গুগল ড্রাইভ ও জিমেইলের দ্রুত টিপস যা আপনার কাজকে আরও দক্ষ করবে

প্রায় খালি একটি সাদা পৃষ্ঠা ১৪০টিরও বেশি প্রোডাক্টের চালনা করে। গুগল বিশাল, এবং তাই এর অনেক ফিচারও রয়েছে।

আমাদের খুব কম লোকই গুগলের কনসিউমার পণ্যগুলোর সম্পূর্ণ পরিধি জানি। হয়তো আপনি "গুগল পাবসাবহাববাব হাব" নামে একটি গুগল সার্ভিস সম্পর্কে শুনেছেন। নাও হয়তো।

প্রতিদিন "গুগল অভিজ্ঞতা" গ্রহণ করলেও, আমরা কখনও কখনও এমন টিপস পেতে চাই যা আমাদের কাজকে আরও দ্রুত ও ভালো করে দেয়। এই গুগল গাইডের টিপস এবং ট্রিকস আপনার অনুৎপাদকতাকে কমিয়ে দিয়েছে। তারপর গুগল ডকসের টিপস আপনাকে মেঘপথে পা রাখতে সাহায্য করেছে। অথবা কমপক্ষে ব্যস্ত দিন থেকে কিছু সেকেন্ড বাঁচাতে পারল।

একটি ভালো টিপসের মেরিট হলো এটি পুরনো পদ্ধতিতে কাজ করার ঝুল থেকে আপনাকে মুক্ত করে।

তাহলে নিচের টিপসগুলো থেকে কিছু নতুন পথ খুঁজে বের করুন, যা গুগল ড্রাইভ এবং জিমেইল থেকে সংকলিত—দুটি প্রোডাক্ট যা আমরা সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করি। আপনার নিজস্ব টিপসগুলো কমেন্টে শেয়ার করুন।

অ্যাপ লঞ্চার কাস্টোমাইজ করুন

অ্যাপ লঞ্চার (৯টি ডটের গ্রিড) গুগল প্রোডাক্ট জুড়ে সবচেয়ে সামঞ্জস্যপূর্ণ ফিচারগুলোর একটি। এটি গুগলের প্রোডাক্টগুলোর মধ্যে দ্রুত স্যুইচ করার সুবিধা দেয়। কিন্তু আপনি যদি এমন একটি প্রোডাক্ট বেশি ব্যবহার করেন যা অ্যাপ লঞ্চার ড্রপডাউন মেনুর শীর্ষ ১২ টিতে নেই? আপনি চন্দ্রক্ষণে আপনার পছন্দ অনুযায়ী আইকনগুলো ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ করে এটি ব্যক্তিগত করতে পারেন।

প্রথমে আপনার গুগল অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন। এরপর অ্যাপ লঞ্চারে ক্লিক করুন এবং মেনুর নিচে More বেছে নিন।

আপনি যে গুগল প্রোডাক্টগুলো চান সেগুলো ড্র্যাগ করে শীর্ষে ড্রপ করুন। আপনি সেগুলো আবার নিচের অংশে টেনে আনার মাধ্যমে শুধুমাত্র অতिआবশ্যক সার্ভিসগুলোই আপনার দৃষ্টিপথে রাখতে পারেন।

অঙ্কন ও কীওয়ার্ড দিয়ে স্পেশাল ক্যারেক্টার খুঁজুন

গুগল ডকস, স্লাইডস এবং ড্রইংস আপনাকে বিভিন্ন ক্যাটাগরির স্পেশাল ক্যারেক্টার এবং চিহ্ন যোগ করার অনুমতি দেয়। ড্রপডাউন ডিসপ্লে থেকে খুঁজে বের করার বদলে, কীওয়ার্ড বা ফ্রি-ফর্ম অঙ্কন বক্স ব্যবহার করুন।

Insert মেনুতে ক্লিক করুন। Special Characters সিলেক্ট করুন। স্লাইডস এবং ড্রইংসে, আপনার কারসর অবশ্যই একটি টেক্সট বক্সের ভেতরে থাকতে হবে। কীওয়ার্ড লিখুন বা মাউস দিয়ে বক্সের ভেতরে আঁকুন। আপনি সবসময় রিফ্রেশ আইকনে ক্লিক করে একটি অঙ্কন মুছে অন্যটি করতে পারেন।

সার্চ রেজাল্টে প্রিভিউ দেখা যায়। আপনার ডকুমেন্টে ব্যবহারের জন্য যেকোনো স্পেশাল ক্যারেক্টার সিলেক্ট করুন।

ভয়েস টাইপিং দিয়ে লিখুন এবং সময় বাঁচান

গুগল ড্রাইভ আপনাকে ডকুমেন্ট দ্রুত সম্পন্ন করার একটি কার্যকর পদ্ধতি দেয়—ভয়েস টাইপিং। যদিও এই ফিচারটি শুধু ক্রোমে উপলব্ধ, স্পিচ-টু-টেক্সট রিকগনিশন ভালো কাজ করে এবং ড্র্যাগন ন্যাচারালি স্পিকিং-এর মতো ফুল্লো ও ব্যয়বহুল টুল থেকে বাঁচায়।

এটি শুধু গুগল ড্রাইভ ডকুমেন্টের জন্য নয়। আপনি সহজে ভয়েস টাইপিং ব্যবহার করে জিমেইলে ডাবল-কুইক টাইমে রিপ্লাই দিতে পারেন। একটি নতুন গুগল ডকুমেন্টে ভয়েস টাইপিং দিয়ে রিপ্লাই লিখুন, তারপর টেক্সটটি কপি-পেস্ট করে ইমেইলে পেস্ট করুন।

ফিচারটি অ্যাক্সেস করতে, একটি গুগল ডক খুলুন এবং Tools > Voice typing-এ ক্লিক করুন।

একটি পপ-আপ মাইক্রোফোন বক্স দেখা যাবে। মাইক্রোফোনে ক্লিক করুন অথবা কীবোর্ডে Ctrl + Shift + S (Cmd + Shift + S ম্যাকে) চাপুন। কম শোরগুল वाले পরিবেশে সাধারণ গতিতে কথা বলুন।

এই গুগল সাপোর্ট পৃষ্ঠা আপনাকে টাইপিং করার সময় ভুল সংশোধন করার পদ্ধতি এবং পাঙ্কচুয়েশন যোগ করার ফ্রেজ ব্যবহার করার নিয়মও বলেছে।

বোনাস টিপস: আরও সহজ পদ্ধতিতে, আপনি গুগলের ওয়েব স্পিচ এপিআই ডেমন্সট্রেশন পৃষ্ঠার একটি শর্টকাট যোগ করতে পারেন। এতে Copy – Paste এবং Create Email বাটনও রয়েছে।

ভয়েস দিয়ে ডকুমেন্ট এডিট ও ফরম্যাট করুন

গুগল ড্রাইভের এই সাম্প্রতিক আপডেট এটিকে আরও শক্তিশালী করে দিয়েছে। আপনি ভয়েস দিয়ে শুধু ডকুমেন্ট লিখতে ही পারবেন না, এডিটও করতে পারবেন। একটি ডকুমেন্ট টাইপ করুন (বা ডিক্টেট করুন) এবং তারপর কীবোর্ড ছাড়াই মৌলিক এডিটিং ও ফরম্যাটিং ফাংশন সম্পাদন করুন।

"Voice commands help" বললে সাপোর্ট পৃষ্ঠা খুলে যাবে যেখানে আপনি যে সব এডিটিং ফাংশন ব্যবহার করতে পারেন তা দেখতে পাবেন।

ভুলবেন না, গুগল ৪৮+ ভাষা এবং উচ্চারণ সাপোর্ট করে যা ভয়েস টাইপিং-এ কাজ করে।

একই শেয়ারড লিংক রেখে গুগল ড্রাইভ ফাইল রিপ্লেস করুন

গুগল ড্রাইভ গুগল ডকুমেন্টের রিভিশন ম্যানেজ করার জন্য সহজ পথ দেয়। কিন্তু পিডিএফ-এর মতো নন-নেটিভ ফাইলগুলো কেমন? যদি আপনি একটি শেয়ার করা পিডিএফ, টেক্সট, ইমেজ বা ভিডিও ফাইল আপডেট করতে চান, তবে কি আবার আমন্ত্রণ লিংক পাঠাতে হবে?

সংক্ষিপ্ত উত্তর: "না।"

আপনি পুরনো ফাইলকে একটি আপডেটেড নতুন ভার্সনের সাথে রিপ্লেস করতে পারেন, আবার আমন্ত্রণ ও শেয়ারিং প্রক্রিয়া দিয়ে যাওয়া ছাড়া।

গুগল ড্রাইভে লগ ইন করুন এবং আপডেট করার জন্য ফাইলটি সিলেক্ট করুন। ফাইলটিতে রাইট-ক্লিক করুন। মেনু থেকে Manage Versions বেছে নিন এবং তারপর Upload new version বাটনে ক্লিক করে আপডেটেড ফাইল আপলোড করুন এবং ড্রাইভের পুরনো ফাইলটি রিপ্লেস করুন।

শেয়ারড URL পরিবর্তন হয় না, এবং আপনার বন্ধুরা পুরনো আমন্ত্রণ লিংক দিয়েই নতুন ফাইল অ্যাক্সেস করতে পারবে।

খুব ব্যস্ত থাকলে... স্নুজ দিন

জিমেইল প্রোডাক্টিভিটির রহস্য হলো জানা—কখন পড়বেন এবং রিপ্লাই দেবেন, আর কখন না। জিমেইলে একটি Mute বাটন রয়েছে... কিন্তু এর সাথে কোনো ইনবিল্ট "স্নুজ" ফিচার নেই। যদিও, Inbox by Gmail-এ ঠিক তা রয়েছে।

আপনি নিজের অনুশাসনে আস্থা রাখতে পারেন, অথবা ক্রোম এক্সটেনশনগুলো থেকে বেছে নিতে পারেন—যেমন Gmail Snooze বা Snooze Your Email [এখন উপলব্ধ নয়]। Boomerang এবং FollowUpThen-এর মতো ওয়েব অ্যাপগুলো প্রিমিয়াম (ফ্রি প্ল্যানসহ)।

HitMeLater একটি সহজ অপশন। একটি ইমেইল 24@hitmelater.com-এ ফরওয়ার্ড করুন এবং এটি ২৪ ঘণ্টা পর আপনাকে পুনরায় পাঠিয়ে দেবে। আপনি দিনের মধ্যে অন্যান্য ঘণ্টার সংখ্যা দিয়ে "২৪" কে পরিবর্তন করতে পারেন। বেসিক অ্যাকাউন্ট ফ্রি এবং ২৪ ঘণ্টা পর্যন্ত স্নুজ করতে দেয়।

সুন্দর HTML জিমেইল পাঠানোর সহজ পদ্ধতি

আপনি একটি HTML এডিটরে হাতের তৈরি HTML ইমেইল তৈরি করে জিমেইলে কপি-পেস্ট করতে পারেন। যখন আপনি html, head বা body ট্যাগ ব্যবহার না করেন, জিমেইল কন্টেন্ট ট্যাগগুলো নিখুতর রেন্ডার করে। আরও সহজ পদ্ধতিতে, অমিত আগারওয়ালের Send HTML Mail WYSIWYG টুল ব্যবহার করুন।

আপনি গুগল ডকসের সাথে জিমেইল ব্যবহার করে HTML ইমেইল পাঠাতে পারেন। আপনার ইমেইল মেসেজ গুগল ডকসে লিখুন এবং তারপর জিমেইলে কপি-পেস্ট করুন। গুগল ড্রাইভ দিয়ে এলিগ্যান্ট সিগনেচার তৈরি করার প্রক্রিয়ায়ও একই সিভিলিং রিলেশনশিপ কাজ করে।

গুগল ফটোজ দিয়ে যেকোনো গুগল ড্রাইভ ফটো এডিট করুন

গুগল ফটোজের সাথে অনেক কুল কাজ করা যায়। আপনার গুগল ড্রাইভের ফটোগুলো এডিট করা তার একটি। ফিল্টার বা ভিনেট যোগ করে ফটোগুলো সুন্দর করতে গুগল ফটোজ বড় উপকারী।

লক্ষ্য করুন, আপনি যদি গুগল ফটোজে ফটো এডিট করেন, পরিবর্তনগুলো গুগল ড্রাইভে দেখা যাবে না।

প্রথমে লগ ইন করুন, গুগল ফটোজ লঞ্চ করুন এবং Menu আইকনে ক্লিক করুন।

Settings > Show Google Drive photos & videos in your Photos library-এ ক্লিক করুন।

ফটো সংরক্ষণের ক্ষেত্রে গুগল ড্রাইভ এবং গুগল ফটোজের উদ্দেশ্য আলাদা। এই সম্পর্ক গুলগুলি তৈরি করতে পারে, তাই তাদের আলাদা ব্যবহার নিয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়া আপনার সব ফটো সুন্দরভাবে সংগঠিত রাখতে সাহায্য করবে।

গুগল ড্রাইভে আপলোড করা যেকোনো ফটো সহজে ডকস, শীটস এবং স্লাইডসে ইন্সার্ট করা যায়। টিমের সাথে সিঙ্ক করার সময় "Photos" ফোল্ডার ব্যবহার করুন।

গুগল ফটোজ হলো ফটো ও ভিডিও ব্যাকআপের জন্য। ফটো ও ভিডিও এডিট ও শেয়ার করুন। এ্যালবামে সংগঠিত করুন, তারিখ, স্থান বা মানুষ অনুযায়ী সার্চ করুন।

গুগল ফটোজ থেকে জিমেইলে ফটো আট্যাচ করুন

জিমেইলে এখনো আপনার গুগল ফটোজ অ্যালবাম থেকে এক-ক্লিকে ফটো আট্যাচ করার প্রক্রিয়া নেই। কিন্তু আপনি গুগল ড্রাইভকে ব্রিজ হিসেবে ব্যবহার করে এটি সেট আপ করতে পারেন। গুগল ড্রাইভের ভেতরে গুগল ফটোজ ফোল্ডার তৈরি করার ফিচারটির সুবিধা নিন।

আপনার গুগল ড্রাইভে লগ ইন করুন। উপরের ডান পাশে কগ আইকনে ক্লিক করুন তারপর Settings-এ। এরপর Create a Google Photos folder চেকবক্সে টিক দিন। Done-এ ক্লিক করুন।

আপনার সব গুগল ফটোজ গুগল ড্রাইভের গুগল ফটোজ ফোল্ডার থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য হবে।

এখন, আপনি সহজে আপনার যেকোনো গুগল ফটো ইমেইলে আট্যাচ করতে পারেন। জিমেইলে "Insert from Drive" অপশন ব্যবহার করুন, তারপর গুগল ফটোজ ফোল্ডার ব্রাউজ করুন। আপনি যে ফটোগুলো আট্যাচ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করুন।

২ মিনিটে দ্রুত সিকিউরিটি অডিট করুন

গুগল এটি টাইম করল এবং আপনিও করতে পারেন। কোম্পানি ২০১৬ সালের Safer Internet Day-এ একটি Security Checkup উদ্যোগ শুরു করল। যদিও ১১ ফেব্রুয়ারির মধ্যে ২ জিবি ফ্রি স্টোরেজ আপগ্রেডের অফার শেষ হয়েছে, আপনি এখনও আপনার গুগল ড্রাইভ সিকিউরিটি সেটিংসের একটি দ্রুত 오ভারভিউ নিতে পারেন। আমি সর্বদা সারদিন থার্ড-পার্টি অ্যাপ পারমিশনগুলো পর্যায়ক্রমে চেক করি নিরাপত্তার জন্য।

জিমেইল এবং আপনার গুগল অ্যাকাউন্ট আপনার ক্লাউড অস্তিত্বের কেন্দ্রবিন্দু হতে পারে। তাই কিছু সময় বিতর্ক করে আপনার গুগল অ্যাকাউন্টের টু-ফ্যাক্টর অথেনটিকেশন সক্রিয় করুন।

কোন টিপসগুলো আপনার কাছে উপকারী লেগেছে?

গুগল ড্রাইভ সার্চ রেজাল্ট থেকে ফাইলগুলো ফোল্ডারে ড্রপ করার একটি সহজ পদ্ধতি আপনার ওয়ার্কফ্লো গতিশীল করতে পারে। এই ছোট ছোট টিপসগুলো জানা আপনাকে গুগলের টপ কন্ট্রিবিউটর প্রোগ্রামে যোগ দিতে সাহায্য করতে পারে। নিঃসন্দেহে এতে কিছু বড় সুবিধা রয়েছে। যদিও গুগল ড্রাইভ এবং জিমেইল উভয়ই প্রাজ্ঞ প্রোডাক্ট, আমরা যা তাদের সাথে কাজ করি সেটি সম্ভবত এখনো বিকশিত হচ্ছে।

কোনো টিপস हाल meðে পেয়েছেন যা আপনাকে থামিয়ে দিয়ে তা তৎক্ষণে ট্রাই করতে বাধ্য করেছে? নিচে কমেন্টে শেয়ার করুন।