail এখন বুঝতে পারে কোন কন্ট্যাক্ট আপনার জন্য বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

Gmail তা নির্ণয় করে: আপনি কতবার কোন কন্ট্যাক্টের মেইল পড়েন, রিপ্লাই করেন, কীভাবে ইন্টারঅ্যাক্ট করেন। এর অ্যালগরিদম ভালো, কিন্তু আপনি সরাসরি হস্তক্ষেপ করতে পারেন: কিছু মেইল VIP করুন (Important মার্ক করুন) বা গুরুত্ব হ্রাস করুন।

মেইল লিস্টে বা মেসেজের মধ্যে ছোট ট্যাগ আইকনে ক্লিক করে Important/Not Important করুন।

আপনি ক্লিক করলে Gmail নিজের অ্যালগরिदমও অ্যাডজাস্ট করে। সব মেসেজ ম্যানুয়ালি মার্ক করতে হয় না — কয়েকবার করলে Gmail বুঝে নেয়।

৫.১.২ স্টারিং ইমেইল

স্টার (Outlook-এর ফ্ল্যাগ সমতুল্য) Sicherheits দিয়ে দ্রুত ইমেইল চিহ্নিত করতে পারেন। মেইন লিস্টে ইমেইলের পাশের স্টার আইকনে ক্লিক করুন।

Priority Inbox থাকা সত্ত্বেও কেন স্টার ব্যবহার করবেন? কারণ কখনো কখনো শুধু কোনো কিছু দ্রুত মনে রাখতে হয় বা নির্দিষ্ট ইমেইল সম্পর্কে بعدে একশন নিতে হয়। স্টার Important এবং Not Important — দুটো ক্ষেত্রে একইভাবে কাজ করে।

উদাহরণ: যেসব ইমেইল এখন রিপ্লাই করা সম্ভব নয় কিন্তু আজকে রিপ্লাই করতে চান, বা যেগুলোতে গুরুত্বপূর্ণ ঠিকানা/ফোন নম্বর আছে — সেগুলো স্টার করুন। আর্কাইভ করলে ইনবক্স থেকে চলে যাবে,後で Starred সিস্টেম লেবেল থেকে পাবেন। কাজ হলে আবার স্টার আনচেক করুন।

৫.২ কীবোর্ড শর্টকাট

অনেকেই কীবোর্ড শর্টকাটকে অবহেলা করে, কিন্তু আমি বলছি: কিছু শর্টকাট মাস্টার না করলে আপনি দক্ষ Gmail ব্যবহারকারী হতে পারবেন না। মাউস ব্যবহার এবং শর্টকাট ব্যবহার — এদুটির মধ্যে আকাশ-পাতালের পার্থক্য।

Gmail-এ শর্টকাটের তালিকা পেতে ? (shift + /) চাপুন (কম্পোজ উইন্ডোতে না থাকলে)।

শর্টকাট ব্যবহার করার আগে সেটিংসে সক্ষম করতে হবে: Settings > নিচে স্ক্রোল > Keyboard shortcuts Enable করুন।

নেভিগেশন:

• J এবং K — মেইন স্ক্রিনের ইমেইল লিস্টে নিচে/উপরে যান।
• X — কনভারসেশন সিলেক্ট করুন (হাইলাইট/মার্ক)।

এভাবে সিলেক্ট করলে একাধিক ইমেইল দ্রুত ডিলিট, আর্কাইভ বা লেবেল করা যায়। অভ্যাস হলে মাউসের চেয়ে দ্রুত।

অ্যাকশন:

• Enter — ইমেইল খুলুন ও পড়ুন।
• E — আর্কাইভ করুন (মেইন লিস্ট বা খোলা মেইল থেকে)। একাধিক সিলেক্ট করে E চাপলে সব আর্কাইভ! পাফ!
• # (Shift+3) — ডিলিট করুন (একাধিকও সম্ভব)।
• খোলা মেইলে: R — সেন্ডারকে রিপ্লাই; A — সবাইকে রিপ্লাই।
• খোলা মেইলে: G তারপর I — ইনবক্সে ফিরে যান।

এই কয়েকটি শর্টকাটেই আপনি একাধিক মেইল সিলেক্ট, রিপ্লাই-অ্যাল, ডিলিট দ্রুত করতে পারবেন। আগাম রকম শর্টকাটের জন্য এগুলো অনুশীলন করুন।

সত্যিকারের কুল শর্টকাট:

• খোলা মেইলে: Shift+R — নতুন উইন্ডোতে রিপ্লাই; Shift+A — নতুন উইন্ডোতে রিপ্লাই-অ্যাল। ছোট স্ক্রিনে এক্সট্রা স্পেস পাওয়া যায়, চ্যাট ও লেবেল ব্লক হয়, কনসেন্ট্রেশন বড়ে।
• খোলা মেইলে: G তারপর K — টাস্ক লিস্টে যান।

Gmail Google Tasks-এর সাথে ইন্টিগ্রেটেড, যা পরে আলোচনা করব। মেইন লিস্টে ইমেইল মার্ক (X) করে Shift+K চাপলে সেটা টাস্ক লিস্টে নতুন "to-do" আইটেম হিসেবে যুক্ত হয়ে যাবে। এই ফিচার শুধু কীবোর্ড শর্টকাটে কাজ করে! মাউস দিয়ে করা যায় না।

• G তারপর P — ফোন উইন্ডো খুলুন কল করতে।
• Shift+F — ফরওয়ার্ড।
• Shift+U — আনরিড মার্ক করুন।
• + বা – — Important/Not Important মার্ক করুন।

সব শর্টকাট মনে রাখতে বাধ্য নন। যেগুলো আপনি বারবার ব্যবহার করেন সেগুলো এক সপ্তাহ মাউস ছাড়া অনুশীলন করুন যতক্ষণ না মাংসপেশী স্মৃতি बन যায়। আপনি দেখবেন Gmail-এ মাউস ব্যবহার করতে আর ইচ্ছা করবেন না এবং ইমেইল হ্যান্ডলিং অনেক দ্রুত হবে।

৫.৩ টাস্ক এবং টু-ডু লিস্ট

Gmail-এ Google Tasks খুব বেসিক, কিন্তু সুবিধাজনক।

Gmail হেডারের লাল লেখার পাশের ডাউন অ্যারো ক্লিক করুন > Tasks বা Contacts। টাস্কগুলো ডান পাশে নিচে চ্যাট পপআপের মতো উইন্ডোতে দেখাবে। অথবা G তারপর K চাপুন যেকোনো জায়গা থেকে।

Google Tasks খুব কাজের হতে পারে। টাস্ক তৈরি করে সাব-টাস্ক বানাতে ট্যাব চাপুন (ডান পাশে)। প্রজেক্ট ছোট ছোট ধাপে ভাগ করার জন্য উপকারী। ইমেইল টাস্কের সাথে লিংক করলে লিংক, কন্ট্যাক্ট, ফাইল সব টাস্কে থাকে। টাস্ক সম্পন্ন হলে চেক অফ করুন — স্ট্রাইকথ্রু দিয়ে কাটা যাবে।

যেকোনো টাস্কে ক্লিক করলে নোট যোগ বা ডিউ ডেট দিতে পারবেন। Google Calendar ব্যবহার করলে টাস্ক লিস্ট সিঙ্ক হয়ে ক্যালেন্ডারে দেখাবে।

৫.৪ কন্ট্যাক্ট ম্যানেজমেন্ট

কন্ট্যাক্ট অ্যাক্সেস: উপরে বামে Mail শব্দের পাশের ডাউন অ্যারো ক্লিক করুন (টাস্কের মতো), অথবা ইনবক্স থেকে G তারপর C চাপুন।

Contacts ক্লিক করলে নতুন পেজে যাবে। এখানে প্রতিটি কন্ট্যাক্টের ইমেইল, ফোন নম্বর দেখাবে। Frequently contacted ক্লিক করলে সাম্প্রতিক যোগাযোগের তালিকা পাবেন।

ইমেইলের মতো কন্ট্যাক্টেরও লেবেল বানান: Business, School, Family। এটি কন্ট্যাক্ট আলাদা রাখার ও সহজে অ্যাক্সেসের সেরা উপায়। সেটিংস থেকে ফার্স্ট নেম বা লাস্ট নেম দিয়ে সোর্টিংও পরিবর্তন করা যায়।

প্রতিটি কন্ট্যাক্টের পাশে More (থ্রি-ডট) মেনু থেকে লেবেল পরিবর্তন, ডিলিট, বা হাইড করা যায়।

কন্ট্যাক্ট ম্যানেজমেন্টের সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি: লেবেল দিয়ে গ্রুপ করুন যাতে Gmail-এ থেকে দ্রুত যোগাযোগ করা যায়।

৫.৫ অতিরিক্ত Labs ফিচার

Gmail-এ কিছু অপশনাল ফিচার আছে যা পণ্যবर्द্ধন বাড়াতে পারে। এগুলো Settings-এর Labs ট্যাবে পাওয়া যায়। নিচে কিছু হেলপফুল ফিচার বললাম (Labs-এ তাদের ক্রম অনুযায়ী)। নিজে এক্সপ্লোর করুন।

Smart labels: আমার পছন্দের একটি। এটি অনুমান করে কোন ইনকামিং মেইল নোটিফিকেশন, ফোরাম রিপ্লাই, বা বাল্ক (নিউজলেটার)। স্বয়ংক্রিয় লেবেল দিয়ে খুব ভালো অনুমান করে। ON করলে কিছু দিন "ট্রেন" করতে হয় সঠিক লেবেল বেছে দিয়ে। ট্রাই করুন।

Canned response: একই রকম রিপ্লাই বারবার দিতে হলে বরদান। ON করুন, টেমপ্লেট হিসেবে একটি ইমেইল কম্পোজ করে Save করুন। পরবর্তীতে কম্পোজ উইন্ডো থেকে সেটা ইনসার্ট করুন। ধন্যবাদ পত্র বা নিউজলেটারের জন্য চমৎকার।

৫.৬ Gmail Add-ons

gear icon > Get add-ons ক্লিক করলে Gmail-এর জন্য অনেক অ্যাড-অন পাবেন। পণ্যবर्द্ধন, অর্গানাইজেশন, যোগাযোগ — সবার জন্য টুল আছে। অপশন সীমিত হলেও কিছু হ্যান্ডি টুল পাওয়া যায়।

QuickBooks (ফাইন্যান্স), Trello (প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট), Dialpad (যোগাযোগ), Hire (HR) — কিছু উদাহরণ। অ্যাড-অন ইনস্টল করলে অধিকাংশ থার্ড পার্টি থেকে আসে, তাই Install চাপার পর টার্মস চেক করে Continue চাপুন।

আপনার Gmail ইনবক্স এখন আপনার নিয়ন্ত্রণে

শেষ! আশা করি এই গাইড পড়ে আপনি আরও ভালো Gmail ব্যবহারকারী হয়েছেন এবং জীবন একটু সহজ হয়েছে। উপভোগ করুন!

এখন হতে পারে Android-এ Gmail-এর লুকানো ফিচার খুঁজে বের করার পালা।

আমরা কি কিছু মিস করেছি? আপনি Gmail-এ কী আবিষ্কার করেছেন যা অন্য পাঠকদের জানা উচিত? কমেন্টে শেয়ার করুন।