ড্রপ-ডাউন লিস্ট এক্সেলের একটি শক্তিশালী ফিচার যার কাজনি নেই। কিন্তু কখনও কখনও আমরা এমন সমস্যায় পড়ি যা ড্রপ-ডাউন লিস্টের সাথে কাজ করতে বাধা দেয়। এই আর্টিকেলে আমি ৮টি গুরুত্বপূর্ণ সমস্যা নির্দেশ করব যেগুলোর কারণে এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করতে পারে এবং তাদের সমাধানও দেখাব।
এক্সেল ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করার সমস্যাগুলো ও তাদের সমাধান
নিচের ডেটাসেটটি দেখুন যেখানে অর্ডার আইডি, মার্কিন রাজ্যের নাম এবং বিক্রয়ের তথ্য দেওয়া আছে।
মূল আলোচনার আগে আপনার মতে জানতে চাই।
এক্সেলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরির প্রক্রিয়া জানেন? না জানলে চিন্তা নেই। শুধু How to Create a Drop Down List আর্টিকেলটি দেখুন।
যাই হোক, আমি "Items" এর জন্য একটি ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করেছি।
এখন আমরা ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করার কারণগুলো ও তাদের সমাধান নিয়ে আলোচনা করব।
১. ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখা যাচ্ছে না
অনেক কারণে ড্রপ-ডাউন লিস্ট অদৃশ্য হয়ে যেতে পারে। কিন্তু ড্রপ-ডাউন লিস্ট দৃশ্যমান করা অত্যন্ত জরুরি।
১.১. অবজেক্টগুলো লুকানো থাকলে
নিচের চিত্রটি দেখুন, ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখা যাচ্ছে না। আপনি কি কারণটা অনুমান করতে পারেন?
কারণ জানতে File ট্যাবে ক্লিক করুন > Option।
তারপর Excel Options ডায়লগ বক্স খুলবে, সেখানে Advanced অপশনে যান।
আপনি দেখবেন Nothing (hide objects) অপশনটি চেক করা থাকলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখা যাবে না।
সুতরাং আপনাকে এই অপশনটি আনচেক করে All অপশনটি সিলেক্ট করতে হবে।
শেষে আপনি দেখবেন "Items" এর ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখা যাচ্ছে।
১.২. ড্রপ-ডাউন অপশন চেক না থাকলে
পূর্বের সমস্যার মতোই ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখাচ্ছে না, কিন্তু কারণটি ভিন্ন।
এখানে In-cell dropdown এর আগে वाला বক্সটি আনচেক করা আছে। তাই তীরের চিহ্নটি দেখা যাচ্ছে না।
সমাধান: In-cell dropdown অপশনের আগে वाला বক্সটি চেক করুন। তাহলে আউটপুট দেখা যাবে।
১.৩. সেল হাইলাইট করা
সত্যি বলতে, ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা আপনার সময় বাঁচায় এবং সেলকে ডাইনামিক করে তোলে। কিন্তু এই টুলের কিছু ডিফল্ট সীমাবদ্ধতা রয়েছে।
উদাহরণস্বরূপ, যদি ড্রপ-ডাউন তীর থেকে কার্সর সরিয়ে নেন, তাহলে তীরের চিহ্নটি অদৃশ্য হয়ে যাবে—যদিও "Items"-এ ড্রপ-ডাউন লিস্ট আছে।
এই সমস্যা সমাধানের জন্য Combo Box ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট হাইলাইট করা যায়।
ধাপগুলো:
⏩ Developer ট্যাব > Insert রিবন > Combo Box (Form Control) সিলেক্ট করুন।
⏩ নিচের মতো একটি বক্স আঁকুন।
⏩ বক্সের ওপর রাইট-ক্লিক করে Format Control অপশন বেছে নিন।
⏩ ইনপুট রেঞ্জ $C$5:$C$13 এবং সেল লিংক H5 হিসেবে সেট করুন।
⏩ অবশেষে OK চাপুন।
এখন ড্রপ-ডাউন তীরে ক্লিক করলে লিস্টটি দেখা যাবে।
১.৪. ওয়ার্কবুক করপ্ট থাকলে
ওয়ার্কবুক করপ্ট থাকলেও ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখাওয়া বন্ধ হতে পারে।
সমাধান: ফাইলটি সিলেক্ট করে Open অপশনের ওপর রাইট-ক্লিক করুন এবং Open and Repair বেছে নিন।
আরও পড়ুন: How to Edit Drop-Down List in Excel
২. ড্রপ-ডাউন লিস্টে ফাঁকা সেল দেখা যাচ্ছে
কখনও কখনও ড্রপ-ডাউন তীরে ক্লিক করলে ফাঁকা সেল দেখা যায়।
Data ট্যাব > Data Tools রিবন থেকে Data Validation খুললে ソার্স দেখতে পাবেন।
এখানে সোর্স $B$5$:B$19। মানে সোর্সে ফাঁকা সেল রয়েছে, এটিই মূল কারণ।
ফাঁকা সেলগুলো সরিয়ে সোর্স ঠিক করুন।
ফলস্বরূপ ফাঁকা সেল ছাড়া আউটপুট পাবেন।
৩. নতুন এন্ট্রি যুক্ত হলে অটো-আপডেট না হওয়া
এখন আমরা অটো-আপডেট সমস্যাগুলো নিয়ে কথা বলব যার জন্য ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ করতে পারে না।
"Items" লিস্টে নতুন এন্ট্রি "RAM" যোগ করা হলেও সেটি ড্রপ-ডাউন লিস্টে পাওয়া যাচ্ছে না।
প্রতিবার ডেটা ভ্যালিডেশন এর সোর্স ঠিক করা সময়সাপেক্ষ।
সমাধান: OFFSET ফাংশন ব্যবহার করে ডাইনামিক রেঞ্জ তৈরি করুন।
Source অপশনে নিচের ফর্মুলা দিন:
=OFFSET($B$5,0,0,COUNTA(B:B)-1)এখানে B5 হলো "Items" এর শুরুর সেল এবং B:B হলো "Items" লিস্টের কলাম।
এখন নতুন এন্ট্রি "RAM" অটোমেটিক্যালি ড্রপ-ডাউন লিস্টে যোগ হবে।
আরও পড়ুন: Auto Update Drop Down List in Excel
৪. সঠিক এন্ট্রি দিলেও এরর দেখাচ্ছে
নিচের উদাহরণে একটি ডিলিমিটেড লিস্ট আছে যেখানে ড্রপ-ডাউন লিস্টে তিন ধরনের ভ্যালু রয়েছে।
যদি আপনি "No"-র পরিবর্তে "no" লিখেন, ডিফল্টভাবে এরর মেসেজ দেখাবে।
এই মেসেজ বলে যে প্রবেশ করানো ভ্যালু ডিলিমিটেড লিস্টের সাথে মেলে না।
বাস্তবে, ড্রপ-ডাউন লিস্টের ডিলিমিটেড লিস্ট কেস-সেনসিটিভ।
সমাধান: ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে সঠিক বড়/ছোট হাতের অক্ষর সহ ভ্যালু দিন।
৫. ভুল এন্ট্রি দিলেও এরর দেখাচ্ছে না
সঠিক এন্ট্রির বিপরীতে, কখনও ভুল এন্ট্রিও ড্রপ-ডাউন লিস্টে গ্রহণ করা হয়।
নিচের পরিস্থিতিতে "Smart Phone" নামে একটি আইটেম এন্ট্রি হিসেবে গ্রহণ করা হয়েছে, যদিও সেটি "Items" ড্রপ-ডাউন লিস্টে নেই এবং কোনো এরর মেসেজও দেখাচ্ছে না।
কারণ: "Items" লিস্টের নিচের দিকে একটি ফাঁকা সেল রয়েছে যা ভুল এন্ট্রি অনুমতি দিচ্ছে।
সমাধান: Data Validation ডায়লগ বক্সে Ignore blank অপশনের আগে वाला বক্স আনচেক করে OK চাপুন।
এখন "Smart Phone" লিখলে ভুল এন্ট্রি গ্রহণ করবে না এবং ডিফল্ট এরর মেসেজ দেখাবে।
৬. ড্রপ-ডাউন লিস্টের চিহ্ন সম্পর্কিত সমস্যা
এটি একটি মাইনর সমস্যা, বড় ডেটাসেটে ড্রপ-ডাউন তীর দ্রুত চেনায় এটি কাজে লাগে।
Wingdings 3 ফন্ট থেকে সিম্বল ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন লিস্টের ডান পাশে চিহ্ন যোগ করা যায়।
তাহলে ড্রপ-ডাউন তীরটি সহজে চেনা যাবে।
৭. স্পেস থাকলে ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করা
এখন একটি গুরুত্বপূর্ণ সমস্যা দেখাবো যেখানে স্পেসের কারণে ডিপেন্ডেন্ট ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ করে না।
নিচে একটি Dependent Drop Down list দেখানো হলো যেখানে মহাদেশ বেছে নিলে দেশের নাম ড্রপ-ডাউন লিস্টে আসে।
"Asia" বেছে নিলে দেশের নাম লিস্ট দেখা যায়।
কিন্তু "North America" বেছে নিলে কোনো দেশের নাম দেখা যায় না।
কারণ: ড্রপ-ডাউন লিস্ট শব্দের মাঝপথের স্পেস উপেক্ষা করতে পারে না।
সমাধান: নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন।
=INDIRECT(SUBSTITUTE(B13," ","_"))এখানে B13 সেলে "North America" আছে। SUBSTITUTE ফাংশন স্পেসকে আন্ডারস্কোর (_) দিয়ে রিপ্লেস করে, তারপর INDIRECT ফাংশন সেল রেফারেন্স রিটার্ন করে।
এখন মহাদেশের দেশের নামের ড্রপ-ডাউন লিস্ট দেখা যাবে।
আরও পড়ুন: How to Create Dynamic Dependent Drop Down List in Excel
৮. কপি-পেস্ট করার পর ড্রপ-ডাউন লিস্ট কাজ না করা
পুরনো এক্সেল ভার্সনে সোর্স ফরম্যাটিং রক্ষা করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট কপি-পেস্ট করা যেত না।
নতুন ভার্সনে সিম্পল CTRL+C (কপি) এবং CTRL+V (পেস্ট) দিয়ে হয়।
পুরনো ভার্সন ব্যবহার করছেন হলে পেস্ট করার সময় Paste Special অপশন ব্যবহার করুন।
Validation অপশনের আগে वाला বক্স চেক করে OK চাপুন।
এভাবে পুরনো এক্সেল ভার্সনেও ড্রপ-ডাউন লিস্টসহ ডেটা কপি হয়ে যাবে।
মনে রাখবেন
i. এক্সেল ফাইল .xlsx ফরম্যাটে সেভ করুন যাতে আপডেটেড ভার্সনে খোলার সময় ড্রপ-ডাউন লিস্ট বাঁচি থাকে।
ii. ড্রপ-ডাউন লিস্ট কোথায় তৈরি করা হয়েছে সেটি মনে রাখার চেষ্টা করুন। মনে রাখা কঠিন হলে কম্বো বক্স বা সিম্বল দিয়ে সেল হাইলাইট করুন।
উপসংহার
এই সমস্যাগুলো ড্রপ-ডাউন লিস্টের সাথে কাজ করার সময় আপনাকে ত্রস্ত করতে পারে। আমি সমস্যা সহ সমাধানও আলোচনা করেছি। আশা করি আপনাদের উপকারী হবে। কোনো প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকলে কমেন্টে জানান।
আরও পড়ুন
- How to Make a Drop-Down List Based on Formula in Excel (4 Ways)
- Link a Cell Value with a Drop Down List in Excel (5 Ways)
- Conditional Drop Down List in Excel (Create, Sort and Use)
- How to Create Drop Down List with Filter in Excel (7 Methods)
