এক্সেল টিউটোরিয়াল: খালি সেল হাইলাইট করার ৪টি প্রমাণিত কৌশল

এক্সেলের সাথে কাজ করার সময় আমরা প্রায়শই দেখি কিছু সেলে কোনো ডেটা নেই বা সেগুলো খালি থাকে। কখনও কখনও সেলগুলোর মধ্যে লুকানো অবজেক্টও থাকতে পারে। এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে খালি সেলগুলোকে হাইলাইট করার পদ্ধতি নিয়ে আলোচনা করব।

এক্সেলে খালি সেল হাইলাইট করার ৪টি পদ্ধতি

এখানে আমরা খালি সেল হাইলাইট করার ৪টি ভিন্ন পদ্ধতি প্রয়োগ করেছি। ডেটাসেট হিসেবে আমরা বিভিন্ন শ্রেণিতে পড়া ছাত্র-ছাত্রীদের নাম ব্যবহার করেছি।

১. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে খালি সেল হাইলাইট করা

খালি সেল হাইলাইট করার জন্য কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করা যেতে পারে বিভিন্নভাবে।

১.১ একটি রেঞ্জের সব খালি সেল হাইলাইট করা

কাস্টমাইজড ফিল কালারের মাধ্যমে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ব্যবহার করে খালি সেল হাইলাইট করা যায়।

ধাপ ১:

• প্রথমে সেটি রেঞ্জটি সিলেক্ট করুন যেখানে খালি সেলগুলো খুঁজে বের করে হাইলাইট করতে চান।
• আপনি উপরের বাম কোণার সেল সিলেক্ট করে Ctrl+Shift+End চাপা দিয়ে পুরো রেঞ্জটি সিলেক্ট করতে পারেন।

ধাপ ২:

• Home ট্যাবে যান।
• Conditional Formatting অপশনটি বেছে নিন।
• Highlight Cells Rules থেকে More Rules সিলেক্ট করুন।
• একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যার নাম New Formatting Rule।

ধাপ ৩:

• Rule Type হিসেবে Format only cells that contain বেছে নিন।
• Format only cells with হিসেবে Blanks সিলেক্ট করুন।
• এখন Format বাটনে ক্লিক করুন।

ধাপ ৪:

• Fill ফিল্ডের জন্য আপনার পছন্দের কালার বেছে নিন।
• তারপর OK চাপুন।

ধাপ ৫:

• এখন আপনি Preview দেখতে পাবেন।

ধাপ ৬:

• শেষে আবার OK চাপুন।

এখানে আপনি দেখবেন যে খালি সেলগুলো আপনার বেছে নেওয়া কালারের মাধ্যমে হাইলাইট হয়েছে।

১.২ নির্দিষ্ট কলামের ভিত্তিতে খালি সেলযুক্ত সারিগুলো হাইলাইট করা

এই বিভাগে আমরা নির্দিষ্ট কলামের ভিত্তিতে খালি সেলযুক্ত সারিগুলো হাইলাইট করব। যদি নির্দিষ্ট কলামের যেকোনো সেল খালি থাকে, তবে সেই সারিটি হাইলাইট হবে। এখানে আমরা ISBLANK ফাংশন ব্যবহার করব।

ধাপ ১:

• প্রথমে পুরো ডেটাসেটটি সিলেক্ট করুন। (উপরের বাম কোণার সেল সিলেক্ট করে Ctrl+Shift+End চাপুন)

ধাপ ২:

• Home ট্যাবে যান।
• Conditional Formatting কমান্ড থেকে New Rule সিলেক্ট করুন।

ধাপ ৩:

• Rule Type থেকে Use a formula to determine which cells to format বেছে নিন।
• নিচের ছবির বক্সে ফর্মুলা লিখুন:

=ISBLANK($B5)

• তারপর Format ক্লিক করুন।

ধাপ ৪:

• Fill ট্যাবে পছন্দের কালার বেছে নিন।
• তারপর OK চাপুন।

ধাপ ৫:

• অপারেশনের Preview দেখতে পাবেন।

ধাপ ৬:

• OK চাপলে চূড়ান্ত ফলাফল পাবেন।

এখানে আমরা দেখতে পাচ্ছি ৮ম সারি হাইলাইট হয়েছে কারণ B8 সেল খালি এবং আমরা কলাম B-র ভিত্তিতে তুলনা করেছি।

ISBLANK-এর বিকল্প:
এই কাজটি করার জন্য LEN ফাংশন-ও ব্যবহার করা যায়। ফর্মুলা পরিবর্তন করে এবং কালার ফরম্যাট পরিবর্তন করে এটি প্রয়োগ করতে হবে। ফর্মুলাটি হবে নিচের মতো:

=LEN($B5)=0

ফর্মুলা ইনপুট দিয়ে OK চাপুন।

দেখবেন LEN ফাংশনটিও একই কাজটি সফলভাবে করছে।

১.৩ যেকোনো কলামে খালি সেল থাকলে সারিগুলো হাইলাইট করা

এই বিভাগে আমরা COUNTBLANK ফাংশন কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এর সাথে ব্যবহার করব। এই অপারেশনটি যেসব সারিতে যেকোনো কলামে খালি সেল আছে সেগুলো হাইলাইট করবে।

ধাপ ১:

• পূর্বের মতো কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং-এ COUNTBLANK লিখুন। ফর্মুলা হবে:

=COUNTBLANK($B5:$D5)

ধাপ ২:

• Format ফিল্ড সেট করুন এবং Preview উইন্ডো দেখুন।

ধাপ ৩:

• এখন OK চাপুন।

এখানে দেখা যাচ্ছে যেসব সারিতে যেকোনো কলামে খালি সেল আছে সেগুলো হাইলাইট হয়েছে।

খালি সেলের জন্য কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং বন্ধ করা:

যদি আপনি কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং বন্ধ করতে চান, তবে সহজে করতে পারেন।

Conditional Formatting ড্রপ-ডাউন থেকে Clear Rules সিলেক্ট করুন। দুটি অপশন পাবেন—Selected Cells বা Entire Sheet-এর জন্য রুল মুছে ফেলতে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে খালি সেল খুঁজে বের করার ৮টি সহজ উপায়

২. Go To Special ব্যবহার করে খালি সেল সিলেক্ট ও হাইলাইট করা

ধাপ ১:

• প্রথমে সকল ডেটা সেলগুলো সিলেক্ট করুন।

ধাপ ২:

• F5 বা Ctrl+G চাপুন।
• Go To নামে একটি উইন্ডো আসবে।
• সেখান থেকে Special ক্লিক করুন।

ধাপ ৩:

• Special ক্লিক করার পর Go To Special পাবেন।
• সেখানে থেকে Blanks সিলেক্ট করুন।

ধাপ ৪:

• শেষে OK চাপুন।

এখানে খালি সেলগুলো চিহ্নিত হয়ে যাবে।

দ্রষ্টব্য:

• এই পদ্ধতিটি শুধুমাত্র সম্পূর্ণ খালি সেল সিলেক্ট করে। যেসব সেলে স্পেস, খালি স্ট্রিং, নন-প্রিন্টিং ক্যারেক্টার আছে সেগুলো খালি সblasts হিসেবে বিবেচিত হয় না।
• এটি একবারের সমাধান এবং স্ট্যাটিক। অর্থাৎ ডেটা পরিবর্তন করলে এটা আপডেট হবে না।

আরও পড়ুন: Go To Special ব্যবহার করে এক্সেলে খালি সেল ফিল আপ করার ৩টি উদাহরণ

৩. ফিল্টার ব্যবহার করে নির্দিষ্ট কলামের খালি সেল হাইলাইট করা

AutoFilter কমান্ড কলাম ভিত্তিক খালি সেল খুঁজে বের করতে সাহায্য করে। কিন্তু শুধু AutoFilter দিয়ে সেল হাইলাইট করা যায় না। এর জন্য আরও কিছু ধাপ মেনে চলতে হয়।

ধাপ ১:

• প্রথমে প্রতিটি কলামের হেডিং সিলেক্ট করুন।

ধাপ ২:

• Home ট্যাবে যান।
• Editing কমান্ড থেকে Sort & Filter টুল বেছে নিন।
• তারপর Filter সিলেক্ট করুন।
• অথবা সরাসরি Ctrl+Shift+L চাপুন।

ধাপ ৩:

• Filter অপশনটি এক্টিভেট হয়ে যাবে।

ধাপ ৪:

• Drop-down-এ ক্লিক করে Blanks সিলেক্ট করুন।

ধাপ ৫:

• তারপর OK চাপুন।

এখন কলাম B-র ভিত্তিতে খালি সেলগুলো দেখা যাচ্ছে। আপনি এখন ম্যানুয়ালি ফিল কালার দিয়ে খালি সেলগুলো হাইলাইট করতে পারেন। অন্যান্য কলামের খালি সেলগুলোও একইভাবে দেখানো যাবে।

আরও পড়ুন: এক্সেলে খালি সেল ডিলিট করার ৬টি পদ্ধতি

৪. VBA ম্যাক্রো ব্যবহার করে এক্সেলে খালি সেল হাইলাইট করা

এই বিভাগে আমরা VBA কোড ব্যবহার করে এক্সেলে খালি সেল হাইলাইট করব। আমরা VBA ম্যাক্রো দিয়ে পুরোপুরি খালি সেল (যে কোনো কন্টেন্ট, স্পেস বা খালি স্ট্রিং নেই) এবং স্পেস থাকা সেল দুটোই হাইলাইট করব।

৪.১ খাঁটি খালি সেল হাইলাইট করা

ধাপ ১:

• এটি আমাদের ডেটাসেট। এখানে VBA কোড প্রয়োগ করব।

ধাপ ২:

• Home ট্যাবে যান।
• Developer ট্যাব বেছে নিন।
• কমান্ড থেকে Macros ক্লিক করুন।

ধাপ ৩:

• নতুন একটি উইন্ডো আসবে।
• Macro name হিসেবে Hightlight_Blank লিখুন।
• তারপর Create চাপুন।

ধাপ ৪:

• VBA কমান্ড উইন্ডো খুলবে।
• নিচের VBA কোডটি লিখুন।

Sub Highlight_Blank() 
    Dim Dataset As Range 
    Set Dataset = Range("B5:D9") 
    Dataset.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = RGB(255, 181, 106) 
End Sub

ধাপ ৫:

• শেষে কোড রান করার জন্য F5 চাপুন।

দেখবেন খালি সেলগুলো হাইলাইট হয়েছে।

৪.২ খালি স্ট্রিংযুক্ত সেল হাইলাইট করা

ধাপ ১:

• প্রথমে ডেটাসেট মডিফাই করুন। একটি সেলে স্পেস যোগ করুন।

ধাপ ২:

• নতুন একটি Macro তৈরি করুন।
• OK চাপুন।

ধাপ ৩:

• VBA কমান্ড মডিউলে নিচের কোডটি লিখুন।

Sub Highlight_Empty_String() 
    Dim Dataset As Range 
    Set Dataset = Range("B5:D9") 
    For Each cell In Dataset 
        If cell.Text = "" Then 
            cell.Interior.Color = RGB(255, 181, 110) 
        Else 
            cell.Interior.ColorIndex = xlNone 
        End If 
    Next 
End Sub

ধাপ ৪:

• কোড রান করার জন্য F5 চাপুন।

দেখবেন স্পেসযুক্ত সেলটি হাইলাইট হয়নি, কিন্তু বাকি খালি সেলগুলো হাইলাইট হয়েছে।

আরও পড়ুন: VBA ব্যবহার করে এক্সেলে খালি সেল উপরের ভ্যালু দিয়ে ফিল আপ করার ৩টি সহজ পদ্ধতি

উপসংহার

এই আর্টিকেলে আমরা এক্সেলে খালি সেল হাইলাইট করার কিছু পদ্ধতি দেখিয়েছি। আশা করি এটি আপনার প্রয়োজন পূরণ করবে। আমাদের ওয়েবসাইট Exceldemy.com-এ যান এবং কমেন্ট বক্সে আপনার মতামত জানান।

সম্পর্কিত আর্টিকেল

• এক্সেলে খালি সেল ডিলিট করে ডেটা শিফট আপ করার পদ্ধতি
• এক্সেলে খালি লাইন সরাতে ৮টি সহজ উপায়
• এক্সেলে খালি সেলে কালার ফিল করার ৫টি পদ্ধতি
• এক্সেলে বাম পাশের ভ্যালু দিয়ে খালি সেল ফিল করার ৪টি উপযুক্ত উপায়
• এক্সেল VBA: একাধিক সেল খালি কিনা চেক করার ৯টি উদাহরণ