এই অ্যাপস দিয়ে জিমেইলকে একটি শক্তিশালী সহযোগিতা টুলে রূপান্তর করুন

যখন আপনার টিমের সাথে সহযোগিতা করার সময় আসে, প্রচুর ব্যাপক অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে যা আপনাকে সাহায্য করতে পারে। যাইহোক, আজকাল আমরা অনেকেই আমাদের ইনবক্সে ही বসবাস করি। তাই, যখন আপনি প্রাপ্ত ইমেইলগুলোর ওপর, যেগুলো রচনা করছেন, অথবা একটি দ্রুত কথোপকথন ধারণ করতে চান, সেটি সব আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে সরাসরি করা যায়।

خوشকিস্মتی से, সাহায্য করার জন্য চমৎকার টুলস ও টিপস রয়েছে। আপনার জিমেইল সহযোগী ইনবক্সের জন্য সেরা কিছু টুলের দিকে নজর দেই।

সাহায্য করতে পারে ইমেইল সহযোগিতা টুলস

১. Hiver

Hiver জিমেইল এক্সটেনশন দিয়ে, আপনি আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্ট থেকে লেবেল ব্যবহার করে, টাস্ক অ্যাসাইন করে, মেসেজ ডেলিগেট করে, এবং সবকিছুর স্ট্যাটাস ট্র্যাক করে আপনার বിസনেস পরিচালনা করতে পারেন।

শেয়ারড লেবেল ব্যবহার করে, আপনি এবং আপনার টিম নতুন টাস্ক দ্রুত জানতে পারেন। শেয়ারড কন্ট্যাক্টস মেসেজিং সহজ করে দেয়, ইমেইল রিমাইন্ডার এবং স্নুজ ফলো-আপে সাহায্য করে, নোটগুলো কথোপকথন সক্ষম করে, এবং রিয়ুজেবল টেমপ্লেট আপনার বিজনেসকে یکই রূপ দেয়।

অতিরিক্তভাবে, Hiver একটি কলিশন ডিটেকশন ফিচার দেয় যাতে আপনার প্রতিষ্ঠানের অন্য কেউ একটি শেয়ারড মেসেজে উত্তর দিচ্ছে কিনা তা আপনি tức খানে জানতে পারেন।

Hiver একটি ফ্রি ট্রায়াল অফার করে যাতে আপনি ফিচারগুলো চেক আউট করতে পারেন। ট্রায়ালের পর Hiver-এর প্ল্যান প্রাইসিং প্রতি ماهে ভিন্ন হয়, ইউজার সংখ্যা, ইমেইল, টেমপ্লেট, এবং অন্যান্য আইটেমের ভিত্তিতে।

২. Missive

Missive একটি চমৎকার ওয়েব-ভিত্তিক সহযোগিতা টুল কারণ এটি আপনার ইনবক্সের ভেতরেই থ্রেডেড চ্যাট অন্তর্ভুক্ত করে। অ্যাপ্লিকেশনটিতে চ্যাট স্নুজ বা আর্কাইভ করার অপশন, টিমমেটদের সাথে ইমেইল রচনা করার ক্ষমতা, এবং একটি শক্তিশালী ইমেইল অ্যাপ্লিকেশন রয়েছে।

Missive-এ ফ্রি অ্যাকাউন্টের জন্য সাইন আপ করলে, আপনি আপনার কোম্পানির নাম দিয়ে সহজে একটি গ্রুপ তৈরি করতে পারেন। লোকদের আমন্ত্রণ জানান, একটি বর্তমান জিমেইল অ্যাকাউন্ট কানেক্ট করুন আপনার ইমেইল ইম্পোর্ট করতে, এবং আপনি যात्रा শুরু।

সহযোগিতা অত্যন্ত সহজ। অন্য একটি টিম মেম্বারকে मेंশন করুন যাতে কোনো নির্দিষ্ট মেসেজে তার Aufmerksamkeit আকৃষ্ট হয়। তারপর, আপনি একটি পরিচিত টেক্সট টাইপ ইন্টারফেসে ইমেইল সম্পর্কে কথোপকথন করতে পারেন। আপনি আপনার টিম মেম্বারদের সাথে প্রাইভেটলি চ্যাট করতে পারেন, মেসেজ এডিট করতে পারেন, এবং ফাইল ও ছবি আটাচ করতে পারেন।

বহুত đầy ফিচার সহ একটি সম্পূর্ণ ইমেইল অ্যাপ্লিকেশন, সহজ সহযোগিতা, এবং একটি জটিলতা-মুক্ত ইন্টারফেসের জন্য Missive একটি চমৎকার পছন্দ। আপনি Missive-এর পেইড প্ল্যানও দেখতে পারেন অতিরিক্ত টিম মেম্বার এবং ফিচার জন্য।

৩. Todoist

Todoist সহজে সবচেয়ে জনপ্রিয় টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপের একটি এবং জিমেইল সহযোগিতার সাথে এটি আরও শক্তিশালী। আপনি দ্রুত মেসেজকে টাস্কে রূপান্তর করতে পারেন, শেয়ারড প্রজেক্টে সহযোগিতা করতে পারেন, এবং আপনার ইনবক্স থেকে টু-ডু লিস্ট চেক আউট করতে পারেন।

অ্যাপ্লিকেশনটি সুবিধাজনক নোটিফিকেশন, ওয়ার্কফ্লো-ফিটিং লেবেল সিস্টেম, আটাচমেন্ট ক্ষমতা সহ কমেন্ট, আইক্যালেন্ডারের জন্য এক্সপোর্ট ফাংশন, রিয়েল-টাইম ডিভাইস সিঙ্কিং, এবং কালার-কোডেড প্রায়োরিটি লেভেল প্রদান করে। এই সব সুবিধাজনক ফিচার আপনার জিমেইল ইনবক্স থেকে সরাসরি সহযোগিতা করতে দিয়ে দেয় যেন পাই খাওয়ার মতো সহজ।

Todoist-এর একটি আউটস্ট্যান্ডিং ফিচার হলো এর অ্যাক্সেসিবিলিটি। আপনি এটি ওয়েবে, আপনার মোবাইল ডিভাইসে, এবং একটি ব্রাউজার এক্সটেনশন হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। অ্যাপ্লিকেশনটি ফ্রি উপলব্ধ, প্রিমিয়াম এবং বিজনেস ভার্সন প্ল্যান অপশন Todoist-এর জন্য ইয়ারলি সাবস্ক্রিপশন ভিত্তিতে।

৪. Keeping

আপনি এবং আপনার টিম যদি গুগল ক্রোম ব্যবহারকারী হন, তবে Keeping নামে একটি অ্যাপ্লিকেশন এবং ক্রোম এক্সটেনশন আছে যা জিমেইল সহযোগিতার জন্য চেক আউট করার লায়ক। এই অ্যাপ্লিকেশনটি ইমেইল সাপোর্ট প্রদানকারী বিজনেসের জন্য উদ্দেশ্য করা এবং এতে একটি ইন্টারন্যাল টিকেটিং সিস্টেম রয়েছে।

Keeping একটি জেনারেল হেল্প ডেস্ক ইমেইল বক্স সরবরাহ করে ওপেন এবং আনঅ্যাসাইনড, আপনার জন্য অ্যাসাইনড, এবং ক্লোজড সর্টেবল লেবেল আপনার জিমেইল অ্যাকাউন্টের শীর্ষে। আপনি মেসেজ স্ট্যাটাস ওপেন থেকে ক্লোজড পরিবর্তন করতে পারেন, সেট আপ করা ইউজারদের ইমেইল অ্যাসাইন করতে পারেন, এবং ফিল্টার ব্যবহার করে দেখতে পারেন প্রতিটি ইউজারকে কতগুলো অ্যাসাইন করা হয়েছে।

অ্যাপ্লিকেশনটি প্রতি মেসেজে ইন্টারন্যাল নোটস অনুমতি দেয় যা আপনার পুরো টিম দেখতে পায়, যা শুধু সুবিধাজনক নয়, ইমেইল সাপোর্ট সহযোগিতার জন্য আবশ্যক।

Keeping একটি ফ্রি ট্রায়াল অফার করে যাতে আপনি এটা ট্রাই আউট করতে পারেন। তারপর, Keeping প্ল্যান উপলব্ধ যাদের প্রাইসিং ইউজার সংখ্যা এবং শেয়ারড মেইলবক্সের সংখ্যায় নির্ভর করে। যেমন বলা হয়েছে, Keeping শুধু গুগল ক্রোমের জন্য উপলব্ধ।

৫. গুগল গ্রুপস

একটি গুগল গ্রুপ সেট আপ করলে আপনি এবং আপনার টিম আইডিয়া, টপিক, এবং একটি সহযোগী ইনবক্স থেকে ইমেইল একসাথে করতে পারেন।

আপনি সহজে একটি নতুন গ্রুপ তৈরি করুন, বেসিক পারমিশন সেটিংস অ্যাডজাস্ট করুন, এবং আপনার টিমকে আমন্ত্রণ জানান। আপনি টপিক অ্যাসাইন ও রেজলভ করতে পারেন, হেল্পফুল ট্যাগ ম্যানেজ করতে পারেন, এবং আপডেট থাকতে ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন। মেসেজ ও রিপ্লাই পোস্ট করা সহজ, কথোপকথন কমপ্লিট হিসেবে চিহ্নিত করা এক ক্লিকে, এবং এক্টিভিটি ভিউ করা এবং স্ট্রিমের লিংক পাওয়াও খুব সহজ।

আপনি যদি আপনার বিজনেস বা ছোট টিমের জন্য জিনিসগুলো সিম্পল রাখতে চান, তবে গুগল গ্রুপস একটি সহযোগিতা টুল হিসেবে বিবেচনা করার লায়ক।

আরও টুলস যেগুলো আপনি কানেক্ট করতে পারেন

১. Trello

Trello তাদের হ্যান্ডি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুল সহযোগিতার জন্য নিজস্ব উপায় অফার করে। কিন্তু আপনি যদি গুগল ক্রোম ব্যবহারকারী হন, তবে Gmail-to-Trello নামে একটি উপযোগী এক্সটেনশন রয়েছে যা আপনাকে বোর্ডে কার্ড যোগ করতে দেয়। একবার ইনস্টল করলে এবং জিমেইলে একটি ইমেইল খুললে, আপনি শীর্ষে একটি Add Card বাটন দেখবেন। বাটনটি সিলেক্ট করুন এবং পপ-আপ উইন্ডোতে ডিটেইল যোগ করুন। সবুজ +Trello বাটন ক্লিক করুন এবং আপনি সেট।

Trello জিমেইলের সাথে ব্যবহার সম্পর্কে আরও জানতে, আমাদের হেল্পফুল গাইড দেখুন।

২. Dropbox

Dropbox-এ, গুগল ক্রোম ব্যবহারকারীদের Dropbox for Gmail নামে একটি এক্সটেনশন অ্যাক্সেস রয়েছে। এই হেল্পফুল Dropbox টুল কমপোজ ইমেইল উইন্ডোর নিচে Dropbox বাটন দেখাবে। সেটি ক্লিক করুন, পপ-আপ উইন্ডোতে ফাইল বা ছবি ব্রাউজ বা সার্চ করুন, এবং তারপর Choose সিলেক্ট করুন। এটি আপনার রিসিপিয়েন্টকে সেই আইটেমের লিংক পাঠাবে আপনাকে ইনবক্স থেকে বের হওয়া ছাড়া।

৩. গুগল ড্রাইভ

জিমেইল অ্যাক্সেস করতে আপনি যেকোনো ব্রাউজার ব্যবহার করুন, গুগল ড্রাইভ একটি অটোম্যাটিক অপশন। Dropbox এক্সটেনশনের মতো, আপনাকে কমপোজ ইমেইল উইন্ডোর নিচে Google Drive বাটন দেখতে হবে। গুগল ড্রাইভ ব্যবহার করে আপনি আইটেমের লিংক পাঠাতে পারেন বা সরাসরি মেসেজে আটাচ করতে পারেন, আপনাকে ইনবক্স থেকে লচிலতা দিয়ে।

সাহায্যকারী টিপস এবং ট্রিকস

জিমেইল দিয়ে আপনার টিমের সাথে সহযোগিতা করা সবসময় থার্ড-পার্টি অ্যাপ্লিকেশন বা এক্সটেনশন ব্যবহার করতেই হয় না। যদিও এই সব টুলস উপযোগী এবং চমৎকার অপশন, যদি আপনার একটি খুব ছোট টিম থাকে, তবে জিমেইলে ইতিমধ্যে বিদ্যমান কিছু সিম্পল টিপস এবং ট্রিকস আছে যা আপনি ব্যবহার করতে পারেন।

লেবেল দিয়ে আইটেম অ্যাসাইন করুন। জিমেইল আপনার ইনবক্স এবং ফোল্ডার সংগঠিত রাখতে হেল্পফুল লেবেল দেয়, কিন্তু এই হ্যান্ডি টুলস টাস্ক অ্যাসাইন করতে এবং নির্দিষ্ট মেসেজের প্রতি দৃষ্টি আকৃষ্ট করতেও ব্যবহার করা যায়।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি টিমের প্রতিটি মেম্বারের জন্য কালার-কোডেড লেবেল সেট আপ করতে পারেন। সেইভাবে, আপনি এবং আপনার টিম উভয়ই এক নজরে বুঝতে পারবেন কোন ইমেইলগুলো অহম।

ফিল্টার নিতে সুবিধা নিন। জিমেইল পাওয়ারফুল ফিল্টার সরবরাহ করে যা খুব উপযোগী এবং লচিল। উদাহরণস্বরূপ, আপনি সুরvés সকল ইমেইল একটি নির্দিষ্ট লেবেল পেয়ে ফিলকে ফরওয়ার্ড করতে পারেন। আরেক উদাহরণ, সাবজেক্ট লাইনে "Project" শব্দ থাকলে সকল ইমেইল স্টার পেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হিসেবে চিহ্নিত হয়।

চ্যাট ফিচার ব্যবহার করুন। জিমেইলে গুগল হ্যাঙ্গআউটস বিল্ট-ইন রয়েছে যার মানে আপনার পুরো টিম যদি জিমেইল ব্যবহার করে, তবে আপনাকে অন্য কোনো মেসেঞ্জার অ্যাপ্লিকেশন ডাউনলোড করতে হবে না।

আপনি টেক্সট দিয়ে চ্যাট করতে পারেন বা একটি ব্যক্তি বা গ্রুপের সাথে ভিডিও বা ফোন কল শুরু করতে পারেন সহজে। রিমোট টিমের জন্য বিশেষভাবে উপযোগী, এই ফিচার আপনাকে জিমেইল ছাড়া ছাড়া দিন भर সহযোগিতা করতে দেয়।

গুগল হ্যাঙ্গআউটস থেকে আরও творাত্মকভাবে সুবিধা নেওয়ার জন্য এই অতিরিক্ত টিপস চেক আউট করুন।

অতিরিক্ত টিপস:

• সাবজেক্ট লাইন স্পষ্ট রাখুন এবং টু-ডু অ্যাসাইন করার জন্য কীওয়ার্ড এবং কনসিস্টেন্সি ব্যবহার করুন।
• গুরুত্বপূর্ণ মেসেজে আপনার টিমকে সিসি করুন যাতে তারা লুপে থাকে।
• কীওয়ার্ড ব্যবহার এবং সাবজেক্ট লাইন স্ট্রাকচার সম্পর্কে সবাইকে আপডেট রাখুন।

আপনার জিমেইল সহযোগী ইনবক্স

সহযোগিতা অনেক সফল বিজনেসের চাবি। তাই এই ইমেইল সহযোগিতা টুলসের মতো সিম্পল অ্যাপ্লিকেশন জিমেইলের সাথে ব্যবহার করে আপনি দীর্ঘমেয়াদে আপনার কোম্পানিকে সাহায্য করতে পারেন।

আরও জানতে, আমাদের জিমেইল পাওয়ার ইউজার গাইড দেখুন।