কয়েক বছর আগে, একজন সহকর্মী এবং আমি ইমেলের বিষয়ে কথোপকথন করেছি। তার ইনবক্সে হাজার হাজার ইমেল রয়েছে, এবং কেন তিনি এটি পরিষ্কার করেননি তা ব্যাখ্যা করার সাথে সাথে, তিনি একটি ভাল বিষয় তুলে ধরেন—যখন আপনি যা খুঁজছেন তা অনুসন্ধান করতে পারলে কেন সমস্ত শক্তি ইমেল সাজানোর কাজে লাগান?
ইনবক্স জিরো হল অনেক প্রোডাক্টিভিটি ওয়াঙ্কের একটি প্রিয় ধারণা:আপনি নিয়মিতভাবে আপনার ইমেল ইনবক্স পরিষ্কার করার জন্য কাজ করেন, আপনার প্রয়োজনীয় বার্তাগুলি ফাইল করেন এবং বাকিগুলি মুছে দেন। এখানে ধারণাটি ইমেলের জন্য একটি অস্থায়ী অবতরণ স্থান হিসাবে ইনবক্সে, বার্তাগুলির জন্য একটি স্থায়ী বাড়ি নয়। এটি একটি ঝরঝরে ধারণা এবং এর সুবিধা রয়েছে, তবে কিছু উপায়ে, এটিকে শামুক ডাকের দিনগুলির একটি বহনের মতো মনে হয়৷
ইমেল, অবশ্যই, ধারণাগতভাবে ভাল ol' snail মেইলের উপর ভিত্তি করে: আপনি ঠিকানাগুলিতে ইমেল পাঠান, ঠিক যেমন আপনি শারীরিক অক্ষরগুলির সাথে করেন। আপনি একটি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন, ঠিক যেমন আপনি একটি মুদ্রিত মেমো সঙ্গে পারেন. আপনার ইমেল আপনার মেলবক্সে আসে; ইনকামিং মেল আপনার ইনবক্সে যায়, যখন আউটগোয়িং মেল আপনার আউটবক্সে যায়।
আপনি যখন মেইলের মতো শারীরিক নথির সাথে ডিল করেন, তখন আপনাকে কোনও না কোনওভাবে এটি মোকাবেলা করতে হবে। আপনি এটি সাজান, আপনার যা প্রয়োজন নেই তা আপনি আবর্জনা ফেলেন, আপনি যা রাখতে হবে তা ফাইল করে দেন।
কিন্তু ইমেল বার্তাগুলি কাগজের নথি নয়:বাস্তব জগতে, কাগজের নথিগুলিকে শারীরিকভাবে পরিচালনা করা ছাড়া আপনার আর কোন বিকল্প নেই - হার্ড কপি নথিগুলির জন্য কোনও Google বা স্পটলাইট নেই৷ ডকুমেন্ট বাছাই করা এবং ফাইল করা ছাড়া আপনার কোন বিকল্প নেই, পাছে আপনি সম্পূর্ণরূপে অভিভূত হয়ে যাবেন।
15 বছর আগে আপনার হার্ড ড্রাইভে ইমেল-এবং নথিতেও একই কথা প্রযোজ্য। এক সময়ে, যখন আমি এখনও কলেজে ছিলাম, আমার কাছে নথি বাছাই করার জন্য একটি মোটামুটি বিস্তৃত সিস্টেম ছিল:আমি ফাইলগুলিকে ফোল্ডারে সংগঠিত করতাম বছর, তারপর ক্লাস অনুসারে, তারপর প্রয়োজন অনুসারে অ্যাসাইনমেন্টের মাধ্যমে। সার্চ টেকনোলজির এখনও অভাব ছিল, তাই আপনার ফাইলগুলি খুঁজে পাওয়ার সবচেয়ে সহজ উপায় ছিল।
কিন্তু 2015 সালে, আমাদের কাছে শক্তিশালী ইমেল অনুসন্ধান বৈশিষ্ট্য রয়েছে—আপনি আপনার হার্ড ড্রাইভে বা ক্লাউডে-মুহূর্তগুলিতে, শুধুমাত্র কয়েকটি কীস্ট্রোক টাইপ করে নথিগুলি খুঁজে পেতে পারেন৷ এই ধরণের তাত্ক্ষণিক অনুসন্ধান এই ধরনের কঠোর ফাইলিং কাঠামোর প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে—আমার জন্য, যাইহোক।
কেন আপনার এখনও ইনবক্স জিরো চেষ্টা করা উচিত
তবুও, আপনি হাজার হাজার বার্তায় ভরা একটি ইনবক্স খুঁজে পেতে পারেন যা একটি অপ্রতিরোধ্য, অসহনীয় জলগোল। আপনি যদি সহজেই ইমেলগুলি হারিয়ে ফেলেন—এবং আপনি যদি ইমেলগুলি ছেড়ে যেতে দেখেন তবে আপনাকে সেরাভাবে অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে উপস্থিত থাকতে হবে—ইনবক্স জিরো আপনার জন্য সঠিক পদ্ধতি হতে পারে৷ এছাড়াও, আমি দেখতে পাচ্ছি কিভাবে একটি পরিষ্কার ইনবক্স দিয়ে শুরু করলে ক্যাথার্টিক অনুভূত হতে পারে, এবং ঠিক যেমন আমার কাজ করার জন্য যুক্তিসঙ্গতভাবে পরিপাটি শারীরিক ওয়ার্কস্পেস প্রয়োজন, আমি সন্দেহ করি না যে কিছু ইমেলের জন্য ফাইলিং সিস্টেমের সাথে আরও ভাল কাজ করে।
মাঝখানে মিটিং
তারপরও, যদিও আমি প্রাপ্ত প্রতিটি ইমেল ফাইল করে দেওয়ার বিষয়টি আমি দেখতে পাচ্ছি না, আমার ইনবক্সটি সম্পূর্ণ বিনামূল্যে-সকলের জন্য নয়৷
আমার বেশিরভাগ ইমেল আমার ইনবক্সে বসে। কিন্তু এটা সব না। আমি কিছু নির্দিষ্ট বার্তার জন্য একটি পৃথক মেইলবক্স রাখি—যেমন ইমেল করা রসিদ—যা আমি আমার ব্যক্তিগত রেকর্ডের জন্য রাখতে চাই। আমি পর্যায়ক্রমে যাই এবং কোনো প্রচারমূলক ইমেল পরিষ্কার করি—টুইটার আপডেট, নিউজলেটার, বিজ্ঞাপন এবং আরও অনেক কিছু—যা আমি হয়তো উপেক্ষা করেছি। যদি আমার একটি ইমেলের উত্তর দেওয়ার প্রয়োজন হয়, আমি হয় এটিকে অপঠিত হিসাবে চিহ্নিত করে রাখি বা নিজেকে উত্তর দেওয়ার জন্য মনে করিয়ে দেওয়ার অন্য উপায়গুলি সন্ধান করি৷
তাই প্রথম নজরে বিশৃঙ্খল মনে হলেও আমার ইনবক্সে কিছু শৃঙ্খলা রয়েছে। হয়তো আপনি একই নৌকায় আছেন।
আমরা আপনার পরামর্শ চাই
আপনার ইমেইল ফাইলিং সিস্টেম দেখতে কেমন? আমরা আপনার কাছ থেকে শুনতে চাই:ম্যাকগ্যাসম ডট নেট-এ nmediati-এ একটি নোট শুট করুন এবং আমাদের বলুন যে আপনি কীভাবে আপনার ইনবক্সটি বুঝতে পারবেন। আমরা আপনার জমাও প্রকাশ করতে পারি-অবশ্যই আপনার অনুমতি নিয়ে।
