জিমেইলে আউটলুক-এর মত প্রিভিউ প্যান আছে? হ্যাঁ! এর সাথে আরও অনেক লো-কী ফিচার রয়েছে যা আপনাকে বিস্মিত করতে পারে।
জিমেইলের ডিফল্ট ইন্টারফেস ভালো। আপনি কোনো সেটিং পরিবর্তন ছাড়াই ভালো করবেন, কিন্তু যদি কিছু পরিবর্তন করেন এবং জিমেইলের জবরদস্ত ফিচারগুলো ব্যবহার করেন, তবে আপনার জিমেইল ওয়ার্কফ্লো অনেক সহজ, দ্রুত এবং ভালো হবে।
এই ফিচারগুলোর কিছু খুব সূক্ষ্ম, তাই লক্ষ্য পড়ে না; কিছু মনে হয় নগণ্য, আবার কিছু সেট আপ করা জটিল মনে হয়। কিন্তু একবার ব্যবহার শুরু করলে আপনি বিস্মিত হবেন কিভাবে এগুলো ছাড়া কাজ করতেন।
চলুন এমন কিছু ফিচার এক্সপ্লোর করি যা আপনি জিমেইলে আগে লক্ষ্য কর चुके ہیں, কিন্তু সেগুলোকে ব্যাপার দেননি বা আপনার ওয়ার্কফ্লোতে যোগ করেননি।
১. আট্যাচমেন্ট রিমাইন্ডার পান
আপনি যদি প্রায় আট্যাচমেন্ট যোগ করা ভুলে যান, তবে প্রতিটি ইমেইল "I have attached" লেখা দিয়ে শুরু করার অভ্যাস করুন। তারপর যদি Send দবানোর আগে আট্যাচমেন্ট যোগ করতে ভুলেন, জিমেইল আপনাকে সেগুলো যোগ করতে অনুরোধ করবে।
অবশ্যই, আপলোড করার পর "I have attached" টেক্সটটি মুছে ফেলা ভুলবেন না।
২. সবচেয়ে পুরনো ইমেইলগুলো প্রথমে দেখান
এক পৃষ্ঠার ইমেইল সংখ্যা দেখানো ছোট টেক্সটটি ক্লিকযোগ্য না মনে হলেও, এটি ক্লিকযোগ্য। এতে ক্লিক করলে আপনি জিমেইলকে বলতে পারবেন ইমেইলগুলো পুরনো থেকে নতুন ক্রমে সাজাতে—ডিফল্টর বিপরীত। এটি পুরনো ইমেইলগুলো ছানতে এবং অপ্রয়োজনীয়গুলো মুছে ফেলতে খুব কাজে আসে। আপনি আবার সাধারণ সর্ট অর্ডারে ফিরে যেতে পারেন।
লক্ষ্য করুন, নির্দিষ্ট পৃষ্ঠায় এই সর্ট ফিচারটি গ্রে-আউট থাকবে। উদাহরণস্বরূপ, সার্চ রেজাল্টে।
৩. আপনার ইনবক্স প্রায়োরিটাইজ করুন
জিমেইল আপনাকে আপনার ইনবক্সকে সহজে স্ক্যানযোগ্য সেকশনে ভাগ করার অনুমতি দেয়, যেটি আপনার জন্য প্রায়োরিটি পাওয়া ইমেইলের টাইপের উপর ভিত্তি করে। সাইডবারের Inbox লিংকের ওপর মাউস হোভার করলে একটি ছোট ডাউন অ্যারো দেখা যাবে। এতে কিছু ইনবক্স স্টাইল লুকিয়ে থাকেছে যেগুলো থেকে আপনি বেছে নিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি শুধু স্টারড মেসেজ বা শুধু আনরিড মেসেজ শীর্ষে দেখাতে বেছে নিতে পারেন।
৪. একসাথে একাধিক টাইপের ইমেইল দেখুন
গুগলের Multiple Inboxes Labs ফিচার দিয়ে, আপনি আপনার প্রাইমারি ইনবক্সের পৃষ্ঠায় বিশেষ প্যারামিটার সহ পাঁচটি অতিরিক্ত ইনবক্স ডিসপ্লে করতে পারবেন। তাই আপনি আলাদা সেকশন বা ইনবক্স রাখতে পারেন—যেমন, স্টারড মেসেজের জন্য একটি, আট্যাচমেন্ট সহ মেসেজের জন্য একটি, নির্দিষ্ট ঠিকানায় পাঠানো মেসেজের জন্য একটি, এবং হয়তো একটি সার্চ কোয়েরির জন্য। এটি খুব সুবিধাজনক যখন আপনি যেগুলো সাদা সা অ্যাক্সেস করেন সেগুলোর জন্য লেবেলের মধ্যে স্যুইচ করতে চান না।
এই ফিচারটি Settings > Labs-এনাবল করলে, আপনি Settings > Multiple inboxes-এ থেকে মাল্টিপল ইনবক্স কনফিগার করতে পারবেন। এই সেকশন থেকে আপনি ইনবক্সগুলো কীভাবে পজিশন হবে এবং একবারে কতগুলো মেসেজ দেখাবে তা নির্দিষ্ট করতে পারেন।
আপনি যদি মাল্টিপল ইনবক্স ব্যবহার করতে চান, মনে রাখুন এটি শুধু Default ইনবক্স স্টাইলের সাথে কাজ করে। আপনাকে এনশ্যোর করতে হবে জিমেইল শুধু Primary ট্যাব ডিসপ্লে করতে সেট। এটি করতে আপনার প্রোফাইল পিকচারের নিচে গিয়ার আইকনে ক্লিক করুন, ড্রপডাউন থেকে Configure inbox বেছে নিন, এবং শেষে Select tabs to enable ডায়লগে Primary-র পাশের বক্স ছাড়া সব আনচেক করুন।
৫. জিমেইল দিয়ে অন্যান্য অ্যাকাউন্ট থেকে মেইল পাঠান
প্রতিবার ইমেইল পাঠাতে চাইলেই একটি একাউন্ট থেকে অন্যটিতে যাওয়ার কष्ट কেন করবেন, যখন আপনি সেই সব অ্যাকাউন্টের রিপ্রেজেন্টেটিভ হিসেবে জিমেইল থেকেই ইমেইল পাঠাতে পারেন? এটি Yahoo, Outlook এবং যেকোনো SMTP সার্ভার ব্যবহারকারী অ্যাকাউন্টের জন্য কাজ করে।
"Send mail as" ফিচার সেট আপ করতে, প্রথমে Settings > Accounts-এ যান। এখন Send mail as: সেকশনের নিচে Add another email address you own লিংকে ক্লিক করুন এবং অনস্ক্রিন ইনস্ট্রাকশন ফলো করে জিমেইলকে আপনার যেকোনো মালিকানাধীন ইমেইল ঠিকানা থেকে মেইল পাঠানোর অনুমতি দিন। Treat as an alias চেকবক্স আনচেক করুন যাতে ইমেইলটি অন্য অ্যাকাউন্টের লিঙ্কড সার্ভার থেকে পাঠানো হয়।
আপনি এক কদম आगे যেতে পারেন এবং আপনার সব ইমেইল অ্যাকাউন্ট গুগল ড্রাইভ থেকে ইম্পোর্ট/ম্যানেজ করতে পারেন।
৬. একাধিক পৃষ্ঠার ইমেইল একসাথে প্রসেস করুন
আপনি যখন যেকোনো লেবেলের অধীনে একটি guruh ইমেইল মুভ, ডিলিট বা অন্যভাবে প্রসেস করতে চান, তখন আপনি সম্ভবত পৃষ্ঠা দর পৃষ্ঠা করছেন। আমরা আপনাকে দোষ দিই না।
সহজে মিস হয়ে যায় সেই লিংক যা আপনাকে সেই লেবেলের অধীনে সকল ইমেইল একক্লিকে সিলেক্ট করতে দেয়। এটি মেনুবার এবং আপনার ইমেইলের গ্যাপে দেখা যায় যখন আপনি Select All চেকবক্সে টিক দেন, এবং এটি কিছু এমন পড়ে: Select all number_of conversations in label_name।
৭. আপনার ইমেইল অ্যাক্সেস ডেলিগেট করুন
মান লিন, আপনি একটি টেক-ফ্রি ব্যাকেশন চান, কিন্তু ইমেইলকে পেছনে রেখে যাওয়া আপনার বাসে নয়। কেন না আপনার অ্যাকাউন্টের অ্যাক্সেস কাউকে দিয়ে দেন যার ওপর আপনি ১০০% আস্থা রাখেন, যেমন ভাই-বোন বা ওয়ার্ক পার্টনার, এবং তাকে আপনার ইমেইল চেক করতে বলেন? এইভাবে আপনি সম্পূর্ণ শান্ত থাকতে পারেন, কারণ আপনি জানেন খুব জরুরি কিছু হলে আপডেট পাবেন।
আপনার অ্যাকাউন্টে অ্যাক্সেস অনুমোদন করতে, Settings > Accounts-এ যান এবং Grant access to your account এর নিচে Add another account লিংক ব্যবহার করে কারো Google Mail ঠিকানা (শুধু) যোগ করুন। সে ব্যক্তি এক্সেস রিকোয়েস্ট কনফার্ম করলে আপনি সব সেট।
ডেলিগেট আপনার অ্যাকাউন্ট সেটিংস এবং পাসওয়ার্ড পরিবর্তন করতে পারবেন না বা আপনার অ্যাকাউন্ট থেকে চ্যাট ব্যবহার করতে পারবেন না। তারা আপনার কন্ট্যাক্টস অ্যাক্সেস করতে পারবে এবং আপনার পক্ষ থেকে ইমেইল পড়তে/পাঠাতে পারবে।
৮. অপ্রাসঙ্গিক মেইলিং লিস্ট ছেড়ে দিন
আপনি যদি আমার মত হন, তবে আপনি শুধু Delete বাটন চাপান গ্রে মেইলে যা আপনি ইনবক্সে চান না, পুরোপুরি ভুলে যান যে গুগল একটি এক-ক্লিক Unsubscribe বাটন দিয়েছে মেইলিং লিস্ট থেকে বের হবার জন্য। সেই বাটনটি ব্যবহার করুন আপনার ইনবক্স থেকে অপ্রাসঙ্গিক ইমেইল বন্ধ করার জন্য।
Unsubscribe বাটনটি পাবেন সেন্ডারের ইমেইল ঠিকানার পাশে। কখনও কখনও এটি to: ইনফোর পাশের ছোট ডাউন অ্যারোর ড্রপডাউনের পেছনে লুকিয়ে থাকে।
আমি চাই Unsubscribe বাটনটি আরও প্রমিনেন্ট হতো। এখন এটি সহজে উপেক্ষা হয়ে যায়।
৯. আপনার ইমেইল ক্লায়েন্ট ডিক্লাটার করুন এবং সিঙ্কিং গতি বাড়ান
আপনি কখনো একটি দশক আগের, বা এমনকি কয়েক বছর আগের ইমেইল অ্যাক্সেস করতে হয়েছিল? মনে পড়েনা, ঠিক?
আপনি যদি দিনের কাজে পুরনো ইমেইলগুলো ছানতে না চান, তবে সেগুলো আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টে ঝামেলা তৈরি করতে দেওয়া বুদ্ধিমানের কাজ নয়। আপনি এটি রোকতে পারেন Settings > Forwarding and POP/IMAP-এর মাধ্যমে জিমেইল থেকে আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টে সিঙ্ক হওয়া মেসেজের সংখ্যা সীমাবদ্ধ করে।
IMAP Access-এর নিচে Folder Size Limits অপশন খুঁজুন এবং Limit IMAP folders to contain no more than this many messages রেডিও বাটন সিলেক্ট করুন। আপনি ১০০০ থেকে ১০০০০ এর মধ্যে একটি সংখ্যা বেছে নিতে পারেন এবং এতগুলো মেসেজ (সর্বশেষ مواردই, অবশ্যই) আপনার ইমেইল ক্লায়েন্টের সাথে সিঙ্ক হবে।
যদি কখনো পুরনো ইমেইল অ্যাক্সেস করতে হয়, তবে জিমেইলের ওয়েব ইন্টারফেস থেকে খুব সহজে করতে পারবেন।
पुरনো ইমেইলগুলো আছে যেগুলো আপনি নিয়মিত রেফার করেন?
সেগুলো স্টার্ড রাখুন, এবং Settings > Labels-এ নিশ্চিত করুন যে Starred ফোল্ডার IMAP-এ শো করতে সেট। আপনি এই সেকশন থেকে অন্যান্য কম ব্যবহৃত লেবেলের সিঙ্কিং ডিজেবলও করতে পারেন।
১০. স্মার্ট কোড দিয়ে ইমেইল সহজে খুঁজুন
জিমেইল লেবেল আপনার ইনবক্স নিয়ন্ত্রণ করতে পারে যখন ডিফল্ট ক্যাটাগরি کافی নয়। আপনি লেবেলগুলোর রঙিন কোড দিতে পারেন এবং সহজ সনাক্তকরণের জন্য নাম দিতে পারেন।
কিন্তু একটি চিহ্ন, একটি আইকন, বা কিছু ভিন্ন আকৃতি টেক্সটের চেয়ে ভালো আইডেন্টিফায়ার।
সাদা প{max-width: 100%; height: auto;} ইমেইলের জন্য হলুদ তারকা, অ্যাকশন নেয়া প্রয়োজন এমন ইমেইল ফ্ল্যাগ করার জন্য লাল এক্সক্লামেশন মার্ক, হ্যান্ডেল করা ইমেইল مار্ক করার জন্য সবুজ চেক মার্ক—এই পদ্ধতিটি অনেক মানে রাখে, কি নয়?
আনুমান করুন? জিমেইলে এটি বিল্ট-ইন রয়েছে।
আপনাকে শুধু সেটিংস থেকে সিম্বলগুলো—যাদের জিমেইলে "Stars" বলা হয়—এনাবল করতে হবে Settings > General-এ।
Stars: সেকশন পর্যন্ত স্ক্রোল ডাউন করুন। আপনি তিনটি প্রিসেট দেখবেন: 1 star, 4 stars, এবং all stars। ডিফল্ট হলো 1 star (হলুদ তারকা)। একটি ইমেইল স্টার করলে এটি Starred লেবেলের অধীনে চলে যায় সহজ অ্যাক্সেসের জন্য। আপনি যদি ইনবক্স ক্যাটাগরিতে ভাগ করে থাকেন, তবে একটি ইমেইল স্টার করলে এটি Primary ক্যাটাগরিতে চলে যায়, যাতে এটি আপনার লক্ষ্য থেকে বেরিয়ে না যায়।
আপনি 4 stars বা all stars প্রিসেট থেকে বেছে নিতে পারেন আরও সিম্বল এক্টিভেট করতে। আপনি In use: এবং Not in use: সেকশনের মাঝে স্টারগুলো ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করে সক্ষম/অক্ষম করতে পারেন।
প্রতিবার আপনি যেকোনো ইমেইলের পাশের স্টার সিম্বলে ক্লিক করলে, এটি সকল সক্রিয় তারকা সাইকেল করে, যা সেই নির্দিষ্ট ইমেইলের জন্য পছন্দের স্টার বরাদ্দ করা সহজ করে দেয়।
আপনি জানেন, আমি প্রতিবার Settings-এ সেই রঙিন স্টারগুলো দেখলে উপেক্ষা করতাম, কারণ মনে হতো সেগুলো ব্যবহার করার জন্য সিরিয়াস টুইকিং/লেবেলিং লাগবে। যখন আসলে সময় দিয়ে তাকিয়ে দেখলাম, বুঝলাম সেখানে বুঝতে কিছু বেশি নেই এবং জিমেইল স্টারগুলো আপনার জীবন সহজ করতে পারে।
জিমেইল আপনাকে আবার প্রভাবিত করুক। আবার!
জিমেইল অনেক বছর ধরে আছে। আমরা এর ইন্টারফেসের প্রতিটি নুক ও কřenান দিয়ে যাচ্ছি, তবে yıll পর বছর জিমেইলের কিছু ফিচার এখনও আমাদের বিস্মিত করতে পারে। কারণ সেগুলো নিম্নপ্রোফাইল থাকে যতক্ষণ না আপনি সেগুলো খুঁজে বের করার জন্য যান, এই অপ্রচলিত গুগল ফিচারগুলোর মত।
আপনি মনে করেন জিমেইলের কোন ফিচার যথার্থ মনোযোগ বা প্রশংসা পায় না? আমাকে বলুন আপনি জিমেইলের কী পছন্দ করেন!
