এই অ্যাপগুলির সাহায্যে Gmail কে একটি শক্তিশালী সহযোগিতার টুলে পরিণত করুন

যখন আপনার দলের সাথে সহযোগিতা করার সময় হয়, তখন প্রচুর বিস্তৃত অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা আপনাকে সহায়তা করতে পারে। যাইহোক, আজকাল আমরা অনেকেই আমাদের ইনবক্সে বাস করি। সুতরাং, আপনি যখন প্রাপ্ত ইমেলগুলিতে সহযোগিতা করতে চান, আপনি যেগুলি রচনা করছেন বা এমনকি একটি দ্রুত কথোপকথনও করতে চান, তখন এই সব আপনার Gmail অ্যাকাউন্ট থেকে করা যেতে পারে৷

ভাগ্যক্রমে, সেখানে দুর্দান্ত সরঞ্জাম এবং টিপস রয়েছে যা সাহায্য করতে পারে। আসুন আপনার Gmail সহযোগী ইনবক্সের জন্য সেরা কিছু দেখে নেওয়া যাক৷

ইমেল সহযোগিতার সরঞ্জাম যা সাহায্য করতে পারে

1. হিভার

হাইভার জিমেইল এক্সটেনশনের সাহায্যে, আপনি লেবেল ব্যবহার করে, কার্য নির্ধারণ করে, বার্তা অর্পণ করে এবং এর স্থিতি ট্র্যাক করে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে সরাসরি আপনার ব্যবসা পরিচালনা করতে পারেন।

শেয়ার করা লেবেলগুলি ব্যবহার করে, আপনি এবং আপনার দলকে দ্রুত নতুন কাজের বিষয়ে অবহিত করা যেতে পারে৷ শেয়ার করা পরিচিতিগুলি সহজে মেসেজিং, ইমেল অনুস্মারক এবং ফলো-আপের সাহায্যে স্নুজিং সাহায্যের অনুমতি দেয়, নোটগুলি কথোপকথনের জন্য অনুমতি দেয় এবং পুনরায় ব্যবহারযোগ্য টেমপ্লেটগুলি আপনার ব্যবসাকে একটি অভিন্ন চেহারা প্রদান করতে পারে৷

এছাড়াও, হাইভার একটি সংঘর্ষ সনাক্তকরণ বৈশিষ্ট্য সরবরাহ করে যাতে আপনার সংস্থার অন্য কোনও ব্যক্তি যদি একটি শেয়ার করা বার্তার উত্তর দেয় তবে আপনি তা অবিলম্বে জানতে পারবেন৷

হাইভার একটি বিনামূল্যে ট্রায়াল অফার করে যাতে আপনি বৈশিষ্ট্যগুলি পরীক্ষা করতে পারেন। ব্যবহারকারীর সংখ্যা, ইমেল, টেমপ্লেট এবং অন্যান্য আইটেমের উপর ভিত্তি করে ট্রায়ালের পরে প্রতি মাসে হাইভারের জন্য পরিকল্পনার মূল্য পরিবর্তিত হয়৷

2. মিসভ

Missive হল একটি চমৎকার ওয়েব-ভিত্তিক সহযোগিতার টুল কারণ এটি সরাসরি আপনার ইনবক্সে থ্রেডেড চ্যাটগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে। অ্যাপ্লিকেশনটিতে চ্যাটগুলিকে স্নুজ বা সংরক্ষণাগারভুক্ত করার বিকল্পও রয়েছে, সতীর্থদের সাথে ইমেল রচনা করার ক্ষমতা এবং আপনাকে একটি শক্তিশালী ইমেল অ্যাপ্লিকেশন দেয়৷

একবার আপনি Missive-এর সাথে একটি বিনামূল্যের অ্যাকাউন্টের জন্য সাইন আপ করার পরে, আপনি আপনার কোম্পানির নাম প্রবেশ করে একটি গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। লোকেদের যোগদানের জন্য আমন্ত্রণ জানান, আপনার ইমেলগুলি আমদানি করতে একটি বর্তমান Gmail অ্যাকাউন্ট সংযুক্ত করুন এবং তারপরে আপনি আপনার পথে রয়েছেন৷

সহযোগিতা অত্যন্ত সহজ. আপনি একটি নির্দিষ্ট বার্তা তাদের দৃষ্টি আকর্ষণ করার জন্য অন্য দলের সদস্য উল্লেখ করতে পারেন. তারপর, আপনি একটি পরিচিত টেক্সট ধরনের ইন্টারফেসের সাথে ইমেল সংক্রান্ত একটি কথোপকথন করতে পারেন। প্রয়োজনে আপনি আপনার দলের সদস্যদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে চ্যাট করতে পারেন, বার্তা সম্পাদনা করতে পারেন এবং ফাইল এবং ফটো সংযুক্ত করতে পারেন৷

দুর্দান্ত বৈশিষ্ট্য, সহজ সহযোগিতা এবং একটি জটিল ইন্টারফেস সহ একটি সম্পূর্ণ ইমেল অ্যাপ্লিকেশনের জন্য, Missive একটি দুর্দান্ত পছন্দ। আপনি অতিরিক্ত দলের সদস্য এবং বৈশিষ্ট্যগুলির জন্য মিসিভের অর্থপ্রদানের পরিকল্পনাগুলিও দেখতে পারেন৷

3. Todoist

Todoist সহজে সবচেয়ে জনপ্রিয় টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপগুলির মধ্যে একটি এবং Gmail সহযোগিতার সাথে এটি আরও শক্তিশালী। আপনি দ্রুত বার্তাগুলিকে কার্যগুলিতে রূপান্তর করতে পারেন, ভাগ করা প্রকল্পগুলিতে সহযোগিতা করতে পারেন এবং আপনার ইনবক্স থেকে সমস্ত করণীয় তালিকা চেক আউট করতে পারেন৷

অ্যাপ্লিকেশনটি সুবিধাজনক বিজ্ঞপ্তি, একটি ওয়ার্কফ্লো-ফিটিং লেবেল সিস্টেম, সংযুক্তি ক্ষমতা সহ মন্তব্য, আইক্যালেন্ডারের জন্য এক্সপোর্ট ফাংশন, রিয়েল-টাইম ডিভাইস সিঙ্কিং এবং রঙ-কোডেড অগ্রাধিকার স্তর সরবরাহ করে। এই সমস্ত সুবিধাজনক বৈশিষ্ট্যগুলি আপনার Gmail ইনবক্স থেকে সরাসরি সহযোগিতাকে পাইয়ের মতো সহজ করে তোলে৷

Todoist এর একটি স্ট্যান্ডআউট বৈশিষ্ট্য হল এর অ্যাক্সেসযোগ্যতা। আপনি এটি ওয়েবে, আপনার মোবাইল ডিভাইসে এবং একটি ব্রাউজার এক্সটেনশন হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন৷ বার্ষিক সাবস্ক্রিপশনের ভিত্তিতে Todoist-এর জন্য প্রিমিয়াম এবং বিজনেস ভার্সন প্ল্যান বিকল্পের সাথে অ্যাপ্লিকেশনটি বিনামূল্যে পাওয়া যায়।

4. রাখা

আপনি এবং আপনার টিম যদি Google Chrome ব্যবহারকারী হন, তাহলে Gmail সহযোগিতার জন্য চেক আউট করার জন্য Keeping নামক একটি অ্যাপ্লিকেশন এবং Chrome এক্সটেনশন। এই অ্যাপ্লিকেশনটি এমন ব্যবসার জন্য উদ্দিষ্ট যেগুলি ইমেল সমর্থন প্রদান করে এবং এতে একটি অভ্যন্তরীণ টিকিটিং সিস্টেম রয়েছে৷

কিপিং একটি সাধারণ হেল্প ডেস্ক ইমেল বক্স প্রদান করে যাতে আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টের একেবারে উপরে খোলা এবং আনঅ্যাসাইন করা, আপনাকে অ্যাসাইন করা এবং বন্ধ করা যায় এমন লেবেল থাকে। আপনি খোলা থেকে বন্ধে একটি বার্তার স্থিতি পরিবর্তন করতে পারেন, আপনার সেট আপ করা ব্যবহারকারীদের ইমেলগুলি বরাদ্দ করতে পারেন এবং প্রতিটি ব্যবহারকারীকে কতজন নিয়োগ করা হয়েছে তা দেখতে ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন৷

অ্যাপ্লিকেশনটি প্রতি বার্তা প্রতি অভ্যন্তরীণ নোটের অনুমতি দেয় যা আপনার পুরো দল দেখতে পারে, যা শুধুমাত্র সুবিধাজনক নয় কিন্তু ইমেল সমর্থন সহযোগিতার জন্য প্রয়োজনীয়।

কিপিং একটি বিনামূল্যে ট্রায়াল অফার করে যাতে আপনি এটি ব্যবহার করে দেখতে পারেন। এর পরে, আপনার প্রয়োজনীয় ব্যবহারকারীর সংখ্যা এবং শেয়ার করা মেলবক্সের উপর নির্ভর করে মূল্য নির্ধারণের সাথে কিপিং প্ল্যান উপলব্ধ রয়েছে। যেমন উল্লেখ করা হয়েছে, কিপিং শুধুমাত্র Google Chrome-এর জন্য উপলব্ধ৷

5. Google Groups

একটি Google গ্রুপ সেট আপ করা আপনাকে এবং আপনার দলকে একটি সহযোগী ইনবক্স থেকে ধারণা, বিষয় এবং ইমেলগুলিতে একত্রিত হতে সাহায্য করতে পারে৷

আপনি কেবল একটি নতুন গ্রুপ তৈরি করুন, মৌলিক অনুমতি সেটিংস সামঞ্জস্য করুন এবং আপনার দলকে আমন্ত্রণ জানান। আপনি বিষয় বরাদ্দ এবং সমাধান করতে পারেন, সহায়ক ট্যাগ পরিচালনা করতে পারেন এবং আপ টু ডেট থাকার জন্য ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন। বার্তা এবং উত্তর পোস্ট করা সহজ, কথোপকথনগুলিকে সম্পূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করা একটি ক্লিকের মাধ্যমে সম্পন্ন হয়, এবং কার্যকলাপ দেখা এবং স্ট্রীমের একটি লিঙ্ক পাওয়াও খুব সহজ৷

আপনি যদি আপনার ব্যবসার সাথে জিনিসগুলিকে জটিল রাখতে চান বা শুধুমাত্র অল্প সংখ্যক টিম সদস্য থাকেন, তাহলে Google Groups বিবেচনা করার জন্য একটি সহযোগী টুল।

আপনি সংযোগ করতে পারেন এমন আরও সরঞ্জাম

1. ট্রেলো

Trello সহযোগিতার জন্য তাদের সহজ প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল ব্যবহার করার নিজস্ব উপায় অফার করে। কিন্তু আপনি যদি একজন Google Chrome ব্যবহারকারী হন, তাহলে Gmail-to-Trello নামে একটি দরকারী এক্সটেনশন রয়েছে যা আপনাকে বোর্ডগুলিতে কার্ড যোগ করতে দেয়। একবার আপনি এটি ইনস্টল করে Gmail এ একটি ইমেল খুললে, আপনি একটি কার্ড যোগ করুন দেখতে পাবেন৷ উপরের বোতাম। বোতামটি নির্বাচন করুন এবং তারপরে পপ-আপ উইন্ডোতে বিশদ যোগ করুন। সবুজ +Trello -এ ক্লিক করুন বোতাম এবং আপনি সেট করেছেন৷

Gmail এর সাথে Trello ব্যবহার করার বিষয়ে আরও জানতে, আমাদের সহায়ক নির্দেশিকা দেখুন।

2. ড্রপবক্স

ড্রপবক্সের সাথে, গুগল ক্রোম ব্যবহারকারীদের জিমেইলের জন্য ড্রপবক্স নামে একটি এক্সটেনশনের অ্যাক্সেস রয়েছে। এই সহায়ক ড্রপবক্স টুলটি কম্পোজ ইমেল উইন্ডোর নীচে ড্রপবক্স বোতামটি প্রদর্শন করবে। শুধু সেই বোতামটি ক্লিক করুন, পপ-আপ উইন্ডোতে একটি ফাইল বা ফটো ব্রাউজ করুন বা অনুসন্ধান করুন, এবং তারপর বাছাই করুন নির্বাচন করুন . এটি আপনাকে আপনার ইনবক্স থেকে নেভিগেট না করেই আপনার প্রাপকের কাছে সেই আইটেমের একটি লিঙ্ক পাঠাবে৷

3. Google ড্রাইভ

আপনি Gmail অ্যাক্সেস করতে যে কোনো ব্রাউজার ব্যবহার করেন, Google ড্রাইভ একটি স্বয়ংক্রিয় বিকল্প। Google Chrome-এর জন্য ড্রপবক্স এক্সটেনশনের মতো, আপনি Google ড্রাইভের জন্য একটি বোতাম দেখতে পাবেন কম্পোজ ইমেল উইন্ডোর নীচে। Google ড্রাইভ ব্যবহার করে আপনি আইটেমের একটি লিঙ্ক পাঠাতে বা সরাসরি বার্তার সাথে সংযুক্ত করতে পারবেন, যা আপনাকে আপনার ইনবক্স থেকে নমনীয়তা দেয়৷

সহায়ক টিপস এবং কৌশল

Gmail ব্যবহার করে আপনার দলের সাথে সহযোগিতা করার জন্য আপনাকে সর্বদা তৃতীয় পক্ষের অ্যাপ্লিকেশন বা এক্সটেনশন ব্যবহার করতে হবে না। যদিও এই সমস্ত সরঞ্জামগুলি দরকারী এবং দুর্দান্ত বিকল্প, আপনার যদি খুব ছোট দল থাকে তবে কিছু সহজ টিপস এবং কৌশল রয়েছে যা আপনি Gmail এর মধ্যে আগে থেকেই ব্যবহার করতে পারেন৷

লেবেল সহ আইটেম বরাদ্দ করুন . আপনার ইনবক্স এবং ফোল্ডারগুলিকে সংগঠিত রাখতে Gmail আপনার জন্য সহায়ক লেবেলগুলি অফার করে, তবে এই সুবিধাজনক সরঞ্জামগুলি কার্য নির্ধারণ এবং নির্দিষ্ট বার্তাগুলিতে মনোযোগ আকর্ষণের জন্যও ব্যবহার করা যেতে পারে৷

উদাহরণস্বরূপ, আপনি দলের প্রতিটি সদস্যের জন্য রঙ-কোডেড লেবেল সেট আপ করতে পারেন। এইভাবে, আপনি এবং আপনার দল উভয়েই এক নজরে মনোযোগ দেওয়া প্রয়োজন এমন ইমেলগুলি খুঁজে পেতে পারেন।

ফিল্টারের সুবিধা নিন . Gmail শক্তিশালী ফিল্টার প্রদান করে যা বেশ কার্যকর এবং নমনীয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি Sue-এর সমস্ত ইমেলগুলিতে একটি নির্দিষ্ট লেবেল প্রয়োগ করতে পারেন এবং ফিল-এ ফরোয়ার্ড করতে পারেন৷ আরেকটি উদাহরণ হিসাবে, আপনি বিষয় লাইনে Project শব্দটি সহ সমস্ত ইমেল একটি তারকা পেতে পারেন এবং গুরুত্বপূর্ণ হিসাবে চিহ্নিত করতে পারেন৷

চ্যাট বৈশিষ্ট্য ব্যবহার করুন . Gmail-এ Google Hangouts রয়েছে যার মানে আপনার পুরো দল Gmail ব্যবহার করলে আপনাকে অন্য মেসেঞ্জার অ্যাপ্লিকেশন ডাউনলোড করতে হবে না৷

আপনি পাঠ্যের মাধ্যমে চ্যাট করতে পারেন বা সহজেই একজন ব্যক্তি বা একটি গোষ্ঠীর সাথে একটি ভিডিও বা ফোন কল শুরু করতে পারেন। দূরবর্তী দলগুলির জন্য বিশেষভাবে উপযোগী, এই বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে Gmail ত্যাগ না করেই সারা দিন সহযোগিতা করতে দেয়৷

Google Hangouts থেকে সর্বাধিক সুবিধা পেতে এই অতিরিক্ত সৃজনশীল উপায়গুলি পরীক্ষা করে দেখতে ভুলবেন না৷

অতিরিক্ত টিপস :

• আপনার বিষয় লাইন পরিষ্কার রাখুন এবং করণীয় নির্ধারণের জন্য কীওয়ার্ড এবং ধারাবাহিকতা ব্যবহার করুন।
• গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিতে অনুলিপি করে আপনার দলকে লুপে রাখুন৷
• ব্যবহার করার জন্য কীওয়ার্ড এবং সাবজেক্ট লাইনের গঠন সম্পর্কে সবাইকে আপ-টু-ডেট রাখুন।

আপনার Gmail সহযোগী ইনবক্স

সহযোগিতা অনেক সফল ব্যবসার চাবিকাঠি। তাই এই ধরনের ইমেল সহযোগিতা টুল সহ Gmail এর মতো সাধারণ অ্যাপ্লিকেশনগুলি ব্যবহার করা আপনার কোম্পানিকে দীর্ঘমেয়াদে সাহায্য করতে পারে৷

আরও জানতে, Gmail-এ আমাদের পাওয়ার ব্যবহারকারীর নির্দেশিকা দেখুন৷