এক্সেলে খালি সারি মুছে ফেলার পদ্ধতি

এক্সেলে সবচেয়ে সাধারণ کار्यों একটি হলো খালি সারি মুছে ফেলা। আপনার এক্সেলে যেকোনো ধরনের ডেটা কেন না হোক, ফাইলের সময়ে সময়ে অনেক খালি সারি থাকা স্বাভাবিক।

হাজার হাজার সারি থাকলে ম্যানুয়ালি খালি সারি মুছে ফেলা প্রায় অসম্ভব এবং অত্যন্ত কষ্টসাধ্য। অনলাইনে উল্লিখিত সবচেয়ে সাধারণ পদ্ধতি হলো এক্সেল ম্যাক্রো ব্যবহার করা।

তবে, যারা ম্যাক্রোর সাথে পরিচিত নন, তাদের জন্য এই পদ্ধতি বাস্তবায়ন করা কঠিন। এছাড়া, যদি এটি সঠিকভাবে কাজ না করে, তবে আপনার নির্দিষ্ট এক্সেল ফাইলের জন্য ম্যাক্রো কীভাবে পরিবর্তন করবেন সেটি বুঝতে পারবেন না। এই নিবন্ধে, আমি এক্সেলে খালি সারি মুছে ফেলার কয়েকটি পদ্ধতি এবং প্রতিটি পদ্ধতির সুবিধা ও অসুবিধা দেখাব। মনে রাখবেন, এই পদ্ধতিগুলো এক্সেল ২০০৩ থেকে এক্সেল ২০১৬ এবং তার আধুনিক সংস্করণগুলোতে কাজ করবে।

পদ্ধতি ১ – সাজানোর কলাম যোগ করুন

সৌভাগ্যবশত, ম্যাক্রো ছাড়া খালি সারি মুছে ফেলার একটি সহজ এবং খুব কার্যকর উপায় وجود করে। এটি মূলত সাজানো (sorting) পদ্ধতির উপর ভিত্তি করে। এখানে পদ্ধতিটি দেওয়া হলো। ধরি, আমাদের এক্সেলে নিচের ডেটাসেট আছে এবং আমরা খালি সারি গুলো মুছে ফেলতে চাই।

প্রথমে আমরা একটি কলাম যোগ করব এবং সেটিকে ক্রমাগত নম্বর দিব। আপনি জিজ্ঞাসা করতে পারেন, এটি কেন করব? কারণ, যদি সারিগুলোর ক্রম গুরুত্বপূর্ণ হয়, তবে কলাম A সাজালে খালি সারি গুলো মুছে ফেলার পর সারিগুলো আগের ক্রমে ফিরিয়ে আনতে পারবেন না।

কলাম B সাজানোর আগে শীটটি নিচের মতো দেখাবে:

এখন দুটি কলাম সিলেক্ট করুন এবং এক্সেলের Data রিবনে ক্লিক করুন। তারপর Data ট্যাবে Sort বাটনে ক্লিক করুন।

Sort By-এ কলাম B বেছে নিন এবং OK ক্লিক করুন। মনে রাখবেন, আপনাকে সেই কলামটি সাজাতে হবে যেটিতে খালি মান রয়েছে। যদি একাধিক কলামে খালি মান থাকে, তবে যেকোনো একটি বেছে নিন।

এখন আপনার ডেটা নিচের মতো দেখাবে। খালি সারি গুলো নিচে চলে আসায় সেগুলো সহজে মুছে ফেলা যায়।

সারি গুলো মুছে ফেলার পর, আপনি বুঝতে পারবেন আমরা নম্বরের কলাম কেন যোগ করেছিলাম? সাজানোর আগে ক্রম ছিল "Cat, Dog, Pig..." এবং এখন হয়ে গেছে "Bear, Cat, Cow..."। তাই আবার কলাম A দিয়ে সাজালে মূল ক্রম ফিরে আসবে।

খুব সহজ, ঠিক নাকি? এই পদ্ধতির যেটি আমি পছন্দ করি সেটি হলো এটি আংশিক খালি সারি (যেখানে শুধু একটি কলাম খালি) মুছে ফেলার জন্যও সহজ। কিন্তু যদি একাধিক কলাম চেক করতে হয় তবে কী করবেন?

এই পদ্ধতিটি ব্যবহার করে, আপনি সাজানোর ডায়লগ বক্সে সব কলাম যোগ করুন। এখানে আরেকটি উদাহরণ দেওয়া হলো:

এই শীটটি কিছুটা জটিল। এখানে কিছু সারি পুরোপুরি খালি, আবার কিছু সারি আংশিকভাবে খালি। যদি শুধু কলাম B দিয়ে সাজাই, তবে পুরোপুরি খালি সারি গুলো নিচে আসবে না। নম্বর যোগ করার পর পাঁচটি কলাম সিলেক্ট করে Sort-এ ক্লিক করলে, আমি Sort by-এ চারটি লেভেল যোগ করেছি।

এইভাবে করলে, শুধু যেসব সারির চারটি কলামই খালি, সেগুলোই নিচে আসবে।

এখন সেই সারি গুলো মুছে ফেলুন এবং বাকি সারি গুলো আবার সাজিয়ে মূল ক্রমে ফিরিয়ে আনুন।

পদ্ধতি ২ – ফিল্টার ব্যবহার করুন

সাজানোর ফাংশনের মতোই, আমরা ফিল্টার অপশনও ব্যবহার করতে পারি। এই পদ্ধতিতে, আপনাকে কোনো অতিরিক্ত কলাম যোগ করতে হবে না। শুধু যেসব কলাম খালি মান চেক করতে হবে সেগুলো সিলেক্ট করে Filter বাটনে ক্লিক করুন।

হেডার সারির প্রতিটি টাইটলের পাশে একটি ড্রপডাউন অ্যারো দেখাবে। সেটিতে ক্লিক করুন, Select All আনচেক করুন এবং নিচ থেকে Blanks চেক করুন।

প্রতিটি কলামের জন্য একই কাজ করুন। মনে রাখবেন, যদি কোনো পয়েন্টে শুধু খালি সারি গুলো দেখায়, তবে বাকি কলামের জন্য Blanks সিলেক্ট করার দরকার নেই কারণ ডিফল্টভাবে সেটি চেক করা থাকে।

খালি সারিগুলোর নম্বর নীল রঙে হাইলাইট থাকবে। এখন সেই সারি গুলো সিলেক্ট করুন, রাইট-ক্লিক করুন এবং Delete বেছে নিন। একবার মুছে ফেলার পর, আবার Filter বাটনে ক্লিক করে ফিল্টার সরিয়ে দিন, আপনার মূল ডেটা ফিরে আসবে।

পদ্ধতি ৩ – যেকোনো খালি সারি মুছে ফেলা

একটি অন্য পদ্ধতি যেটি পুরোপুরি খালি সারি বা যেকোনো সারি যেটিতে একটু খালি সেল আছে, সেগুলো মুছে ফেলে। এটি সবার জন্য উপযোগী নয়, কিন্তু আংশিক ডেটা वाले সারি মুছে ফেলার জন্য ব্যবহারী হতে পারে।

এটি করতে, শীটের সকল ডেটা সিলেক্ট করুন এবং F5 কী চাপুন। এতে Go To ডায়লগ আসবে, সেখানে Special ক্লিক করুন।

তালিকা থেকে Blanks বেছে নিন এবং OK ক্লিক করুন।

সব খালি সেল বা সারি ধূসর রঙে হাইলাইট হবে। এখন Home ট্যাবে Delete ক্লিক করে Delete Sheet Rows বেছে নিন।

এটি যেকোনো সারিতে যেকোনো কলামে একটু খালি সেল থাকলেই সেটি মুছে ফেলে।

এটি সবার কাজে আসে না, কিন্তু কিছু ক্ষেত্রে খুব কাজের। আপনার জন্য যেটি সবচেয়ে ভালো কাজ করে, সেটি বেছে নিন। উপভোগ করুন!