এই আর্টিকেলে আমরা শিখব কিভাবে Data Validation Excel-এ Color-সহ ব্যবহার করতে হয়। Data Validation এক্সেলে একটি উপাদান যা ব্যবহারকারী একটি সেলে কী ইনপুট দিতে পারবে সেটি নিয়ন্ত্রণ করে। এছাড়া এটি ব্যবহারকারীকে ইনভ্যালিড ইনফরমেশন দাওয়ার চেষ্টা করলে এরর মেসেজ দেখাতে পারে। Color Data Validation-এর সাথে ব্যবহার করলে আমাদের কাজ সহজ ও নির্ভুল হয়।
এখানে আমাদের একটি ডেটাসেট আছে যেটিতে Serial No, Candidate's Name, Acquired Number, DoB & Candidate's Code রয়েছে। আমরা আমাদের ডেটাসেটের ভিন্ন Columns ব্যবহার করে Excel-এ Color-সহ Data Validation ব্যবহারের ভিন্ন পদ্ধতিগুলো দেখাব।
এক্সেলে কালারসহ ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহারের ৪টি পদ্ধতি
পদ্ধতি ১. হোল নাম্বার কRITEERIYA ব্যবহার করে কালারসহ ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করুন
এই পদ্ধতিতে, আমি দেখাব কিভাবে Data Validation ফিচার Whole Number কRITEERIYA সিলেক্ট করে Color-সহ ব্যবহার করতে হয়। প্রথমে আমি দেখাব Whole Numbers-সহ Data Validation কিভাবে Use করতে হয় তারপর Conditional Formatting প্রয়োগ করে Color কিভাবে Use করতে হয়।
ধাপসমূহ:
মান লিজিয়ে আমাদের একটি জব রিক্রুটমেন্ট এক্সামের ডেটাসেট আছে যেটিতে Serial No, Candidate's Name & Acquired Number Column রয়েছে। Acquired Number Column খালি যা আমরা এখন Data Validation প্রয়োগ করে Fill Up করব। এখানে আমরা কন্ডিশন রাখব যে শুধু ৪০ & ১০০ এর মাঝপথের নাম্বার ইনপুট হিসেবে দেওয়া যাবে।
- প্রথমে, আমরা সেই Column সিলেক্ট করব যেখানে Data Validation প্রয়োগ করব। এখানে আমি Acquired Number Column সিলেক্ট করেছি।
- তারপর Data Validation প্রয়োগ করতে Data tab >> Data Tools >> Data Validation. ফলো করুন।
- ডিফল্টভাবে Settings Tab খুলবে। তারপর Allow box-এ ক্লিক করুন & Whole number সিলেক্ট করুন।
- उसके बाद, Data box-এ ক্লিক করুন & আপনি অনেক অপশন দেখবেন। আপনি যেকোনো অপশন সিলেক্ট করতে পারেন & আমাদের কRITEERIYA পূরণের জন্য আমরা Between অপশন সিলেক্ট করব ৪০ & ১০০-এর মাঝপথের ডেটা ভ্যালিডেট করার জন্য।
- Between সিলেক্ট করার পর Minimum বক্সে ৪০ টাইপ করুন বা যা আমরা মিনিমাম ভ্যালু চাই & তারপর Maximum-এ ১০০ টাইপ করুন।
- তারপর OK চাপুন।
- এখন Acquired Number Column Fill Up করুন।
- এখানে লক্ষ্য করুন যে যদি আপনি ৪০-এর চেয়ে কম বা ১০০-এর চেয়ে বেশি নাম্বার দিতে চান, Excel আপনাকে একটি এরর মেসেজ দেখাবে।
- নিচের ছবিতে যখন আমরা সেল 3D-এ ৩৪ ইনসার্ট করার চেষ্টা করলাম, এটা একটি এরর মেসেজ ডিসপ্লে করল। এইভাবে আপনাকে আমাদের কRITEERIYA পূরণ না করার নম্বর ইনপুট দিতে বাধা দিচ্ছে।
- এখন Acquired Number কলাম Fill up করুন।
ধাপসমূহ:
মান লিজিয়ে এখন আপনি আপনার Data Validation Column-এ Colors দেখাতে চান। আপনি চান ৪০-৫৯ নম্বর রেঞ্জের জন্য Yellow Color & ৬০-১০০ নম্বর রেঞ্জের জন্য Green Color। আমরা Conditional Formatting ফিচার ব্যবহার করে এটি এক্সিকিউট করব।
- প্রথমে, সে column সিলেক্ট করুন যেখানে আপনি Colors প্রয়োগ করতে চান। এখানে আমরা Acquired Number সিলেক্ট করেছি।
- তারপর Home tab >> Conditional Formatting >> New Rule ফলো করুন।
- New Rules-এ ক্লিক করার পর আপনি প্রয়োগের জন্য অনেক অপশন পাবেন & যেটি আপনার সবচেয়ে উপযুক্ত সেটি সিলেক্ট করুন।
- এখানে আমরা Format only cells that contain সিলেক্ট করেছি।
- তারপর Edit the rule description part-এ যান।
- By default প্রথম বক্স হবে Cell Value আপনি আপনার দরকার অনুযায়ী এটা চেঞ্জ করতে পারেন।
- তারপর আমরা between সিলেক্ট করেছি & সেক 거기서 ৪০ এবং ৫৯ টাইপ করলাম আপনার লিমিটিং ভ্যালু হিসেবে।
- এরপর Format ক্লিক করুন।
- এখন Cells কে Color দিয়ে Fill করার জন্য Fill >> ( Choose desired Color ) >> OK সিলেক্ট করুন।
- এখন ২য় ডায়লগ বক্স চলে যাবে। প্রথম ডায়লগ বক্স-এ আবার Ok চাপুন।
- এখন আমরা দেখব Acquired Number কলামের যেসব Cells-এর ভ্যালু ৪০ & ৫৯-এর মাঝপথে সেসব Yellow Colored হবে।
- এই প্রসেস ৬০-১০০ রেঞ্জের জন্য ফলো করি আমি Green-এ Colored করলাম।
- এখন আমরা সহজে Colors-এ তাকিয়ে নম্বর রেঞ্জের মধ্যে পার্থক্য করতে পারি।
Whole number অপশনের পরিবর্তে Decimal অপশনে একই প্রসেস ফলো করা যাবে।
আরও পড়ুন: Apply Custom Data Validation for Multiple Criteria in Excel (4 Examples)
পদ্ধতি ২. ডেটা ভ্যালিডেশন দিয়ে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করে কালার করুন
এই পদ্ধতিতে, আমি দেখাব কিভাবে Data Validation ব্যবহার করে Drop-Down তৈরি করতে হয় তারপর সেটি Color করতে হয়।
ধাপসমূহ:
মান লিজিয়ে আগের মতো একটি ডেটাসেট আছে অতিরিক্ত Grade কলমসহ যেখানে আমরা ক্যান্ডিডেটের Grade ইনপুট দিব তাদের Number range-এর উপর ভিত্তি করে। Grade-Number table বা আমাদের Drop-Down-এর Source ডেটাসেটের পাশে দেওয়া আছে।
- প্রথমে, Grade Column সিলেক্ট করুন Dataset Validation প্রয়োগের জন্য।
- এখন আমরা আগের ধাপগুলো ফলো করব Data Validation Dialog box খুলতে তারপর Validation Criteria থেকে List সিলেক্ট করব Drop-Down তৈরি করতে।
- তারপর Source ক্লিক করুন সোর্স অ্যাড করতে।
- এখন আমরা মাউস দিয়ে আমাদের Source সিলেক্ট করব।
- এখানে আমাদের Source হচ্ছে ডেটাসেটের পাশের Number-Grade Table-এর Grade Column Values।
- তারপর Source button-এ ক্লিক করুন।
- এখন Data Validation Dialogue box-এ OK চাপুন।
- এখন আমরা Grade Column-এর প্রতিটি Cell-এ একটি Drop Down মেনু দেখব।
- অতএব, আমরা Drop Down মেনু সিলেক্ট করব & প্রতিটি Cell-এর জন্য একটি Grade সিলেক্ট করব।
- শেষে, আমাদের Grade column পেয়েছি।
ধাপসমূহ:
মান লিজিয়ে এখন আমরা ভিন্ন Grades-এর জন্য ভিন্ন Colors চাই। Conditional Formatting ফিচার ব্যবহার করে আমরা এটি করতে পারি।
- আগের ধাপগুলো ফলো করুন Conditional Formatting Dialogue Box খুলতে।
- এখন Specific Text >> Containing সিলেক্ট করুন & তারপর Source button-এ ক্লিক করুন।
- এখন এক এক করে Source-এ ক্লিক করুন।
- প্রথমে, আমরা Grade A+-এর জন্য Green Color চাই।
- তাই আমরা শুধু A+ Cell সিলেক্ট করব তারপর Source button-এ ক্লিক করব।
- তারপর আমরা Format-এ ক্লিক করব।
- তারপর Fill >> ( Choose desired Color ) >> OK সিলেক্ট করুন।
- এখন আবার প্রথম ডায়লগ বক্স-এ OK চাপুন।
- এখন Grade Column-এ A+ থাকা সেলগুলোতে Green Color থাকবে।
- প্রতিটি Grade-এর জন্য একই প্রসেস ফলো করলে আমাদের ভিন্ন Colors-সহ একটি কম্প्लीট ডেটাসেট পাওয়া যাবে।
আরও পড়ুন: Create Data Validation Drop-Down List with Multiple Selection in Excel
সদৃশ পঠন:
- Excel Data Validation Alphanumeric Only (Using Custom Formula)
- Excel Data Validation Based on Another Cell Value
- How to Make a Data Validation List from Table in Excel (3 Methods)
- Default Value in Data Validation List with Excel VBA (Macro and UserForm)
পদ্ধতি ৩. ডেটা ভ্যালিডেশন ডেট সিলেক্ট করে কালার ব্যবহার
এই পদ্ধতিতে, আমি দেখাব কিভাবে Data Validation of Date-সহ Color ব্যবহার করতে হয়।
ধাপসমূহ:
মান লিজিয়ে আমাদের একটি ডেটাসেট আছে Serial No, Candidate's Name & DoB Column সহ। এখন আমরা Dob-এর উপর ভিত্তি করে ক্যান্ডিডেট সর্ট আউট করতে চাই & শুধু 01-01-1997 & 01-01-2003 এর মাঝপথে জন্ম যারা তাদের জন্য যোগ্য। এখানে আমরা Data Validation Date-সহ প্রয়োগ করব।
- প্রথমে, Dob Column সিলেক্ট করুন যেখানে আমরা Data Validation প্রয়োগ করতে চাই।
- তারপর Data Validation dialogue box খুলুন আগের প্রসেস ফলো করে।
- তারপর Date >> between >> Start date >> End date >> OK ফলো করুন।
- এখন আমাদের DoB Column ভ্যালিড ডেটসহ পাওয়া যাবে।
ধাপসমূহ:
- মান লিজিয়ে আমরা Dob Column দুটি ভিন্ন ক্যাটাগরিতে কালার করতে চাই। 01-01-1997 & 31-12-1999 এর মাঝপথে জন্ম যারা তাদের Orange মার্ক করব & 01-01-2000 & 01-01-2003 এর মাঝপথে জন্ম যারা তাদের Green মার্ক করব।
- আমাদের DoB Column সিলেক্ট করতে হবে।
- তারপর New Formatting Rule dialogue box খুলুন আগের মেথড(anchor) ফলো করে।
- তারপর Cell Value >> between >> 01-01-1997 >> 31-12-1999 >> Format ফলো করুন।
- এখন আমি পদ্ধতি ১-এ উল্লেখিত এই প্রসেস ফলো করি Color সিলেক্ট করতে & ফলাফল নিচে।
- সব Date রেঞ্জের জন্য একই প্রসেস ফলো করে ডিজায়ারড আউটপুট পাওয়া যাবে।
Time-এর Data Validation-এর জন্যও একই প্রসেস প্রয়োগ করা যাবে।
আরও পড়ুন: Data Validation Drop Down List with VBA in Excel (7 Applications)
পদ্ধতি ৪. টেক্সট লেংথ সিলেক্ট করে ডেটা ভ্যালিডেশন কালারসহ ব্যবহার
এখানে, আমি দেখাব কিভাবে Data Validation Text Length-এর সাথে Color ব্যবহার করতে হয়।
ধাপসমূহ:
মান লিজিয়ে আমাদের একটি ডেটাসেট আছে Candidate's Code Column F-এ। যেহেতু তাদের কোনো ডায়রেক্ট লিটারেল মানে নেই তাই Code সঠিক টাইপ করা কঠিন & লোকজন প্রায়শো ভুল করে। এটি মিনিমাইজ করার জন্য আমরা Data Validation-সহ কোডের লেংথ স্ট্রিক্ট করব & এটি আমাদের Code-এ একস্ট্রা ক্যারেক্টার টাইপ করা থেকে বাধা দেবে।
- প্রথমে আমি Candidate's Code সিলেক্ট করেছি।
- এখন Data Validation Dialouge box খুলে Text Length >> equal to >> 4 ( Desired character length ) >> OK ফলো করুন।
- এখন যদি আমরা যেকোনো এরর করি যেমন ভুলবশত একস্ট্রা ক্যারেক্টার যোগ করা বা একটি সরিয়ে ফেলা, এটি আমাদের একটি ওয়ার্নিং মেসেজ দেখাবে।
ধাপসমূহ:
এখন আমরা Cells কালার করতে চাই Blue যেগুলোতে 'A' আছে & Green যেগুলোতে 'B' আছে কোডে।
- এটি করার জন্য প্রথম আবার Candidate's Code কলাম সিলেক্ট করুন।
- পদ্ধতি ৩-এ দেখানো প্রসেস ফলো করে, Specific Value বেছে নিয়ে তারপর containing A & B রেসপেক্টিভলি করলে ডিজায়ারড আউটপুট পাওয়া যাবে।
সম্পর্কিত কন্টেন্ট: Excel Data Validation Drop Down List with Filter (2 Examples)
প্র্যাকটিস ওয়ার্কশিট
এখানে আমরা আপনাদের জন্য একটি প্র্যাকটিস ওয়ার্কশিট দিয়েছি। চেষ্টা করুন।
উপসংহার
উপরের আর্টিকেলে আমরা শিখেছি কিভাবে Excel-এ Color-সহ Data Validation ব্যবহার করতে হয়। এটি ব্যবহার করলে আমাদের কাজ সহজ হয় & কাজ করার সময় এরর মিনিমাইজ হয়। আশা করি আপনি এই আর্টিকেল পড়তে উপভোগ করেছেন। আপনার কোনো সন্দেহ থাকলে কমেন্টে জানান।
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- How to Use Data Validation List from Another Sheet (6 Methods)
- Excel VBA to Create Data Validation List from Array
- How to Use Named Range for Data Validation List with VBA in Excel
- Use Custom VLOOKUP Formula in Excel Data Validation
- [Fixed] Data Validation Not Working for Copy Paste in Excel (with Solution)
