এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন মাস্টার করুন: অন্য শিট থেকে লিস্ট ব্যবহার করার ৬ প্রমাণিত পদ্ধতি

আমরা Data Validation প্রয়োগ করে ডেটা ইনপুট সীমাবদ্ধ করতে পারি। এই আর্টিকেলে, আমরা আপনাকে ৬টি উদাহরণ দেখাব কীভাবে Data Validation list অন্য শিট- থেকে এক্সেল-এ প্রয়োগ করতে হয়। আমরা আমাদের ডেটাসেটের একটি স্ন্যাপশট দেখতে পাচ্ছি। বর্তমানে, আমাদের ডেটাসেটে Product এবং Category কলাম আছে। এই ডেটাসেট আমাদের ধাপে ধাপে গাইডে সময়-सমय পরিবর্তিত হবে।

অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট ব্যবহারের ৬ উপায়

১. অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন

আমাদের এই ডেটাসেটে ২টি কলাম আছে। একটি কাস্টমার কর্তৃক কেনা Product অন্য শিট- থেকে Data Validation list ব্যবহার করে ইনসার্ট করা হবে। চলুন ধাপগুলোতে যাক।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, “dropdown” শিট- থেকে cell রেঞ্জ B5:B11 নির্বাচন করুন।
• তারপর Data ট্যাব >>> Data Validation।

এরপর, Data Validation dialog box দেখাবে।

• তারপর, Allow drop-down মেনু থেকে List নির্বাচন করুন।

নোট: Ignore blank এবং In-cell dropdown ডিফল্টভাবে চেকড থাকা উচিত। যদি না থাকে, তবে সেগুলোর বगलে টিক মার্ক দিন।

• এরপর, Source box-এ ক্লিক করুন।
• তারপর, “source” শিট নির্বাচন করুন।

• এরপর, cell রেঞ্জ B5:B11 নির্বাচন করুন। এটি আমাদের validation list।
• শেষে, OK চাপুন।

আমরা একটি অ্যারো আইকন দেখতে পাচ্ছি।

• उस অ্যারো আইকনে ক্লিক করুন।

আমরা অন্য শিট- থেকে আমাদের Data Validation list দেখতে পাচ্ছি।

• এরপর, list- থেকে যেকোনো একটি বেছে নিন।

ভ্যালুটি আমাদের ডেটাসেটে ইনসার্ট হবে।

এখানে, আমরা এক্সেলে অন্য শিট- থেকে Data Validation list ব্যবহার করে আমাদের ডেটাসেট পূরণ করেছি।

আরও পড়ুন: এক্সেলে টেবিল থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরি করা (৩ পদ্ধতি)

২. অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট ব্যবহার করে ডেট রেঞ্জ প্রয়োগ করুন

এখন আমাদের ডেটাসেটে প্রোডাক্টের জন্য একটি খালি stock date column আছে। আমরা এটিকে Data Validation list ব্যবহার করে পূরণ করব। এইবার, আমরা Date between অপশনটি ব্যবহার করব।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, আমরা cell রেঞ্জ C5:C11 নির্বাচন করব।
• দ্বিতীয়, Data Validation dialog box খুলব।
• তৃতীয়, এই সেটিংসগুলো বেছে নিন:
  • Allow: Date।
  • Data: between।

• তারপর “source” শিট- থেকে cell রেফারেন্স বেছে নিন।
  • Start date: “source” শিট- থেকে B14 cell।
  • End date: “source” শিট- থেকে B15 cell।

কখনো কখনো, আমাদের ডেটায় অ্যাবসোলিউট সেল রেফারেন্স ব্যবহার করতে হয়। এটি নিশ্চিত করবে আমাদের ডেটা অন্য সেল-এ যাওয়ার সময় পরিবর্তিত হয় না।

• শেষে, OK চাপুন।

এখন, আমরা যদি আমাদের ডিফাইন করা কেরিয়ার বাইরে কিছু ইনপুট দেই, তবে আমরা একটি error message পাব। এই মেসেজটি মডিফাই করা যায়।

আমরা Data Validation dialog box- থেকে Error Alert ট্যাবে যেওয়ায় এই মেসেজটি পরিবর্তন করতে পারি।

• প্রথমে, Title:-এ কিছু টাইপ করুন। এটি অপশনাল।
• দ্বিতীয়, Error message:-এ টাইপ করে মেসেজটি কাস্টোমাইজ করুন।
• শেষে, OK চাপুন।

আমরা দেখতে পাচ্ছি আমাদের কাস্টোম এরর মেসেজ নিখুঁতভাবে কাজ করছে।

আমরা বাকি ফিল্ডগুলোতে ম্যানুয়ালি ডেট টাইপ করতে পারি। যদি আমরা ডেট রেঞ্জের বাইরে কিছু টাইপ করি তবে একটি warning message দেখাবে। এইভাবে আমরা Data Validation list ব্যবহার করে আমাদের সেলগুলো সীমাবদ্ধ করতে পারি।

আরও পড়ুন: VBA-তে নেমড রেঞ্জ ব্যবহার করে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরি করা

৩. অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট ব্যবহার করে টাইম লিমিট ফিক্স করুন

এই উদাহরণে, আমরা Data Validation list ব্যবহার করে সেলগুলোতে আমাদের টাইম ইনপুট লিমিট করব। মঅরोmero, সেই list অন্য একটি শিট-এ আছে। আমাদের লক্ষ্য Stock Time column-এ আমাদের কেরিয়ার মধ্যে টাইম ইনপুট করা।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, cell রেঞ্জ D5:D11 নির্বাচন করুন।
• দ্বিতীয়, Data Validation dialog box খুলুন।
• তৃতীয়, এই অপশনগুলো বেছে নিন:
  • Allow: Time।
  • Data: between।
  • Start time: “source” শিট- থেকে cell F14।
  • End time: “source” শিট- থেকে cell F15।
• শেষে, OK চাপুন।

এখন, আমরা Stock Time কলামকে সকাল 8 AM থেকে বিকেল 5 PM-এর মধ্যে টাইম দিয়ে পূরণ করতে পারি।

সম্পর্কিত বিষয়: এক্সেলে একাধিক সিলেকশনসহ ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা

সাদৃশ্য পাঠ্য:

• এক্সেলে অটোকমপ্লিট ডেটা ভ্যালিডেশন ড্রপ-ডাউন লিস্ট (২ পদ্ধতি)
• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন অন্য সেল ভ্যালুর ভিত্তিতে
• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন অ্যালফানিউমেরিক অনলি (কাস্টম ফর্মুলা ব্যবহার করে)
• এক্সেলে একাধিক কেরিয়ার জন্য কাস্টম ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করা (৪ উদাহরণ)

৪. অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট ব্যবহার করে বড় সংখ্যা পান

এই উদাহরণে, আমরা আমাদের ডেটাসেটে আরও একটি কলাম যোগ করেছি। আমরা Data Validation list প্রয়োগ করতে whole number-এর জন্য greater than কেরিয়া ব্যবহার করব।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, cell রেঞ্জ E5:E11 নির্বাচন করুন।
• দ্বিতীয়, Data ট্যাব থেকে, Data Validation dialog box খুলুন।

আপনি একটি একই warning message পেতে পারেন। NO ক্লিক করুন।

• তারপর, dialog box- থেকে এগুলো বেছে নিন:
  • Allow: Whole number।
  • Data: greater than।
  • Minimum: “source” শিট- থেকে cell F7।
• শেষে, OK চাপুন।

এরপর, আমরা Amount Sold column-এ ০-এর চেয়ে বড় ভ্যালু দিতে পারি। এই Data Validation list ব্যবহার করে, আমরা ভুল ভ্যালু টাইপ করার থেকে বাঁচতে পারি।

সম্পর্কিত বিষয়: এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট থেকে ব্ল্যাঙ্ক সরানো (৫ পদ্ধতি)

৫. অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট ব্যবহার করে টেক্সট দৈর্ঘ্য সীমাবদ্ধ করুন

এই উদাহরণের জন্য আমাদের একটি নতুন ডেটাসেট আছে। আমরা একটি Product সেলের সাথে যুক্ত Salesperson ইনপুট করব। আমরা শুধু সংক্ষিপ্ত নাম ইনপুট করব। তাই, আমাদের সেসব সেল-এ রাখা যেতে পারে এমন ক্যারেক্টার সংখ্যা সীমাবদ্ধ করতে হবে।

ধাপসমূহ:

• প্রথমে, cell রেঞ্জ C5:C11 নির্বাচন করুন।
• দ্বিতীয়, Data ট্যাব থেকে Data Validation dialog box খুলুন।
• তৃতীয়, এই অপশনগুলো বেছে নিন:
  • Allow: Text length।
  • Data: between।
  • Minimum: cell B40 “source” শিট- থেকে।
  • Maximum: cell B41 “source” শিট- থেকে।
• শেষে, OK চাপুন।

এভাবে, আমরা আমাদের Data Validation list ব্যবহার করে বাকি সেলগুলো পূরণ করতে পারি।

আরও পড়ুন: এক সেলে একাধিক ডেটা ভ্যালিডেশন প্রয়োগ করা এক্সেলে (৩ উদাহরণ)

৬. অন্য শিট থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট ব্যবহার করে ডিপেনডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করুন

এখানে, আমরা Data Validation list ব্যবহার করে একটি ডিপেনডেন্ট Drop Down menu তৈরি করব। আমরা এখানে INDIRECT ফাংশন এবং Named cell রেঞ্জ ব্যবহার করব।

ধাপসমূহ:

প্রথমে, আমরা একটি Named Range তৈরি করব।

• প্রথমে, cell রেঞ্জ B29:C33 নির্বাচন করুন।
• দ্বিতীয়, Formulas ট্যাব >>> Create from Selection।

• একটি dialog box見える হবে।
• তারপর, Top row নির্বাচন করুন।
• শেষে, OK চাপুন।

ডান উপরের কোণে একটি Name Box আছে। আমরা সেখানে ক্লিক করে আমাদের Named Range দেখতে পারি।

• ক্লিক করলে, আমরা আমাদের দুইটি Named Ranges দেখতে পাব: Beverages এবং Snacks।

• এখন, cell B4 নির্বাচন করুন।
• তারপর, Data- থেকে Data Validation dialog box খুলুন।
• এরপর, এই সেটিংস বেছে নিন:
  • Allow: List।
  • Source: cell রেঞ্জ B29:C29 নির্বাচন করুন।
• শেষে, OK চাপুন।

এখন, আমরা দেখতে পাচ্ছি, B5 cell দুইটি ক্যাটাগরি দেখাচ্ছে। এখন, পরবর্তী ধাপ হলো C5 cell-এ একটি ডিপেনডেন্ট লিস্ট बनানো।

• প্রথমে, cell রেঞ্জ C5:C11 নির্বাচন করুন।
• দ্বিতীয়, Data ট্যাব থেকে Data Validation dialog box খুলুন।
• তৃতীয়, এই ভ্যালুগুলো সেট করুন:
  • Allow: List।
  • Source: নিচের ফর্মুলাটি সেখানে টাইপ করুন।

• শেষে, OK চাপুন।

আমরা দেখতে পাচ্ছি যে, cell C5-এ, Snacks category-র প্রোডাক্টগুলো দেখাচ্ছে।

আরও, যদি আমরা cell B5-কে Beverages-এ পরিবর্তন করি, তবে cell C5-ও পরিবর্তন হবে।

উপসংহারে, আমরা বাকি সেলগুলো-এর জন্যও এটি করতে পারি এবং সেগুলোকে ডিপেনডেন্ট ভ্যালু দিয়ে পূরণ করতে পারি।

আরও পড়ুন: রঙসহ এক্সেলে ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করা (৪ উপায়)

অনুশীলন বিভাগ

আমরা আমাদের Excel ফাইলে প্রতিটি সেকশনের জন্য একটি প্র্যাকটিস ডেটাসেট প্রদান করেছি। আপনি সেগুলো ট্রাই করে এই ৬ টেকনিক মাস্টার করতে পারেন।

উপসংহার

আমাদের আর্টিকেলটি আপনাকে ৬টি উদাহরণ দেখিয়েছে কীভাবে Data Validation list অন্য একটি sheet- থেকে ব্যবহার করতে হয়। আপনি যদি কোনো সমস্যায় পড়েন, তবে নিচে কমেন্ট করুন স্পষ্টিকরণের জন্য। পড়ার জন্য ধন্যবাদ, এক্সেল করুন!

সম্পর্কিত আর্টিকেলসমূহ

• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশন ফর্মুলায় IF স্টেটমেন্ট ব্যবহার করা (৬ উপায়)
• এক্সেল VBA-তে অ্যারে থেকে ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্ট তৈরি করা
• এক্সেল ডেটা ভ্যালিডেশনে কাস্টম VLOOKUP ফর্মুলা ব্যবহার করা
• [সামরিক] কপি-পেস্টের জন্য ডেটা ভ্যালিডেশন কাজ না করলে এক্সেলে (সমাধানসহ)
• এক্সেল VBA-তে ডিফল্ট ভ্যালু ডেটা ভ্যালিডেশন লিস্টে (ম্যাক্রো এবং ইউজারফর্ম)