এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন: দ্রুত গাইড

মেইল মার্জ মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এর একটি অত্যাধুনিক ফিচার। মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এর এই ফিচার এবং একটি এক্সেল ডেটাশিট ব্যবহার করে আমরা চাইলে যতক্ষণ কপি ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারি। এই আর্টিকেলে আপনাকে এক্সেল মেইল মার্জ-এ ডেট ফরম্যাট পরিবর্তনের ধাপে ধাপে পদ্ধতি দেখানো হবে। আপনি যদি প্রক্রিয়াটি জানতে কৌতূহলী হন, তবে আমাদের প্র্যাক্টিস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করে আমাদের সাথে বने रहুন।

এই আর্টিকেল পড়ার সময় অনুশীলনের জন্য এই প্র্যাক্টিস ওয়ার্কবুকগুলো ডাউনলোড করুন।

এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তনের ধাপে ধাপে পদ্ধতি

এই কন্টেন্টটি এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তনের ধাপে ধাপে পদ্ধতি প্রদর্শন করবে। আমরা আমাদের কর্মীদের একটি প্রোমোশন চিঠি পাঠাতে যাচ্ছি। প্রক্রিয়াটি নিচে ধাপে ধাপে uitgeşitভাবে ব্যাখ্যা করা হয়েছে।

ধাপ ১: ডেটাসেট তৈরি করুন

এই কাজের শুরুতে, আমাদের আমাদের প্রত্যাশিত প্রয়োজনীয়তা অনুযায়ী একটি এক্সেল ডেটাশিট তৈরি করতে হবে। যেহেতু আমরা আমাদের কর্মীদের একটি প্রোমোশন চিঠি পাঠাতে চাই, আমাদের ডেটাসেটে শুধু তাদের নাম এবং প্রক্রিয়া সম্পর্কিত কিছু প্রয়োজনীয় তারিখ রয়েছে।

• প্রথমে, কর্মীদের নাম এবং আপনার প্রতিষ্ঠানে তাদের যোগদানের তারিখ কলাম B এবং C-এ ইনপুট করুন।

• আমরা যোগদানের চার মাস পর কর্মীদের প্রোমোশন দেব। তাই, সেল E3-এ নিচের ফর্মুলা লিখে তাদের নতুন পদের যোগদানের তারিখ বের করুন।

=C3+120

• এখন, Enter চাপুন।

• প্রোমোশন চিঠিটি যোগদানের তারিখের কমপক্ষে এক সপ্তাহ আগে ইস্যু করতে হবে। এই তারিখগুলো পেতে, সেল D3-এ নিচের ফর্মুলা লিখুন।

=E3-7

• আবার Enter চাপুন।

• অবশেষে, সেল রেঞ্জ D3:E3 সিলেক্ট করুন।
• তারপর, Fill Handle আইকনে ডাবল-ক্লিক করে ফর্মুলাটি সার ১২ নং সারি পর্যন্ত কপি করুন।
• ফাইলটি আপনার পছন্দের লোকেশনে Save করুন।
• আমাদের প্রয়োজনীয় এক্সেল স্প্রেডশিট প্রস্তুত।

অতএব, আমরা বলতে পারি যে এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তনের প্রথম ধাপটি আমরা সম্পন্ন করেছি।

ধাপ ২: মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এ টেমপ্লেট ডিজাইন করুন

এই ধাপে, আমরা আমাদের প্রোমোশন চিঠি-এর টেমপ্লেট ডিজাইন করব যা আমরা কর্মীদের পাঠাব।

• প্রথমে, আপনার ডিভাইসে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড লঞ্চ করুন।
• তারপর, নিচের ছবিতে দেখানো অনুযায়ী চিঠিটি লিখুন।
• এখন, যে স্ট্রিংগুলো এক্সেল স্প্রেডশিটের ডেটা দ্বারা প্রতিস্থাপিত হবে সেগুলোকে Bold এবং Uppercase ফরম্যাট দিন। এটি সেগুলো সহজে ট্রেস করতে সাহায্য করবে।

শেষে, আমরা বলতে পারি যে এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তনের দ্বিতীয় ধাপটি আমরা সম্পন্ন করেছি।

আরও পড়ুন: ওয়ার্ড ছাড়া এক্সেলে মেইল মার্জ (২ উপযুক্ত উপায়)

ধাপ ৩: উভয় ফাইলের মধ্যে সম্পর্ক স্থাপন করুন

এখন, আমরা ওয়ার্ড ফাইল এবং এক্সেল ফাইলের মধ্যে সম্পর্ক স্থাপন করব। সংযোগটি ওয়ার্ড ফাইল থেকে সেট করা হবে।

• প্রথমে, মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এ Mailing ট্যাবে ক্লিক করুন।
• এখন, Start Mail Merge গ্রুপ থেকে Select Recipients-এর ড্রপ-ডাউন অ্যারো > Use an Existing List অপশনটি সিলেক্ট করুন।

• ফলস্বরূপ, Select Data Source নামের একটি ছোট উইন্ডো আসবে।
• তারপর, এক্সেল শিটটি যেখানে সংরক্ষণ করেছেন সেখানে যান। আমাদের কেসে, আমরা ফাইলটি Desktop-এ সংরক্ষণ করেছিলাম।
• उसके बाद, ফাইলটি সিলেক্ট করে Open ক্লিক করুন।

• আপনার সামনে Select Table নামের একটি অন্য ছোট ডায়ালগ বক্স আসবে।
• ছোট বক্স First row of data contains column headers চেক করে সেটি উইন্ডোতে OK ক্লিক করুন।

• আপনি দেখবেন Mailing ট্যাবে কিছু নতুন কমান্ড উপলব্ধ হয়ে গেছে।
• এখন, Name স্ট্রিংটি সিলেক্ট করুন, এবং Mailing ট্যাবে, Write & Insert Fields গ্রুপ থেকে Insert Merge Field-এর ড্রপ-ডাউন অ্যারো-এ ক্লিক করুন।
• ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Name ফিল্ডটি বেছে নিন।

• আপনি দেখবেন আগের টেক্সটটি গিয়ে গেছে, এবং ফিল্ডটি ভিন্ন ফরম্যাটে ইনসার্ট হয়েছে।

• সদৃশভাবে, বাকি তিনটি ডেট ফিল্ড-ও চিঠিতে ইনসার্ট করুন।

• অবশেষে, Mailing ট্যাবে, Preview Results গ্রুপ থেকে Preview Results অপশনে ক্লিক করে সব ফিল্ড সঠিকভাবে ইনসার্ট হয়েছে কিনা চেক করুন।

• আপনি প্রতিটি কর্মীর জন্য চিঠিটি দেখতে পারবেন।

অंत में, আমরা বলতে পারি যে এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তনের তৃতীয় ধাপটি আমরা সফলভাবে সম্পন্ন করেছি।

আরও পড়ুন: এক্সেল ফাইলকে মেলিং লেবেলে মার্জ করা (সহজ ধাপ সহ)

ধাপ ৪: ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন করুন

আপনি চিঠিটি দেখলে পাবেন সব ডেট একই ফরম্যাটে দেখাচ্ছে। এখানে আমরা দেখাব কিভাবে তাদের ফরম্যাট পরিবর্তন করতে হয়। আমরা যোগদানের তারিখ এবং নতুন পদের যোগদানের তারিখ ফিল্ডের সাথে সপ্তাহের দিনের নাম যোগ করব। পাশাপাশি, আমরা মাসের নম্বর-এর বদলে মাসের নাম দেখাতে চাই।

• প্রথমে, ফিল্ডের নামের ওপর রাইট-ক্লিক করে Edit Field অপশনটি সিলেক্ট করুন।

• ফলস্বরূপ, Field নামের একটি ডায়ালগ বক্স আসবে।
• এখন, Categories অপশন All-কে Date and Time-এ পরিবর্তন করুন।
• আপনি Field Properties অপশনে সব ধরনের উপলব্ধ ডেট ফরম্যাট দেখতে পাবেন।
• তারপর, যেকোনো একটি ফরম্যাটে ক্লিক করুন, এবং আপনি Date formats টেক্সটের নিচে খালি বক্সে ডেট ফরম্যাটটি দেখতে পাবেন।
• उसके बाद, Field Codes অপশনটি সিলেক্ট করুন।

• আপনি ফিল্ড কোডটি দেখতে পাবেন।
• তারপর, নিচের ছবিতে দেখানো অনুযায়ী কোডের সেই অংশগুলো সিলেক্ট করে 'Ctrl+C' চাপে কপি করুন।
• শেষে, বক্সটি বন্ধ করতে Cancel ক্লিক করুন।

• সদৃশভাবে, ফিল্ড «Joining_Date»-এ রাইট-ক্লিক করে কনটেক্সট মেনু থেকে Toggle Field Codes অপশনটি সিলেক্ট করুন।

• उस ফিল্ডের কোডটি প্রদর্শিত হবে।
• এখন, 'Ctrl+V' চাপে ফিল্ডের নামের পর ব্র্যাকেটের ভিতরে নিচের কোডগুলো পেস্ট করুন।

\@"dddd, MMMM d, yyyy"

• আবার আপনার মাউসে রাইট-ক্লিক করে Toggle Field Codes অপশনটি সিলেক্ট করে ফিল্ডের নামটি ফিরিয়ে আনুন।
• একই ফরম্যাট কোড এবং একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করে Joining Date at New Position ফিল্ডের ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন করুন।
• उसके बाद, Promotion Letter Issue Date-এর ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন করতে, সংশ্লিষ্ট ফিল্ডের ব্র্যাকেটের ভিতরে নিচের কোড লিখুন।

\@ "MMMM d, yyyy"

• Toggle Field Codes অপশন ব্যবহার করে ফিল্ডের নামের ফিরে যান।
• অবশেষে, Preview Results গ্রুপ থেকে Preview Results অপশনে ক্লিক করুন।
• আপনি দেখবেন আমাদের ডেট ফরম্যাট পূর্বের ধাপগুলো থেকে পরিবর্তন হয়ে গেছে।

অবশেষে, আমরা বলতে পারি যে আমাদের কোডটি সফলভাবে কাজ করেছে, এবং আমরা এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন করতে পেরেছি।

💬 আপনার জানা দরকার

Field ডায়ালগ বক্স থেকে যেকোনো ফিল্ড ফরম্যাট কোড ইনসার্ট করতে OK বাটনে ক্লিক করবেন না। OK বাটনটি সেই পজিশনে মানটি স্থায়ীভাবে ইনসার্ট করবে। ফলস্বরূপ, ডেটটি বাকি ডেটাসেটের জন্য একই থাকবে।

উপসংহার

এই আর্টিকেলটির এখানেই সমাপ্তি। আশা করি এই আর্টিকেলটি আপনার জন্য সাহায্যকর হবে এবং আপনি এক্সেল মেইল মার্জে ডেট ফরম্যাট পরিবর্তন করতে পারবেন। আপনার যদি আরও কোনো প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকে, তবে নিচে কমেন্ট সেকশনে আমাদের সাথে শেয়ার করুন।

আমাদের ওয়েবসাইট ExcelDemy চেক করা ভুলবেন না এক্সেল-সম্পর্কিত বিভিন্ন সমস্যা এবং সমাধানের জন্য। নতুন পদ্ধতি শিখতে থাকুন এবং বৃদ্ধি পেতে থাকুন!

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেল থেকে মেইল মার্জ ডকুমেন্ট পপুলেট করার ম্যাক্রো
• এক্সেল থেকে আউटलুক-এ অ্যাটাচমেন্ট সহ মেইল মার্জ (২ উদাহরণ)
• এক্সেল থেকে ওয়ার্ড কনভার্টে মেইল মার্জ (২ সহজ পদ্ধতি)
• এক্সেল থেকে ওয়ার্ড-এ ছবি মেইল মার্জ করা (২ সহজ উপায়)
• এক্সেল থেকে আউटलুক-এ মেইল মার্জ (সহজ ধাপ সহ)